Présenter Loomio à votre groupe

Présentez Loomio à travers une activité utile. Préparez le groupe avant d’inviter les personnes, aidez chacun à participer une première fois et menez le processus jusqu’à une conclusion.

Choisissez un point de départ utile

Commencez par un processus concret dont votre groupe a déjà besoin. Pour une première utilisation, choisissez une activité assez limitée pour être menée à bien rapidement, mais assez pertinente pour donner aux personnes une raison de participer.

Par exemple :

• préparer l’ordre du jour d’une prochaine réunion ;
• relire et approuver un compte rendu de réunion ;
• recueillir des avis sur un projet de document ;
• trancher une petite question opérationnelle ; ou
• définir les priorités du mois prochain.

Évitez de transférer toutes les discussions et décisions dans Loomio en une seule fois. Un processus reproductible donne au groupe une raison claire de revenir et vous permet d’améliorer son déroulement à chaque fois.

Préparez le groupe avant d’inviter les personnes

Préparez un espace utile où les personnes trouveront leurs repères :

• ajoutez le nom du groupe, son logo, son image de couverture, sa raison d’être et les liens importants ;
• vérifiez les paramètres de confidentialité et les permissions du groupe ;
• ajoutez les tags de catégorie que le groupe utilisera régulièrement ;
• créez une première discussion concrète, avec les informations nécessaires pour comprendre le sujet ; et
• créez une discussion d’essai si les membres ont besoin de tester les commentaires, les réactions et le vote sans conséquences.

Utilisez votre propre photo dans votre profil et le logo de l’organisation pour le groupe. Cela aide les personnes à reconnaître qui les a invitées et quelle organisation est concernée par un e-mail.

Décidez où mener chaque activité

Loomio peut compléter les outils que votre groupe utilise déjà :

Ajoutez des liens vers les documents et les autres systèmes dans la description du groupe ou le contexte de la discussion. Utilisez les intégrations avec les messageries pour transmettre l’activité importante de Loomio dans un canal que les personnes suivent déjà.

Expliquez aux membres ce que vous attendez de leur utilisation de Loomio. Une règle simple comme « les discussions et décisions importantes se font dans Loomio ; la coordination rapide reste dans la messagerie » est plus facile à adopter qu’un nouvel outil dont l’usage n’est pas expliqué.

Définissez comment votre groupe prend ses décisions

Loomio n’impose pas le même processus à tous les groupes ni à toutes les décisions. Certains groupes ont déjà des règles établies. D’autres utilisent Loomio tout en élaborant ensemble une pratique plus claire de la prise de décision.

Si votre processus est déjà établi

Appliquez dans Loomio les exigences existantes du groupe. Avant de lancer une prise de décision formelle, assurez-vous que les participants savent :

• quels types de décisions peuvent être pris dans Loomio ;
• qui donne son avis et qui a le pouvoir de décider ;
• qui peut voter ;
• si un quorum est requis ;
• si la décision nécessite une majorité, une majorité qualifiée, un accord unanime, le consentement ou une autre exigence de proportion des votes ;
• si la décision prend effet lors de la publication de sa conclusion ou si elle doit être ratifiée ailleurs ; et
• qui consignera la conclusion et la mettra en œuvre.

Si votre acte constitutif, vos statuts, votre règlement ou la législation locale encadrent les décisions électroniques, assurez-vous que le processus dans Loomio respecte ces exigences. Configurez les électeurs délégués, les paramètres des propositions et les modèles de sondage pour faciliter la répétition du processus convenu.

Si votre groupe n’a pas encore défini son processus de décision

Lancez une discussion sur la manière de prendre les décisions. Avant de choisir un outil de vote, demandez au groupe de réfléchir aux questions suivantes :

• Quels types de décisions prenons-nous ?
• Qui est concerné, qui doit être consulté et qui est responsable de la décision ?
• Quelles décisions nécessitent des avis, un consentement, un consensus, un vote ou une délégation de pouvoir ?
• Quel niveau de participation ou de soutien rend une décision valide ?
• Comment réagirons-nous aux objections, aux résultats à égalité ou à une participation insuffisante ?
• Comment communiquerons-nous, consignerons-nous, réexaminerons-nous et modifierons-nous une décision ?

