Pratique continue

Amélioration continue

Quelles que soient les qualités d’un groupe ou d’une personne qui facilite, il est toujours possible de s’améliorer. En avançant progressivement dans la bonne direction, le groupe peut améliorer ses pratiques. Cette amélioration progressive nécessite une méthode efficace pour parler de la manière dont vous collaborez. Avec elle, tout devient possible. Sans elle, vous stagnez.

Il existe de nombreuses approches de l’amélioration continue, mais toutes prévoient un espace de réflexion et de retour d’expérience, ainsi qu’un moyen d’apporter des changements en conséquence. Les équipes qui travaillent ensemble de façon régulière peuvent employer une méthode comme scrum, avec des rétrospectives et des améliorations régulières des processus. Pour une séance ponctuelle, la personne qui facilite peut simplement demander des retours après la séance.

Sur Loomio

• Les personnes utilisent Loomio pour parler de leur manière d’utiliser Loomio. La plateforme offre un espace naturel pour « discuter de la manière de discuter ».
• L’adoption de Loomio amène les groupes à réfléchir à de nombreux aspects de leur collaboration et de leur processus de prise de décision, ce qui leur donne l’occasion de les améliorer.

Facilitation partagée / Autofacilitation

À mesure qu’un groupe acquiert de l’expérience, davantage de personnes développent leurs compétences en facilitation. La facilitation peut cesser d’être un rôle attribué à une personne précise et devenir une fonction partagée. Chacun peut intervenir pour faciliter les échanges, et une dynamique peut se créer entre les participants, où chacun donne et reçoit, guide et suit à son tour. Pour les groupes qui souhaitent partager les responsabilités et fonctionner sans hiérarchie, il est très important d’encourager cette pratique.

Les personnes moins habituées à faciliter les échanges peuvent être accompagnées par des formations, des invitations à intervenir et des suggestions de premiers pas. Voici quelques gestes de facilitation que presque tout le monde peut être encouragé à essayer :

• reformuler ce que vous entendez ou en faire une synthèse
• inviter les autres à contribuer
• poser des questions pour améliorer la compréhension collective
• remarquer qui participe et qui ne participe pas
• reconnaître explicitement la valeur des contributions

Vous n’avez pas besoin d’un ordre du jour pour faciliter les échanges. Faciliter consiste simplement à rendre une situation de groupe plus facile à vivre. La prochaine fois que vous participez à une réunion de famille, à une fête ou à une pause autour d’un thé : abordez ce moment comme une personne qui facilite et veillez à ce que chacun se sente inclus dans le groupe et puisse participer. — Silvia Zuur

La facilitation partagée peut très bien fonctionner, mais elle peut aussi conduire les personnes à empiéter sur les interventions des autres. Au début, les ajustements sont parfois maladroits, le temps que chacun trouve sa place. Il est important de distinguer la facilitation partagée (des pairs qui aident le collectif), la « facipulation » (la manipulation du groupe pour servir ses propres objectifs) et la facilitation sans mandat (des interventions de facilitation alors que ce rôle ne vous a pas été confié).

Déterminez consciemment quand la facilitation entre pairs est un bon choix et quand il faut désigner une personne pour faciliter. Dans certaines situations, comme une discussion très conflictuelle nécessitant une personne neutre clairement désignée, ou lorsque la confiance manque, la facilitation partagée peut ne pas fonctionner.

Les gestes de facilitation ne sont pas réservés au responsable ou à la personne qui a organisé la réunion — ils sont à la portée de tout le monde. — Richard Bartlett

Application dans Loomio

• L’espace en ligne se prête particulièrement bien à la facilitation partagée. Différentes personnes peuvent intervenir à différents moments, selon ce qu’elles remarquent et leurs compétences.
• Une discussion en ligne est, par défaut, une collaboration répartie entre pairs. Toute autre organisation doit être définie explicitement. C’est l’inverse des échanges en personne, où une personne a généralement convoqué la réunion et où le partage du rôle de facilitation demande une démarche active.
• Loomio est conçu pour des groupes dont les membres sont sur un pied d’égalité. À bien des égards, la facilitation partagée est l’approche la plus adaptée à cet outil.
• Les personnes qui utilisent Loomio pratiquent régulièrement la facilitation entre pairs, qu’elles en aient conscience ou non. Suggérer à quelqu’un de lancer une proposition, mentionner des personnes, résumer le déroulement des échanges jusqu’ici, etc., sont autant de gestes de facilitation.

