Préparation

Pour chaque minute passée avec le groupe, prévoyez 3 minutes de préparation. Cela signifie consacrer trois heures à préparer une séance d’une heure. Ne réduisez votre temps de préparation qu’à mesure que vous gagnez en expérience.

— Silvia Zuur

Comprendre la finalité

Clarifier la finalité est l’une des contributions les plus utiles d’une personne expérimentée en facilitation — si elle aide le groupe à bien la définir, tout le reste devient possible. La finalité concerne aussi bien le groupe dans son ensemble que chaque discussion ou décision. Elle permet de choisir les outils à utiliser, les interventions à mener et les conclusions à viser. L’absence de compréhension commune de cette finalité peut compromettre une discussion, voire le groupe lui-même.

Revenez toujours aux questions qui vous ont permis de définir la finalité pour vérifier que vous répondez à ce que les participants souhaitent apprendre ou accomplir. — Silvia Zuur

Sur Loomio

• L’application propose des espaces pour préciser la finalité, comme les champs description du groupe et contexte de la discussion.
• Si la finalité de votre groupe n’est pas encore claire, une discussion Loomio sur cette finalité est un bon point de départ.
• Nos analyses (statistiques sur l’utilisation du logiciel) montrent que les groupes dont la finalité est claire et partagée réussissent mieux.
• Les témoignages de clients et études de cas que nous avons recueillis soulignent l’importance de définir une finalité collective.

Réorganiser le mobilier

L’aménagement de l’espace dans lequel vous invitez les personnes influence fortement leur expérience. Chaque rencontre est unique et mérite un aménagement adapté. Un cadre familier procure un sentiment de sécurité, tandis qu’un changement d’environnement encourage l’ouverture à de nouvelles idées.

Dans les espaces physiques, réorganiser le mobilier aide les personnes chargées de la facilitation à se préparer à accueillir le groupe et les invite à réfléchir aux particularités de la séance. Imaginez la différence entre des personnes assises en rangées et des personnes assises en cercle.

Sur Loomio

• Inviter des personnes dans un nouvel espace numérique consacré à la prise de décision a un effet important — cette expérience de « franchissement d’un seuil » le distingue des autres espaces en ligne, qui peuvent servir aux échanges sociaux ou à d’autres fonctions.
• Personnaliser la photo de votre groupe vous permet de façonner l’ambiance de cet espace.
• La description du groupe est un élément central du « mobilier » de sa page, et vous pouvez la personnaliser selon vos besoins.

Fournitures, outils et matériel

Lorsque la facilitation se déroule bien, toutes les fournitures dont le groupe a besoin sont à portée de main. Dans les espaces physiques, cela comprend les notes adhésives, les stylos, le papier, les badges nominatifs, les documents imprimés et les documents de référence. Chaque effort de préparation permet de consacrer davantage de temps et d’énergie au travail du groupe.

Sur Loomio

• De nombreux groupes utilisent leur description pour ajouter des liens vers un espace de stockage partagé contenant des documents collaboratifs, des informations de référence, le système de gestion de projet ou de suivi des tâches du groupe, une liste de contacts, etc.
• Pour chaque fil, réfléchissez à ce dont les personnes pourraient avoir besoin pour participer — il est essentiel de mettre toutes les informations à portée de main (par exemple, lorsque vous faites référence à un document, un lien direct est bien plus efficace que de demander aux personnes de le chercher).

Concevoir l’expérience

Une fois les éléments de base en place (finalité, outils, informations de référence), les personnes expérimentées en facilitation prennent le temps de concevoir l’expérience qu’elles proposent : la situation, ce qui constituerait une réussite, tous les parcours et choix possibles. Elles ne se lancent pas sans avoir réfléchi à cette conception.

Nous avons souvent constaté que les personnes sous-estiment fortement le besoin de préparation et de conception. Prenez le temps de réfléchir à l’expérience que vous souhaitez proposer avant de vous lancer. Le temps consacré à sa conception contribue largement à sa réussite ultérieure.

Sur Loomio

• Les fonctions de base de Loomio suivent, par conception, la structure d’une facilitation efficace : inviter les personnes, discuter d’un sujet, recueillir des points de vue divergents, converger vers une proposition précise, vérifier l’accord et confirmer la conclusion.

• Les utilisateurs expérimentés adaptent déjà Loomio à différents formats — consultations en plusieurs étapes, validation de documents, etc. Chaque travail, lorsqu’il est facilité efficacement, suit une structure qui peut être reproduite.
• Concevoir la collaboration en ligne ne nécessite pas de réinventer la roue. Appuyez-vous sur ce qui fonctionne selon votre expérience et adaptez-le. De nombreux processus éprouvés en présentiel peuvent être adaptés à un espace en ligne (par exemple, le processus de sollicitation d’avis).
• Les études de cas présentant des processus soigneusement conçus peuvent servir de « recettes » — si vous ne savez pas quel format choisir, commencez par découvrir ce que d’autres ont essayé.

Situer le moment dans son contexte

Les discussions ne se déroulent pas isolément, mais dans le contexte plus large de l’histoire et des pratiques du groupe. Pour être efficaces, les expériences facilitées doivent avoir lieu au bon moment et s’inscrire dans l’ensemble des processus du groupe.

Questions clés sur le contexte :

• Est-ce un moment de transition ?
• S’agit-il d’améliorer une pratique existante ?
• Est-ce un processus parmi plusieurs menés en parallèle, ou le seul centre d’attention ?
• Sommes-nous ici pour résoudre un problème, approfondir un sujet, élargir la réflexion ou la recentrer ?

