Ein Treffen vorbereiten

Gute Treffen sind produktiv, offen für alle und gemeinschaftlich. Sie fördern die Beteiligung, stärken Beziehungen und schaffen ein gemeinsames Verständnis. Sie helfen dabei, bessere Entscheidungen schneller zu treffen, neue Ideen zu entwickeln und Rückmeldungen für Verbesserungen zu sammeln.

Nutze Loomio, um ein gutes Treffen zu planen. Beziehe die Beteiligten von Anfang an ein, verständige dich mit ihnen über die wichtigsten Themen und nutze eure gemeinsame Zeit gut.

Wenn deine Gruppe Loomio noch nicht kennt, beginne mit Loomio in deiner Gruppe vorstellen. Nutze diesen Ablauf dann als ersten regelmäßigen Arbeitsprozess.

So kannst du dein nächstes Vorstands- oder Ausschusstreffen vorbereiten:

Schwerpunkte festlegen und Aufgaben prüfen

Lege Schwerpunkte für das Treffen fest, damit ihr eure gemeinsame Zeit für die wichtigsten Themen nutzt.

Wenn Mitglieder zur Tagesordnung beitragen, können sich alle auf die Themen einstellen und auf das Treffen vorbereiten.

Aufgaben: - das Treffen auf die wichtigsten Themen ausrichten, - Aufgaben aus früheren Treffen nachverfolgen und mit den Mitgliedern besprechen.

Auf Loomio

Nutze eine Loomio-Diskussion, um dein Treffen vorzubereiten: * erinnere die Mitglieder an das bevorstehende Treffen, * bitte um Vorschläge für die wichtigsten Themen, * fasse die Aufgaben aus dem letzten Treffen zusammen und bitte um einen aktuellen Stand.

Tagesordnung ankündigen und Mitglieder benachrichtigen

Kündige das Treffen mit einer klaren Tagesordnung an. Hänge Unterlagen an, verlinke wichtige Dokumente und benachrichtige die Mitglieder.

So können alle die Unterlagen lesen und sich mit den Gesprächsthemen und anstehenden Entscheidungen befassen. Die Mitglieder kommen besser vorbereitet zum Treffen.

Aufgaben: - Tagesordnung, Dokumente und weitere Sitzungsunterlagen vorbereiten, - Mitglieder über das Treffen benachrichtigen und ihnen die Unterlagen schicken.

Auf Loomio

Nutze eine Loomio-Diskussion, um dein Vorstandstreffen vorzubereiten: * nenne die Einzelheiten des Treffens, * hänge die Tagesordnung, Dokumente und weitere Unterlagen an oder verlinke sie, * lade Mitglieder mit einer Benachrichtigung ein, * prüfe unter „Angesehen von“, wer die Diskussion gelesen hat.

Eine Loomio-Diskussion ähnelt einer E-Mail, bietet aber weitere Möglichkeiten: - du siehst, wer die Diskussion gelesen hat, und kannst die anderen daran erinnern, - Antworten und Kommentare der Mitglieder sind für alle sichtbar, die Zugriff auf die Diskussion haben, - Fragen und Gespräche zur Tagesordnung und zu den Unterlagen bleiben an einem Ort.

Die Mitglieder finden alle Informationen zum Treffen an einem Ort. So gehen wichtige Angaben nicht in langen E-Mail-Verläufen oder Posteingängen verloren.

Bestätigung einholen

Bitte die Mitglieder, in einem Kommentar zu bestätigen, dass sie die Tagesordnung und die Unterlagen gelesen haben und auf das Treffen vorbereitet sind. Unter Angesehen von siehst du, wen du noch erinnern solltest.

Einen Termin finden

Einen gemeinsamen Termin zu finden, kostet Verantwortliche oft viel Zeit.

Auf Loomio

Wenn Datum und Uhrzeit noch nicht feststehen oder du einen Termin für ein späteres Treffen suchst, nutze eine Zeitumfrage.

