Préparer une réunion

Une réunion efficace permet de travailler ensemble, de faire participer chacun et de prendre des décisions plus éclairées et plus rapides. Elle renforce les relations, aide à trouver un accord, favorise la créativité et offre un espace pour les retours et l’amélioration continue.

Utilisez Loomio pour préparer une réunion efficace. Faites participer les personnes concernées dès le départ, concentrez-vous sur les sujets les plus importants et profitez au mieux du temps passé ensemble.

Si votre groupe découvre Loomio, commencez par Présenter Loomio à votre groupe, puis utilisez cette méthode de préparation des réunions comme premier processus régulier.

Voici plusieurs façons de rendre votre prochaine réunion du conseil ou du comité plus efficace…

Définir les priorités de la réunion et faire le point sur les actions

Définissez les priorités de la réunion pour consacrer le temps passé ensemble aux sujets les plus importants.

Inviter les membres à contribuer à l’ordre du jour aide chacun à réfléchir aux sujets, à se mettre d’accord sur les priorités et à se préparer à la réunion.

Actions : - concentrer la réunion sur les sujets les plus importants, - faire le point avec les membres sur les actions décidées lors des réunions précédentes.

Sur Loomio

Utilisez une Discussion Loomio pour préparer votre réunion : * rappelez aux membres la date de la réunion, * invitez-les à commenter les sujets à traiter en priorité, * récapitulez les actions décidées lors de la réunion précédente et demandez où elles en sont.

Communiquer l’ordre du jour et envoyer une notification

Annoncez la réunion avec un ordre du jour clair. Joignez les documents utiles, ajoutez des liens vers les documents essentiels et informez les membres.

Chacun peut ainsi lire les documents, réfléchir aux sujets à discuter et aux décisions à prendre. Les membres arrivent à la réunion avec les informations nécessaires pour y participer.

Actions : - préparer l’ordre du jour, les documents et les dossiers destinés au conseil, - informer les membres de la réunion et leur transmettre les documents.

Sur Loomio

Utilisez une Discussion Loomio pour préparer votre réunion du conseil : * indiquez les détails de la réunion, * joignez l’ordre du jour et les autres documents, ou ajoutez des liens vers ceux-ci, * invitez les membres au moyen d’une notification, * consultez « Vu par » pour savoir qui a lu le fil de discussion.

Un fil de discussion Loomio offre plusieurs avantages par rapport à un courriel : - vous pouvez voir qui l’a lu et envoyer un rappel aux autres membres, - les réponses et commentaires des membres sont visibles par toutes les personnes autorisées à consulter le fil de discussion, - les échanges et les questions sur l’ordre du jour ou les documents restent au même endroit.

Les membres trouvent toutes les informations sur la réunion au même endroit. Ils évitent ainsi les longues chaînes de courriels et retrouvent plus facilement les informations importantes.

Confirmer

Demandez aux membres de confirmer dans un commentaire qu’ils ont lu l’ordre du jour et les documents, et qu’ils sont prêts pour la réunion. Utilisez Vu par pour savoir à qui envoyer un rappel.

Trouver une date pour la réunion

Trouver un créneau qui convient à tout le monde demande souvent du temps aux personnes qui organisent la réunion.

Sur Loomio

Si la date et l’heure de la réunion ne sont pas encore fixées, ou si vous cherchez un créneau pour une prochaine réunion, utilisez un Sondage horaire de réunion.

Le sondage horaire permet de voir les disponibilités de chacun et de trouver le meilleur créneau. Il réduit le temps nécessaire à cette tâche d’organisation.

Les membres situés dans différents fuseaux horaires voient les dates et les heures dans leur propre fuseau horaire.

À la clôture du sondage horaire, choisissez le meilleur créneau et envoyez une notification de conclusion accompagnée d’une invitation de calendrier. Les membres pourront ainsi ajouter la réunion à leur calendrier.

Approuver le compte-rendu

L’approbation du compte-rendu est une pratique habituelle pour les réunions formelles et utile pour toutes les réunions.

Le compte-rendu conserve une trace de la réunion, des principaux points discutés, des décisions prises et des votes. Il précise les actions convenues et les personnes responsables. Il sert souvent de point de départ à la réunion suivante.

Le compte-rendu rappelle aux personnes présentes ce qui a été décidé, informe les personnes absentes et peut être consulté en cas de désaccord.

Sur Loomio

Publiez le compte-rendu dans le fil de discussion de la réunion quelques jours après celle-ci et invitez les personnes présentes à l’approuver. Les échanges sont encore récents, et le compte-rendu rappelle aux membres les actions dont ils sont responsables. Cela permet aussi de gagner du temps lors de la réunion suivante.

L’exemple ci-dessus utilise un sondage Choisir avec deux options : « Accepter » et « Réviser ».

Une fois que tout le monde a voté et que le sondage est clos, publiez une conclusion pour informer chacun de la décision.

Si vos réunions exigent une approbation formelle lors de la réunion suivante, inscrivez à l’ordre du jour la confirmation des sondages et des décisions pris sur Loomio. Consignez ensuite cette confirmation dans le compte-rendu.

Par exemple : « Quelqu’un souhaite-t-il modifier son vote sur Loomio ? Si ce n’est pas le cas, approuvons formellement les sondages réalisés sur Loomio depuis la dernière réunion. »

Approuver les rapports

La plupart des ordres du jour prévoient la présentation, la discussion et l’approbation de rapports : rapports de la direction générale, des finances, des opérations, de la santé et de la sécurité, ou rapports de projet.

Les rapports aident tout le monde à disposer des mêmes informations, mais leur présentation peut prendre du temps qui serait mieux utilisé pour d’autres échanges pendant la réunion.

Sur Loomio

Joignez les rapports au fil de discussion de votre réunion, ou ajoutez des liens vers ceux-ci, puis invitez les membres à poser leurs questions avant la réunion.

Les membres reçoivent les rapports et les lisent au moment et à l’endroit qui leur conviennent. Pendant leur lecture, ils peuvent laisser des commentaires, poser des questions et consulter les réponses sur Loomio.

La question d’un membre peut intéresser les autres. Lorsqu’une personne y répond, tous les membres du groupe Loomio peuvent voir sa réponse.

Quand les membres ont pris l’habitude de discuter des rapports sur Loomio, vous pouvez gagner encore du temps en demandant leur approbation avant la réunion.

Si vos réunions exigent une approbation formelle lors de la réunion suivante, inscrivez à l’ordre du jour la confirmation des sondages et des décisions pris sur Loomio. Consignez ensuite cette confirmation dans le compte-rendu.

Par exemple : « Quelqu’un souhaite-t-il modifier son vote sur Loomio ? Si ce n’est pas le cas, approuvons formellement les sondages réalisés sur Loomio depuis la dernière réunion. »