Préparer une réunion
Les réunions efficaces sont productives, inclusives et collaboratives. Elles renforcent la participation, aident à établir des relations solides et une orientation commune, permettent de prendre de meilleures décisions plus rapidement, favorisent l’inclusion, la créativité et l’innovation, et offrent un espace pour les retours et l’amélioration continue.
Utilisez Loomio pour préparer une réunion efficace : impliquez les personnes dès le départ, définissez ensemble les sujets prioritaires et utilisez au mieux le temps dont vous disposez ensemble.
Si le groupe découvre Loomio, commencez par Présenter Loomio à votre groupe, puis utilisez ce processus de réunion comme première pratique régulière.
Plusieurs actions peuvent rendre votre prochaine réunion de conseil d’administration ou de comité plus efficace…
- Définir les priorités de la réunion et faire le point sur les actions
- Annoncer l’ordre du jour et notifier les membres
- Trouver un horaire de réunion
- Approuver le procès-verbal
- Approuver les rapports
Définir les priorités de la réunion et faire le point sur les actions
Définissez les priorités de la réunion pour consacrer votre temps ensemble aux sujets les plus importants.
Inviter les membres à contribuer à l’ordre du jour aide chacun à partager les mêmes objectifs, à réfléchir aux sujets et à se préparer à participer à la réunion.
Actions : - Concentrez la réunion sur les sujets les plus importants, - Assurez le suivi des actions des réunions précédentes et échangez avec les membres à leur sujet.
Sur Loomio
Utilisez une Discussion Loomio pour préparer votre réunion : * Rappelez aux membres la réunion à venir, * Invitez les membres à commenter les sujets les plus importants à aborder, * Résumez les actions de la réunion précédente et demandez un point sur leur avancement.
Communiquer l’ordre du jour et prévenir les membres
Annoncez la réunion avec un ordre du jour clair. Joignez les documents, ajoutez des liens vers les documents essentiels et prévenez les membres.
Cela permet à chacun de préparer la réunion en lisant les documents et en réfléchissant aux sujets de discussion et aux décisions à prendre. Les membres sont ainsi plus susceptibles d’arriver en connaissant le contexte et en étant prêts pour la réunion.
Actions : - Préparez l’ordre du jour, les documents, les supports et les dossiers du conseil d’administration, - Prévenez les membres de la réunion et envoyez les documents.
Sur Loomio
Utilisez une Discussion Loomio pour préparer la réunion de votre conseil d’administration : * Précisez les détails de la réunion, * Joignez l’ordre du jour, les documents et les autres supports de réunion, ou ajoutez des liens vers ceux-ci, * Invitez les membres en leur envoyant une notification, * Consultez « Vu par » pour savoir qui a lu le fil.
Un fil Loomio fonctionne de manière similaire à un échange par e-mail et présente plusieurs avantages : - Vous pouvez voir qui a lu le fil et envoyer un rappel aux personnes qui ne l’ont pas encore lu, - Les réponses ou commentaires des membres sont visibles par toutes les personnes autorisées à consulter le fil, - Les discussions et les questions concernant l’ordre du jour ou les documents de réunion sont regroupées au même endroit.
Les membres peuvent facilement retrouver toutes les informations sur la réunion au même endroit, ce qui évite les chaînes d’e-mails difficiles à suivre et la perte d’informations importantes dans leur boîte de réception.
Confirmer
Demandez aux membres de laisser un commentaire confirmant qu’ils ont lu l’ordre du jour et les documents et qu’ils sont prêts pour la réunion. Utilisez Vu par pour repérer les personnes qui pourraient avoir besoin d’un rappel.
Trouver un horaire de réunion
Trouver un horaire de réunion peut être une difficulté récurrente pour de nombreux administrateurs.
Sur Loomio
Si vous n’avez pas encore fixé la date et l’heure de la réunion, ou si vous devez trouver un horaire pour une prochaine réunion, vous pouvez utiliser un Sondage horaire.
Le sondage horaire permet de consulter facilement les disponibilités de chacun et de trouver le meilleur horaire. Il réduit le temps et les efforts nécessaires à cette tâche administrative courante.
Les membres situés dans différents fuseaux horaires voient les dates et les heures dans leur propre fuseau horaire.
Lorsque le sondage horaire est clôturé, choisissez le meilleur horaire et envoyez une notification de conclusion accompagnée d’une invitation de calendrier, afin que les membres puissent ajouter la réunion à leur calendrier.
Approuver le procès-verbal
L’approbation ou la ratification du procès-verbal est une pratique habituelle pour les réunions formelles et une bonne pratique pour toutes les réunions.
Le procès-verbal consigne le déroulement de la réunion, les principaux points soulevés pendant la discussion, les décisions prises et les votes exprimés. Il indique les actions convenues et les personnes responsables, et sert souvent de point de départ à la réunion suivante.
Le procès-verbal sert de rappel aux personnes présentes, informe les personnes absentes et constitue un document à consulter en cas de conflit.
Sur Loomio
Publiez le procès-verbal dans le fil Loomio de la réunion quelques jours après celle-ci et invitez les participants à l’approuver. Les membres peuvent ainsi le consulter alors que la réunion est encore présente dans leur esprit et se rappeler les actions qui leur incombent. Cela permet aussi de gagner du temps pendant votre réunion.
L’exemple ci-dessus utilise un sondage Choisir avec deux options : « Accepter » ou « Réviser ».
Lorsque tout le monde a voté et que le sondage est clôturé, rédigez une conclusion pour que chacun sache ce qui a été décidé.
Si vos pratiques exigent une approbation formelle lors de la réunion suivante, prévoyez un point à l’ordre du jour pour prendre acte des sondages et des décisions prises sur Loomio et les confirmer, puis consignez cette confirmation dans le procès-verbal.
Par exemple ; « Quelqu’un souhaite-t-il modifier ses votes dans Loomio ? Si personne ne le souhaite, décidons d’approuver formellement les sondages réalisés dans Loomio au cours de la période écoulée. »
Approuver les rapports
La plupart des ordres du jour prévoient du temps pour présenter, discuter et approuver des rapports ; par exemple, ceux de la direction générale, des finances, des opérations, de la santé et de la sécurité, ainsi que les rapports de projet.
Les rapports aident chacun à disposer des mêmes informations, mais ils peuvent prendre un temps précieux en réunion qui pourrait être utilisé plus efficacement.
Sur Loomio
Joignez les rapports à votre fil de réunion ou ajoutez des liens vers ceux-ci, et invitez les membres à poser leurs questions avant la réunion.
Les membres reçoivent et lisent les rapports au moment et à l’endroit qui leur conviennent. Pendant leur lecture et leur réflexion, ils peuvent commenter, poser des questions et consulter les réponses dans Loomio.
Une question posée par un membre peut intéresser d’autres membres. Lorsqu’une personne y répond, sa réponse est visible par tous les membres du groupe Loomio.
À mesure que les membres prennent l’habitude de discuter des rapports dans Loomio, gagnez encore du temps en demandant leur approbation avant la réunion.
Si vos pratiques exigent une approbation formelle lors de la réunion suivante, prévoyez un point à l’ordre du jour pour prendre acte des sondages et des décisions prises sur Loomio et les confirmer, puis consignez cette confirmation dans le procès-verbal.
Par exemple ; « Quelqu’un souhaite-t-il modifier ses votes dans Loomio ? Si personne ne le souhaite, décidons d’approuver formellement les sondages réalisés dans Loomio au cours de la période écoulée. »