Loomio in deiner Gruppe einführen

Führe Loomio anhand einer nützlichen Aufgabe ein. Bereite die Gruppe vor, bevor du Menschen einlädst, hilf allen, sich einmal zu beteiligen, und führe den Prozess bis zu einem Fazit durch.

Wähle einen nützlichen Einstieg

Beginne mit einem konkreten Prozess, den deine Gruppe ohnehin braucht. Eine gute erste Anwendung ist überschaubar genug, um sie bald abzuschließen, aber relevant genug, damit Menschen einen Grund haben, sich zu beteiligen.

Zum Beispiel:

• die Tagesordnung für ein bevorstehendes Treffen vorbereiten;
• ein Sitzungsprotokoll prüfen und genehmigen;
• Rückmeldungen zu einem Dokumententwurf sammeln;
• eine kleine operative Frage entscheiden; oder
• Prioritäten für den nächsten Monat festlegen.

Vermeide es, alle Diskussionen und Entscheidungen auf einmal nach Loomio zu verlagern. Ein wiederholbarer Prozess gibt der Gruppe einen klaren Grund, zurückzukehren, und ermöglicht dir, seine Durchführung jedes Mal zu verbessern.

Bereite die Gruppe vor, bevor du Menschen einlädst

Sorge dafür, dass Menschen einen nützlichen Ort vorfinden, an dem sie sich zurechtfinden:

• füge den Namen, das Logo, das Titelbild, den Zweck und wichtige Links der Gruppe hinzu;
• prüfe die Privatsphäre und Berechtigungen der Gruppe;
• füge alle Kategorie-Schlagwörter hinzu, die die Gruppe regelmäßig verwenden wird;
• erstelle die erste konkrete Diskussion mit den nötigen Hintergrundinformationen; und
• erstelle eine Übungsdiskussion, wenn es Mitgliedern hilft, Kommentare, Reaktionen und das Abstimmen ohne Folgen auszuprobieren.

Verwende dein eigenes Foto in deinem Profil und das Logo der Organisation für die Gruppe. So erkennen Menschen leichter, wer sie eingeladen hat und um welche Organisation es in einer E-Mail geht.

Lege fest, wo welche Arbeit stattfindet

Loomio kann die Werkzeuge ergänzen, die deine Gruppe bereits nutzt:

Verlinke Dokumente und andere Systeme in der Gruppenbeschreibung oder im Kontext einer Diskussion. Nutze Chat-Integrationen, um wichtige Aktivitäten in Loomio in einem Kanal anzuzeigen, den die Menschen bereits verfolgen.

Erkläre den Mitgliedern, was in Loomio stattfinden soll. Eine einfache Abgrenzung wie „Wichtige Diskussionen und Entscheidungen finden in Loomio statt; kurze Absprachen bleiben im Chat“ lässt sich leichter übernehmen als ein neues Werkzeug ohne Erklärung.

Lege fest, wie deine Gruppe entscheidet

Loomio verlangt nicht, dass jede Gruppe oder jede Entscheidung denselben Prozess nutzt. Manche Gruppen haben bereits feste Regeln. Andere nutzen Loomio, während sie gemeinsam klarere Verfahren für ihre Entscheidungen entwickeln.

Wenn dein Verfahren bereits feststeht

Setze die bestehenden Anforderungen der Gruppe in Loomio um. Bevor du eine formelle Entscheidung durchführst, stelle sicher, dass die Teilnehmenden erkennen können:

• welche Arten von Entscheidungen in Loomio getroffen werden können;
• wer Beiträge einbringt und wer entscheiden darf;
• wer stimmberechtigt ist;
• ob ein Quorum erforderlich ist;
• ob die Entscheidung eine Mehrheit, eine qualifizierte Mehrheit, einstimmige Zustimmung, Konsent oder eine andere Anforderung an den Stimmenanteil erfordert;
• ob die Entscheidung mit der Veröffentlichung ihres Fazits wirksam wird oder an anderer Stelle bestätigt werden muss; und
• wer das Fazit dokumentiert und die darin festgehaltene Entscheidung umsetzt.

Wenn eure Satzung, Geschäftsordnung, Richtlinien oder örtlichen Gesetze elektronische Entscheidungen regeln, stelle sicher, dass das Verfahren in Loomio diese Anforderungen erfüllt. Konfiguriere delegierte Abstimmende, die Einstellungen für Vorschläge und Abstimmungsvorlagen, damit sich das vereinbarte Verfahren leicht wiederholen lässt.