Mit einer Zeitumfrage siehst du, wann alle Zeit haben, und findest einen passenden Termin. Das spart Zeit bei der Organisation.

Mitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen sehen Datum und Uhrzeit jeweils in ihrer eigenen Zeitzone.

Wenn die Zeitumfrage endet, wähle den besten Termin und verschicke ein Fazit mit einer Kalendereinladung. So können die Mitglieder das Treffen in ihren Kalender eintragen.

Protokoll bestätigen

Protokolle zu genehmigen oder förmlich zu bestätigen, ist bei formellen Treffen üblich und auch bei anderen Treffen sinnvoll.

Ein Protokoll hält das Treffen, wichtige Gesprächspunkte, Entscheidungen und Abstimmungen fest. Es nennt die vereinbarten Aufgaben und die verantwortlichen Personen. Oft bildet es die Grundlage für das nächste Treffen.

Das Protokoll erinnert die Anwesenden an die besprochenen Punkte, informiert abwesende Personen und kann bei Unstimmigkeiten herangezogen werden.

Auf Loomio

Veröffentliche das Protokoll innerhalb weniger Tage nach dem Treffen in der zugehörigen Loomio-Diskussion und bitte die Teilnehmenden um Zustimmung. So ist das Treffen noch gut in Erinnerung, und die Mitglieder werden an ihre Aufgaben erinnert. Beim nächsten Treffen spart ihr dadurch Zeit.

Das Beispiel oben zeigt eine Wählen-Umfrage mit den beiden Optionen „Annehmen“ und „Überarbeiten“.

Wenn alle abgestimmt haben und die Umfrage endet, veröffentliche ein Fazit, damit alle über den Stand informiert sind.

Wenn eure Sitzungsregeln eine förmliche Bestätigung beim nächsten Treffen verlangen, nimm die auf Loomio durchgeführten Umfragen und getroffenen Entscheidungen auf die Tagesordnung. Bestätigt sie dort und haltet das im Protokoll fest.

Zum Beispiel: „Möchte jemand seine Stimme auf Loomio ändern? Wenn nicht, beschließen wir, die seit dem letzten Treffen auf Loomio durchgeführten Umfragen förmlich zu bestätigen.“

Berichte genehmigen

Auf den Tagesordnungen vieler Treffen stehen Berichte, die vorgestellt, besprochen und genehmigt werden. Dazu gehören etwa Berichte der Geschäftsführung, Finanzberichte, Berichte zu Abläufen und Arbeitsschutz sowie Projektberichte.

Berichte helfen allen, denselben Informationsstand zu erreichen. Sie können jedoch viel Zeit im Treffen beanspruchen, die sich anders nutzen ließe.

Auf Loomio

Hänge Berichte an die Diskussion zu deinem Treffen an oder verlinke sie dort. Bitte die Mitglieder, ihre Fragen schon vor dem Treffen zu stellen.

Die Mitglieder können die Berichte lesen, wann und wo es für sie passt. Dabei können sie auf Loomio kommentieren, Fragen stellen und Antworten lesen.

Die Frage eines Mitglieds interessiert oft auch andere. Wenn jemand darauf antwortet, ist die Antwort für alle Mitglieder der Loomio-Gruppe sichtbar.

Wenn die Mitglieder Berichte regelmäßig auf Loomio besprechen, kannst du noch mehr Zeit im Treffen sparen: Bitte sie schon vor dem Treffen um die Genehmigung der Berichte.

Wenn eure Sitzungsregeln eine förmliche Bestätigung beim nächsten Treffen verlangen, nimm die auf Loomio durchgeführten Umfragen und getroffenen Entscheidungen auf die Tagesordnung. Bestätigt sie dort und haltet das im Protokoll fest.

Zum Beispiel: „Möchte jemand seine Stimme auf Loomio ändern? Wenn nicht, beschließen wir, die seit dem letzten Treffen auf Loomio durchgeführten Umfragen förmlich zu bestätigen.“