Présenter Loomio à votre conseil d’administration

Loomio peut devenir l’espace en ligne où votre conseil d’administration ou votre comité se réunit, discute, prend des décisions et constitue un historique vérifiable pour votre organisation.

Commencez par les étapes générales de la page Présenter Loomio à votre groupe. Cette page ajoute des points à prendre en compte propres aux conseils d’administration et aux comités.

Cependant, Loomio sera peu utile si seule une partie de votre conseil d’administration y participe. Les informations et les échanges risquent de rester dispersés entre plusieurs outils, perdus dans les boîtes de réception, et la confusion fera perdre du temps à tout le monde.

Réfléchissez au problème que vous cherchez à résoudre avec Loomio, par exemple améliorer les échanges et leur suivi ou constituer une mémoire institutionnelle. Engagez-vous ensuite collectivement, au sein du conseil d’administration, à transférer votre travail dans Loomio et encouragez chaque personne à faire l’effort nécessaire.

En tant qu’administrateur ou administratrice, votre objectif principal est de configurer Loomio efficacement pour votre conseil d’administration.

Encouragez les membres du conseil d’administration à rejoindre Loomio et à participer. Ils doivent pouvoir :

• Se connecter à Loomio
• Lire les fils et y ajouter des commentaires
• Voter dans les sondages
• Comprendre comment vos pratiques de gouvernance s’appliquent dans Loomio

Vérifiez les compétences techniques

Les membres du conseil d’administration auront besoin d’un ordinateur ou d’un smartphone connecté à Internet. Ils doivent savoir envoyer et recevoir des e-mails, naviguer sur le Web, lire des documents numériques et regarder des vidéos avec le son.

Vérifiez que les membres disposent de tous les éléments suivants :

• un appareil à jour — ordinateur, tablette ou smartphone — avec une messagerie électronique et un navigateur Internet récent
• une connexion Internet par Wi-Fi, câble Ethernet ou forfait de données mobiles (3G ou supérieur)
• les compétences nécessaires pour envoyer et recevoir des e-mails, naviguer sur Internet, télécharger des documents et lire des vidéos.

Loomio fonctionne avec tous les navigateurs Internet courants, comme Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox et Apple Safari. Les navigateurs anciens et obsolètes, comme Microsoft Internet Explorer, peuvent ne pas fonctionner.

Si vous rencontrez un problème pour utiliser Loomio sur votre appareil, contactez l’assistance Loomio.

Configurez votre groupe

Description du groupe

La description du groupe est la première chose que les personnes voient lorsqu’elles arrivent dans votre groupe Loomio. Rédigez-la pour aider les nouveaux membres à comprendre l’objectif du groupe et le travail que vous ferez ensemble. Ajoutez toute autre information qui leur donne des repères et les encourage à participer.

Par exemple, souhaitez la bienvenue aux personnes et indiquez-leur qu’il s’agit de leur espace en ligne pour les échanges et la gouvernance de votre organisation :

• Rappelez aux membres l’objectif du conseil d’administration ou du comité.
• Expliquez comment vous comptez utiliser Loomio : préparer les réunions, faire avancer les discussions, prendre des décisions et garder le fil entre les réunions.
• Précisez qui a accès au groupe et qui peut lire et participer.
• Joignez les documents de référence ou de gouvernance, ou ajoutez des liens vers ceux-ci.

Vérifiez les paramètres de confidentialité et les permissions

Les groupes Loomio sont Secret par défaut, ce qui signifie que seules les personnes que vous invitez expressément dans le groupe connaissent son existence.

Consultez les permissions des membres et adaptez-les au niveau de maîtrise des membres de votre groupe. Au début, retirer certaines permissions peut aider à éviter la confusion. Vous pourrez toujours les rétablir à mesure que les membres se familiariseront avec Loomio.

Tags de catégorie

Ajoutez des tags de catégorie adaptés à votre organisation. Les définir à l’avance aidera chacun à utiliser les tags et à trouver les fils et les informations recherchés.

Configurez votre profil personnel

Votre profil personnel aidera les membres de votre groupe à vous identifier facilement et à avoir confiance dans le fait que les messages qu’ils reçoivent de votre part viennent bien de vous.

Gérez les membres du groupe

Assurez-vous que tous les membres de votre conseil d’administration ou de votre comité ont été invités dans le groupe et ont accepté leur invitation.

Commencez par un processus du conseil d’administration

Le guide général de présentation explique comment aider chaque personne à ajouter un commentaire et à voter une première fois. Pour un conseil d’administration, poursuivez cet exercice avec un processus de gouvernance récurrent, comme préparer un ordre du jour, approuver un procès-verbal, examiner un rapport ou prendre une décision mineure entre deux réunions.

Convenez ensemble si les décisions prises dans Loomio prennent effet lorsque leur conclusion est publiée ou si elles doivent être ratifiées à la réunion suivante. Consignez le quorum convenu, le seuil de votes requis, les électeurs autorisés à voter et le processus de ratification dans la description du groupe ou les documents de gouvernance.