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Invitation

La manière dont les participants sont invités dans un espace animé est essentielle. Une invitation transmet beaucoup d’informations, qui permettent aux personnes de juger comment l’espace sera animé et si elles y ont leur place. Le moment de l’invitation est, à bien des égards, l’occasion déterminante de donner le ton et d’établir la confiance.

La prise de décision repose sur la communication : votre groupe ne peut prendre de bonnes décisions collectives que si une bonne communication est déjà établie. Cela signifie préciser l’objectif d’une discussion ou d’une réunion, les personnes qui doivent y participer, le calendrier et ce à quoi chacun peut s’attendre.

— Richard Bartlett

Les principaux aspects d’une invitation :

• Présentation. De quoi s’agit-il ? Que me demande-t-on de faire ? Qui est à l’origine de cette initiative ? Qui d’autre participera ? Combien de temps faut-il y consacrer, quel est le sujet et quelles sont les règles de fonctionnement ?
• Contexte. Quelle est la nature de cette participation ? Parmi les formats et les déroulements possibles, lequel sera retenu ? Pourquoi maintenant, et pourquoi de cette manière ?
• Appartenance. Ma présence est-elle bienvenue ? Cela s’adresse-t-il à moi ? Ai-je un rôle à jouer dans ce processus ? Quelle valeur et quelle contribution puis-je apporter personnellement ? Qu’est-ce qui devrait me motiver à participer ?
• Sécurité. Cette invitation témoigne-t-elle d’attention, de confiance et de compréhension ? L’organisation prévue permet-elle de gérer les rapports de pouvoir en jeu ? Quel degré de franchise ou de vulnérabilité cela exigera-t-il de moi ? Est-ce que je pense que la personne qui m’invite saura m’accompagner ?
• Accessibilité. Mes besoins essentiels pour participer seront-ils pris en compte ? Langue, technologies d’assistance, jargon peu familier, etc. Pourrai-je participer ?

Sur Loomio

• L’outil comprend une fonction permettant d’inviter des utilisateurs par e-mail ou en leur envoyant un lien spécial. Les utilisateurs peuvent aussi demander à rejoindre votre groupe si vos paramètres le permettent.
• Les outils d’invitation intégrés au logiciel sont très simples. Recevoir sans contexte une demande inattendue de connexion à un nouveau logiciel n’est pas très accueillant. Les personnes qui créent des groupes présentent donc souvent Loomio par un autre moyen.
• De nombreux aspects de Loomio sont conçus pour créer un espace sûr et respectueux que les utilisateurs souhaitent rejoindre, notamment des options de confidentialité adaptées.
• Le logiciel est conçu pour être accueillant, simple et professionnel, afin d’inspirer confiance.
• Loomio propose des fonctions d’accessibilité pour les personnes qui utilisent des technologies d’assistance, comme les lecteurs d’écran, ainsi que des fonctions de traduction pour les personnes qui parlent différentes langues. Mettre ces aspects en avant dans une invitation peut aider certaines personnes à se sentir davantage les bienvenues.

Arrivée

L’arrivée donne la « première impression » de la participation et en oriente la suite. La personne a accepté une invitation et décidé de rejoindre l’espace. Elle est ouverte et dans l’attente, et cette première impression aura une grande influence sur son expérience.

Accueillir

Pour être ouverte à l’échange, à la participation et à l’écoute, une personne doit se sentir la bienvenue. Elle a besoin que sa présence soit reconnue et de se sentir accueillie.

Prendre ses repères

Lorsqu’une personne entre dans une salle, elle souhaite savoir où s’asseoir, où se trouve la sortie, où sont les toilettes et s’il y a du café. Elle a besoin d’une présentation générale de l’espace et de la place qu’elle peut y prendre.

Sur Loomio

• Les champs de description du groupe et la zone de contexte de la discussion sont les principaux endroits où placer un « message de bienvenue » pour les personnes qui arrivent.
• Faites le tour de l’espace Loomio et ajustez les paramètres pour vous y sentir à l’aise, comme les paramètres de notification et votre photo de profil.
• Consultez les informations comme vous le souhaitez grâce aux différentes vues des fils et aux options telles que Récents, Non lus, Mettre en sourdine et Ajouter aux favoris. Prenez vos marques.

Qui est présent

Se présenter et faire connaissance avec les autres est l’une des pratiques sociales humaines les plus élémentaires et les plus importantes. Du mihimihi māori au « how do you do » britannique, en passant par les échanges de cartes de visite au Japon, chaque culture y accorde une grande importance. Cela dépasse les considérations pratiques et la politesse pour répondre à un besoin humain profond, nécessaire pour se sentir à l’aise, s’ouvrir aux autres et se concentrer.

