Private Einreichungen sammeln

Nutze eine geschlossene Gruppe, um private Einreichungen von Personen zu sammeln, die keine Mitglieder der Gruppe sind. Jede Einreichung wird zu einer eigenen Diskussion, in der die einreichende Person und das Prüfungsteam der Gruppe Informationen austauschen, Fragen stellen und eine Entscheidung festhalten können. Einreichende können andere private Diskussionen oder Einreichungen in der Gruppe nicht sehen.

Nominierungen sind ein konkreter Anwendungsfall, wenn Angaben zu Kandidierenden oder die Liste der Nominierten während der Auswahl vertraulich bleiben müssen. Eine Person kann sich selbst oder jemand anderen für eine Wahl, eine Ernennung, einen Ausschuss, einen Vorstand oder eine Vertretungsfunktion nominieren. Ein Auswahlgremium prüft jede Nominierung in einer eigenen Diskussion.

Weitere geeignete Zwecke, bei denen Einreichungen nicht öffentlich sein sollten, sind:

• Beschwerden, Meldungen zum Schutz gefährdeter Personen, Sicherheitsbedenken und Vorfallmeldungen
• Einsprüche und Anträge auf erneute Prüfung einer Entscheidung zu einem Einzelfall
• Anfragen zu Mediation, Konfliktlösung oder persönlicher Unterstützung
• Anträge mit persönlichen oder finanziellen Angaben oder Informationen zu Anspruchsvoraussetzungen, etwa für Härtefallzuschüsse oder Stipendien
• Verdeckte Angebote oder Antworten auf Ausschreibungen, die während der Bewertung vertraulich bleiben müssen

Bei diesem Verfahren können Einreichende die Einreichungen anderer nicht sehen, es ist jedoch nicht anonym. Einreichende benötigen ein Benutzerkonto, und jedes Mitglied der geschlossenen Gruppe kann die Einreichungen sehen. Überlege, wer zur Prüfungsgruppe gehört, bevor du sie für sensible Informationen nutzt.

Private Einreichungen aktivieren

Du musst Admin der Gruppe oder Untergruppe sein, in der du Einreichungen sammeln möchtest.

1. Öffne die Gruppe.
2. Wähle Einstellungen (oder Mehr und dann Gruppeneinstellungen bearbeiten).
3. Öffne Berechtigungen.
4. Aktiviere Nichtmitglieder können Diskussionen starten.
5. Speichere die Gruppeneinstellungen.

Diese Option ist nur für Gruppen mit der Einstellung Offen oder Geschlossen verfügbar. Für Gruppen mit der Einstellung Geheim ist sie ausgeblendet. Wenn du sie nicht siehst, öffne Sichtbarkeit in den Gruppeneinstellungen und ändere Sichtbarkeit der Gruppe zu Geschlossen (für private Einreichungen empfohlen) oder Offen. Kehre dann zu Berechtigungen zurück.

Wenn du diese Berechtigung aktivierst, werden die Diskussionen der Gruppe nicht öffentlich. Ein Nichtmitglied kann eine neue Diskussion starten und als Gast darauf zugreifen, aber die anderen privaten Diskussionen der Gruppe nicht sehen.

Ein Verfahren für private Einreichungen einrichten

1. Erstelle eine eigene Untergruppe für das Einreichungsverfahren und setze ihre Sichtbarkeit auf Geschlossen. Eine Untergruppe hält die Einreichungen von der übrigen Arbeit der Hauptgruppe getrennt.
2. Füge die Personen im Auswahlgremium oder andere für die Prüfung der Einreichungen verantwortliche Personen als Mitglieder der Untergruppe hinzu. Jedes Mitglied der Untergruppe kann jede Einreichung sehen. Füge daher nur Personen hinzu, die diesen Zugriff haben sollen.
3. Erstelle eine Diskussionsvorlage in der Untergruppe. Nimm die Fragen und Informationen auf, die Einreichende beantworten bzw. angeben sollen. Du kannst verschiedene Diskussionsvorlagen für unterschiedliche Arten von Einreichungen erstellen.
4. Wenn Einreichende keine Mitgliedschaft in der Untergruppe beantragen sollen, setze die Mitgliedschaft auf Nur auf Einladung.
5. Aktiviere private Einreichungen in den Berechtigungen der Untergruppe.
6. Teste das Verfahren mit einem Konto, das kein Mitglied der Untergruppe ist.
7. Teile die Seite der Untergruppe mit Personen, die etwas einreichen möchten. Sie müssen sich bei ihrem Benutzerkonto anmelden, bevor sie eine Einreichung machen.

Etwas einreichen

Die einreichende Person öffnet die Untergruppe und wählt Diskussion starten. Loomio zeigt die verfügbaren Diskussionsvorlagen der Untergruppe an. Die einreichende Person wählt die passende Diskussionsvorlage, beantwortet die darin enthaltenen Fragen und startet die Diskussion.

Die Diskussion gehört zur Untergruppe, aber die einreichende Person wird kein Mitglied der Untergruppe. Loomio fügt sie als Gast ihres Diskussions-Threads hinzu. So kann sie die Diskussion sehen und sich mit dem Gremium oder Prüfungsteam daran beteiligen. Andere private Diskussionen oder Einreichungen in der Untergruppe kann sie nicht sehen.

Einreichungen prüfen

Mitglieder der Untergruppe können jede Diskussion zu einer Einreichung in der Untergruppe sehen. Sie können Rückfragen stellen und Kommentare, Abstimmungen oder andere Diskussionswerkzeuge nutzen, um ihre Prüfung abzuschließen.

Wenn eine weitere Person Informationen beitragen muss, kann ein Mitglied der Untergruppe mit der entsprechenden Berechtigung sie zur Diskussion über die Einreichung einladen. Wenn beispielsweise eine Person jemand anderen nominiert, kann die Untergruppe die nominierte Person zum Thread einladen, falls deren Beteiligung erforderlich ist. Die eingeladene Person nimmt als Gast teil, ohne Zugriff auf die anderen privaten Diskussionen der Untergruppe zu erhalten.

Jede einreichende Person kann ihre eigene Einreichung sehen, aber nicht die anderen privaten Diskussionen oder Einreichungen der Untergruppe. Deaktiviere Nichtmitglieder können Diskussionen starten, wenn die Einreichungsfrist endet. Bestehende Diskussionen und Gastzugriffe bleiben unverändert.