Abschluss

Fazits & nächste Schritte

Das Fazit zu bestätigen kann entscheidend dafür sein, dass die Gruppe die Ziele einer gemeinsamen Diskussion als erreicht wahrnimmt. Eine moderierende Person kann zusammenfassen, was entschieden wurde, und es der Gruppe zurückspiegeln. So kann die Gruppe einige zentrale Fragen beantworten:

• Was haben wir getan?
• Was bedeutet das?
• Was passiert jetzt?
• Wofür bin ich verantwortlich?
• Was wird sich durch diese Erfahrung verändern?

Manchmal sind die Antworten auf diese Fragen sehr konkret, etwa anstehende Aufgaben. Manchmal sind sie abstrakter, etwa ein vertieftes gemeinsames Verständnis.

Auf Loomio

• Fazits sind ein sehr wichtiges Werkzeug. Wenn ein Vorschlag endet, ist der Prozess noch nicht ganz abgeschlossen: Es braucht eine abschließende Zusammenfassung. Dafür ist die Fazit-Funktion da.
• Viele Diskussionen auf Loomio enden auf natürliche Weise, ohne dass Vorschläge genutzt oder Fazits veröffentlicht werden. Auch diese Diskussionen sind wertvoll. Es kann hilfreich sein, das Kontextfeld um eine Zusammenfassung des Fazits zu ergänzen, damit es später nachgelesen werden kann.
• Wenn bestimmte Personen Aufgaben übernehmen sollen, kannst du sie mit @ erwähnen. Sie werden dann benachrichtigt.

Berichten & Erkenntnisse festhalten

Um die Bedeutung einer Erfahrung zu verstehen, musst du untersuchen, wie sie in den größeren Zusammenhang passt. Welche Rolle spielte dieser Moment in unserem bisherigen Fortschritt? Welche Form werden die Erkenntnisse aus dieser Erfahrung annehmen — eine Geschichte, einen Bericht, eine Veränderung oder einen Aufruf zum Handeln?

Eine Erfahrung entsteht im Moment. Ihre Wirkung entfaltet sie aber oft erst, wenn wir sie greifbar machen, ihr einen Namen geben und sie nutzen und auf sie Bezug nehmen können. Andernfalls besteht die Gefahr, sie zu vergessen, Menschen auszuschließen, die nicht dabei waren, oder sie später wiederholen zu müssen. Konkrete Dokumentation oder Berichte unterstützen oft eine produktive Zusammenarbeit.

Auf Loomio

• Loomio dokumentiert den Prozess automatisch — Aufzeichnungen entstehen als Teil des Ablaufs. So erhalten Gruppen ohne zusätzlichen Aufwand ein umfangreiches Archiv.
• Einige Funktionen unterstützen das Festhalten und Archivieren: die Suchfunktion, die Liste „Frühere Entscheidungen“ und die Option zum Drucken einer Diskussion.
• Premium-Tarife bieten die Möglichkeit, alle Loomio-Daten deiner Gruppe zu exportieren.
• Viele Gruppen nutzen Loomio, um Inhalte aus verschiedenen Kanälen zusammenzuführen. Sie kündigen beispielsweise ein Treffen auf Loomio an und erstellen dort die Tagesordnung, treffen sich persönlich, veröffentlichen anschließend die Notizen auf Loomio und treffen zugehörige Entscheidungen im selben Thread. So erfasst Loomio auch Inhalte aus der Zusammenarbeit außerhalb des Internets.

Diskussionen in Handlungen umsetzen

Irgendwann musst du dich wieder mit der Realität außerhalb des Raums befassen. Gelegentlich geht es nur darum, Ideen und Gefühle zu bearbeiten, ohne sich um die Umsetzung zu kümmern. Meist erreicht eine Gruppe ihre Ziele aber nur, wenn sie ihre Schlussfolgerungen in konkrete Handlungen umsetzt. Dieser Übergang gehört zum gesamten moderierten Prozess.