Si vous animez un groupe sans donner aux personnes l’occasion de se présenter et de découvrir qui les entoure, elles détourneront généralement leur attention de ce que vous proposez jusqu’à ce que cet échange puisse avoir lieu. Prévoyez délibérément un temps de présentation et utilisez-le pour faire avancer les objectifs généraux de l’échange.

Tour de parole

Même dans les groupes où les personnes se connaissent déjà bien, ce processus de présentation se poursuit avec un « tour de parole », où chacun peut s’exprimer au début d’une réunion, souvent en réponse à une question comme « qu’est-ce qui vous préoccupe en ce moment ? », « comment allez-vous ? » ou « quelque chose vous empêche-t-il d’être pleinement présent ? », ainsi qu’avec d’autres pratiques favorisant la cohésion de l’équipe. Les personnes ont de multiples identités, qui varient selon le contexte. Elles répondent sans cesse à la question « qui suis-je en ce moment ? », ce qui leur permet de se situer les unes par rapport aux autres.

Les personnes ne s’expriment pas dans le vide, mais en fonction de qui elles sont. Prendre en compte les différentes facettes de leur identité est essentiel pour interpréter leurs contributions.

Nous commençons beaucoup de nos réunions par un « tour de parole » avant de passer à l’ordre du jour. Ces échanges portent sur votre état personnel plutôt que sur vos tâches professionnelles. Si vous traversez une période difficile à la maison, si vous êtes malade ou si vous avez une bonne nouvelle à partager, comprendre votre état d’esprit aidera l’ensemble du groupe à disposer du contexte nécessaire pour interpréter votre manière de communiquer. — Richard Bartlett

Sur Loomio

• Créez un fil intitulé « Présentez-vous » ou « Tour de parole ». Il propose une première invitation à participer utile et compréhensible pour toutes les personnes qui arrivent.
• Pour les groupes accessibles sur demande, une fonction permet à la personne qui souhaite rejoindre le groupe de se présenter à la personne chargée de la coordination afin d’y accéder. Certains groupes republient cette présentation dans le fil de présentation pour accueillir les nouvelles personnes.
• Ajoutez des photos de profil ! Les photos de visages sont l’un des moyens les plus efficaces de savoir qui est présent avec vous dans un espace en ligne.

Qui est ABSENT

La diversité est essentielle à la qualité des décisions collectives. La « sagesse des foules », ou intelligence collective, ne fonctionne qu’en combinant différents points de vue. Les résultats des processus de collaboration dépendent largement des voix qui sont représentées et de celles qui ne le sont pas. Une représentation parfaitement inclusive est impossible, mais vous devez tenir compte des personnes qui pourraient manquer.

Il est très courant de ne pas percevoir certains aspects des privilèges. Nous avons du mal à repérer intuitivement les biais et remarquons bien mieux la présence de quelque chose que son absence. Notre esprit peut nous tromper. Par exemple, lorsque les femmes et les hommes disposent volontairement d’un temps de parole égal, on a souvent l’impression que les femmes prennent plus que leur part, en raison d’idées différentes sur le temps pendant lequel elles « devraient » parler (plus de détails). Il peut être nécessaire de mesurer ou de compter pour obtenir une image fidèle, plutôt que de se fier à l’intuition.

Une personne sans besoins particuliers en matière d’accessibilité peut ne pas remarquer qu’un lieu n’est pas accessible en fauteuil roulant, qu’un document n’est pas adapté aux lecteurs d’écran ou qu’une situation exclut une personne malentendante. Les personnes concernées, elles, le remarqueront. Une personne sans enfants peut ne pas penser qu’une réunion à 19 h ne convient pas aux parents. Ces éléments, parmi de nombreux autres facteurs pratiques, sociaux et culturels, peuvent empêcher quelqu’un d’être présent.

Il est particulièrement important de réfléchir aux personnes absentes lorsque vous cherchez à résoudre des problèmes pour d’autres : construisez avec elles, plutôt que pour elles ; parlez avec elles, plutôt que d’elles. Si les personnes que vous cherchez à aider sont absentes, il est très peu probable que vous disposiez de toutes les contributions nécessaires pour agir efficacement. Cela concerne autant l’efficacité des résultats d’une organisation que la justice sociale ; il est presque toujours préférable de concevoir la collaboration avec les utilisateurs ou les parties prenantes.

