Conclure

Conclusions et prochaines étapes

Confirmer la conclusion peut être essentiel pour avoir le sentiment que les objectifs d’une discussion collaborative ont été atteints. La personne qui anime la discussion peut faire la synthèse des décisions et la présenter au groupe, afin que chacun reparte avec des réponses à quelques questions clés :

• Qu’avons-nous fait ?
• Qu’est-ce que cela signifie ?
• Que va-t-il se passer maintenant ?
• Quelle est ma responsabilité ?
• Qu’est-ce qui va changer grâce à cette expérience ?

Parfois, les réponses à ces questions sont très concrètes, comme des actions à mener. D’autres fois, elles sont plus abstraites, comme l’approfondissement d’une compréhension commune.

Sur Loomio

• Les conclusions sont un outil très important. La clôture d’une proposition n’est pas tout à fait la fin : il reste à formuler une synthèse claire. C’est à cela que sert la fonctionnalité de conclusion.
• De nombreuses discussions sur Loomio se terminent naturellement sans utiliser de propositions ni publier de conclusions. Ces discussions restent très utiles, et vous pouvez mettre à jour la zone de contexte avec un résumé de la conclusion pour pouvoir vous y référer plus tard.
• Si des personnes précises ont des actions à mener, vous pouvez faire une @mention de leur nom pour qu’elles reçoivent une notification.

Rendre compte et recueillir les enseignements

Pour comprendre le sens d’une expérience, vous devez examiner comment elle s’inscrit dans un contexte plus large. Quelle place ce moment occupait-il dans notre progression globale ? Quelle forme prendra ce que nous avons appris de cette expérience — un récit, un compte rendu, un changement, un appel à l’action ?

L’expérience se vit sur le moment, mais son impact vient souvent du fait de lui donner une forme concrète et un nom, pour pouvoir l’utiliser et s’y référer. Sinon, vous risquez de l’oublier, d’exclure les personnes qui n’étaient pas présentes ou de devoir la répéter plus tard. Une documentation ou un compte rendu concret facilite souvent une collaboration productive.

Sur Loomio

• Loomio documente automatiquement le processus — les échanges en constituent les notes à mesure qu’il avance. Les groupes disposent ainsi d’archives riches, sans effort supplémentaire.
• Plusieurs fonctionnalités permettent de recueillir et d’archiver ces informations : la recherche, la liste des « décisions précédentes » et l’option permettant d’imprimer une discussion.
• Les forfaits Premium permettent d’exporter toutes les données Loomio de votre groupe.
• De nombreux groupes utilisent Loomio pour rassembler du contenu provenant de différents canaux. Par exemple, ils annoncent une réunion et préparent son ordre du jour sur Loomio, tiennent la réunion en personne, publient ensuite le compte rendu sur Loomio et prennent les décisions associées dans le même fil. Cela étend la capacité de Loomio à recueillir les informations au-delà des échanges en ligne.

Passer de la discussion à l’action

Il arrive un moment où vous devez revenir aux réalités extérieures à la réunion. Parfois, il suffit de travailler sur des idées et des ressentis, sans se préoccuper de leur mise en œuvre. Mais, en général, un groupe n’atteindra pas ses objectifs sans traduire ses conclusions en actions concrètes. Cette transition fait partie intégrante du processus animé.

C’est à ce moment que le processus collaboratif rejoint d’autres modes de fonctionnement de l’organisation, et que la personne qui l’anime doit aider à déterminer comment les articuler. Ils peuvent concerner :

• Pouvoir — Qui prend réellement les décisions ? Que doit-il se passer pour que les idées deviennent réalité dans ce cadre ?
• Gestion — Comment cela s’articule-t-il avec les autres priorités ? Quelles dépendances pourraient exister ?
• Délégation — Qui prendra la responsabilité des prochaines étapes ? Ces personnes devront-elles rendre compte de leurs actions ?
• Communication — Comment ce processus ou cette discussion sera-t-il présenté aux autres ? Que doivent-ils savoir ?
• Administration — Comment les informations d’un système seront-elles saisies dans un autre, comme un outil de suivi des tâches ou de communication ? Où seront-elles conservées ?

Si ces questions présentent des obstacles, attendre la conclusion pour s’en rendre compte peut être préjudiciable. Par exemple, si les participants n’ont pas réellement le pouvoir de mettre en œuvre un changement qu’ils ont décidé, ils auront le sentiment d’avoir échoué. Anticipez ces réalités dès la mise en place du processus et définissez le périmètre de la collaboration en conséquence.

Sur Loomio

• Vous pouvez faire une @mention du nom des personnes qui mettront en œuvre une décision.
• De nombreux utilisateurs intègrent le contenu de Loomio aux autres outils et processus de leur organisation par différents moyens, par exemple en examinant les décisions prises sur Loomio lors de réunions régulières en personne, ou en transférant les conclusions dans leur système de suivi des tâches.
• Prendre une décision explicite amène naturellement les personnes à demander : « D’accord, mais comment allons-nous la mettre en œuvre ? »
• Créer un groupe Loomio fait souvent émerger des questions importantes comme : « Qui doit participer ici pour transformer ces décisions en actions ? » Si des parties prenantes clés, des responsables ou des administrateurs manquent, vous risquez de vous retrouver bloqués.

Marquer clairement la fin

Il est important de bien terminer. La clôture d’un processus comporte un rituel, et son absence peut laisser les personnes dans l’incertitude. Parfois, le processus se termine faute de temps, et parfois parce que certains objectifs ont été atteints. Repérez les signes implicites et explicites qui indiquent si les personnes, et le groupe dans son ensemble, peuvent considérer qu’un processus ou une phase est terminé.

Les participants attendent souvent de la personne qui dirige ou anime le processus qu’elle confirme sa fin, et il est généralement utile de l’annoncer clairement. Cela peut prendre la forme d’une annonce indiquant que la séance se termine, d’un récapitulatif des décisions ou des prochaines étapes, puis d’un au revoir à chacun. D’autres groupes ont des pratiques établies, comme un tour de table de clôture. Laisser une séance se terminer sans conclusion claire peut laisser une impression désagréable.

Sur Loomio

• La publication de la conclusion d’une décision est le signe le plus clair de clôture sur Loomio.
• Certains groupes utilisent la fonctionnalité Verrouiller le fil pour empêcher toute modification supplémentaire et limiter l’encombrement.
• Désactiver un groupe est la manière la plus définitive de le clôturer. Personne ne peut plus y publier quoi que ce soit ensuite.
• Les groupes Loomio peuvent rester en place même si leur activité varie. Il peut donc être utile de marquer des étapes, comme la fin d’une phase particulière, même si le groupe reprend ses activités plus tard.