An diesem Punkt trifft ein gemeinsamer Prozess auf andere organisatorische Strukturen und Abläufe. Die moderierende Person muss dabei helfen, zu klären, wie das Zusammenspiel funktionieren soll. Dazu können folgende Bereiche gehören:

• Macht — Wer trifft tatsächlich die Entscheidungen? Was muss hier geschehen, damit Ideen Wirklichkeit werden?
• Management — Wie passt das zu anderen Prioritäten? Welche Abhängigkeiten könnte es geben?
• Delegation — Wer übernimmt die Verantwortung für die nächsten Schritte? Müssen diese Personen Rechenschaft über die Umsetzung ablegen?
• Kommunikation — Wie wird dieser Prozess oder diese Diskussion anderen vermittelt? Was müssen sie wissen?
• Verwaltung — Wie werden Informationen von einem System in ein anderes übertragen, etwa in ein Werkzeug zur Aufgabenverwaltung oder Kommunikation? Wo werden die Informationen gespeichert?

Wenn es in diesen Bereichen Hindernisse gibt, kann es schaden, sie erst beim Abschluss zu erkennen. Wenn die Teilnehmenden beispielsweise gar nicht die Befugnis haben, eine beschlossene Veränderung umzusetzen, werden sie sich machtlos fühlen. Berücksichtige schon bei der Planung des Prozesses die Bedingungen der Umsetzung und passe den Umfang der Zusammenarbeit entsprechend an.

Auf Loomio

• Du kannst Personen, die eine Entscheidung in Handlungen umsetzen sollen, mit @ erwähnen.
• Viele Menschen übertragen Loomio-Inhalte über andere Kanäle in ihre organisatorischen Abläufe. Sie besprechen beispielsweise Loomio-Entscheidungen bei regelmäßigen Treffen vor Ort oder übernehmen Fazits in ihre Aufgabenverwaltung.
• Eine ausdrückliche Entscheidung führt oft zu der Frage: „Okay, aber wie setzen wir das jetzt um?“
• Beim Gründen einer Loomio-Gruppe kommen oft wichtige Fragen auf, etwa: „Wer muss hier teilnehmen, damit diese Entscheidungen umgesetzt werden können?“ Wenn wichtige Beteiligte, Führungskräfte oder Personen aus der Verwaltung fehlen, kommst du nicht weiter.

Erst mit dem Abschluss ist es vorbei

Ein guter Abschluss ist wichtig. Zum Beenden eines Prozesses gehört ein Abschlussritual. Wenn es fehlt, kann bei den Beteiligten Unsicherheit bleiben. Manchmal endet ein Prozess, weil die Zeit abgelaufen ist, manchmal, weil bestimmte Ziele erreicht wurden. Achte auf indirekte und ausdrückliche Signale dafür, ob die einzelnen Personen und die Gruppe als Ganzes einen Prozess oder eine Phase als abgeschlossen empfinden können.

Teilnehmende erwarten oft von der leitenden oder moderierenden Person eine Bestätigung, dass der Prozess tatsächlich beendet ist. Es hilft meist, das ausdrücklich zu sagen. Manchmal besteht das Signal aus einer klaren Aussage, dass die Sitzung zu Ende geht, einer Zusammenfassung der Entscheidungen oder nächsten Schritte und einer Verabschiedung. Andere Gruppen haben feste Abläufe wie eine Abschlussrunde. Wenn eine Sitzung ohne klaren Abschluss ausläuft, kann das Unzufriedenheit hinterlassen.

Auf Loomio

• Das deutlichste Zeichen für einen Abschluss auf Loomio ist die Veröffentlichung eines Fazits zu einer Entscheidung.
• Einige Gruppen nutzen die Funktion Thread sperren, um weitere Änderungen zu verhindern und die Übersicht zu bewahren.
• Eine Gruppe zu deaktivieren ist die weitreichendste Form des Abschlusses. Danach kann niemand mehr etwas beitragen.
• Loomio-Gruppen können bestehen bleiben, auch wenn ihre Aktivität zu- oder abnimmt. Deshalb kann es hilfreich sein, Meilensteine wie den Abschluss einer bestimmten Phase festzuhalten, auch wenn die Gruppe später wieder aktiv wird.