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Où en sommes-nous dans le processus ?

Les personnes participent avec plus d’assurance lorsqu’elles peuvent se situer dans un calendrier ou un ordre du jour. Elles veulent savoir ce qu’elles font maintenant, ce qui vient ensuite et ce qu’elles ont déjà accompli. Une vue d’ensemble du processus les aide à comprendre comment contribuer efficacement.

Par exemple, si une séance de questions-réponses est prévue plus tard, les personnes seront plus disposées à garder leurs questions pendant une présentation. Si une phase d’exploration précède clairement une phase de convergence, elles éviteront de proposer des solutions trop tôt. Chacun doit savoir quel type de contribution est attendu et à quel moment.

Définir assez précisément le processus pour pouvoir l’expliquer pousse aussi les personnes qui l’animent à réfléchir à l’ensemble du parcours. Cela les aide à vérifier que chaque étape a une raison d’être et contribue à un tout cohérent. Un processus bien animé suit une progression logique.

Sur Loomio

Une décision sur Loomio suit déjà une progression logique simple : réunir les personnes (ouvrir et inviter), discuter (diverger), faire une proposition (converger), décider et agir (conclure).
Beaucoup de personnes utilisent Loomio dans le cadre d’un processus dont les étapes sont clairement définies, comme une consultation en plusieurs phases.
Certains outils aident à rendre ce parcours visible, notamment la description du groupe et les dates limites des propositions. Ils permettent de donner davantage de contexte aux personnes qui participent.

L’art de l’observation

Observer est sans doute la compétence la plus importante pour animer un groupe. L’observation aide à déterminer quand intervenir, comment répondre et quelles contributions solliciter. Elle aide aussi le groupe à prendre conscience de son propre fonctionnement. L’animation apporte une personne qui prête attention à ce qui se passe et agit en conséquence, pendant que les autres se concentrent sur le sujet ou sur leurs propres priorités.

Une observation efficace repose sur de bonnes informations et sur la capacité de les interpréter avec sensibilité. Les personnes qui animent un groupe parlent souvent de « lire » la salle : réactions émotionnelles, tensions et rapports de pouvoir. Elles ont besoin de moyens efficaces pour repérer ces signaux.

Sur Loomio

Plusieurs fonctionnalités facilitent l’observation. L’une des plus utiles consiste à suivre l’évolution du graphique des réponses à une proposition.
Le logiciel permet de voir qui a participé ou non, quels sujets sont soulevés et qui a accepté ou non son invitation à rejoindre le groupe.
Sur Loomio, une seule personne peut suivre des dizaines de discussions à la fois, voir clairement ce qui s’y dit et agir en conséquence.
Les échanges en ligne peuvent rendre explicite ce qui resterait implicite et donc plus difficile à remarquer.
L’écrit aide à nommer ce qui a été observé et à expliquer une intervention. Vous pouvez, par exemple, citer les mots exacts d’une personne et expliquer ce qu’ils révèlent. Vous pouvez aussi relever plusieurs citations dans une discussion pour faire ressortir des thèmes ou des désaccords naissants.
Il est plus facile d’observer quand le rythme ralentit. C’est l’un des avantages de Loomio : les échanges asynchrones peuvent être lus à votre rythme. Vous pouvez aussi suivre leur évolution dans le temps en revenant directement aux discussions précédentes.
Plusieurs discussions peuvent avancer en même temps. Vous pouvez donc ouvrir une discussion sur la manière dont les échanges se déroulent, parfois appelée « méta-discussion » ou « chapeau bleu », tout en poursuivant les discussions principales. Le groupe dispose ainsi d’un espace pour observer son fonctionnement sans ralentir le processus.

Faire entendre des voix diverses

Dans notre société, l’histoire, les rapports de pouvoir, la culture et la psychologie se conjuguent pour donner plus de place à certaines voix qu’à d’autres. Cette dynamique agit à tous les niveaux, de nos croyances les plus profondes à notre système politique et à nos lois.

Les meilleures idées ne viennent pourtant pas toujours des personnes qui parlent le plus fort. L’animation peut aider à réduire ces biais. Pour favoriser la justice sociale, l’efficacité du groupe et la qualité des décisions, il faut prendre conscience des dynamiques auxquelles nous sommes collectivement confrontés.

