Ein Treffen vorbereiten

Wirksame Treffen sind produktiv, inklusiv und gemeinschaftlich: Sie stärken die Beteiligung, helfen beim Aufbau tragfähiger Beziehungen, schaffen ein gemeinsames Verständnis, ermöglichen bessere und schnellere Entscheidungen, fördern die Einbeziehung aller sowie kreatives Denken und Innovation und bieten Raum für Rückmeldungen und kontinuierliche Verbesserung.

Nutze Loomio, um ein wirksames Treffen zu planen: Beziehe Menschen von Anfang an ein, verständigt euch auf die wichtigsten Themen und nutzt eure wertvolle gemeinsame Zeit besser.

Wenn deine Gruppe Loomio noch nicht kennt, beginne mit Loomio in deiner Gruppe einführen. Nutze anschließend diesen Ablauf zur Vorbereitung von Treffen als ersten praktischen, wiederkehrenden Arbeitsablauf.

Du kannst einiges tun, damit eure nächste Vorstands- oder Ausschusssitzung wirksam ist …

Schwerpunkt des Treffens festlegen und Aufgaben überprüfen

Lege einen Schwerpunkt für das Treffen fest, damit ihr eure wertvolle gemeinsame Zeit für die wichtigsten Themen nutzt.

Wenn du Mitglieder einlädst, zur Tagesordnung beizutragen, hilft das allen, sich abzustimmen, über die Themen nachzudenken und sich auf das Treffen vorzubereiten.

Aufgaben: - Richte das Treffen auf die wichtigsten Themen aus, - frage bei Mitgliedern nach und besprich mit ihnen die Aufgaben aus früheren Treffen.

Auf Loomio

Nutze eine Loomio-Diskussion, um dein Treffen vorzubereiten: * Erinnere Mitglieder an das bevorstehende Treffen, * bitte um Kommentare zu den wichtigsten Themen, die im Mittelpunkt stehen sollen, * fasse die Aufgaben aus dem letzten Treffen zusammen und frage nach dem aktuellen Stand.

Tagesordnung bekannt geben und Mitglieder benachrichtigen

Kündige das Treffen mit einer klaren Tagesordnung an. Hänge Unterlagen an, verlinke wichtige Dokumente und benachrichtige die Mitglieder.

So können sich alle auf das Treffen vorbereiten, indem sie die Unterlagen lesen und über die Diskussionsthemen und die anstehenden Entscheidungen nachdenken. Dadurch kommen Mitglieder eher gut informiert und vorbereitet zum Treffen.

Aufgaben: - Bereite die Tagesordnung, Dokumente, Materialien und Vorstandsunterlagen vor, - benachrichtige Mitglieder über das Treffen und sende ihnen die Unterlagen.

Auf Loomio

Nutze eine Loomio-Diskussion, um dein Vorstandstreffen vorzubereiten: * Gib die Einzelheiten zum Treffen an, * hänge die Tagesordnung, Dokumente und weitere Unterlagen zum Treffen an oder verlinke sie, * lade Mitglieder mit einer Benachrichtigung ein, * prüfe unter 'Angesehen von', wer den Thread gelesen hat.

Ein Loomio-Thread ähnelt einer E-Mail, bietet aber einige Vorteile: - Du kannst sehen, wer den Thread gelesen hat, und diejenigen erinnern, die ihn noch nicht gelesen haben, - Antworten oder Kommentare von Mitgliedern sind für alle sichtbar, die den Thread ansehen dürfen, - alle Diskussionen und Fragen zur Tagesordnung oder zu den Unterlagen finden an einem Ort statt.

Mitglieder finden alle Informationen zum Treffen leicht zugänglich an einem Ort. So vermeiden sie unübersichtliche E-Mail-Ketten und verlieren keine wichtigen Informationen in ihrem E-Mail-Posteingang.

Bestätigung

Bitte Mitglieder, mit einem Kommentar zu bestätigen, dass sie die Tagesordnung und die Unterlagen gelesen haben und auf das Treffen vorbereitet sind. Nutze Angesehen von, um festzustellen, wer möglicherweise eine Erinnerung braucht.

Einen Termin für das Treffen finden

Einen gemeinsamen Termin zu finden, kann für viele Admins immer wieder aufwendig sein.

Auf Loomio

Wenn du Datum und Uhrzeit für das Treffen noch nicht festgelegt hast oder einen Termin für ein zukünftiges Treffen finden musst, kannst du die Terminfindung nutzen.

