Verwaltung und Dokumentation
Für deinen Vorstand oder Ausschuss ist eine gute Dokumentation für Prüfungen wichtig und oft gesetzlich vorgeschrieben.
Elektronische Aufzeichnungen ersetzen zunehmend Papierunterlagen.
Mit digitalen Werkzeugen kann dein Vorstand jedoch mehr tun, als nur Sitzungsprotokolle abzulegen.
So kann sich die Arbeit deines Vorstands verändern:
„Unsere Vorstandsgruppe hat unsere Arbeit grundlegend verändert. Sie ermöglicht eine kontinuierliche Leitung, verkürzt Reaktionszeiten und macht uns flexibler, widerstandsfähiger und nachhaltiger … Loomio spart uns jedes Jahr Tausende Pfund.“ - Austen Cordasco, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), Unternehmensberatung, Vereinigtes Königreich
Hier erfährst du, wie du in Loomio die Arbeit organisierst, Diskussionen verwaltest, Daten schützt und Aufzeichnungen archivierst.
Diskussionen verwalten
Loomio bietet mehrere Funktionen zur Verwaltung von Diskussionen. Du findest sie im Dropdown-Menü rechts neben der Diskussion.
Mit diesen Funktionen hältst du die Diskussionsliste aktuell:
- Diskussion anpinnen, damit wichtige Diskussionen oben in der Liste bleiben
- Diskussion bearbeiten, um den Titel oder den Kontext einer Diskussion zu ändern
- *Diskussion verschieben *, um eine Diskussion in eine andere Gruppe, Untergruppe oder Archivgruppe zu verschieben.
- Thread sperren, um weitere Kommentare und Änderungen zu verhindern und den Thread aus der Liste offener Threads zu entfernen. Gesperrte Threads findest du über den Diskussionsfilter und die Suchleiste. Du kannst sie jederzeit entsperren.
- Diskussion löschen, wenn du die Diskussion nicht aufbewahren möchtest. Gelöschte Diskussionen können nicht wiederhergestellt werden.
Schlagwörter
Mit Schlagwörtern kennzeichnest du Diskussionen, damit sie leicht zu finden sind. Lege Schlagwörter fest und verwende sie einheitlich für die Diskussionen.
Häufige Schlagwörter für Vorstände sind: Verwaltung, Jahreshauptversammlung, Vorstandssitzung, Bericht, Finanzen, Rechtliches, Mitglieder, Protokolle, Planung, Richtlinien, Beschluss, Satzung, Mitgliederversammlung, Strategie.
Gruppenmitglieder können im Dropdown-Menü Schlagwörter nach Diskussionen mit einem bestimmten Schlagwort suchen.
Beim Thema der Diskussion bleiben
Diskussionen sind für alle leichter zu verfolgen, wenn sie bei einem Thema bleiben.
Kommt während einer Diskussion ein neues Thema auf, kannst du einzelne Kommentare auswählen und in eine andere Diskussion verschieben oder eine neue Diskussion beginnen.
Untergruppen
Untergruppen helfen dir, die Kommunikation und die Mitglieder so zu organisieren, dass die richtigen Personen zusammenarbeiten. Du kannst zum Beispiel für einen Unterausschuss oder eine Arbeitsgruppe eine Untergruppe einrichten.
Aufzeichnungen archivieren
Um eine Diskussion und die Entscheidungen aus Abstimmungen aufzubewahren, nutze Thread drucken und drucke die Datei als PDF. Eine veröffentlichte Kopie des Threads kannst du anschließend in deinem Dokumentenarchiv speichern.
Um alle Daten deiner Loomio-Gruppe aufzubewahren, nutze Gruppendaten exportieren.
Datenspeicherung
Die Cloud-Dienste von Loomio schützen deine Daten, indem sie diese sofort auf mehreren Datenträgern speichern, täglich sichern und an mehreren Orten aufbewahren.
So werden alle Daten aus Threads, Kommentaren, Abstimmungen und Dateianhängen gespeichert.
Dateien, die an Threads angehängt sind, findest du auch unter dem Reiter Dateien.
