Présenter Loomio à votre groupe

Présentez Loomio à travers une tâche utile. Préparez le groupe avant d’inviter les personnes, aidez chacune à participer une première fois, puis menez le processus jusqu’à une conclusion.

Choisir un premier usage utile

Commencez par un processus dont votre groupe a déjà besoin. Pour un premier usage, choisissez une tâche assez limitée pour être menée à bien rapidement, mais assez importante pour donner aux personnes une raison de participer.

Par exemple :

• préparer l’ordre du jour d’une prochaine réunion ;
• examiner et approuver un compte rendu de réunion ;
• recueillir des avis sur un projet de document ;
• trancher une petite question de fonctionnement ; ou
• définir les priorités du mois suivant.

Évitez de déplacer toutes les discussions et décisions dans Loomio d’un seul coup. Un processus régulier donne au groupe une raison claire de revenir et vous permet d’améliorer son déroulement à chaque fois.

Préparer le groupe avant d’inviter les personnes

Préparez un espace utile et reconnaissable pour les personnes invitées :

• ajoutez le nom du groupe, son logo, une image de couverture, son objectif et les liens importants ;
• vérifiez la confidentialité et les autorisations du groupe ;
• ajoutez les étiquettes de catégorie que le groupe utilisera régulièrement ;
• créez une première discussion sur un sujet réel, avec les informations nécessaires pour y participer ; et
• créez une discussion d’essai si les membres ont besoin de tester les commentaires, les réactions et le vote sans conséquence.

Utilisez votre photo pour votre profil et le logo de l’organisation pour le groupe. Les personnes invitées pourront ainsi reconnaître qui les a invitées et à quelle organisation se rapporte un e-mail.

Choisir où mener chaque activité

Loomio peut être utilisé avec les outils dont votre groupe se sert déjà :

Ajoutez des liens vers les documents et les autres outils dans la description du groupe ou le contexte de la discussion. Utilisez les intégrations de messagerie pour afficher les activités importantes de Loomio dans un canal que les personnes suivent déjà.

Expliquez aux membres ce qui doit se passer dans Loomio. Une règle simple, comme « les discussions et décisions importantes ont lieu dans Loomio ; la coordination rapide reste dans la messagerie », est plus facile à adopter qu’un nouvel outil dont l’usage n’est pas expliqué.

Définir comment votre groupe prend ses décisions

Loomio n’impose pas le même processus à tous les groupes ni à toutes les décisions. Certains groupes ont déjà des règles établies. D’autres utilisent Loomio pour élaborer ensemble une méthode de décision plus claire.

Si votre processus est déjà établi

Adaptez les règles existantes du groupe à Loomio. Avant de lancer une décision formelle, assurez-vous que les personnes participantes savent :

• quels types de décisions peuvent être prises dans Loomio ;
• qui donne son avis et qui a le pouvoir de décider ;
• qui peut voter ;
• si un quorum est requis ;
• si la décision exige une majorité, une majorité qualifiée, l’unanimité, le consentement ou une autre proportion de voix requise ;
• si la décision prend effet à la publication de sa conclusion ou doit être ratifiée ailleurs ; et
• qui consignera et mettra en œuvre la conclusion.

Si les décisions électroniques sont régies par les statuts, le règlement intérieur, une politique ou le droit applicable à votre groupe, assurez-vous que le processus dans Loomio respecte ces règles. Configurez les électeurs délégués, les paramètres des propositions et les modèles de sondage pour faciliter la répétition du processus convenu.

Si votre groupe définit encore son processus

Lancez une discussion sur la façon de prendre les décisions. Avant de choisir un outil de vote, invitez le groupe à réfléchir aux questions suivantes :

• Quels types de décisions prenons-nous ?
• Qui est concerné, qui faut-il consulter et qui est responsable de la décision ?
• Quelles décisions nécessitent des avis, un consentement, un consensus, un vote ou une délégation de pouvoir ?
• Quel niveau de participation ou de soutien rend une décision valide ?
• Comment réagirons-nous aux objections, aux égalités de voix ou à une participation insuffisante ?
• Comment communiquerons-nous, consignerons-nous, réexaminerons-nous et modifierons-nous une décision ?

Les réponses peuvent varier selon qu’il s’agit d’une décision de fonctionnement, d’une politique, d’une élection ou d’une modification des statuts. Consultez Prendre des décisions pour comparer plusieurs processus complets.

Si le groupe n’est pas prêt à fixer toutes les règles, convenez d’un processus provisoire pour une décision à faible enjeu. Expliquez ce que signifiera le résultat avant d’inviter les personnes à participer, publiez une conclusion, puis examinez le déroulement du processus. Consignez les enseignements du groupe dans sa description, ses documents de gouvernance ou des modèles réutilisables.

Inviter les personnes

Invitez les personnes avec un court message personnel qui explique :

• pourquoi le groupe utilise Loomio ;
• ce que vous leur demandez de faire en premier ;
• quand vous avez besoin de leur réponse ; et
• où elles peuvent obtenir de l’aide.

Vous pouvez commencer avec un petit groupe de personnes qui testeront activement le processus, ou inviter tout le groupe si chacun doit participer dès le départ. Dans les deux cas, préparez une discussion avant de les inviter dans le groupe.

Aider chaque personne à participer une première fois

Le premier objectif est que chaque personne passe de la réception d’une invitation à une première contribution.

Invitez les personnes à :

1. se connecter et ajouter une photo de profil ;
2. ouvrir la discussion de bienvenue ou d’essai ;
3. publier un court commentaire ou une réaction ; et
4. voter sur une proposition à faible enjeu et, si cela leur est utile, expliquer leur choix.

Les membres n’ont pas besoin de créer un mot de passe. Ils peuvent se connecter par e-mail et répondre aux e-mails des discussions qui le permettent sans avoir à retourner d’abord dans le fil de discussion.

Utiliser les notifications de manière réfléchie

L’accès à un contenu et la notification de ce contenu sont deux choses distinctes. Les membres peuvent retrouver les discussions de leur groupe même s’ils n’ont pas reçu de notification immédiate.

Lorsque vous lancez une discussion, informez les personnes dont l’avis est nécessaire à ce stade. Utilisez les @mentions et les réponses pour solliciter des personnes précises. Lorsque le vote s’ouvre plus tard, invitez les personnes qui peuvent voter.

Si vous créez une discussion et un sondage en même temps uniquement pour recueillir un vote, évitez d’envoyer une invitation à la discussion immédiatement suivie d’une invitation au sondage. Vous pouvez lancer la discussion sans envoyer de notification, puis inviter les personnes par le sondage, ou lancer un sondage indépendant.

Montrez aux membres les paramètres de récapitulatif et de notification, surtout s’ils ne prévoient pas de consulter Loomio tous les jours.

Mener le premier processus à son terme

Le premier processus devrait montrer toutes les étapes :

1. Présentez le sujet et donnez le contexte.
2. Invitez les membres à discuter ou à poser des questions au moment opportun.
3. Lancez la proposition ou le sondage adapté.
4. Rappelez aux personnes qui n’ont pas encore participé de le faire si nécessaire.
5. Publiez une conclusion qui indique ce qui a été décidé et les prochaines étapes.

La conclusion termine le processus et crée une trace que les membres pourront consulter plus tard. Ensuite, demandez ce qui a bien fonctionné, adaptez le processus et choisissez la prochaine activité régulière à mener dans Loomio.

Pour suivre une démarche guidée, de la discussion à la décision, consultez Prendre des décisions. Pour les pratiques propres aux conseils d’administration, consultez Présenter Loomio à votre conseil d’administration.