Administration et conservation des documents
L’administration et la conservation de documents fiables pour les audits sont des exigences importantes, et souvent légales, pour votre conseil d’administration ou votre comité.
Les documents électroniques remplacent de plus en plus les documents papier.
Les outils numériques permettent toutefois à votre conseil d’administration de faire bien plus que classer les procès-verbaux des réunions.
Transformez votre conseil d’administration :
« Notre groupe dédié au conseil d’administration a profondément transformé notre fonctionnement, en permettant une gouvernance continue, en améliorant nos délais de réponse et en renforçant notre agilité, notre résilience et notre pérennité… Loomio nous fait économiser des milliers de livres sterling chaque année » - Austen Cordasco, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), services d’accompagnement aux entreprises, Royaume-Uni
Voyons comment organiser le travail, administrer les discussions, protéger les données et conserver les documents dans Loomio.
Administrer les discussions
Loomio propose plusieurs fonctionnalités pour vous aider à administrer les discussions. Elles sont accessibles dans le menu déroulant à droite de la discussion.
Pour tenir la liste des discussions à jour, utilisez :
- Discussion sur les épingles pour épingler les discussions importantes en haut de la liste
- Modifier la discussion pour modifier le titre ou mettre à jour le contexte de la discussion
- *Déplacer dans le groupe * pour déplacer une discussion vers un autre groupe, un sous-groupe ou un groupe d’archivage.
- Verrouiller la discussion pour empêcher tout nouveau commentaire ou toute modification et retirer le fil de la liste des fils ouverts. Les fils verrouillés restent accessibles depuis le filtre des discussions et la barre de recherche, et peuvent être déverrouillés à tout moment.
- Supprimer la discussion lorsque vous ne souhaitez pas en conserver de trace. Les discussions supprimées ne peuvent pas être restaurées.
Tags de catégorie
Les tags de catégorie permettent de classer les discussions pour les retrouver facilement. Définissez des tags et appliquez-les à chaque discussion en veillant à les utiliser de manière cohérente.
Voici des tags couramment utilisés par les conseils d’administration : Administration, Assemblée générale annuelle, Réunion du conseil d’administration, Rapport, Finances, Affaires juridiques, Membres, Procès-verbaux, Planification, Politique, Résolution, Statuts, Assemblée générale, Stratégie.
Les membres du groupe peuvent rechercher des discussions par tag dans le menu déroulant tags.
Garder la discussion centrée sur son sujet
Les discussions sont plus utiles à tous lorsqu’elles restent centrées sur un seul sujet.
Si un nouveau sujet apparaît au cours d’une discussion, vous pouvez sélectionner certains commentaires et les déplacer vers une autre discussion, ou démarrer une nouvelle discussion.
Sous-groupes
Les sous-groupes vous aident à organiser vos communications et vos membres afin de réunir les personnes concernées par un travail commun. Vous pouvez, par exemple, utiliser un sous-groupe pour un sous-comité ou un groupe de travail.
Archiver les documents
Pour conserver une trace de la discussion d’un fil et des décisions prises dans les sondages, utilisez Imprimer le fil et imprimez le fichier au format PDF. Vous pouvez ensuite conserver une copie publiée du fil dans l’espace d’archivage de documents de votre choix.
Pour conserver l’ensemble des données de votre groupe Loomio, utilisez Exporter les données du groupe.
Stockage des données
Les services cloud de Loomio protègent vos données en les enregistrant immédiatement sur plusieurs disques, en les sauvegardant chaque jour et en les stockant dans plusieurs lieux.
Toutes les données des fils, des commentaires, des sondages et des pièces jointes sont stockées de cette manière.
Les fichiers joints aux fils sont également accessibles dans l’onglet Fichiers.