Sur Loomio

• Les groupes Loomio ont presque toujours une personne motrice, qui comprend le contexte du groupe et détermine si l’introduction de Loomio lui convient.
• Il est préférable de ne pas chercher à tout changer en même temps. Lorsque Loomio s’intègre bien aux méthodes de travail existantes, les groupes l’adoptent plus facilement.
• Le bon moment est celui où le groupe est prêt à intégrer efficacement la collaboration en ligne à ses pratiques. Il doit ressentir les difficultés liées à l’absence d’un espace de décision en ligne et être motivé pour y remédier.
• Tenez compte de la disponibilité de l’attention du groupe pour déterminer quand aborder un sujet donné. L’attention collective est une ressource limitée.
• De nombreux groupes n’ont pas conscience de leurs pratiques et habitudes de collaboration existantes, et savent encore moins comment Loomio pourrait s’y intégrer. Commencez par une discussion sur les façons de faire actuelles et sur ce qui fonctionne ou ne fonctionne pas.

Le rôle de la personne chargée de la facilitation

Une bonne facilitation exige une conscience de soi et du fonctionnement collectif. Une mauvaise compréhension de ce rôle peut entraîner des malentendus, des conflits ou des situations dans lesquelles les personnes ne se sentent pas en sécurité.

Faites-vous confier l’autorité nécessaire. Lorsque vous êtes invité dans un nouveau groupe ou une nouvelle organisation, tout le monde se demande : Qui est cette personne ? Pourquoi devrions-nous l’écouter ? Demandez à une personne que les participants connaissent et en qui ils ont confiance de vous présenter. Cela renforce votre légitimité à leurs yeux et facilite le transfert d’autorité. — Silvia Zuur

Consentement

Il est essentiel que le groupe consente à la facilitation. Sans ce consentement, tenter de faciliter peut, dans le pire des cas, devenir coercitif (au détriment du groupe) et dangereux (au détriment de la personne chargée de la facilitation), et susciter résistance et confusion. Les personnes chargées de la facilitation se placent dans une position vulnérable ; elles doivent disposer d’un mandat, sans lequel elles ne devraient pas accepter d’intervenir. Le consentement est essentiel tant pour la personne chargée de la facilitation que pour les participants.

Responsabilité

Lorsqu’une personne accepte un mandat de facilitation, elle assume des responsabilités accrues. Elle dispose d’une plus grande latitude pour prendre la parole et orienter l’attention du groupe. Elle doit l’utiliser au service de l’ensemble du groupe, et non d’objectifs personnels. Ses paroles et son attitude auront également un effet plus important que celles des autres participants, ce qui exige une attention particulière à sa manière d’agir.

Pouvoir

La facilitation introduit, par nature, des différences de pouvoir. Si la personne chargée de la facilitation ne peut pas exercer certaines formes d’autorité, elle ne peut pas accomplir son travail. Par exemple, pour maintenir une discussion sur son sujet, elle peut interrompre quelqu’un ou indiquer qu’une certaine façon d’interagir n’est pas acceptable. Il n’est pas approprié de lui demander d’assumer la responsabilité de l’expérience sans lui donner les pouvoirs nécessaires pour la mener à bien. Il n’existe pas de réponse unique quant à l’étendue de ces pouvoirs, mais ils doivent être proportionnés au niveau de responsabilité.

Capacité d’adaptation

Les personnes chargées de la facilitation travaillent au mieux lorsqu’elles peuvent s’adapter efficacement à la situation qui se développe. Les êtres humains sont infiniment complexes, et les groupes le sont bien davantage encore. Suivre rigidement un plan ou un protocole, sans souplesse, peut conduire le groupe à l’échec. Si la personne chargée de la facilitation n’est pas autorisée à s’adapter aux circonstances ou ne souhaite pas le faire, elle ne peut pas offrir un cadre adapté à des personnes dont les besoins et les interactions évoluent.

Endossez le rôle de facilitation, puis quittez-le. Faciliter des réunions et des ateliers avec sa propre équipe est un défi pour de nombreuses personnes. Dans leur rôle de facilitation, elles doivent rester neutres. Mais en tant que membres de l’équipe, elles ont des points de vue utiles à partager. Indiquez très clairement quand vous assurez la facilitation et quand vous intervenez en tant que participant. — Silvia Zuur

Sur Loomio

• De nombreux groupes utilisant Loomio ont une expérience de la facilitation et partagent déjà une compréhension de ce rôle. Ils adaptent déjà l’outil à ces besoins avec un certain succès.
• On suppose souvent que la personne qui lance une discussion en assure la facilitation, sauf si le groupe en a convenu autrement. Préciser qui assure la facilitation peut renforcer le sentiment de sécurité de chacun et contribuer à la réussite de la discussion.
• Loomio favorise naturellement une dynamique ouverte à des interventions de facilitation réparties entre plusieurs personnes : mentionner d’autres utilisateurs pour les inviter à participer, demander de rester sur le sujet, suggérer le bon moment pour une proposition, etc. Ces interventions restent toutefois souvent implicites. Les nommer explicitement et discuter de la répartition ou de la centralisation de ce rôle permet de le clarifier.
• Une facilitation répartie et implicite peut être le fonctionnement initial d’un groupe en ligne (sans discussion sur la facilitation en tant que rôle défini). Cette organisation convient toutefois mieux aux groupes expérimentés qui ont déjà travaillé avec une facilitation explicite et souhaitent aller au-delà.