Beschlüsse fassen und online entscheiden
Vorstands- und Ausschussmitglieder müssen häufig Entscheidungen außerhalb von Sitzungen treffen. Dabei geht es um Entscheidungen und Diskussionen zur Leitung der Organisation, wenn einer der folgenden Fälle vorliegt:
- In der Vorstandssitzung war nicht genügend Zeit, um eine Entscheidung zu treffen,
- die Entscheidung erfordert wenig Diskussion (einschließlich Verwaltungsentscheidungen),
- intern oder extern ist etwas geschehen, das ein Handeln des Vorstands vor der nächsten Sitzung erfordert,
- ein Vorstandsmitglied möchte ein bestimmtes Anliegen mit dem Vorstand besprechen.
Auf Loomio
Starte einen Thread und eröffne eine Diskussion: - Stelle das Thema oder die Entscheidung vor, die du treffen möchtest, - lade die Vorstandsmitglieder ein, ihre Gedanken, Meinungen und verfügbaren Informationen in Kommentaren zu teilen, damit alle ihre Sicht auf das Thema oder die Entscheidung außerhalb der Sitzung verstehen können, - ermutige die Mitglieder, sich mit Kommentaren oder Antworten auf Kommentare zu beteiligen.
Wenn alles bereit ist, starte eine Abstimmung und lade die Mitglieder ein, abzustimmen. Bei einer einfachen Frage nutze einen Vorschlag. Bei einer komplexeren Frage nutze eine Stimmungsbild-Abstimmung, um die anderen Mitglieder gezielt nach ihrer Haltung zum Vorschlag zu fragen. - Formuliere die anstehende Entscheidung und lade die Beteiligten ein, abzustimmen, - bitte die Beteiligten, eine Begründung für ihre Stimme anzugeben, besonders wenn sie einzelne Punkte einschränken oder präzisieren möchten, - wähle die Optionen, die zu den Entscheidungsverfahren deines Vorstands passen. - Du kannst die außerhalb der Sitzung getroffene Entscheidung bei der nächsten Vorstandssitzung bestätigen und im Protokoll festhalten.
Wenn eine Entscheidung keine Zustimmung erhält, ist das kein Scheitern. Du kannst die Mitglieder fragen, welche Änderungen nötig wären, damit sie der Entscheidung zustimmen können. So kannst du eine bessere Entscheidung erarbeiten. Ein neuer Vorschlag mit entsprechenden Änderungen hat dann eher Aussicht auf Zustimmung.
Halte ein Fazit fest, wenn die Abstimmung über den Vorschlag beendet ist. Teile allen mit, wie die Entscheidung ausgefallen ist und was als Nächstes geschieht.
Beispiele für Entscheidungen außerhalb von Sitzungen
Entscheidung über einen Immobilienkauf
Bei der letzten Vorstandssitzung wurde ein Immobilienkauf besprochen. Ein Vorstandsmitglied verlangte vor der Entscheidung ein unabhängiges technisches Gutachten. Der Vorstand beschloss in der Sitzung, die Immobilie zu kaufen, sofern das Gutachten zufriedenstellend ausfällt. Da der Kauf jedoch vor der nächsten Vorstandssitzung erfolgen muss, vereinbarte der Vorstand, das fertige Gutachten auf Loomio hochzuladen, dort zu besprechen und die endgültige Entscheidung über den Immobilienkauf auf Loomio zu treffen.
Entscheidung über die Verlängerung einer D&O-Haftpflichtversicherung
Während der Vorstandssitzung wurde darauf hingewiesen, dass die jährliche Verlängerung der Versicherung ansteht. Da dies als Verwaltungsangelegenheit betrachtet wurde, vereinbarte der Vorstand, auf Loomio den Verlängerungsantrag zu besprechen, die erforderlichen Informationen von jedem Vorstandsmitglied einzuholen, den Antrag einzureichen und das Angebot zur Versicherungsverlängerung anzunehmen.
In einer unserer Einrichtungen gab es einen Sicherheitsvorfall
Ein Einbruch und der Diebstahl von Eigentum haben die Organisation und ihre Mitarbeitenden gefährdet. Die Vorstandsmitglieder müssen über den Vorfall und die Risiken informiert werden und eine angemessene Reaktion prüfen.
Ein Vorstandsmitglied hat die Geschlechterverteilung und Vielfalt im Vorstand zur Diskussion gestellt
Das Vorstandsmitglied hat nachvollziehbare Begründungen und Belege dafür vorgelegt, dass der Vorstand vielfältiger zusammengesetzt sein sollte, um die Organisation besser zu repräsentieren. Die Vorstandsmitglieder müssen sich mit den Informationen auseinandersetzen, Fragen stellen, das Thema diskutieren und über eine Reaktion entscheiden.
Getroffene Entscheidungen und zugehörige Diskussionen dokumentieren
Für Vorstände ist die Dokumentation gesetzlich vorgeschrieben, für Ausschüsse ist sie gute Praxis.
Viele Organisationen dokumentieren und speichern heute formelle Protokolle, Beschlüsse, Richtlinien und wichtige Entscheidungen elektronisch. Dokumente werden erstellt und genehmigt, verteilt und genutzt, aufbewahrt und gespeichert und schließlich entsorgt.
Auf Loomio
Protokolle, Berichte, Beschlüsse und andere Dokumente können im Kontext eines Sitzungs-Threads, in einer Abstimmung oder in einem Kommentar im Thread angehängt werden. So bleiben die Dokumente immer mit der zugehörigen Diskussion verknüpft.
Eine Liste der Dateien findest du auch im Tab Dokumente.
Du kannst außerdem in jedem Thread oder jeder Abstimmung einen Link zu einem Dokument einfügen, das in deinem bevorzugten Dokumentenverwaltungssystem gespeichert ist. Suche den Freigabelink zum Dokument, kopiere ihn und füge ihn in deinen Thread, deine Abstimmung oder deinen Kommentar ein.
Alle mit der entsprechenden Berechtigung können dann auf den Link klicken, um das Dokument zu öffnen und zu lesen.
Da Diskussionen und Entscheidungen auf Loomio bereits dokumentiert sind, kannst du die Entscheidungsprozesse deines Vorstands zuverlässig nachvollziehen. Du kannst leicht belegen, was wann entschieden wurde. Wenn Vorstandsmitglieder einen Beschluss diskutiert, kommentiert und ihre Stimme dazu abgegeben haben, kannst du auch nachvollziehen, wie und warum jede Entscheidung zustande kam.
Mit der Zeit entsteht eine Chronik deiner Organisation, in der du frühere Entscheidungen und die zugehörigen Diskussionen leicht suchen und finden kannst.
Auf Loomio werden alle Daten auf mehreren Datenträgern an mehreren Standorten in der Cloud gespeichert und täglich gesichert. Hochgeladene Dateien werden auf Servern gespeichert, die moderne Verfahren einsetzen, um Engpässe und Ausfallstellen zu vermeiden.