Si vous voulez innover, faites une place à différents points de vue. C’est aussi nécessaire pour que chaque membre d’une équipe puisse agir pleinement. De nombreux facteurs culturels et techniques favorisent certaines voix aux dépens d’autres. Vous pouvez adopter diverses pratiques pour contrer ce biais de manière systématique. En prendre conscience est déjà un bon point de départ. — Richard Bartlett

Nous vivons chacun à travers notre propre conscience et avons tendance à oublier que les autres perçoivent le monde différemment. Même dans un groupe qui semble homogène, les perspectives, les rythmes et les préférences varient beaucoup. Reconnaître pleinement que les autres sont différents de soi est un enjeu majeur du développement personnel.

Aucune méthode ne convient à tout le monde. Chaque mode d’échange donne plus de place à certaines voix et moins à d’autres, ou fait ressortir différents aspects d’une même personne. Il faut donc varier les approches pour permettre à des personnes diverses d’apporter le meilleur de leurs contributions.

Veillez à tenir compte de différentes façons d’apprendre. La métaphore de la tête, du cœur et des mains offre un repère simple. Les personnes qui apprennent par la tête ont besoin de faits et d’informations détaillées. Celles qui apprennent par le cœur sont sensibles aux récits et ont besoin d’un lien émotionnel avec le travail. Apprendre par les mains, c’est agir et faire des choses concrètes. — Silvia Zuur

Pour faire émerger des voix diverses et les relier entre elles, proposez plusieurs modes d’échange. Vous répondrez ainsi à différents besoins et préférences tout en donnant à chacun davantage de possibilités de s’exprimer.

Voici quelques éléments classiques pour tenir compte de la diversité des modes de communication dans un travail collectif :

Taille du groupe — réflexion individuelle, binômes, petits groupes, grands groupes, échanges entre deux personnes, d’une personne vers plusieurs ou de plusieurs personnes entre elles.
Moyen d’expression — écriture, dessin, vidéo, chant, danse, schémas, équations, symboles, récits, larmes, rires, débat, etc.
Règles de discussion — tours de parole (écouter chaque personne une fois avant de poursuivre), limitation des prises de parole (attendre que deux autres personnes aient parlé avant de reprendre la parole), bâton de parole (parler uniquement quand on le tient, sans interrompre), interventions limitées dans le temps (une minute par personne), interventions sans limite de temps (laisser une personne parler aussi longtemps qu’elle le souhaite et l’écouter attentivement), suivi de la participation (comparer, par exemple, le temps de parole des femmes et des hommes), moments de silence entre les interventions (pour réfléchir et prendre du recul).
Accueillir le silence Le silence n’est gênant que si vous le laissez devenir gênant. Il donne aux personnes le temps de réfléchir. — Silvia Zuur

Sur Loomio

Loomio a toujours été conçu pour « faire entendre toutes les voix », y compris celles des personnes qui ne peuvent pas être présentes, qui parlent moins ou qui manquent de temps.
À l’écrit, toutes les voix ont à peu près le même « volume » et le même « rythme ». Les échanges écrits et asynchrones réduisent ainsi certaines inégalités de prise de parole.
Une proposition fonctionne comme un tour de parole : elle aide chaque membre du groupe à donner son avis, s’il le souhaite, sur un pied d’égalité.
Loomio permet de partager plusieurs types de contenus (liens, vidéos, images, schémas et documents à l’appui), adaptés à différents modes de communication.
Les outils de Loomio sont simples, mais une animation active et un groupe habitué à travailler ensemble peuvent appliquer des règles de discussion convenues. Par exemple, chaque personne peut attendre que les autres aient participé avant de publier une deuxième fois.
Loomio offre des outils souples pour les échanges dans les petits et les grands groupes, grâce aux groupes principaux et aux sous-groupes. Certaines consultations de grande ampleur réunissent les contributions de plusieurs petits groupes dans une conclusion commune.
Les personnes qui ont besoin de réfléchir seules peuvent prendre du temps, puis revenir partager un commentaire plus long ou un lien vers un document. Elles choisissent ainsi elles-mêmes comment alterner réflexion individuelle et échanges collectifs.
Les fonctionnalités d’accessibilité et les traductions de Loomio permettent à des personnes aux besoins très différents de participer à une même discussion sur un pied d’égalité. La technologie peut ainsi rendre possible une participation équitable qu’il serait très difficile d’obtenir en personne.
Si une personne contribue beaucoup plus que les autres, il est techniquement possible de passer ses messages en faisant défiler la page. En personne, elle pourrait dominer l’échange. Toutefois, de très longs messages peuvent aussi nuire à l’équilibre d’une discussion sur Loomio.

