Loomio in deiner Gruppe einführen

Führe Loomio mit einer konkreten Aufgabe ein. Bereite die Gruppe vor, bevor du Menschen einlädst. Hilf allen, sich einmal zu beteiligen, und führe den Prozess bis zu einem Fazit.

Wähle einen sinnvollen Einstieg

Beginne mit einem echten Vorgang, den deine Gruppe ohnehin bearbeiten muss. Für den Anfang eignet sich eine Aufgabe, die ihr bald abschließen könnt und die für die Beteiligten relevant ist.

Zum Beispiel:

• die Tagesordnung für ein bevorstehendes Treffen vorbereiten;
• ein Sitzungsprotokoll prüfen und genehmigen;
• Rückmeldungen zu einem Dokumententwurf sammeln;
• eine kleine organisatorische Frage entscheiden; oder
• Prioritäten für den nächsten Monat festlegen.

Verlagere nicht alle Diskussionen und Entscheidungen auf einmal nach Loomio. Ein wiederkehrender Vorgang gibt der Gruppe einen klaren Grund, zurückzukehren. Zugleich könnt ihr den Ablauf jedes Mal verbessern.

Bereite die Gruppe vor, bevor du Menschen einlädst

Richte einen nützlichen und wiedererkennbaren Ort für die Eingeladenen ein:

• füge den Namen, das Logo, das Titelbild, den Zweck und wichtige Links der Gruppe hinzu;
• prüfe die Privatsphäre und Berechtigungen der Gruppe;
• füge Kategorie-Tags hinzu, die die Gruppe regelmäßig verwenden wird;
• erstelle die erste echte Diskussion mit den nötigen Hintergrundinformationen; und
• erstelle eine Übungsdiskussion, wenn Mitglieder Kommentare, Reaktionen und Abstimmungen unverbindlich ausprobieren möchten.

Verwende ein Foto von dir in deinem Profil und das Logo der Organisation für die Gruppe. So erkennen die Eingeladenen, wer sie eingeladen hat und zu welcher Organisation eine E-Mail gehört.

Entscheide, welche Arbeit wohin gehört

Loomio kann die Werkzeuge ergänzen, die deine Gruppe bereits verwendet:

Verlinke Dokumente und andere Systeme in der Gruppenbeschreibung oder im Kontext einer Diskussion. Mit Chat-Integrationen kannst du wichtige Aktivitäten aus Loomio in einen Kanal bringen, den die Beteiligten bereits verfolgen.

Erkläre den Mitgliedern, wofür ihr Loomio nutzen wollt. Eine einfache Regel wie „Wichtige Diskussionen und Entscheidungen gehören in Loomio; kurze Absprachen bleiben im Chat“ lässt sich leichter umsetzen als die Einführung eines neuen Werkzeugs ohne Erklärung.

Entscheide, wie deine Gruppe Entscheidungen trifft

In Loomio müssen nicht alle Gruppen oder Entscheidungen demselben Ablauf folgen. Manche Gruppen haben bereits feste Regeln. Andere nutzen Loomio, während sie gemeinsam eine klarere Entscheidungspraxis entwickeln.

Wenn euer Verfahren bereits feststeht

Übertrage die bestehenden Anforderungen deiner Gruppe auf Loomio. Bevor ihr eine formelle Entscheidung trefft, sollten die Beteiligten wissen:

• welche Arten von Entscheidungen in Loomio getroffen werden können;
• wer Beiträge liefert und wer entscheiden darf;
• wer stimmberechtigt ist;
• ob ein Quorum erforderlich ist;
• ob die Entscheidung eine einfache Mehrheit, eine qualifizierte Mehrheit, Einstimmigkeit, Konsent oder einen anderen erforderlichen Stimmenanteil braucht;
• ob die Entscheidung mit der Veröffentlichung des Fazits wirksam wird oder andernorts bestätigt werden muss; und
• wer das Fazit dokumentiert und die Entscheidung umsetzt.

Wenn eure Satzung, Geschäftsordnung, Richtlinien oder geltendes Recht elektronische Entscheidungen regeln, stelle sicher, dass euer Verfahren in Loomio diese Vorgaben erfüllt. Konfiguriere delegierte Stimmberechtigte, Vorschlagseinstellungen und Abstimmungsvorlagen, damit ihr den vereinbarten Ablauf leicht wiederholen könnt.

