Verwaltung und Dokumentation
Verwaltung und eine sorgfältige Dokumentation für Prüfungen sind für deinen Vorstand oder Ausschuss wichtig und oft gesetzlich vorgeschrieben.
Elektronische Unterlagen ersetzen zunehmend die vorgeschriebenen Papierunterlagen.
Digitale Werkzeuge ermöglichen deinem Vorstand jedoch viel mehr als nur die Ablage von Sitzungsprotokollen.
Verändere die Arbeit deines Vorstands:
„Unsere Vorstandsgruppe hat unsere Arbeit besonders stark verändert: Sie ermöglicht eine kontinuierliche Vorstandsarbeit, verbessert unsere Reaktionszeiten und erhöht unsere Anpassungsfähigkeit, Widerstandsfähigkeit und Nachhaltigkeit … Loomio spart uns jedes Jahr Tausende Pfund“ - Austen Cordasco, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), Unternehmensberatung, Vereinigtes Königreich
Hier erfährst du, wie du Arbeit organisierst, Diskussionen verwaltest, Daten schützt und Unterlagen in Loomio aufbewahrst.
Diskussionen verwalten
Loomio bietet verschiedene Funktionen zur Verwaltung von Diskussionen. Du findest sie im Dropdown-Menü rechts neben der Diskussion.
Halte die Diskussionsliste mit diesen Funktionen aktuell:
- Diskussion anpinnen, um wichtige Diskussionen oben in der Liste zu halten
- Diskussion bearbeiten, um den Titel der Diskussion zu ändern oder ihren Kontext zu aktualisieren
- Diskussion verschieben, wenn du eine Diskussion in eine andere Gruppe, eine Untergruppe oder eine Archivgruppe verschieben möchtest.
- Thread sperren, um weitere Kommentare oder Änderungen zu verhindern und den Thread aus der Liste der offenen Threads zu entfernen. Gesperrte Threads findest du über den Diskussionsfilter und die Suchleiste. Du kannst sie jederzeit wieder entsperren.
- Diskussion löschen, wenn du die Diskussion nicht aufbewahren möchtest. Beachte, dass gelöschte Diskussionen nicht wiederhergestellt werden können.
Schlagwörter zur Kategorisierung
Mit Schlagwörtern kannst du Diskussionen kennzeichnen, damit sie leichter zu finden sind. Lege Schlagwörter fest und weise sie den Diskussionen zu. Verwende sie möglichst einheitlich.
Häufige Schlagwörter für die Vorstandsarbeit sind: Verwaltung, Jahreshauptversammlung, Vorstandssitzung, Bericht, Finanzen, Rechtliches, Mitglieder, Protokoll, Planung, Richtlinie, Beschluss, Satzung, Mitgliederversammlung, Strategie.
Gruppenmitglieder können im Dropdown-Menü Schlagwörter nach Diskussionen mit einem bestimmten Schlagwort suchen.
Beim Diskussionsthema bleiben
Diskussionen funktionieren für alle am besten, wenn sie sich auf ein einziges Thema konzentrieren.
Wenn während einer Diskussion ein neues Thema aufkommt, kannst du einzelne Kommentare auswählen und in eine andere Diskussion verschieben oder eine neue Diskussion starten.
Untergruppen
Untergruppen helfen dir, die Kommunikation und die Mitglieder so zu organisieren, dass die passenden Personen zusammenarbeiten. Du kannst beispielsweise eine Untergruppe für einen Unterausschuss oder eine Arbeitsgruppe verwenden.
Unterlagen archivieren
Um die Diskussion in einem Thread und die Entscheidungen aus Abstimmungen aufzubewahren, verwende Thread drucken und speichere die Druckausgabe als PDF. Anschließend kannst du eine Kopie des Threads in deinem gewählten Dokumentenarchiv ablegen.
Um alle Daten deiner Loomio-Gruppe vollständig zu sichern, verwende Gruppendaten exportieren.
Datenspeicherung
Die Cloud-Dienste von Loomio schützen deine Daten, indem sie diese sofort auf mehrere Festplatten schreiben, täglich sichern und an mehreren Standorten speichern.
Alle Daten in Threads, Kommentaren, Abstimmungen und Dateianhängen werden auf diese Weise gespeichert.
Dateien, die an Threads angehängt sind, findest du auch auf der Registerkarte Dateien.
