Préparation

Pour chaque minute passée avec le groupe, envisagez de consacrer trois minutes à la préparation. Une séance d’une heure demande donc trois heures de préparation. Réduisez ce temps seulement lorsque vous aurez acquis de l’expérience.

— Silvia Zuur

Comprendre l’objectif

Clarifier l’objectif est l’une des contributions les plus précieuses d’une personne qui anime un groupe. Une fois l’objectif défini, le reste devient possible. Il concerne aussi bien le groupe dans son ensemble que chaque discussion ou décision. Il aide à choisir les outils, les interventions et les conclusions à viser. Sans compréhension commune de l’objectif, une discussion, voire le groupe lui-même, peut échouer.

Revenez toujours aux questions qui vous ont aidé à définir l’objectif. Vérifiez que vous répondez bien à ce que les personnes participantes souhaitent apprendre ou accomplir. — Silvia Zuur

Sur Loomio

L’application permet de préciser l’objectif dans des champs comme la description du groupe et le contexte de la discussion.
Si l’objectif du groupe n’est pas encore clair, commencez par une discussion sur cet objectif dans Loomio.
Nos statistiques d’utilisation montrent que les groupes qui partagent un objectif clair réussissent mieux.
Les témoignages et études de cas que nous avons recueillis soulignent l’importance de définir un objectif collectif.

Réaménager l’espace

La façon dont vous aménagez l’espace influe beaucoup sur l’expérience des personnes que vous y invitez. Chaque rencontre est différente et mérite un cadre adapté. Un environnement familier peut rassurer, tandis qu’un changement de cadre peut favoriser de nouvelles idées.

Dans un espace physique, déplacer les meubles aide les personnes qui animent à se préparer et à réfléchir aux particularités de la séance. Imaginez la différence entre des personnes assises en rangées et des personnes assises en cercle.

Sur Loomio

Inviter des personnes dans un nouvel espace numérique consacré à la prise de décision marque une étape. Cet espace se distingue ainsi des autres lieux en ligne, qui servent peut-être à échanger de manière informelle ou à d’autres activités.
Personnaliser la photo de votre groupe vous permet de donner à cet espace une identité qui lui convient.
La description du groupe occupe une place importante sur sa page. Vous pouvez la personnaliser selon vos besoins.

Fournitures, outils et documents

Quand l’animation se déroule bien, le groupe dispose de tout ce dont il a besoin. Dans un espace physique, cela peut comprendre des notes autocollantes, des stylos, du papier, des badges, des documents imprimés et des informations de référence. Chaque élément préparé à l’avance libère du temps et de l’énergie pour le travail du groupe.

Sur Loomio

Beaucoup de groupes utilisent leur description pour donner accès à un espace partagé contenant des documents collaboratifs, des informations de référence, leur outil de gestion de projet ou de suivi des tâches, une liste de contacts, etc.
Pour chaque fil de discussion, réfléchissez à ce dont les personnes auront besoin pour participer. Mettez les informations à leur portée : si vous mentionnez une ressource, un lien direct leur sera plus utile que de devoir la chercher.

Concevoir l’expérience

Une fois l’objectif, les outils et les informations de référence en place, les personnes qui animent prennent le temps de concevoir l’expérience proposée. Elles réfléchissent à la situation, à ce qui constituerait une réussite, ainsi qu’aux différents parcours et choix possibles. Elles ne se lancent pas sans préparation.

Nous constatons souvent que le temps nécessaire à la préparation et à la conception est largement sous-estimé. Avant de vous lancer, prenez le temps de réfléchir à l’expérience que vous souhaitez proposer. Ce travail porte ses fruits par la suite.

Sur Loomio

Le fonctionnement de base de Loomio suit les étapes d’une bonne animation : inviter les personnes, discuter d’un sujet, recueillir des points de vue différents, formuler une proposition précise, vérifier l’accord et confirmer la conclusion.

Des personnes expérimentées adaptent déjà Loomio à différents types de démarches, comme les consultations en plusieurs étapes ou la validation de documents. Chaque démarche bien animée suit une structure qui peut être réutilisée.
Pour concevoir une collaboration en ligne, appuyez-vous sur les méthodes qui fonctionnent déjà. De nombreuses démarches éprouvées en présentiel peuvent être adaptées en ligne, comme le processus de consultation.
Les études de cas de démarches soigneusement conçues peuvent servir de modèles. Si vous ne savez pas quelle approche choisir, regardez ce que d’autres ont essayé.

Tenir compte du contexte

Une discussion s’inscrit dans l’histoire et les pratiques du groupe. Pour être efficace, une démarche animée doit intervenir au bon moment et s’intégrer au reste du travail du groupe.