Sur Loomio

• La collaboration en ligne peut élargir considérablement les possibilités d’inclusion. Plutôt que de penser à une « fracture numérique », pensez à une « passerelle numérique » : la technologie peut inclure les personnes qui ne peuvent pas assister à des réunions en personne ou participer à une heure précise, et ouvrir de nouvelles possibilités, comme les discussions multilingues.
• Loomio indique clairement qui est invité dans un groupe et qui a participé à une discussion, ce qui fournit des informations utiles pour réfléchir à l’inclusion. Vous pouvez voir si des personnes manquent.
• Si la prise de décision inclusive et la diversité des points de vue comptent pour vous, posez-vous régulièrement ces questions : « Qui est absent ? Pourquoi ? »

Culture, règles de fonctionnement et attentes

La culture peut être un concept assez flou et agit à plusieurs niveaux. La culture de la société dans son ensemble a une grande influence, mais vous pouvez considérer que chaque groupe, chaque séance et chaque discussion possède sa propre culture.

Comment fonctionnons-nous ? Comment nous parlons-nous ? Qu’est-ce qui est acceptable ici, et qu’est-ce qui ne l’est pas ? Quelles règles encadrent nos interactions ?

Aborder les questions de culture peut permettre à un groupe de mieux prendre conscience de son fonctionnement. Ne pas les aborder peut compromettre sa capacité à atteindre ses objectifs, voire provoquer son éclatement.

La culture, les règles de fonctionnement et les attentes peuvent être implicites ou explicites. Elles se croisent de manière complexe avec les rapports de pouvoir et le capital social. L’équilibre est difficile à trouver : il faut laisser assez de souplesse pour permettre l’émergence de nouvelles idées, l’évolution, la créativité et la liberté, tout en précisant suffisamment les exigences fondamentales et les limites pour garantir la sécurité.

Les personnes chargées de l’animation aident souvent le groupe à respecter la culture qu’il a définie, à suivre les règles dont il a convenu et à tenir ses engagements. Pour exercer ce rôle, elles ont besoin d’accords suffisamment explicites et d’un mandat clair. Sans cela, la situation peut devenir confuse.

Les personnes souhaitent souvent s’en remettre au « bon sens » et éviter de convenir d’un code de conduite ou de règles explicites. Cela peut toutefois affecter de manière disproportionnée les membres les plus vulnérables du groupe : ils subissent les effets négatifs des comportements ou de la culture plus tôt et plus fortement, tout en disposant de moins de moyens pour y faire face eux-mêmes. Il appartient aux membres les plus privilégiés ou les plus influents du groupe de réfléchir attentivement à ces questions.

Comme pour un contrat juridique, vous espérez ne jamais devoir faire appliquer un code de conduite, mais vous appréciez de pouvoir vous y référer si nécessaire. Il faut en convenir avant d’en avoir besoin. Pour qu’une personne chargée de l’animation ou n’importe quel membre du groupe puisse intervenir efficacement et dire « ce n’est pas acceptable ici », vous devez avoir déjà travaillé à construire une culture commune et à définir les attentes.

Sur Loomio

• Loomio est généralement utilisé comme un espace de délibération constructive par des groupes ayant un objectif précis et des membres définis. Les personnes participent donc le plus souvent de bonne foi et se comportent avec respect.
• Loomio est conçu pour donner la parole à chaque personne et lui permettre d’exprimer ses besoins et ses préoccupations. Même si la majorité ne voit pas de problème, une seule personne peut le signaler et être entendue.
• Communiquer en ligne offre un certain degré de sécurité physique, puisque les personnes ne sont pas face à face.
• Certains groupes utilisent déjà le champ de description du groupe pour indiquer un code de conduite ou des attentes en matière de comportement. D’autres ont convenu collectivement d’un ensemble d’attentes qui encadrent la participation.
• De nombreux groupes utilisent Loomio pour décider de leurs règles de fonctionnement : comment participer, ce qui est autorisé, ce que signifie une décision et ce qui la rend valide, etc.
• L’utilisation de Loomio répond à elle seule à certaines questions fondamentales de fonctionnement : qui peut participer ici ? Comment communiquons-nous ?
• L’une des décisions fondamentales auxquelles tous les utilisateurs de Loomio sont confrontés concerne les règles de prise de décision : consensus ? Majorité ? Quorum ? Unanimité ? Mettre cette question au premier plan peut être une étape très utile pour développer la culture du groupe.