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Invitation

La façon d’inviter les personnes à participer à un espace animé est essentielle. Une invitation leur donne beaucoup d’informations. Elle les aide à comprendre comment l’espace sera animé et si elles y ont leur place. C’est un moment décisif pour donner le ton et établir la confiance.

Prendre des décisions ensemble repose sur la communication. Votre groupe ne peut prendre de bonnes décisions que s’il dispose d’abord d’une base solide pour communiquer. Le but de la discussion ou de la réunion, les personnes à associer, le calendrier et ce que chacun peut attendre doivent être clairs.

— Richard Bartlett

Les points essentiels d’une invitation :

• Présentation. De quoi s’agit-il ? Que me demande-t-on de faire ? Qui est à l’origine de cette démarche ? Qui d’autre y participera ? Combien de temps faudra-t-il y consacrer ? Quel est le sujet et quelles sont les règles de participation ?
• Contexte. Quelle forme prendra cette démarche ? Parmi les différentes possibilités, laquelle a été choisie ? Pourquoi maintenant et pourquoi de cette manière ?
• Place de chacun. Suis-je bienvenu ? Cette démarche me concerne-t-elle ? Ma participation est-elle nécessaire ? Quelle contribution particulière puis-je apporter ? Pourquoi devrais-je m’y engager ?
• Sécurité. Cette invitation témoigne-t-elle d’attention, de confiance et de compréhension ? La démarche tient-elle compte des rapports de pouvoir en jeu ? Quel degré de franchise ou de vulnérabilité exigera-t-elle de moi ? La personne qui m’invite saura-t-elle m’accompagner ?
• Accessibilité. Mes besoins essentiels pour participer seront-ils pris en compte ? La langue, les technologies d’assistance ou un vocabulaire qui ne m’est pas familier feront-ils obstacle ? Pourrai-je participer ?

Sur Loomio

• Loomio permet d’inviter des personnes par courriel ou au moyen d’un lien. Si vos paramètres le permettent, elles peuvent aussi demander à rejoindre votre groupe.
• Les outils d’invitation intégrés sont simples. Recevoir sans explication une demande de connexion à un nouveau logiciel peut dérouter. Les personnes qui créent un groupe présentent donc souvent Loomio par un autre moyen avant d’envoyer l’invitation.
• Plusieurs aspects de Loomio sont conçus pour offrir un espace sûr et respectueux, notamment ses options de confidentialité.
• L’interface de Loomio se veut accueillante, simple et professionnelle, afin d’inspirer confiance.
• Loomio propose des fonctions d’accessibilité pour les personnes qui utilisent des technologies d’assistance, comme les lecteurs d’écran, ainsi que des traductions pour les personnes qui parlent différentes langues. Les mentionner dans l’invitation peut aider certaines personnes à se sentir bienvenues.

Arrivée

L’arrivée donne la première impression et influence la suite de l’expérience. La personne a accepté l’invitation et décidé de participer. Elle découvre l’espace avec des attentes, et cette première impression comptera beaucoup pour elle.

Accueil

Pour participer librement et être réceptive aux échanges, une personne doit se sentir bienvenue. Elle a besoin que sa présence soit reconnue et de recevoir un accueil chaleureux.

Prendre ses repères

Quand une personne entre dans une salle, elle veut savoir où s’asseoir, où se trouve la sortie, où sont les toilettes et si elle peut prendre un café. Elle a besoin de découvrir les lieux et de comprendre quelle y sera sa place.

Sur Loomio

• La description du groupe et le champ de contexte d’une discussion sont les principaux endroits où placer un message de bienvenue pour les personnes qui arrivent.
• Explorez votre espace Loomio et adaptez-le à vos préférences, par exemple en réglant les paramètres de notification et en ajoutant votre photo de profil.
• Affichez les informations comme vous le souhaitez grâce aux différentes vues des fils de discussion et aux options comme Récent, Non lu, Ignorer et Favoris. Prenez vos repères.

