Conclure

Conclusions et prochaines étapes

Confirmer la conclusion aide le groupe à voir que la discussion collective a atteint ses objectifs. La personne qui anime peut résumer les décisions prises et les présenter au groupe pour répondre à quelques questions essentielles :

Qu’avons-nous fait ?
Qu’est-ce que cela signifie ?
Que va-t-il se passer maintenant ?
Quelle est ma responsabilité ?
Qu’est-ce qui changera grâce à cette expérience ?

Les réponses sont parfois concrètes, comme une liste d’actions à mener. Elles peuvent aussi être plus abstraites, comme une meilleure compréhension commune.

Sur Loomio

Les conclusions sont un outil important. La fin d’une proposition ne marque pas tout à fait la fin du processus : il faut encore en faire la synthèse. C’est le rôle de la fonction de conclusion.
De nombreuses discussions sur Loomio se terminent naturellement, sans proposition ni publication de conclusion. Elles restent utiles. Vous pouvez ajouter une synthèse dans la zone de contexte pour pouvoir la consulter plus tard.
Si certaines personnes doivent agir, vous pouvez les @mentionner par leur nom. Elles recevront une notification.

Faire le bilan et conserver les acquis

Pour comprendre le sens d’une expérience, replacez-la dans son contexte. Quelle place ce moment occupe-t-il dans la progression du groupe ? Quelle forme donner à ce que vous en avez appris : un récit, un rapport, un changement, un appel à l’action ?

Une expérience se vit dans l’instant, mais ses effets dépendent souvent de la façon dont vous la décrivez et la rendez réutilisable. Sans trace, vous risquez de l’oublier, d’écarter les personnes absentes ou de devoir refaire le même travail. Une documentation ou un compte rendu concret aide souvent le groupe à collaborer.

Sur Loomio

Sur Loomio, les échanges constituent eux-mêmes une trace du processus. Les groupes disposent ainsi d’archives sans travail supplémentaire.
Plusieurs fonctions aident à retrouver et à conserver ces échanges : la recherche, la liste des « décisions précédentes » et l’option d’impression d’une discussion.
Les offres Premium permettent d’exporter toutes les données de votre groupe sur Loomio.
De nombreux groupes utilisent Loomio pour réunir des contenus provenant de différents canaux. Ils peuvent, par exemple, annoncer une réunion et préparer son ordre du jour sur Loomio, se réunir en personne, puis publier le compte rendu et prendre les décisions associées dans le même fil de discussion. Le groupe conserve ainsi une trace des échanges qui ont eu lieu hors ligne.

Passer de la discussion à l’action

À un moment donné, il faut revenir aux réalités extérieures à la discussion. Il suffit parfois d’explorer des idées et des ressentis, sans se préoccuper de leur mise en œuvre. Mais, le plus souvent, un groupe doit agir concrètement pour atteindre ses objectifs. Cette transition fait partie du processus d’animation.

C’est à ce stade que le processus collectif rencontre les autres modes de fonctionnement de l’organisation. La personne qui anime doit aider le groupe à déterminer comment les articuler. Voici quelques questions à examiner :

Pouvoir de décision — Qui prend réellement les décisions ? Que faut-il pour que les idées deviennent réalité ?
Gestion — Comment ce travail s’inscrit-il parmi les autres priorités ? De quoi dépend-il ?
Délégation — Qui prendra en charge les prochaines étapes ? Comment ces personnes rendront-elles compte de leurs actions ?
Communication — Comment ce processus ou cette discussion seront-ils présentés aux autres ? Que doivent-ils savoir ?
Administration — Comment les informations seront-elles transférées d’un outil à un autre, par exemple vers un outil de suivi des tâches ou de communication ? Où seront-elles conservées ?

Si ces questions risquent de bloquer le groupe, mieux vaut les aborder avant la conclusion. Par exemple, si les personnes participantes n’ont pas le pouvoir d’appliquer le changement qu’elles ont décidé, elles peuvent se sentir découragées. Tenez compte de ces contraintes dès la préparation du processus et définissez en conséquence la portée de la collaboration.

Sur Loomio

Vous pouvez @mentionner les personnes chargées d’agir à la suite d’une décision.
De nombreux groupes intègrent le contenu de Loomio à leurs autres méthodes de travail. Ils peuvent, par exemple, examiner les décisions prises sur Loomio lors de réunions régulières en personne ou reporter les conclusions dans leur outil de suivi des tâches.
Une décision explicite amène naturellement la question : « D’accord, comment allons-nous la mettre en œuvre ? »
La création d’un groupe Loomio soulève souvent une question importante : « Qui doit participer pour que ces décisions débouchent sur des actions ? » Sans les parties prenantes, les responsables ou les personnes chargées de l’administration, le processus risque de se bloquer.

Savoir quand conclure

Il est important de bien terminer un processus. Une clôture claire aide les personnes participantes à sentir qu’il est achevé. Le processus prend parfois fin faute de temps, parfois parce que ses objectifs ont été atteints. Soyez attentif aux signes, explicites ou non, qui indiquent si chaque personne et le groupe dans son ensemble considèrent qu’une étape est terminée.

Les personnes participantes attendent souvent de la personne qui dirige ou anime une confirmation de la fin du processus. Mieux vaut généralement l’annoncer clairement. Vous pouvez indiquer que la séance se termine, récapituler les décisions ou les prochaines étapes, puis saluer tout le monde. Certains groupes ont aussi un rituel de clôture, comme un tour de table final. Une séance qui s’arrête sans conclusion claire peut laisser un sentiment d’inachevé.

Sur Loomio

Sur Loomio, publier la conclusion d’une décision est le signe le plus clair que le processus est terminé.
Certains groupes utilisent la fonction verrouiller le fil de discussion pour empêcher de nouvelles modifications et limiter l’encombrement.
Désactiver un groupe constitue la forme de clôture la plus définitive. Après cela, personne ne peut plus y contribuer.
Un groupe Loomio peut rester en place même si son activité varie. Il peut donc être utile de marquer la fin d’une étape, même si le groupe reprend ses activités plus tard.