Prendre des résolutions et des décisions en ligne
Les membres des conseils d’administration et des comités ont souvent besoin de prendre des décisions « hors séance ». Il s’agit de décisions et de discussions de gouvernance dans les situations suivantes :
- Le temps a manqué pour prendre une décision lors de la réunion du conseil d’administration,
- la décision nécessite peu de discussion (notamment pour les décisions administratives),
- un événement interne ou externe exige que le conseil agisse avant la prochaine réunion,
- un membre du conseil souhaite examiner un sujet particulier avec le conseil.
Sur Loomio
Créez un fil et ouvrez une discussion : - Présentez le sujet ou la décision que vous souhaitez prendre, - invitez les membres du conseil à partager dans des commentaires leurs réflexions, leurs opinions et toute information dont ils disposent pour aider chacun à comprendre leur point de vue sur le sujet ou la décision à traiter en dehors d’une réunion, - encouragez les membres à participer en publiant des commentaires ou en y répondant.
Lorsque vous êtes prêts, lancez un Sondage et invitez les membres à voter. Si la question est simple, utilisez une Proposition. Si elle est plus complexe, utilisez un sondage Prise de température pour demander clairement aux autres membres ce qu’ils pensent de la proposition. - Énoncez la décision et invitez les personnes à voter, - demandez aux personnes de donner une raison pour leur vote, notamment si elles souhaitent nuancer certains points, - choisissez les options de décision adaptées aux processus de prise de décision de votre conseil. - Vous pouvez ratifier la décision prise en dehors d’une réunion et la consigner au procès-verbal lors de votre prochaine réunion du conseil.
L’absence d’accord sur une décision n’est pas un échec. Vous pouvez demander aux membres quelles modifications leur permettraient de donner leur accord. Cela vous aide à élaborer une meilleure décision. Une nouvelle proposition intégrant ces modifications aura alors davantage de chances de recueillir un accord.
Rédigez une conclusion lorsque la proposition est clôturée. Informez tout le monde de la décision prise et des prochaines étapes.
Exemples de décisions hors séance
Décision concernant un achat immobilier
Lors de la dernière réunion du conseil, un achat immobilier a été discuté. Un membre du conseil a demandé un rapport d’expertise technique indépendant avant de prendre la décision. Pendant la réunion, le conseil a convenu d’acheter le bien sous réserve d’un rapport satisfaisant. Toutefois, l’achat devant être effectué avant la prochaine réunion, le conseil a convenu de déposer le rapport sur Loomio dès qu’il serait prêt, afin d’en discuter et de prendre la décision finale concernant l’achat sur Loomio.
Décision d’accepter une assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants
Lors de la réunion du conseil, il a été signalé que le renouvellement annuel de l’assurance approchait. Cette question étant considérée comme administrative, le conseil a convenu d’utiliser Loomio pour discuter de la demande de renouvellement, recueillir les informations nécessaires auprès de chaque membre du conseil, soumettre la demande et accepter le devis de renouvellement de l’assurance.
Un incident de sécurité s’est produit dans l’un de nos établissements
Une intrusion avec effraction et un vol de biens ont eu lieu, mettant en danger l’organisation et le personnel. Les membres du conseil doivent être informés de l’événement et des risques, et évaluer la réponse appropriée.
Un membre du conseil a interpellé le conseil sur sa composition en matière de genre et de diversité
Ce membre a présenté des arguments et des éléments probants montrant que le conseil devrait diversifier sa composition pour mieux représenter l’organisation. Les membres du conseil doivent examiner les informations, poser des questions, discuter du sujet et décider de la réponse à apporter.
Conserver une trace des décisions prises et des discussions qui les ont éclairées
La tenue de dossiers est une obligation légale pour les conseils d’administration et une bonne pratique pour les comités.
Aujourd’hui, de nombreuses organisations consignent et conservent leurs procès-verbaux officiels, résolutions, politiques et décisions importantes sous forme électronique. Les documents sont créés et approuvés, diffusés et utilisés, conservés et stockés, puis finalement éliminés.
Sur Loomio
Les procès-verbaux, rapports, résolutions et autres documents peuvent être joints au fil d’une réunion, dans le contexte du fil, dans un sondage ou dans n’importe quel commentaire du fil. Les documents restent ainsi associés à la discussion concernée.
Vous trouverez également une liste des fichiers dans l’onglet Fichiers.
Vous pouvez aussi ajouter, dans un fil ou un sondage, un lien vers un document stocké dans le système de gestion documentaire de votre choix. Trouvez le lien de partage en ligne du document, puis copiez-le et collez-le dans votre fil, votre sondage ou votre commentaire.
Toute personne disposant des autorisations nécessaires peut ensuite cliquer sur le lien pour ouvrir et lire le document.
Les discussions et les décisions sur Loomio étant systématiquement consignées, vous disposez d’un moyen fiable de vérifier l’ensemble des décisions prises par votre conseil. Vous pouvez facilement montrer ce qui a été décidé et à quel moment. Si les membres du conseil ont discuté et publié des commentaires, en plus de voter sur une résolution, vous saurez également comment et pourquoi chaque décision a été prise.
Au fil du temps, vous constituez un historique de votre organisation dans lequel vous pouvez facilement rechercher et retrouver les décisions passées et les discussions associées.
Dans Loomio, toutes les données sont enregistrées et stockées sur plusieurs disques et dans plusieurs lieux, dans le cloud, avec une sauvegarde quotidienne. Les fichiers déposés sont stockés sur des serveurs qui utilisent des techniques modernes pour éliminer les goulets d’étranglement et les points de défaillance.