Qui est présent

Se présenter et faire connaissance avec les autres fait partie des pratiques sociales les plus fondamentales. Du mihimihi māori au « how do you do » britannique, en passant par l’échange de cartes de visite au Japon, toutes les cultures y accordent de l’importance. Au-delà des usages et de la politesse, cela répond à un besoin humain profond. C’est une condition pour se sentir à l’aise, s’ouvrir aux autres et se concentrer.

Si vous animez un groupe sans donner aux personnes la possibilité de se présenter et de découvrir qui les entoure, leur attention reviendra généralement sur cette question, quels que soient les autres sujets que vous proposez. Prévoyez les présentations dans votre démarche et profitez-en pour faire avancer les objectifs de l’échange.

Tour de parole initial

Même dans les groupes où tout le monde se connaît bien, les présentations se prolongent par un tour de parole initial. Au début d’une réunion, chacun peut dire ce qui l’occupe, comment il va ou si quelque chose l’empêche d’être pleinement présent. Cette pratique contribue aussi à la cohésion du groupe. Chaque personne a plusieurs facettes, qui prennent une place différente selon le contexte. En se demandant régulièrement « qui suis-je à ce moment précis ? », les personnes trouvent leurs repères les unes par rapport aux autres.

Les propos d’une personne prennent sens dans le contexte de ce qu’elle vit et de qui elle est. Pour comprendre ses contributions, il est essentiel de tenir compte des différentes facettes de son identité.

Nous commençons beaucoup de nos réunions par un tour de parole, avant de passer à l’ordre du jour. Il ne porte pas sur les tâches de chacun, mais sur la façon dont les personnes vont. Si vous traversez une période difficile chez vous, si vous êtes malade ou si vous avez une bonne nouvelle à partager, connaître votre état d’esprit aide tout le groupe à comprendre votre façon de communiquer. — Richard Bartlett

Sur Loomio

• Créez une discussion intitulée « Présentez-vous » ou « Comment allez-vous ? ». Elle donne aux personnes qui arrivent une première action à entreprendre facile à comprendre.
• Dans les groupes où il faut demander à adhérer, une fonction permet à la personne qui fait la demande de se présenter à la personne coordinatrice pour obtenir l’accès au groupe. Certains groupes republient ensuite cette présentation dans la discussion d’accueil.
• Ajoutez des photos de profil. Voir les visages aide beaucoup à savoir qui participe avec vous en ligne.

Qui est absent

La diversité est essentielle à la qualité des décisions prises en groupe. La « sagesse des foules », ou intelligence collective, repose sur la combinaison de points de vue variés. Le résultat d’une démarche collective dépend fortement des voix qui y sont représentées et de celles qui en sont absentes. Une représentation parfaite est impossible, mais il faut réfléchir aux personnes qui pourraient manquer.

Il est courant de ne pas voir les effets de ses propres privilèges. Nous repérons plus facilement ce qui est présent que ce qui manque, et notre intuition détecte mal les biais. Par exemple, lorsque les femmes et les hommes disposent délibérément du même temps de parole, certaines personnes ont l’impression que les femmes parlent trop. Cette impression tient à des attentes différentes sur le temps de parole qui devrait leur revenir (plus de détails). Pour obtenir une image juste de la situation, il peut être nécessaire de mesurer ou de compter plutôt que de se fier à son intuition.

Une personne sans besoin particulier d’accessibilité peut ne pas remarquer qu’un lieu est inaccessible en fauteuil roulant, qu’un document ne peut pas être lu par un lecteur d’écran ou qu’une situation exclut les personnes malentendantes. Les personnes concernées, elles, le remarqueront. Une personne sans enfant peut ne pas penser qu’une réunion à 19 h ne convient pas aux parents. Ces obstacles et bien d’autres facteurs pratiques, sociaux ou culturels peuvent empêcher quelqu’un d’être présent.

Il est particulièrement important de penser aux personnes absentes quand vous cherchez à résoudre des problèmes qui les concernent : construisez avec elles et parlez avec elles. Si les personnes que vous souhaitez aider ne participent pas, il est peu probable que vous disposiez de toutes les informations nécessaires pour agir efficacement. C’est une question d’efficacité autant que de justice sociale : il vaut presque toujours mieux concevoir une démarche collective avec les personnes qui l’utiliseront ou qu’elle concerne.