Réduire les biais cognitifs

Au fil de millions d’années, le cerveau humain a appris à combiner une réflexion rapide et suffisamment efficace avec une analyse plus lente et approfondie, qui demande davantage d’efforts. Nous pouvons ainsi nous appuyer la plupart du temps sur nos intuitions, nos raccourcis mentaux et nos généralisations, puis analyser plus en profondeur quand c’est nécessaire.

Mais ces raccourcis nous induisent parfois en erreur. Certains biais connus de la pensée humaine peuvent empêcher de prendre les meilleures décisions. La situation se complique encore au sein d’un groupe. Il faut garder ces dynamiques à l’esprit.

Il existe de nombreux biais cognitifs, qui peuvent tous influencer les décisions et la collaboration. L’animation peut aider le groupe à les reconnaître et à choisir comment y répondre. Vous pouvez, par exemple, lui demander quand il vaut mieux aller vite et quand il vaut mieux privilégier la précision.

Des processus et des échanges structurés peuvent réduire les biais cognitifs et améliorer la qualité des décisions. Suivre un processus plutôt que la voie la plus facile aide à repérer les erreurs de raisonnement. Il arrive que les personnes qui animent un groupe proposent une démarche exigeante, même si elle suscite des résistances, pour aider le groupe à sortir de ses habitudes. Cet effort peut lui permettre d’atteindre ses objectifs, malgré un inconfort passager.

Voici quelques méthodes qui peuvent atténuer les biais cognitifs :

Les chapeaux de De Bono : les personnes portent symboliquement des chapeaux de couleurs différentes pour prendre du recul par rapport à leurs opinions et essayer d’autres modes de pensée.
Les listes de vérification : les habitudes de pensée peuvent nous faire manquer même des éléments évidents, surtout dans un domaine familier. Une liste aide à repérer ces oublis.
Les cinq pourquoi : demander « pourquoi » une ou deux fois peut donner l’impression d’avoir trouvé la réponse avant d’avoir atteint la cause profonde du problème. Répéter la question cinq fois aide à aller au fond des choses.
Les modèles d’analyse : des exercices comme l’analyse SWOT, le canevas de modèle économique et d’autres méthodes structurées de collecte d’informations peuvent guider l’analyse et révéler des hypothèses implicites.

Sur Loomio

Des informations et des contributions variées peuvent remettre en question les hypothèses et les biais. Ce principe fait partie de la conception de Loomio : en donnant à davantage de personnes la possibilité de contribuer à une discussion sur un pied d’égalité, le groupe peut échapper à la pensée de groupe.
Loomio permet aux personnes participantes d’exprimer un désaccord constructif. Pouvoir exprimer un désaccord sans crainte, et savoir qu’il sera pris en compte, est essentiel à une culture de l’esprit critique.
Les échanges écrits et asynchrones ralentissent la conversation. Chacun a ainsi plus de temps pour examiner ses idées et éviter certaines erreurs de raisonnement.
Loomio propose un processus en partie structuré qui favorise des décisions réfléchies. Il peut servir à de nombreux types de processus. Même une structure légère ouvre de nouvelles possibilités dans une discussion.

Trouver l’équilibre entre divergence et convergence

Le « diamant » de la divergence et de la convergence représente la forme d’une conversation. Elle s’élargit d’abord pour accueillir des idées, des informations et des points de vue différents, puis se resserre progressivement. Choisir le bon moment pour passer d’une phase à l’autre est essentiel pour animer des discussions collectives productives qui débouchent sur une action.

Si la phase de divergence est omise ou interrompue trop tôt, le groupe manque d’informations, certaines personnes peuvent ne pas se sentir écoutées et de bonnes idées restent inexprimées. Si la convergence est omise ou arrive trop tard, la discussion peut se prolonger sans aboutir à une conclusion applicable. Les personnes participantes y consacrent alors de l’énergie sans obtenir de résultat.

