Prendre des résolutions et des décisions en ligne
Les membres des conseils d’administration et des comités doivent souvent prendre des décisions entre deux réunions. Ces décisions et discussions peuvent être nécessaires dans les cas suivants :
- La réunion du conseil n’a pas laissé assez de temps pour prendre une décision,
- la décision demande peu de discussion, notamment s’il s’agit d’une question administrative,
- un événement interne ou externe exige que le conseil agisse avant sa prochaine réunion,
- un membre du conseil souhaite examiner un sujet particulier avec les autres membres.
Sur Loomio
Lancez une discussion : - Présentez le sujet ou la décision à prendre, - invitez les membres du conseil à donner leur avis et à partager les informations dont ils disposent, afin que chacun puisse comprendre leur point de vue sur le sujet ou la décision à traiter entre deux réunions, - encouragez les membres à participer en publiant des commentaires ou en y répondant.
Quand vous êtes prêts, lancez un Sondage et invitez les membres à voter. Si la question est simple, utilisez une Proposition. Si elle est plus complexe, utilisez un sondage Vérification des sens pour demander clairement aux autres membres ce qu’ils pensent de la proposition. - Énoncez la décision à prendre et invitez les personnes à voter, - demandez-leur d’expliquer leur vote, surtout si elles souhaitent apporter des précisions, - choisissez les options de vote adaptées aux procédures de décision de votre conseil. - Vous pourrez ratifier la décision prise entre deux réunions et la consigner dans le procès-verbal de la prochaine réunion du conseil.
L’absence d’accord n’est pas un échec. Vous pouvez demander aux membres quels changements leur permettraient d’approuver la décision. Leurs réponses peuvent aider à améliorer la proposition. Une nouvelle proposition intégrant ces modifications aura davantage de chances de recueillir un accord.
Publiez une conclusion à la clôture de la proposition. Indiquez à tout le monde quelle décision a été prise et quelles seront les prochaines étapes.
Exemples de décisions prises entre deux réunions
Décision concernant l’achat d’un bien immobilier
Lors de sa dernière réunion, le conseil a discuté de l’achat d’un bien immobilier. Un membre a demandé un rapport d’expertise indépendant avant de prendre une décision. Le conseil a accepté l’achat sous réserve d’un rapport satisfaisant. Comme l’achat doit avoir lieu avant la prochaine réunion, le conseil a convenu de déposer le rapport sur Loomio dès qu’il serait disponible. Les membres pourront alors en discuter et prendre la décision définitive sur Loomio.
Décision d’accepter le renouvellement de l’assurance responsabilité civile des administrateurs et dirigeants
Lors d’une réunion, le conseil a constaté que le renouvellement annuel de cette assurance approchait. Considérant qu’il s’agissait d’une question administrative, il a convenu d’utiliser Loomio pour discuter de la demande de renouvellement, recueillir les informations nécessaires auprès de chaque membre, déposer la demande et accepter le devis.
Une atteinte à la sécurité s’est produite dans l’un de nos établissements
Une intrusion et un vol de biens ont mis l’organisation et son personnel en danger. Les membres du conseil doivent être informés de l’événement et des risques, puis évaluer la réponse à apporter.
Un membre du conseil soulève la question de la diversité des genres et des profils au sein du conseil
Ce membre a présenté des arguments et des éléments montrant que le conseil devrait diversifier sa composition pour mieux représenter l’organisation. Les autres membres doivent examiner ces informations, poser des questions, discuter du sujet et décider comment y répondre.
Conserver une trace des décisions et des discussions qui les étayent
La tenue de registres est une obligation légale pour les conseils d’administration et une bonne pratique pour les comités.
Aujourd’hui, de nombreuses organisations conservent sous forme électronique leurs procès-verbaux officiels, résolutions, politiques et décisions importantes. Ces documents sont créés et approuvés, diffusés et utilisés, puis conservés et archivés avant d’être finalement supprimés.
Sur Loomio
Vous pouvez joindre des procès-verbaux, rapports, résolutions et autres documents à une discussion de réunion, dans son contexte, dans un sondage ou dans un commentaire. Les documents restent ainsi associés à la discussion concernée.
Vous trouverez également la liste des fichiers dans l’onglet Fichiers.
Vous pouvez aussi ajouter, dans une discussion ou un sondage, un lien vers un document conservé dans votre système de gestion documentaire. Trouvez le lien de partage du document, puis copiez-le et collez-le dans la discussion, le sondage ou un commentaire.
Toute personne autorisée peut alors cliquer sur le lien pour ouvrir et lire le document.
Les discussions et les décisions étant consignées dans Loomio, vous pouvez vérifier les décisions de votre conseil. Vous pouvez retrouver ce qui a été décidé et à quelle date. Si les membres du conseil ont discuté, laissé des commentaires et voté sur une résolution, vous pouvez également comprendre comment et pourquoi la décision a été prise.
Au fil du temps, vous constituez pour votre organisation un historique dans lequel vous pouvez facilement rechercher les décisions passées et les discussions associées.
Dans Loomio, toutes les données sont enregistrées sur plusieurs disques et à plusieurs endroits, dans le cloud, avec une sauvegarde quotidienne. Les fichiers déposés sont conservés sur des serveurs conçus pour limiter les goulets d’étranglement et les points de défaillance.