Sur Loomio

• La collaboration en ligne peut ouvrir de nouvelles possibilités d’inclusion. Au-delà de la « fracture numérique », pensez au « pont numérique » : la technologie peut inclure des personnes qui ne peuvent pas assister à une réunion en personne ou participer à une heure précise. Elle rend aussi possibles des discussions multilingues.
• Loomio montre clairement qui a été invité dans un groupe et qui a participé à une discussion. Ces informations aident à réfléchir à l’inclusion et à repérer les personnes absentes.
• Si les décisions inclusives et la diversité des points de vue comptent pour vous, demandez-vous régulièrement : « Qui est absent ? Pourquoi ? »

Culture, règles et attentes

La culture est une notion parfois difficile à définir, qui agit à plusieurs niveaux. La société dans son ensemble exerce une forte influence, mais chaque groupe, chaque séance et chaque discussion a aussi sa propre culture.

Comment fonctionnons-nous ? Comment nous parlons-nous ? Qu’est-ce qui est acceptable ici et qu’est-ce qui ne l’est pas ? Quelles règles guident nos échanges ?

Examiner ces questions peut aider un groupe à mieux se comprendre. Les ignorer peut l’empêcher d’atteindre ses objectifs et, parfois, le diviser complètement.

La culture, les règles et les attentes peuvent être implicites ou explicites. Elles sont étroitement liées aux rapports de pouvoir et à la place de chacun dans le groupe. Il faut laisser assez de souplesse pour permettre l’évolution, la créativité et la liberté, tout en définissant assez clairement les limites pour assurer la sécurité des personnes.

Les personnes qui animent un groupe l’aident souvent à respecter la culture qu’il a choisie, les règles qu’il a adoptées et les attentes qu’il a formulées. Pour remplir ce rôle, elles ont besoin d’accords assez explicites et d’un mandat clair. Sinon, les situations peuvent devenir difficiles à gérer.

On préfère souvent s’en remettre au « bon sens » plutôt que de convenir d’un code de conduite ou de règles explicites. Ce choix peut toucher de façon disproportionnée les membres les plus vulnérables du groupe. Ils subissent les premiers et le plus fortement les effets d’un mauvais comportement ou d’une culture néfaste, et disposent de moins de moyens pour y répondre. Il revient aux membres les plus privilégiés ou les plus influents de réfléchir attentivement à ces questions.

Comme pour un contrat, vous espérez ne jamais avoir à appliquer un code de conduite, mais vous serez soulagé de l’avoir si cela devient nécessaire. Il faut s’accorder sur ce code avant d’en avoir besoin. Pour qu’une personne qui anime le groupe ou l’un de ses membres puisse dire « ce comportement n’est pas acceptable ici », le groupe doit avoir défini sa culture et ses attentes au préalable.

Sur Loomio

• Loomio sert généralement aux échanges constructifs entre les membres d’un groupe qui partage un objectif précis. La plupart des personnes y participent de bonne foi et se comportent avec respect.
• Loomio est conçu pour permettre à chaque personne de s’exprimer et de faire connaître ses besoins et ses préoccupations. Même si la majorité ne voit pas de problème, une seule personne peut le soulever et être entendue.
• Communiquer en ligne apporte une certaine sécurité physique, puisque les personnes ne sont pas face à face.
• Certains groupes indiquent déjà un code de conduite ou des attentes concernant les comportements dans leur description. D’autres conviennent ensemble de règles de participation.
• Beaucoup de groupes utilisent Loomio pour décider de leurs propres règles : comment participer, ce qui est permis, ce que signifie une décision et ce qui la rend valable.
• L’utilisation de Loomio répond directement à certaines questions fondamentales : qui peut participer ? Comment communiquons-nous ?
• Tous les groupes qui utilisent Loomio rencontrent une question essentielle : comment prennent-ils leurs décisions ? Par consensus, à la majorité, avec un quorum ou à l’unanimité ? Aborder cette question explicitement peut aider le groupe à développer sa culture.