Les réponses peuvent varier selon qu’il s’agit d’une décision opérationnelle, d’une politique, d’une élection ou d’une modification des statuts. Consultez Prendre des décisions pour comparer plusieurs processus complets.

Si le groupe n’est pas prêt à définir toutes les règles, convenez d’un processus provisoire pour une décision à faible risque. Précisez ce que signifiera le résultat avant de demander aux personnes de participer, publiez une conclusion, puis évaluez le déroulement du processus. Consignez les enseignements du groupe dans sa description, ses documents de gouvernance ou ses modèles réutilisables.

Invitez les personnes

Invitez les personnes avec un court message personnel qui explique :

• pourquoi le groupe utilise Loomio ;
• ce que vous leur demandez de faire en premier ;
• quand vous avez besoin de leur réponse ; et
• où elles peuvent obtenir de l’aide.

Vous pouvez commencer avec un petit groupe de personnes qui testeront activement le processus, ou inviter tout le groupe si chacun doit participer dès le début. Dans les deux cas, préparez une discussion avant leur arrivée pour qu’elles ne rejoignent pas un groupe vide.

Aidez chacun à participer une première fois

Le premier objectif est que chaque personne passe de la réception d’une invitation à une première contribution.

Demandez aux personnes de :

1. se connecter et ajouter une photo de profil ;
2. ouvrir la discussion d’accueil ou d’essai ;
3. publier un court commentaire ou une réaction ; et
4. voter sur une proposition sans enjeu majeur et, si cela est utile, donner une raison.

Les membres n’ont pas besoin de créer un mot de passe. Ils peuvent se connecter par e-mail et répondre aux e-mails de discussion qui permettent les réponses sans devoir revenir au fil de discussion.

Utilisez les notifications de manière réfléchie

L’accès au contenu et les notifications à son sujet sont deux choses distinctes. Les membres peuvent retrouver les discussions de leur groupe même s’ils n’ont pas été notifiés immédiatement.

Lorsque vous lancez une discussion, notifiez les personnes dont l’avis est nécessaire à cette étape. Utilisez les @mentions et les réponses lorsque vous demandez à des personnes précises de répondre. Lorsque le vote s’ouvre ensuite, invitez les électeurs qui peuvent y participer.

Si vous créez une discussion et un sondage ensemble uniquement pour recueillir un vote, évitez d’envoyer une invitation à la discussion immédiatement suivie d’une invitation au sondage. Lancez la discussion sans notifier les personnes, puis invitez-les par le sondage, ou lancez un sondage autonome.

Montrez aux membres les paramètres de rattrapage et de notification, en particulier s’ils ne prévoient pas de consulter Loomio chaque jour.

Menez le premier processus à son terme

Un premier processus doit montrer l’ensemble des étapes :

1. Présentez le sujet et fournissez le contexte.
2. Invitez les personnes à discuter ou à poser des questions lorsque c’est nécessaire.
3. Lancez la proposition ou le sondage adapté.
4. Relancez les personnes qui n’ont pas participé lorsque c’est nécessaire.
5. Publiez une conclusion qui précise ce qui a été décidé et les prochaines étapes.

La conclusion termine le processus et crée une trace que les membres pourront consulter plus tard. Ensuite, demandez ce qui a bien fonctionné, ajustez le processus et choisissez la prochaine activité récurrente à mener dans Loomio.

Pour un parcours accompagné de la discussion à la décision, consultez Prendre des décisions. Pour les pratiques propres aux conseils d’administration, consultez Présenter Loomio à votre conseil d’administration.