Prendre des résolutions et des décisions en ligne

Les membres des conseils d’administration et des comités ont souvent besoin de prendre des décisions « hors séance ». Il s’agit de décisions et de discussions de gouvernance dans les situations suivantes :

• Le temps a manqué pour prendre une décision lors de la réunion du conseil d’administration,
• la décision nécessite peu de discussion (notamment pour les décisions administratives),
• un événement interne ou externe exige que le conseil agisse avant la prochaine réunion,
• un membre du conseil souhaite examiner un sujet particulier avec le conseil.

Sur Loomio

Créez un fil et ouvrez une discussion : - Présentez le sujet ou la décision que vous souhaitez prendre, - invitez les membres du conseil à partager dans des commentaires leurs réflexions, leurs opinions et toute information dont ils disposent pour aider chacun à comprendre leur point de vue sur le sujet ou la décision à traiter en dehors d’une réunion, - encouragez les membres à participer en publiant des commentaires ou en y répondant.

Lorsque vous êtes prêts, lancez un Sondage et invitez les membres à voter. Si la question est simple, utilisez une Proposition. Si elle est plus complexe, utilisez un sondage Prise de température pour demander clairement aux autres membres ce qu’ils pensent de la proposition. - Énoncez la décision et invitez les personnes à voter, - demandez aux personnes de donner une raison pour leur vote, notamment si elles souhaitent nuancer certains points, - choisissez les options de décision adaptées aux processus de prise de décision de votre conseil. - Vous pouvez ratifier la décision prise en dehors d’une réunion et la consigner au procès-verbal lors de votre prochaine réunion du conseil.

L’absence d’accord sur une décision n’est pas un échec. Vous pouvez demander aux membres quelles modifications leur permettraient de donner leur accord. Cela vous aide à élaborer une meilleure décision. Une nouvelle proposition intégrant ces modifications aura alors davantage de chances de recueillir un accord.

Rédigez une conclusion lorsque la proposition est clôturée. Informez tout le monde de la décision prise et des prochaines étapes.

Exemples de décisions hors séance

Décision concernant un achat immobilier

Lors de la dernière réunion du conseil, un achat immobilier a été discuté. Un membre du conseil a demandé un rapport d’expertise technique indépendant avant de prendre la décision. Pendant la réunion, le conseil a convenu d’acheter le bien sous réserve d’un rapport satisfaisant. Toutefois, l’achat devant être effectué avant la prochaine réunion, le conseil a convenu de déposer le rapport sur Loomio dès qu’il serait prêt, afin d’en discuter et de prendre la décision finale concernant l’achat sur Loomio.

Un incident de sécurité s’est produit dans l’un de nos établissements

Une intrusion avec effraction et un vol de biens ont eu lieu, mettant en danger l’organisation et le personnel. Les membres du conseil doivent être informés de l’événement et des risques, et évaluer la réponse appropriée.

Un membre du conseil a interpellé le conseil sur sa composition en matière de genre et de diversité

Ce membre a présenté des arguments et des éléments probants montrant que le conseil devrait diversifier sa composition pour mieux représenter l’organisation. Les membres du conseil doivent examiner les informations, poser des questions, discuter du sujet et décider de la réponse à apporter.