Présenter Loomio à votre conseil d’administration
Loomio peut devenir l’espace en ligne où votre conseil d’administration ou votre comité se réunit, discute, prend des décisions et conserve une trace vérifiable de son travail.
Commencez par les étapes générales de Présenter Loomio à votre groupe. Cette page aborde les points propres aux conseils d’administration et aux comités.
Loomio sera peu utile si une partie seulement de votre conseil participe. Les informations et les échanges risquent de rester dispersés entre plusieurs outils et de se perdre dans les boîtes de réception. Cette confusion fera perdre du temps à tout le monde.
Déterminez le problème que vous souhaitez résoudre avec Loomio, par exemple améliorer et suivre les échanges ou conserver la mémoire de votre organisation. Engagez-vous ensuite, en tant que conseil, à transférer votre travail dans Loomio et encouragez chacun à participer.
En tant qu’administrateur, votre priorité est de configurer Loomio pour que votre conseil puisse l’utiliser efficacement.
Encouragez les membres du conseil à rejoindre le groupe et à participer. Ils doivent pouvoir :
- Se connecter à Loomio
- Lire et commenter les discussions
- Voter dans les sondages
- Voir comment leurs pratiques de gouvernance se déroulent dans Loomio
Vérifier les compétences numériques
Les membres du conseil auront besoin d’un ordinateur ou d’un smartphone connecté à Internet. Ils doivent savoir envoyer et recevoir des courriels, naviguer sur le Web, lire des documents numériques et regarder des vidéos avec le son.
Vérifiez que les membres disposent de tous les éléments suivants :
- un appareil à jour — ordinateur, tablette ou smartphone — permettant d’utiliser la messagerie électronique et un navigateur Web récent
- un accès à Internet par Wi-Fi, câble Ethernet ou forfait de données mobiles (3G ou supérieur)
- la capacité d’envoyer et de recevoir des courriels, de naviguer sur Internet, de télécharger des documents et de lire des vidéos.
Loomio fonctionne avec les navigateurs Web courants, notamment Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox et Apple Safari. Les navigateurs anciens, comme Microsoft Internet Explorer, peuvent ne pas fonctionner.
Si vous rencontrez un problème pour utiliser Loomio sur votre appareil, contactez l’assistance Loomio.
Configurer votre groupe
Description du groupe
La description du groupe est la première chose que les personnes voient en arrivant dans votre groupe Loomio. Rédigez-la pour aider les nouveaux membres à comprendre le rôle du groupe et le travail que vous ferez ensemble. Ajoutez toute information qui les aidera à s’orienter et à participer.
Par exemple, souhaitez la bienvenue aux membres et expliquez-leur que ce groupe est leur espace en ligne pour communiquer et organiser la gouvernance de votre organisation :
- Rappelez aux membres le rôle du conseil d’administration ou du comité.
- Expliquez comment vous comptez utiliser Loomio : préparer les réunions, faire avancer les discussions, prendre des décisions et suivre le travail entre les réunions.
- Précisez qui a accès au groupe et peut lire son contenu et participer.
- Joignez les documents de référence et de gouvernance ou ajoutez des liens vers ceux-ci.
Vérifier les paramètres de confidentialité et les permissions
Les groupes Loomio sont Secret par défaut. Seules les personnes que vous invitez au groupe savent alors qu’il existe.
Consultez les permissions des membres et adaptez-les aux compétences des membres de votre groupe. Au début, retirer certaines permissions peut éviter les confusions. Vous pourrez les rétablir quand tout le monde connaîtra mieux Loomio.
Étiquettes de catégorie
Ajoutez des étiquettes de catégorie adaptées à votre organisation. Les définir à l’avance aidera chacun à les utiliser et à retrouver les discussions et les informations recherchées.
Configurer votre profil personnel
Votre profil personnel aidera les membres de votre groupe à vous reconnaître et à savoir que les messages reçus en votre nom viennent bien de vous.
Gérer les membres du groupe
Vérifiez que tous les membres de votre conseil d’administration ou de votre comité ont été invités dans le groupe et ont accepté leur invitation.
Commencer par une procédure du conseil
Le guide général explique comment aider chacun à commenter et à voter une première fois. Pour un conseil d’administration, poursuivez avec une procédure de gouvernance régulière, comme préparer un ordre du jour, approuver un compte-rendu, examiner un rapport ou prendre une décision simple entre deux réunions.
Convenez si les décisions prises dans Loomio entrent en vigueur dès la publication de leur conclusion ou si elles doivent être ratifiées lors de la réunion suivante. Consignez le quorum convenu, le seuil de voix requis, les personnes autorisées à voter et la procédure de ratification dans la description du groupe ou les documents de gouvernance.