Wenn deine Gruppe ihr Verfahren noch festlegt

Starte eine Diskussion darüber, wie Entscheidungen getroffen werden sollen. Beginne nicht direkt mit einem Abstimmungswerkzeug, sondern bitte die Gruppe, folgende Fragen zu bedenken:

• Welche Arten von Entscheidungen treffen wir?
• Wer ist betroffen, wer sollte einbezogen werden und wer ist für die Entscheidung verantwortlich?
• Welche Entscheidungen erfordern Beratung, Konsent, Konsens, die Abgabe einer Stimme oder eine übertragene Entscheidungsbefugnis?
• Wie viel Beteiligung oder Unterstützung ist nötig, damit eine Entscheidung gültig ist?
• Wie gehen wir mit Einwänden, Stimmengleichheit im Ergebnis oder unzureichender Beteiligung um?
• Wie werden wir eine Entscheidung kommunizieren, dokumentieren, überprüfen und ändern?

Die Antworten können für eine operative Entscheidung, eine Richtlinie, eine Wahl und eine Satzungsänderung unterschiedlich ausfallen. Unter Entscheidungen treffen kannst du mehrere vollständige Verfahren vergleichen.

Wenn die Gruppe noch nicht bereit ist, alle Regeln festzulegen, vereinbare ein vorläufiges Verfahren für eine Entscheidung mit geringem Risiko. Erkläre, was das Ergebnis bedeuten wird, bevor du Menschen zur Teilnahme aufforderst. Veröffentliche ein Fazit und überprüfe anschließend, wie das Verfahren funktioniert hat. Halte fest, was die Gruppe gelernt hat, etwa in ihrer Beschreibung, in Dokumenten zu ihren Entscheidungsregeln oder in wiederverwendbaren Vorlagen.

Lade Menschen ein

Lade Menschen ein, mit einer kurzen persönlichen Nachricht, die erklärt:

• warum die Gruppe Loomio nutzt;
• was sie als Erstes tun sollen;
• bis wann du ihre Antwort brauchst; und
• wo sie Hilfe bekommen können.

Du kannst mit einer kleinen Gruppe von Menschen beginnen, die das Verfahren aktiv ausprobieren, oder die ganze Gruppe einladen, wenn alle von Anfang an teilnehmen müssen. Bereite in beiden Fällen eine Diskussion vor, statt Menschen in eine leere Gruppe einzuladen.

Hilf allen, sich einmal zu beteiligen

Das erste Ziel ist, dass jede Person nach dem Erhalt einer Einladung selbst etwas beiträgt.

Bitte die Menschen:

1. sich anzumelden und ein Profilfoto hinzuzufügen;
2. die Begrüßungs- oder Übungsdiskussion zu öffnen;
3. einen kurzen Kommentar oder eine Reaktion zu hinterlassen; und
4. über einen Vorschlag mit geringen Auswirkungen abzustimmen und, falls sinnvoll, eine Begründung zu hinterlassen.

Mitglieder müssen kein Passwort erstellen. Sie können sich per E-Mail anmelden und auf Diskussions-E-Mails antworten, die diese Funktion unterstützen, ohne zuerst zum Thread zurückzukehren.

Nutze Benachrichtigungen gezielt

Der Zugriff auf Inhalte und die Benachrichtigung darüber sind voneinander unabhängig. Mitglieder können Diskussionen in ihrer Gruppe finden, auch wenn sie nicht sofort darüber benachrichtigt wurden.

Wenn du eine Diskussion startest, benachrichtige die Menschen, deren Beiträge in dieser Phase gebraucht werden. Nutze @Erwähnungen und Antworten, wenn du bestimmte Personen um eine Antwort bittest. Wenn die Stimmabgabe später beginnt, lade die stimmberechtigten Abstimmenden ein.

Wenn du eine Diskussion und eine Abstimmung zusammen erstellst, nur um Stimmen zu erfassen, vermeide es, eine Einladung zur Diskussion und unmittelbar danach eine Einladung zur Abstimmung zu senden. Starte entweder die Diskussion ohne Benachrichtigung und lade die Menschen über die Abstimmung ein, oder führe eine eigenständige Abstimmung durch.

Zeige den Mitgliedern die Einstellungen für Zusammenfassungen und Benachrichtigungen, besonders wenn sie Loomio voraussichtlich nicht jeden Tag besuchen.

Schließe den ersten Prozess ab

Ein erster Prozess sollte den vollständigen Ablauf zeigen:

1. Stelle das Thema vor und erläutere den Kontext.
2. Lade zur Diskussion oder zu Fragen ein, wenn sie gebraucht werden.
3. Starte den passenden Vorschlag oder die passende Abstimmung.
4. Erinnere bei Bedarf Menschen, die noch nicht teilgenommen haben.
5. Veröffentliche ein Fazit, das festhält, was entschieden wurde und was als Nächstes passiert.

Das Fazit schließt den Prozess ab und dokumentiert die Entscheidung, sodass Mitglieder später darauf zurückgreifen können. Frage anschließend, was funktioniert hat, passe das Verfahren an und wähle die nächste wiederkehrende Aufgabe, die du in Loomio bearbeiten möchtest.

Einen moderierten Ablauf von der Diskussion bis zur Entscheidung findest du unter Entscheidungen treffen. Vorgehensweisen für Vorstände findest du unter Loomio in deinem Vorstand einführen.