Diskussionen moderieren

Manchmal kommen zwischen Sitzungen Themen auf, die die Aufmerksamkeit von Vorstands- oder Ausschussmitgliedern erfordern.

Und manchmal bleibt während einer Sitzung nicht genug Zeit für eine Diskussion oder dafür, eine Entscheidung ausreichend abzuwägen.

Auf Loomio

Nutze einen Loomio-Thread, um eine Diskussion zu moderieren. Gib dem Thread einen aussagekräftigen Titel, den Mitglieder wiedererkennen, und beschreibe die Einzelheiten im Kontext des Threads. Füge ein passendes Schlagwort zur Kategorie hinzu, damit Mitglieder den Thread später leichter finden.

Benachrichtige Mitglieder über den Thread, indem du sie einlädst. So erhalten sie eine Kopie des Threads per E-Mail. Mitglieder können an der Diskussion teilnehmen, indem sie auf den Link klicken und zu Loomio gehen oder auf die Benachrichtigungs-E-Mail antworten. Ihre Antwort erscheint dann als Kommentar im Thread.

In einem Loomio-Thread kannst du Dateien anhängen oder auf Online-Ressourcen verlinken, um die Diskussion zu unterstützen.

Häufige Beispiele sind: - eine Richtlinie überprüfen und entwickeln - den Vorstand um Rat zu einem Thema oder einer Frage bitten - über Strategie diskutieren - eine Idee oder Möglichkeit erkunden - Risiken bewerten

Fragen, die zwischen Vorstandssitzungen aufkommen

Zwischen Sitzungen kann in einer Organisation viel passieren. Die meisten Menschen nutzen E-Mails, um Vorstandsmitglieder zu informieren. Eine Diskussion per E-Mail im Blick zu behalten, ist schwierig: Antworten gehen oft in Posteingängen unter, und manche Personen werden nicht einbezogen.

„Eine Organisation lässt sich nicht per E-Mail führen!“, Richard Westlake (Westlake Governance).

Wenn eine Frage aufkommt, die die Aufmerksamkeit des Vorstands erfordert, nutze einen Loomio-Thread statt einer E-Mail. Mitglieder können per E-Mail antworten, und ihre Antwort erscheint als Kommentar im Loomio-Thread. So bleibt die Diskussion an einem Ort.

So geht es: - Verwende die Betreffzeile der E-Mail als Titel deines Threads, - schreibe den Inhalt deiner E-Mail in den Kontext des Threads, - lade dein Team über die jeweiligen E-Mail-Adressen oder Loomio-Nutzungsnamen zum Thread ein.

Ein Loomio-Thread ermöglicht dir Folgendes: - Alle Informationen zu einem Thema sind an einem leicht zugänglichen Ort organisiert, - Personen können antworten, ohne E-Mail-Ketten durch „Antworten“ oder „Allen antworten“ zu erzeugen, bei denen manche Personen übergangen werden können, - du kannst sehen, wer die Nachricht gelesen hat und wer eine Erinnerung braucht, - du kannst die Arbeit zu einem Fazit führen und die Anzahl der E-Mails reduzieren.

Wenn während Sitzungen die Zeit fehlt

Wenn sich ein Tagesordnungspunkt in der verfügbaren Zeit deiner Vorstandssitzung nicht klären lässt, kannst du die weitere Diskussion auf Loomio verlagern. Verweise die Teilnehmenden auf den entsprechenden Thread oder starte einen neuen und benachrichtige deine Vorstandsmitglieder.

Das entlastet deinen Vorstand und gibt mehr Zeit, um Informationen zu sammeln, zu diskutieren und gründlicher nachzudenken. Das führt oft zu einer fundierteren Entscheidung.