Animer les discussions
Il arrive que des sujets nécessitent l’attention des membres du conseil d’administration ou d’un comité entre deux réunions.
Il arrive aussi que le temps manque pendant une réunion pour discuter ou délibérer suffisamment avant de prendre une décision.
Sur Loomio
Utilisez un fil Loomio pour animer une discussion. Donnez au fil un titre descriptif que les membres reconnaîtront et fournissez des précisions dans son contexte. Ajoutez un tag de catégorie pertinent pour aider les membres à retrouver le fil par la suite.
Invitez les membres à rejoindre le fil pour les en informer : ils en recevront une copie par e-mail. Les membres peuvent participer à la discussion en cliquant sur le lien pour accéder à Loomio, ou répondre à l’e-mail de notification. Leur réponse apparaîtra alors sous forme de commentaire dans le fil.
Un fil Loomio vous permet de joindre des fichiers ou d’ajouter des liens vers des ressources en ligne pour appuyer la discussion.
Voici quelques exemples courants : - examiner et élaborer une politique - demander l’avis du conseil d’administration sur un sujet ou un problème - discuter de la stratégie - explorer une idée ou une possibilité - évaluer les risques
Les questions qui se posent entre les réunions du conseil d’administration
Beaucoup de choses peuvent se passer dans une organisation entre deux réunions, et la plupart des personnes utilisent l’e-mail pour en informer les membres du conseil d’administration. Il est difficile de suivre une discussion par e-mail : les réponses se perdent souvent dans les boîtes de réception et certaines personnes sont laissées de côté.
« La gouvernance ne peut pas se faire par e-mail ! », Richard Westlake (Westlake Governance).
Lorsqu’une question nécessite l’attention du conseil d’administration, utilisez un fil Loomio plutôt qu’un e-mail. Les membres peuvent répondre par e-mail et leur commentaire apparaîtra dans le fil Loomio, ce qui permet de garder la discussion au même endroit.
Voici comment procéder : - Utilisez l’objet de votre e-mail comme titre du fil, - rédigez le contenu de votre e-mail dans le contexte du fil, - invitez votre équipe à rejoindre le fil à l’aide de son adresse e-mail ou de son nom d’utilisateur Loomio.
Un fil Loomio vous permet de : - regrouper toutes les informations sur un sujet dans un seul endroit facilement accessible, - laisser les personnes répondre sans créer de chaînes d’e-mails avec « Répondre » ou « Répondre à tous », qui risquent de laisser certaines personnes de côté, - voir qui a lu le message et qui a besoin d’un rappel, - faire avancer le travail jusqu’à une conclusion et réduire le nombre d’e-mails.
Quand le temps manque pendant les réunions
Lorsqu’un point à l’ordre du jour ne peut pas être réglé dans le temps disponible pendant une réunion du conseil d’administration, vous pouvez poursuivre la discussion sur Loomio. Orientez les personnes vers le fil concerné, ou créez-en un nouveau et informez les membres de votre conseil d’administration.
Cela réduit la pression sur votre conseil d’administration et laisse davantage de temps pour recueillir des informations, discuter et approfondir la réflexion, ce qui permet souvent de prendre une meilleure décision.
