Administration et conservation des documents
L’administration et la tenue de documents fiables pour les audits sont importantes pour votre conseil d’administration ou votre comité. Elles sont souvent exigées par la loi.
Les documents électroniques remplacent de plus en plus les documents papier.
Les outils numériques permettent aussi à votre conseil de faire bien plus que de classer les procès-verbaux des réunions.
Transformez le fonctionnement de votre conseil :
« Notre groupe du conseil d’administration a profondément changé notre façon de travailler. Il permet une gouvernance continue, réduit nos délais de réponse et renforce notre capacité d’adaptation, notre résilience et notre pérennité… Loomio nous fait économiser des milliers de livres chaque année. » - Austen Cordasco, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), services de soutien aux entreprises, Royaume-Uni
Voici comment organiser le travail, gérer les discussions, protéger les données et conserver les documents dans Loomio.
Gérer les discussions
Pour gérer une discussion, ouvrez le menu déroulant à sa droite. Vous y trouverez plusieurs fonctions.
Pour tenir la liste des discussions à jour, utilisez :
- Discussion sur les épingles pour garder les discussions importantes en haut de la liste
- Modifier la discussion pour changer le titre ou mettre à jour le contexte de la discussion
- *Déplacer dans le groupe * pour déplacer une discussion vers un autre groupe, un sous-groupe ou un groupe d’archives.
- Verrouiller la discussion pour empêcher l’ajout de commentaires ou toute autre modification et retirer la discussion de la liste des discussions ouvertes. Les discussions verrouillées restent accessibles depuis le filtre des discussions et la barre de recherche. Vous pouvez les déverrouiller à tout moment.
- Supprimer la discussion si vous ne souhaitez pas en conserver de trace. Une discussion supprimée ne peut pas être restaurée.
Mots-clés de catégorie
Les mots-clés de catégorie facilitent la recherche des discussions. Définissez des mots-clés et appliquez-les aux discussions de façon cohérente.
Les mots-clés courants pour un conseil d’administration comprennent : Administration, Assemblée générale annuelle, Réunion du conseil, Rapport, Finances, Affaires juridiques, Membres, Procès-verbaux, Planification, Politique, Résolution, Statuts, Assemblée générale, Stratégie.
Les membres du groupe peuvent rechercher des discussions par mot-clé dans le menu déroulant Mots-clés.
Garder une discussion centrée sur son sujet
Une discussion est plus facile à suivre lorsqu’elle reste centrée sur un seul sujet.
Si un nouveau sujet apparaît au cours d’une discussion, vous pouvez sélectionner les commentaires concernés et les déplacer vers une autre discussion, ou créer une nouvelle discussion.
Sous-groupes
Les sous-groupes vous aident à organiser les échanges et les membres pour que les personnes concernées puissent travailler ensemble. Vous pouvez, par exemple, créer un sous-groupe pour un comité ou un groupe de travail.
Archiver les documents
Pour conserver une trace d’une discussion et des décisions prises dans les sondages, utilisez Imprimer la discussion et enregistrez le fichier au format PDF. Vous pouvez ensuite conserver une copie publiée de la discussion dans l’espace d’archivage de votre choix.
Pour conserver une copie complète des données de votre groupe Loomio, utilisez Exporter les données du groupe.
Stockage des données
Les services cloud de Loomio protègent vos données en les enregistrant immédiatement sur plusieurs disques. Des sauvegardes sont effectuées chaque jour et conservées dans plusieurs lieux.
Toutes les données des discussions, commentaires, sondages et pièces jointes sont stockées de cette manière.
Les fichiers joints aux discussions sont également accessibles dans l’onglet Fichiers.