Chaque étape du processus demande aussi une intervention au bon moment. La divergence comprend la présentation du sujet, sa clarification et la recherche d’idées. La convergence comprend l’analyse, la conclusion et l’engagement. Pour certaines discussions, il suffit de suivre ces grandes phases. Pour d’autres, il est utile de définir précisément chaque étape.

Dans un groupe, certaines personnes préfèrent généralement l’un de ces modes à l’autre. Le groupe a aussi ses propres tendances. Un déséquilibre peut se traduire par trop d’idées abstraites ou par une recherche de solutions trop rapide. L’animation aide chacun et le groupe entier à consacrer l’énergie nécessaire à chaque phase.

Sur Loomio

Le processus de base de Loomio guide les groupes à travers ces phases : la discussion favorise la divergence et les propositions favorisent la convergence. Le modèle du diamant a fortement inspiré la conception initiale de ce processus.
Loomio aide les groupes à suivre ce modèle avec souplesse. Une proposition destinée à faire converger les avis peut, par exemple, révéler un désaccord. Celui-ci apporte de nouvelles informations, qui permettent ensuite de formuler une meilleure proposition.
Des fonctionnalités simples soutiennent chaque phase. Les notifications envoyées aux membres du groupe au début d’une discussion encouragent l’exploration des idées. Les dates limites des propositions encouragent la participation à la convergence.
Pour faciliter la convergence, les personnes qui utilisent Loomio peuvent lancer une proposition. Un groupe qui utilise bien les propositions prend souvent des décisions plus efficacement. Conseiller à un groupe en difficulté de lancer davantage de propositions peut l’aider à avancer.

Définir la portée du travail

Une collaboration réussie dépend souvent de la capacité du groupe à traiter des sujets de taille adaptée, dans le bon ordre.

Pour animer le groupe, vous pouvez adopter une approche de gestion de projet et vous poser les questions suivantes :

Quelles sont les dépendances ? Quel est le chemin critique ? Que faut-il faire d’abord pour pouvoir avancer sur le reste ?
Quels sont les points les plus importants ? Que peut-on laisser de côté ?
Quelle portée est réaliste à ce stade pour obtenir un résultat utile avec le temps, l’énergie et les informations disponibles ?

Il est important de ne pas vouloir tout traiter à la fois. Découpez plutôt le travail en étapes gérables. Une série de petites avancées peut mener à une conclusion plus ambitieuse. Mieux vaut souvent accomplir quelque chose de modeste mais utile que ne parvenir à aucune conclusion. À l’inverse, s’attarder trop sur les détails peut faire perdre de vue les questions essentielles.

Dans une collaboration, personne ne sait exactement ce qui va émerger. Le périmètre doit donc évoluer avec la discussion. Déterminer si une nouvelle piste est une distraction ou une évolution demande du discernement. Trop de rigidité comme trop de souplesse peuvent nuire au travail. Souvent, la question est moins de savoir si un sujet est pertinent que de choisir le bon moment et le bon ordre pour l’aborder.

Si vous prévoyez une séance composée de plusieurs parties liées entre elles, chacune s’appuyant sur la précédente et menant à une conclusion qui bouleverse les perspectives, et que vous y parvenez, c’est remarquable. Mais, le plus souvent, une séance compliquée dépasse le temps prévu et risque de ne pas répondre aux attentes et aux besoins des personnes qui y participent. - Silvia Zuur

Une série de petits accords

Regrouper trop de conversations ne fait qu’ajouter de la confusion. Décomposer le travail aide souvent les groupes qui rencontrent des difficultés. Quand une question semble insoluble, complexe ou conflictuelle, vous pouvez parfois la diviser en questions distinctes et chercher un consensus sur chacune, en commençant par les points les plus faciles à approuver. Vous pourrez ensuite vous concentrer sur les principaux points de désaccord.

