Animer les discussions

Certains sujets demandent l’attention des membres du conseil d’administration ou d’un comité entre deux réunions.

Parfois, le temps manque en réunion pour discuter d’un sujet ou examiner suffisamment une décision.

Sur Loomio

Utilisez une discussion Loomio pour faciliter les échanges. Donnez-lui un titre descriptif que les membres reconnaîtront et ajoutez les informations utiles dans son contexte. Ajoutez un mot-clé pertinent pour aider les membres à retrouver la discussion plus tard.

Invitez les membres à la discussion pour qu’ils en reçoivent une copie par e-mail. Ils peuvent participer en suivant le lien vers Loomio ou en répondant à l’e-mail de notification. Leur réponse apparaîtra alors comme un commentaire dans la discussion.

Dans une discussion Loomio, vous pouvez joindre des fichiers ou ajouter des liens vers des ressources en ligne pour étayer les échanges.

Voici quelques exemples courants : - examiner et élaborer une politique - demander l’avis du conseil d’administration sur un sujet ou un problème - discuter de la stratégie - explorer une idée ou une possibilité - évaluer les risques

Sujets qui surviennent entre les réunions du conseil d’administration

Beaucoup de choses peuvent se produire dans une organisation entre deux réunions. La plupart des gens utilisent l’e-mail pour prévenir les membres du conseil d’administration. Il est difficile de suivre une discussion par e-mail : des réponses se perdent dans les boîtes de réception et certaines personnes sont oubliées.

« On ne peut pas assurer la gouvernance par e-mail ! », Richard Westlake (Westlake Governance).

Lorsqu’un sujet demande l’attention du conseil d’administration, utilisez une discussion Loomio plutôt qu’un échange d’e-mails. Les membres peuvent répondre par e-mail : leurs commentaires apparaîtront dans la discussion Loomio, qui rassemble ainsi tous les échanges.

Voici comment faire : - Donnez à votre discussion le titre que vous auriez mis dans l’objet de l’e-mail, - placez le contenu de votre e-mail dans le contexte de la discussion, - invitez votre équipe à la discussion à l’aide de ses adresses e-mail ou de ses noms d’utilisateur Loomio.

Avec une discussion Loomio : - toutes les informations sur un sujet sont rassemblées dans un lieu facile d’accès, - chacun peut répondre sans créer de chaînes d’e-mails qui risquent d’exclure certaines personnes, - vous pouvez voir qui a lu le message et qui a besoin d’un rappel, - vous pouvez faire avancer le travail jusqu’à une conclusion, tout en réduisant le nombre d’e-mails.

Quand le temps manque en réunion

Si le temps prévu en réunion ne suffit pas pour traiter un point de l’ordre du jour, poursuivez la discussion sur Loomio. Orientez les personnes vers la discussion concernée ou créez-en une et prévenez les membres du conseil d’administration.

Cela réduit la pression sur le conseil d’administration et laisse davantage de temps pour recueillir des informations, discuter et réfléchir en profondeur. La décision peut ainsi être mieux éclairée.