Wenn deine Gruppe das Verfahren noch festlegt

Starte eine Diskussion darüber, wie ihr Entscheidungen treffen wollt. Bevor ihr ein Abstimmungswerkzeug auswählt, bitte die Gruppe, folgende Fragen zu besprechen:

• Welche Arten von Entscheidungen treffen wir?
• Wen betreffen sie, wer sollte angehört werden und wer ist für die Entscheidung verantwortlich?
• Für welche Entscheidungen brauchen wir Beratung, Konsent, Konsens, eine Abstimmung oder eine übertragene Entscheidungsbefugnis?
• Wie viel Beteiligung oder Zustimmung ist nötig, damit eine Entscheidung gültig ist?
• Wie gehen wir mit Einwänden, Stimmengleichheit oder zu geringer Beteiligung um?
• Wie teilen wir eine Entscheidung mit, dokumentieren und überprüfen sie und ändern sie bei Bedarf?

Für eine organisatorische Entscheidung, eine Richtlinie, eine Wahl und eine Satzungsänderung können die Antworten unterschiedlich ausfallen. Unter Entscheidungen treffen kannst du mehrere vollständige Verfahren vergleichen.

Wenn die Gruppe noch nicht alle Regeln festlegen möchte, einigt euch für eine Entscheidung mit geringem Risiko auf ein vorläufiges Verfahren. Erkläre vor der Beteiligung, was das Ergebnis bedeuten wird. Veröffentliche anschließend ein Fazit und besprecht, wie das Verfahren funktioniert hat. Haltet eure Erkenntnisse in der Gruppenbeschreibung, in Dokumenten zur Arbeitsweise der Gruppe oder in wiederverwendbaren Vorlagen fest.

Lade Menschen ein

Lade Menschen ein und erkläre ihnen in einer kurzen persönlichen Nachricht:

• warum die Gruppe Loomio verwendet;
• was sie zuerst tun sollen;
• bis wann du ihre Antwort brauchst; und
• wo sie Hilfe bekommen.

Du kannst mit einer kleinen Gruppe beginnen, die den Ablauf aktiv testet. Wenn von Anfang an alle mitmachen sollen, lade die ganze Gruppe ein. Halte in beiden Fällen eine Diskussion bereit, damit die Eingeladenen keine leere Gruppe vorfinden.

Hilf allen, sich einmal zu beteiligen

Das erste Ziel ist, dass jede eingeladene Person selbst etwas beiträgt.

Bitte die Eingeladenen:

1. sich anzumelden und ein Profilfoto hinzuzufügen;
2. die Begrüßungs- oder Übungsdiskussion zu öffnen;
3. einen kurzen Kommentar oder eine Reaktion zu hinterlassen; und
4. über einen Vorschlag mit geringen Auswirkungen abzustimmen und bei Bedarf eine Begründung anzugeben.

Mitglieder müssen kein Passwort erstellen. Sie können sich per E-Mail anmelden und auf geeignete Diskussions-E-Mails antworten, ohne dafür zur Diskussion zurückzukehren.

Setze Benachrichtigungen gezielt ein

Der Zugriff auf Inhalte und die Benachrichtigung darüber sind getrennt. Gruppenmitglieder können Diskussionen in ihrer Gruppe finden, auch wenn sie nicht sofort benachrichtigt wurden.

Benachrichtige beim Start einer Diskussion die Menschen, deren Beiträge in dieser Phase gebraucht werden. Verwende @Erwähnungen und Antworten, wenn du bestimmte Personen um eine Rückmeldung bittest. Wenn die Abstimmung später beginnt, lade die Stimmberechtigten ein.

Wenn du eine Diskussion und eine Abstimmung nur erstellst, um Stimmen einzuholen, vermeide eine Einladung zur Diskussion unmittelbar vor der Einladung zur Abstimmung. Starte die Diskussion entweder ohne Benachrichtigung und lade die Beteiligten über die Abstimmung ein, oder führe eine eigenständige Abstimmung durch.

Zeige den Mitgliedern die Einstellungen für Zusammenfassungen und Benachrichtigungen, besonders wenn sie Loomio nicht jeden Tag besuchen werden.

Schließe den ersten Prozess ab

Der erste Prozess sollte den gesamten Ablauf zeigen:

1. Stelle das Thema vor und gib den nötigen Hintergrund.
2. Lade zur Diskussion ein und beantworte Fragen, wenn es nötig ist.
3. Starte den passenden Vorschlag oder die passende Abstimmung.
4. Erinnere bei Bedarf alle, die noch nicht teilgenommen haben.
5. Veröffentliche ein Fazit, das festhält, was entschieden wurde und wie es weitergeht.

Das Fazit schließt den Prozess ab und hält die Entscheidung fest, damit Mitglieder später darauf zurückgreifen können. Frage anschließend, was gut funktioniert hat, passe den Ablauf an und wähle die nächste regelmäßige Aufgabe für Loomio aus.

Eine angeleitete Abfolge von der Diskussion bis zur Entscheidung findest du unter Entscheidungen treffen. Hinweise für Vorstände findest du unter Loomio in deinem Vorstand einführen.