Sur Loomio

Les fils de discussion centrés sur un sujet aident à définir un périmètre clair. Plus encore que dans une conversation en personne, les discussions sur Loomio peuvent rester centrées sur une question précise, tandis que d’autres aspects sont traités en parallèle dans d’autres fils.
Il arrive souvent qu’une personne intervienne pour faciliter la discussion en disant : « Cela sort du cadre de ce sujet. Pourquoi ne pas lancer une nouvelle discussion à ce propos ? »
Créer un groupe Loomio aide à définir qui en fait partie et ce dont ses membres souhaitent discuter. Cela aide les personnes participantes à délimiter les sujets.
La succession des propositions sur Loomio se prête à une série de petits accords. Vous pouvez progresser par étapes dans un même fil de discussion, tout en conservant le contexte et en vous appuyant sur les propositions précédentes.
La communication asynchrone permet à certaines personnes d’explorer un sujet annexe sans ralentir les autres. Elles peuvent ouvrir une nouvelle discussion ou créer un sous-groupe et approfondir ce sujet autant qu’elles le souhaitent, tandis que le groupe reste concentré sur son sujet principal.
Le contexte d’une discussion et la description d’un groupe permettent de définir le périmètre de leurs échanges respectifs.

Rythme et calendrier

Une conversation productive a son propre rythme. Ce rythme dépend de nombreux facteurs et se règle souvent à l’intuition, comme lorsqu’une personne improvise en musique. Quand faut-il approfondir un point ou prendre du recul ? Quand faut-il apporter de nouvelles informations ou examiner davantage celles dont on dispose déjà ? C’est tout l’enjeu du rythme.

Les personnes participantes ont des besoins et des préférences différents : certaines ont besoin d’être freinées, d’autres d’être encouragées à avancer. Le bon rythme naît d’un équilibre entre approfondissement et progression. Sans cet équilibre, certaines personnes s’impatientent tandis que d’autres peinent à suivre.

Sur Loomio

Grâce aux échanges asynchrones sur Loomio, chacun peut lire et répondre à son rythme. Un rythme collectif peut ainsi se former naturellement.
Vous pouvez avancer sans attendre les personnes qui prennent plus de temps, tout en continuant à approfondir un point pendant que d’autres progressent. Une communication synchrone ne permet pas ces deux mouvements simultanés.
Les dates limites des propositions permettent de régler le rythme. Les sujets urgents peuvent avoir des délais courts, tandis que d’autres disposent de plus de temps. Chaque décision peut avancer à sa propre vitesse.
Vous pouvez facilement adapter votre niveau de participation. Si une conversation avance trop vite ou trop lentement pour vous, vous pouvez apporter votre contribution, prendre du recul, puis revenir lorsqu’une proposition est présentée.
Sur Loomio, une décision « rapide » prend un ou deux jours, contre environ cinq minutes en personne. Pourtant, Loomio ne paraît pas lent comme le serait une réunion en personne qui durerait deux jours pour prendre une décision. Les décisions avancent en parallèle des autres activités. Recueillir les avis de tout le monde sur Loomio pendant deux jours est bien plus efficace que d’organiser une réunion en personne.
Faciliter une discussion sur Loomio ressemble à l’effet « bullet time » de Matrix, lorsque Neo arrête le temps pour contourner une balle : vous pouvez parcourir une conversation vivante image par image. C’est presque un superpouvoir.

Gérer l’attention

La personne qui facilite les échanges aide le groupe à orienter son attention. La quantité d’informations disponibles peut être presque infinie. Il faut donc les filtrer pour éviter la surcharge. Gérer l’attention consiste à tenir compte à la fois de l’importance des sujets, du temps disponible et des capacités du groupe.

La facilitation peut aider le groupe à s’accorder sur le but et le périmètre d’une discussion ou d’un processus. Il dispose ainsi de critères pour déterminer où porter son attention. Limiter les distractions et recentrer la conversation sont des interventions courantes.

La personne qui facilite les échanges aide aussi le groupe à maintenir son attention assez longtemps. Quand un sujet devient difficile, flou ou inconfortable, certaines personnes veulent abandonner trop tôt, passer à autre chose ou détourner le regard. La facilitation peut aider le groupe à poursuivre son travail jusqu’au bout, au service de ses objectifs communs.

