Beschlüsse fassen und online entscheiden
Vorstands- und Ausschussmitglieder müssen häufig Entscheidungen zwischen Sitzungen treffen. Das betrifft Entscheidungen und Beratungen zur Leitung der Organisation, wenn:
- in der Vorstandssitzung nicht genug Zeit für eine Entscheidung war,
- die Entscheidung wenig Diskussion erfordert, etwa bei Verwaltungsfragen,
- ein internes oder externes Ereignis erfordert, dass der Vorstand vor der nächsten Sitzung handelt,
- ein Vorstandsmitglied ein bestimmtes Thema mit dem Vorstand besprechen möchte.
Auf Loomio
Starte eine Diskussion: - Stelle das Thema oder die anstehende Entscheidung vor, - lade die Vorstandsmitglieder ein, ihre Gedanken, Meinungen und Informationen zu teilen, damit alle ihre Sicht auf das Thema oder die Entscheidung zwischen den Sitzungen verstehen können, - ermutige die Mitglieder, sich mit Beiträgen und Antworten auf Kommentare zu beteiligen.
Wenn ihr bereit seid, starte eine Abstimmung und lade die Mitglieder zur Stimmabgabe ein. Bei einer einfachen Frage nutze einen Vorschlag. Bei einer komplexeren Frage kannst du mit einer Sinnesprüfung erfragen, wie die anderen Mitglieder zum Vorschlag stehen. - Formuliere die Entscheidung und lade zur Abstimmung ein, - bitte die Mitglieder, ihre Stimme zu begründen, besonders wenn sie einzelne Punkte erläutern möchten, - wähle Abstimmungsoptionen, die zum Entscheidungsverfahren deines Vorstands passen. - Ihr könnt die Entscheidung zwischen den Sitzungen bei der nächsten Vorstandssitzung bestätigen und protokollieren.
Wenn keine Einigung zustande kommt, ist das kein Scheitern. Frage die Mitglieder, welche Änderungen ihnen eine Zustimmung ermöglichen würden. So könnt ihr den Vorschlag verbessern. Ein neuer Vorschlag mit diesen Änderungen hat bessere Chancen auf Zustimmung.
Teile ein Fazit, wenn der Vorschlag geschlossen wird. Informiere alle über die Entscheidung und die nächsten Schritte.
Beispiele für Entscheidungen zwischen Sitzungen
Entscheidung über einen Immobilienkauf
In der letzten Vorstandssitzung wurde ein Immobilienkauf besprochen. Ein Vorstandsmitglied verlangte vor der Entscheidung ein unabhängiges technisches Gutachten. Der Vorstand stimmte dem Kauf unter der Voraussetzung zu, dass das Gutachten zufriedenstellend ausfällt. Da der Kauf vor der nächsten Sitzung erfolgen muss, vereinbarte der Vorstand, das Gutachten nach Fertigstellung auf Loomio hochzuladen, dort zu besprechen und die endgültige Entscheidung über den Kauf auf Loomio zu treffen.
Entscheidung über den Abschluss einer Organhaftpflichtversicherung
In der Vorstandssitzung wurde darauf hingewiesen, dass die jährliche Verlängerung der Versicherung ansteht. Da dies als Verwaltungsangelegenheit galt, beschloss der Vorstand, den Verlängerungsantrag auf Loomio zu besprechen, die erforderlichen Angaben von allen Vorstandsmitgliedern einzuholen, den Antrag einzureichen und das Angebot zur Verlängerung anzunehmen.
Sicherheitsvorfall an einem unserer Standorte
Bei einem Einbruch wurden Gegenstände gestohlen. Dadurch sind die Organisation und ihre Mitarbeitenden gefährdet. Die Vorstandsmitglieder müssen über den Vorfall und die Risiken informiert werden und eine angemessene Reaktion prüfen.
Ein Vorstandsmitglied spricht die Geschlechterverteilung und Vielfalt im Vorstand an
Das Vorstandsmitglied hat gute Gründe und Belege dafür vorgebracht, dass der Vorstand vielfältiger besetzt sein sollte, um die Organisation besser zu repräsentieren. Die Vorstandsmitglieder müssen die Informationen prüfen, Fragen stellen, das Thema besprechen und über eine Antwort entscheiden.
Entscheidungen und zugehörige Diskussionen dokumentieren
Für Vorstände ist die Dokumentation gesetzlich vorgeschrieben. Auch für Ausschüsse ist sie eine bewährte Praxis.
Viele Organisationen erfassen und speichern heute Protokolle, Beschlüsse, Richtlinien und wichtige Entscheidungen elektronisch. Dokumente werden erstellt und genehmigt, verteilt und genutzt, aufbewahrt und schließlich gelöscht.
Auf Loomio
Protokolle, Berichte, Beschlüsse und andere Dokumente kannst du an eine Diskussion zu einer Sitzung anhängen: im Diskussionskontext, innerhalb einer Abstimmung oder an einen Kommentar. So bleiben die Dokumente mit der jeweiligen Diskussion verbunden.
Eine Liste der Dateien findest du auch unter Dokumente.
Du kannst in jeder Diskussion oder Abstimmung auch einen Link zu einem Dokument in deinem bevorzugten Dokumentenverwaltungssystem einfügen. Suche den teilbaren Link zum Dokument, kopiere ihn und füge ihn in die Diskussion, Abstimmung oder einen Kommentar ein.
Alle Personen mit entsprechender Berechtigung können das Dokument dann über den Link öffnen und lesen.
Diskussionen und Entscheidungen sind auf Loomio bereits dokumentiert. So kannst du die Entscheidungen deines Vorstands nachvollziehen und leicht zeigen, was wann beschlossen wurde. Wenn die Vorstandsmitglieder einen Beschluss besprochen, kommentiert und darüber abgestimmt haben, kannst du auch nachvollziehen, wie und warum die Entscheidung zustande kam.
Mit der Zeit entsteht eine Chronik deiner Organisation, in der du frühere Entscheidungen und zugehörige Diskussionen leicht suchen und finden kannst.
Auf Loomio werden alle Daten auf mehreren Datenträgern und an mehreren Standorten in der Cloud gespeichert und täglich gesichert. Hochgeladene Dateien liegen auf Servern, die mit modernen Verfahren Engpässe und einzelne Ausfallpunkte vermeiden.