Questions essentielles sur le contexte :

Le groupe traverse-t-il une période de transition ?
S’agit-il d’améliorer une pratique existante ?
Cette démarche fait-elle partie de plusieurs processus en cours, ou constitue-t-elle l’unique priorité ?
Cherchons-nous à résoudre un problème, à approfondir un sujet, à élargir la réflexion ou à la préciser ?

Sur Loomio

Dans les groupes qui utilisent Loomio, une personne connaît presque toujours bien le contexte et peut déterminer si le moment convient pour présenter l’outil au groupe.
Évitez de tout changer en même temps. Les groupes adoptent plus facilement Loomio lorsqu’il s’intègre à leurs méthodes de travail existantes.
Le bon moment arrive lorsque le groupe est prêt à collaborer efficacement en ligne. Il doit percevoir le besoin d’un espace de décision en ligne et vouloir répondre à ce besoin.
Tenez compte de l’attention disponible dans le groupe pour choisir quand aborder un sujet. L’attention collective est limitée.
Beaucoup de groupes ne connaissent pas bien leurs propres habitudes de collaboration et ne savent pas encore quelle place Loomio pourrait y prendre. Commencez par discuter des pratiques actuelles, de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas.

Le rôle de la personne qui anime

Une bonne animation demande de comprendre son propre rôle et le fonctionnement du groupe. Si ce rôle est mal compris, des malentendus, des conflits ou des situations difficiles peuvent apparaître.

Faites-vous transmettre le mandat d’animer. Quand vous arrivez dans un nouveau groupe ou une nouvelle organisation, les personnes se demanderont qui vous êtes et pourquoi elles devraient vous écouter. Demandez à une personne qu’elles connaissent et en qui elles ont confiance de vous présenter. Cela vous donnera leur confiance et rendra votre rôle légitime. — Silvia Zuur

Il est essentiel que le groupe accepte d’être accompagné par une personne qui anime. Sans cet accord, l’animation peut devenir contraignante pour le groupe et risquée pour cette personne. Elle risque aussi de susciter de la résistance et de la confusion. La personne qui anime se place dans une position vulnérable : elle doit avoir un mandat, ou refuser ce rôle. Le consentement protège à la fois le groupe et la personne qui anime.

Responsabilité

Lorsqu’une personne accepte un mandat d’animation, elle assume des responsabilités supplémentaires. Elle peut prendre davantage la parole et orienter l’attention du groupe. Elle doit exercer ce rôle au service de l’ensemble du groupe, sans poursuivre un objectif personnel. Ses paroles et son attitude ont aussi une influence particulière. Elle doit donc agir avec une attention accrue.

Pouvoir

L’animation crée nécessairement des différences de pouvoir. Pour remplir son rôle, la personne qui anime doit pouvoir exercer une certaine autorité. Par exemple, elle peut interrompre quelqu’un pour recentrer la discussion ou signaler qu’une manière d’interagir ne convient pas. On ne peut pas lui confier la responsabilité de la démarche sans lui donner les moyens de la mener à bien. Il n’existe pas de degré de pouvoir idéal, mais celui-ci doit correspondre au niveau de responsabilité confié.

Capacité d’adaptation

Les personnes qui animent travaillent mieux lorsqu’elles peuvent s’adapter à ce qui se passe. Les êtres humains sont complexes, et les groupes le sont encore davantage. Suivre un plan ou un protocole de façon rigide peut empêcher le groupe d’avancer. Si la personne qui anime ne peut pas ou ne veut pas s’adapter aux changements de situation, elle ne peut pas accompagner efficacement le groupe.

Sachez quand prendre et quitter votre rôle d’animation. Beaucoup de personnes animent des réunions ou des ateliers avec leur propre équipe. Dans le rôle d’animation, elles doivent rester neutres. Comme membres de l’équipe, elles ont aussi des idées utiles à partager. Indiquez clairement quand vous animez et quand vous participez. — Silvia Zuur

Sur Loomio

Beaucoup de groupes qui utilisent Loomio ont déjà l’habitude de l’animation et partagent une compréhension de ce rôle. Ils adaptent déjà l’outil à leurs besoins.
Souvent, le groupe suppose que la personne qui lance une discussion l’anime, sauf s’il en a convenu autrement. Définir clairement qui anime renforce la confiance mutuelle et aide la discussion à avancer.
Loomio permet naturellement à plusieurs personnes de contribuer à l’animation : elles peuvent inviter d’autres personnes dans la discussion, demander de rester sur le sujet ou suggérer le bon moment pour faire une proposition. Ce rôle reste toutefois souvent implicite. Nommer ces actions et discuter de la répartition de ce rôle aide à le clarifier.
Un groupe en ligne peut commencer avec une animation répartie de façon implicite, sans discussion sur ce rôle. Cette formule convient surtout aux groupes expérimentés qui ont déjà pratiqué une animation aux responsabilités clairement définies.