Les processus structurés et les exercices de tri des informations sont utiles pour gérer l’attention. Par exemple :

Limiter le temps — fixer une durée pour la recherche d’idées ou la discussion d’un sujet.
Définir les priorités de l’ordre du jour — recenser tous les sujets que les personnes souhaitent aborder, puis choisir les principaux avant de commencer la discussion.
Regrouper les notes adhésives — recueillir des idées ou des questions, les classer par thème, puis les réunir en quelques sujets.
Mettre des sujets de côté — prévoir un espace pour noter les idées et les questions qui ne sont pas immédiatement pertinentes, afin d’y revenir plus tard.
À quoi reconnaîtra-t-on la réussite ? Définir des critères de réussite et aider le groupe à rester concentré jusqu’à ce qu’ils soient atteints.

Sur Loomio

Les fils de discussion centrés sur un sujet sont l’un des principaux moyens de gérer l’attention sur Loomio. Ce format est apparu très tôt dans les échanges en ligne et reste largement utilisé, car il aide à répartir l’attention. Quand le sujet est clairement indiqué en haut de la page, la plupart des utilisateurs de Loomio comprennent spontanément comment s’y tenir.
Sur Loomio, l’activité mobilise l’attention du groupe. Chaque notification sollicite une part de cette attention. À partir des retours des utilisateurs, le logiciel distingue les activités qui justifient une notification, comme les commentaires, les votes et les conclusions, de celles qui n’en justifient pas, comme une mention « J’aime » sur un commentaire.
Les paramètres de notification permettent aux utilisateurs de choisir ce qui sollicite leur attention sur Loomio. Les aider à régler ces préférences contribue à une bonne gestion de l’attention du groupe.
Les sous-groupes peuvent aider à limiter les sollicitations. Si un sujet ne concerne qu’une partie des personnes, vous pouvez le traiter dans un sous-groupe.
Sur Loomio, le choix de ne pas autoriser plusieurs propositions simultanées vise à concentrer l’attention du groupe sur une proposition jusqu’à son examen complet. Cette décision de conception est volontaire, même si elle ne plaît pas à tout le monde.

Beaucoup de personnes qui conçoivent des systèmes d’information ont cru, à tort, que le problème était le manque d’informations plutôt que le manque d’attention. Elles ont donc créé des systèmes capables de fournir toujours plus d’informations, alors qu’il fallait surtout des systèmes capables d’écarter les informations sans importance ou sans pertinence. — Wikipédia

Interventions de facilitation

Il existe autant de techniques de facilitation que de personnes qui les pratiquent, et des bibliothèques entières leur sont consacrées. Il est impossible d’en dresser une liste exhaustive.

Il peut toutefois être utile de distinguer deux catégories d’interventions :

Interventions de soutien : inviter à contribuer, approfondir, faire émerger des idées, encourager, accompagner, protéger et faire de la place aux autres.
Interventions de cadrage : prendre du recul, mettre fin à un échange, fixer des limites, interrompre, remettre en question, recentrer et écarter les comportements inappropriés.

Presque toutes les interventions utilisées pour faciliter des échanges en personne peuvent être adaptées aux échanges en ligne.

Demander à une personne en particulier de contribuer peut lui donner l’impression d’être l’élève qui ne connaît pas la réponse. Inviter plutôt toutes les personnes qui ne se sont pas encore exprimées à contribuer indique aux personnes qui parlent souvent de laisser de la place, et donne aux plus discrètes la possibilité de prendre la parole. — Silvia Zuur

Sur Loomio

Sur Loomio, les outils d’intervention comprennent les commentaires, les @mentions, l’ajout ou le retrait d’utilisateurs, ainsi que la création ou la suppression de discussions. Ils peuvent servir à soutenir les échanges ou à les recadrer.
L’intervention la plus courante est le commentaire : il permet de s’adresser au groupe pour encourager certains comportements ou tenter d’en limiter d’autres.
Les permissions de participation offrent des moyens assez directs, mais efficaces, de modérer les utilisateurs, notamment en autorisant ou en interdisant la publication de discussions ou de propositions.
Loomio propose des fonctionnalités fondées sur la confiance qui manquent à d’autres outils. Par défaut, toutes les personnes participantes peuvent par exemple modifier le contexte d’une discussion, même si une autre personne l’a rédigé. Ce fonctionnement s’inspire notamment de Wikipédia et du développement de logiciels libres.