Mit der Terminfindung kannst du leicht sehen, wann alle Zeit haben, und den passendsten Termin finden. Das verringert den Zeit- und Arbeitsaufwand für diese häufige Verwaltungsaufgabe.

Mitglieder in verschiedenen Zeitzonen sehen Datum und Uhrzeit jeweils in ihrer eigenen Zeitzone.

Wenn die Terminfindung beendet ist, wähle den passendsten Termin und sende eine Benachrichtigung zum Fazit mit einer Kalendereinladung, damit die Mitglieder das Treffen in ihren Kalender eintragen können.

Protokolle genehmigen

Das Genehmigen oder formelle Bestätigen von Protokollen ist bei formellen Treffen üblich und bei allen Treffen sinnvoll.

Protokolle dokumentieren das Treffen, wichtige Punkte aus der Diskussion, die getroffenen Entscheidungen und wie die Beteiligten abgestimmt haben. Sie halten die vereinbarten Aufgaben und die dafür verantwortlichen Personen fest und bilden oft den Ausgangspunkt für das nächste Treffen.

Protokolle dienen den Anwesenden als Erinnerung, helfen Abwesenden, sich zu informieren, und können bei Konflikten herangezogen werden.

Auf Loomio

Veröffentliche das Protokoll innerhalb weniger Tage nach dem Treffen im Loomio-Thread zum Treffen und lade die Teilnehmenden ein, es zu genehmigen. So bleibt das Protokoll aktuell, während die Mitglieder das Treffen noch gut in Erinnerung haben. Außerdem erinnert es sie an ihre Aufgaben und spart Zeit beim nächsten Treffen.

Das Beispiel oben verwendet eine Wählen-Abstimmung mit den beiden Optionen 'Annehmen' und 'Überprüfen'.

Wenn alle abgestimmt haben und die Abstimmung beendet ist, formuliere ein Fazit, damit alle wissen, was geschehen ist.

Wenn eure Vorgehensweise eine formelle Genehmigung beim nächsten Treffen vorsieht, plane einen Tagesordnungspunkt ein, um die Abstimmungen und die auf Loomio getroffenen Entscheidungen festzuhalten und zu bestätigen. Halte dies im Protokoll fest.

Zum Beispiel: "Möchte jemand seine Stimmen in Loomio ändern? Falls nicht, beschließen wir, die Abstimmungen, die im vergangenen Zeitraum auf Loomio durchgeführt wurden, formell zu genehmigen."

Berichte genehmigen

Die meisten Tagesordnungen sehen Zeit vor, um Berichte vorzustellen, zu besprechen und zu genehmigen, zum Beispiel Berichte der Geschäftsführung, zu Finanzen, zum laufenden Betrieb, zu Gesundheit und Sicherheit sowie Projektberichte.

Berichte helfen allen, auf demselben Stand zu sein. Sie können jedoch viel Zeit im Treffen beanspruchen, die sich wirksamer nutzen ließe.

Auf Loomio

Hänge Berichte an den Thread für dein Treffen an oder verlinke sie dort und bitte schon vor dem Treffen um Fragen zu den Berichten.

Mitglieder erhalten die Berichte und lesen sie zu einer Zeit und an einem Ort, die für sie passen. Beim Lesen und Nachdenken können sie auf Loomio Kommentare schreiben, Fragen stellen und Antworten lesen.

Eine Frage eines Mitglieds ist wahrscheinlich auch für andere Mitglieder interessant. Wenn jemand darauf antwortet, ist die Antwort für alle in der Loomio-Gruppe sichtbar.

Wenn die Mitglieder damit vertraut sind, Berichte auf Loomio zu besprechen, kannst du noch mehr Zeit sparen: Bitte bereits vor dem Treffen um die Genehmigung der Berichte.

Wenn eure Abläufe eine formelle Genehmigung beim nächsten Treffen vorsehen, plane einen Tagesordnungspunkt ein, um die Abstimmungen und Entscheidungen auf Loomio zur Kenntnis zu nehmen und zu bestätigen. Halte dies im Protokoll fest.

Zum Beispiel: "Möchte jemand die eigenen Stimmen auf Loomio ändern? Wenn nicht, beschließen wir, die Abstimmungen auf Loomio aus dem letzten Zeitraum formell zu genehmigen."

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