Private Einreichungen sammeln

Nutze eine geschlossene Gruppe, um private Einreichungen von Personen zu sammeln, die keine Mitglieder der Gruppe sind. Jede Einreichung wird zu einer eigenen Diskussion. Dort können die einreichende Person und das Prüfungsteam der Gruppe Informationen austauschen, Fragen stellen und eine Entscheidung festhalten. Einreichende können andere private Diskussionen oder Einreichungen in der Gruppe nicht sehen.

Nominierungen sind ein Beispiel, wenn Angaben zu Kandidatinnen und Kandidaten oder die Liste der Nominierten während der Auswahl privat bleiben müssen. Eine Person kann sich selbst oder jemand anderen für eine Wahl, Ernennung oder Rolle in einem Ausschuss, Vorstand oder als Vertretung nominieren. Ein Auswahlgremium prüft jede Nominierung in einer eigenen Diskussion.

Weitere Fälle, in denen Einreichungen privat bleiben sollten, sind:

• Beschwerden, Meldungen zu Schutzmaßnahmen, Sicherheitsbedenken und Vorfallsberichte
• Einsprüche und Anträge, eine Entscheidung in einem Einzelfall erneut zu prüfen
• Anfragen zu Mediation, Konfliktlösung oder persönlicher Unterstützung
• Anträge mit persönlichen, finanziellen oder anspruchsrelevanten Angaben, etwa für finanzielle Hilfen oder Stipendien
• Vertrauliche Angebote oder Antworten auf Ausschreibungen, die während der Prüfung privat bleiben müssen

Die Einreichungen bleiben untereinander privat, sind aber nicht anonym. Einreichende benötigen ein Benutzerkonto, und jedes Mitglied der geschlossenen Gruppe kann alle Einreichungen sehen. Überlege vor der Nutzung für sensible Informationen, wer Mitglied der Prüfgruppe sein soll.

Private Einreichungen ermöglichen

Du musst Admin der Gruppe oder Untergruppe sein, in der du Einreichungen sammeln möchtest.

1. Öffne die Gruppe.
2. Wähle Einstellungen (oder Mehr und dann Gruppeneinstellungen bearbeiten).
3. Öffne Berechtigungen.
4. Aktiviere Nichtmitglieder können Diskussionen starten.
5. Speichere die Gruppeneinstellungen.

Diese Option gibt es nur für Offene und Geschlossene Gruppen. Bei Geheimen Gruppen wird sie nicht angezeigt. Wenn du sie nicht siehst, öffne Datenschutz in den Gruppeneinstellungen und ändere Gruppensichtbarkeit auf Geschlossen (für private Einreichungen empfohlen) oder Offen. Kehre dann zu Berechtigungen zurück.

Durch diese Berechtigung werden die Diskussionen der Gruppe nicht öffentlich. Ein Nichtmitglied kann eine neue Diskussion starten und als Gast darauf zugreifen. Andere private Diskussionen der Gruppe kann es nicht sehen.

Einen Prozess für private Einreichungen einrichten

1. Erstelle eine eigene Untergruppe für die Einreichungen und stelle ihre Sichtbarkeit auf Geschlossen. So bleiben die Einreichungen von der übrigen Arbeit der übergeordneten Gruppe getrennt.
2. Füge das Auswahlgremium oder andere für die Prüfung zuständige Personen als Mitglieder der Untergruppe hinzu. Jedes Mitglied der Untergruppe kann alle Einreichungen sehen. Füge daher nur Personen hinzu, die diesen Zugriff benötigen.
3. Erstelle in der Untergruppe eine Diskussionsvorlage. Nimm die Fragen und Angaben auf, die Einreichende beantworten oder bereitstellen sollen. Für verschiedene Arten von Einreichungen kannst du unterschiedliche Diskussionsvorlagen erstellen.
4. Wenn Einreichende keine Mitgliedschaft in der Untergruppe beantragen sollen, stelle die Mitgliedschaft auf Nur auf Einladung.
5. Ermögliche private Einreichungen in den Berechtigungen der Untergruppe.
6. Teste den Ablauf mit einem Konto, das kein Mitglied der Untergruppe ist.
7. Teile die Seite der Untergruppe mit Personen, die etwas einreichen möchten. Vor der Einreichung müssen sie sich bei ihrem Benutzerkonto anmelden.

Etwas einreichen

Die einreichende Person öffnet die Untergruppe und wählt Diskussion starten. Loomio zeigt die verfügbaren Diskussionsvorlagen der Untergruppe an. Die Person wählt die passende Vorlage, beantwortet die Fragen und startet die Diskussion.

Die Diskussion gehört zur Untergruppe, aber die einreichende Person wird kein Mitglied der Untergruppe. Loomio fügt sie als Gast ihres Diskussionsthreads hinzu. So kann sie die Diskussion sehen und sich mit dem Gremium oder Prüfungsteam daran beteiligen. Andere private Diskussionen oder Einreichungen in der Untergruppe kann sie nicht sehen.

Einreichungen prüfen

Mitglieder der Untergruppe können jede Diskussion zu einer Einreichung in der Untergruppe sehen. Sie können Rückfragen stellen und Kommentare, Umfragen oder andere Diskussionswerkzeuge für ihre Prüfung nutzen.

Wenn eine weitere Person Informationen beitragen soll, kann ein Mitglied der Untergruppe sie mit der entsprechenden Berechtigung zur Diskussion über die Einreichung einladen. Reicht beispielsweise jemand eine Nominierung ein, kann die Untergruppe die nominierte Person zum Thread einladen, falls ihre Beteiligung erforderlich ist. Die eingeladene Person nimmt als Gast teil und erhält keinen Zugriff auf andere private Diskussionen der Untergruppe.

Einreichende können ihre eigene Einreichung sehen, aber keine anderen privaten Diskussionen oder Einreichungen der Untergruppe. Deaktiviere Nichtmitglieder können Diskussionen starten, wenn keine weiteren Einreichungen angenommen werden. Bestehende Diskussionen und Gastzugriffe bleiben unverändert.