L’art de se laisser guider par la facilitation

Comme suivre son partenaire dans une danse de salon, se laisser guider par la facilitation est un art en soi. Les personnes qui ont elles-mêmes une expérience de la facilitation, ou qui ont participé à de nombreux processus bien facilités, accueillent la facilitation différemment de celles qui n’en ont pas l’expérience.

La réceptivité à la facilitation est une capacité qui peut se développer et avoir une grande influence sur la réussite du groupe. Elle va de gestes aussi simples qu’arriver à l’heure ou suivre les consignes à la volonté d’essayer une nouvelle manière de penser ou de communiquer. Parfois, les personnes vivent une bonne expérience sans bien savoir pourquoi — leur montrer que la facilitation a contribué à la fluidité ou à la profondeur des échanges peut les aider à comprendre ce qu’elles ont apprécié dans le processus.

À l’inverse, les personnes qui ne peuvent pas ou ne veulent pas se laisser guider par la facilitation peuvent nuire à la collaboration du groupe. Quelles que soient les compétences de la personne qui facilite, un certain degré de résistance l’empêchera de remplir son rôle. Parmi les problèmes courants figurent le fait de dominer la discussion, de jouer l’avocat du diable, de perturber le processus, de manquer de respect à la personne qui facilite ou aux participants, ou de rester en retrait. Chacun doit, dans une certaine mesure, assumer sa responsabilité dans sa disposition à se laisser guider par la facilitation.

Sur Loomio

• Avec un peu de pratique, la plupart des utilisateurs apprennent rapidement à répondre aux gestes de facilitation sur Loomio, par exemple en répondant lorsqu’une @mention leur est adressée.
• Faciliter les échanges sur Loomio aide les personnes à devenir elles-mêmes plus réceptives à la facilitation.
• Comme tout est archivé, les utilisateurs peuvent observer des gestes de facilitation passés, « figés dans le temps », et en tirer des enseignements sans avoir été présents.

Changement de culture

Une culture collaborative et participative se construit au fil du temps, avec beaucoup de pratique, d’essais et d’erreurs. Comprendre la facilitation, lui accorder de la valeur et l’encourager peut jouer un rôle central dans l’émergence de cette culture. La facilitation peut évoluer d’un rôle vers une fonction, puis vers un état d’esprit. Dans une culture pleinement collaborative, chacun facilite la participation des autres de multiples façons.

La fête de l’entreprise est-elle participative ? Le repas partagé au bureau s’organise-t-il comme par magie ? Les idées peuvent-elles venir de partout, évoluer grâce aux réflexions et aux contributions de nombreuses personnes, puis être mises en œuvre d’une manière qui dépasse ce que chacun avait imaginé au départ ?

Un changement profond de culture se produit lorsque la collaboration dépasse les espaces qui lui sont réservés et se manifeste dans tous les aspects de l’organisation. La collaboration ne se limite pas aux notes adhésives et aux tours de table : elle donne le ton à toute la vie de l’organisation.

Sur Loomio

• La théorie du changement de Loomio repose sur l’idée qu’un nombre croissant de groupes pratiquant une prise de décision efficace et inclusive peut transformer les dynamiques organisationnelles à l’échelle mondiale. Cette idée se retrouve dans toute la conception de l’outil et dans notre fonctionnement en coopérative. L’objectif est de faire évoluer la culture par la pratique collaborative.
• Des groupes Loomio ont vu leur culture évoluer grâce à l’outil. Par exemple, des groupes ayant déjà une culture collaborative ont pu grandir tout en la préservant, et des groupes participatifs ont pu continuer à fonctionner au lieu de se désagréger face aux difficultés de la prise de décision inclusive.
• En rendant la pratique collaborative plus accessible et plus facile à mettre en œuvre, Loomio lui permet de devenir une nouvelle habitude collective.

Pour trouver de l’inspiration sur la pratique continue, découvrez les récits de groupes Loomio.