Loomion esittely hallituksellesi

Loomio voi toimia verkkopaikkana, jossa hallituksesi tai toimikuntasi kokoontuu, keskustelee, tekee päätöksiä ja luo organisaatiollesi jälkikäteen tarkastettavan dokumentaation.

Aloita oppaan Loomion esittely ryhmällesi yleisistä vaiheista. Tällä sivulla käsitellään lisäksi hallituksille ja toimikunnille olennaisia asioita.

Loomiosta on kuitenkin vain vähän hyötyä, jos vain osa hallituksestasi osallistuu. Tiedot ja viestintä jäävät todennäköisesti hajalleen eri työkaluihin ja hukkuvat sähköpostin Saapuneet-kansioihin, ja epäselvyydet vievät kaikkien aikaa.

Mieti, minkä ongelman haluat ratkaista Loomion avulla: esimerkiksi parantaa ja seurata viestintää tai kerryttää organisaation yhteistä muistia. Sitoutukaa sitten hallituksena siirtämään työskentelynne Loomioon ja kannusta kaikkia panostamaan sen käyttöön.

Ylläpitäjänä tärkein tavoitteesi on määrittää Loomio niin, että se palvelee hallitustasi hyvin.

Kannusta hallituksen jäseniä liittymään ja osallistumaan. Heidän tulisi osata:

• Kirjautua Loomioon
• Lukea ketjuja ja kommentoida niissä
• Äänestää kyselyissä
• Ymmärtää, miten hallintokäytäntönne toimivat Loomiossa

Tarkista tekniset valmiudet

Hallituksen jäsenet tarvitsevat internetiin yhdistetyn tietokoneen tai älypuhelimen. Heidän on osattava lähettää ja vastaanottaa sähköpostia, selata verkkosivuja, lukea digitaalisia asiakirjoja sekä katsella ja kuunnella videoita.

Tarkista, että jäsenillä on kaikki seuraavat:

• ajantasainen laite — tietokone, tabletti tai älypuhelin, jossa on sähköposti ja nykyaikainen verkkoselain
• internetyhteys WIFI-verkon, Ethernet-kaapelin tai mobiilidataliittymän kautta (3G tai uudempi)
• valmiudet lähettää ja vastaanottaa sähköpostia, selata internetiä, ladata asiakirjoja ja toistaa videoita.

Loomio toimii kaikilla tavallisilla verkkoselaimilla, kuten Google Chromella, Microsoft Edgellä, Firefoxilla ja Apple Safarilla. Vanhat selaimet, kuten Microsoft Internet Explorer, eivät välttämättä toimi.

Jos Loomion käytössä laitteellasi on ongelmia, ota yhteyttä Loomion tukeen.

Määritä ryhmäsi asetukset

Ryhmän kuvaus

Ryhmän kuvaus on ensimmäinen asia, jonka ihmiset näkevät saapuessaan Loomio-ryhmääsi. Kirjoita se niin, että uudet jäsenet ymmärtävät ryhmän tarkoituksen ja sen, mitä teette yhdessä. Lisää myös muita tietoja, jotka auttavat ihmisiä pääsemään alkuun ja kannustavat osallistumaan.

Voit esimerkiksi toivottaa ihmiset tervetulleiksi ja kertoa, että tämä on heidän yhteinen verkkotilansa organisaation viestintään ja hallintoon:

• Muistuta jäseniä hallituksen tai toimikunnan tarkoituksesta.
• Kuvaile, miten aiotte käyttää Loomiota: valmistautua kokouksiin, edistää keskusteluja, tehdä päätöksiä ja pysyä ajan tasalla kokousten välillä.
• Kerro selvästi, kenellä on pääsy ryhmään ja kuka voi lukea ja osallistua.
• Lisää tausta- tai hallintoasiakirjat liitteinä tai linkkeinä.

Tarkista yksityisyys- ja käyttöoikeusasetukset

Loomio-ryhmien oletusasetus on Salainen, mikä tarkoittaa, että vain ryhmään erikseen kutsumasi ihmiset tietävät sen olemassaolosta.

Tutustu jäsenten käyttöoikeuksiin ja määritä ne ryhmäsi jäsenten taitojen mukaan. Joidenkin käyttöoikeuksien poistaminen käytöstä voi auttaa välttämään epäselvyyksiä alkuvaiheessa. Voit palauttaa käyttöoikeudet, kun Loomio tulee kaikille tutummaksi.

Luokittelutunnisteet

Lisää organisaatiollesi sopivia luokittelutunnisteita. Niiden määrittäminen etukäteen auttaa kaikkia käyttämään tunnisteita ja löytämään etsimänsä ketjut ja tiedot.

Täydennä henkilökohtainen profiilisi

Henkilökohtainen profiilisi auttaa ryhmäsi jäseniä tunnistamaan sinut helposti ja luottamaan siihen, että sinulta saamansa viestit ovat todella sinun lähettämiäsi.

Hallitse ryhmän jäsenyyksiä

Varmista, että kaikki hallituksesi tai toimikuntasi jäsenet on kutsuttu ryhmään ja että he ovat hyväksyneet kutsunsa.

Aloita yhdestä hallituksen käytännöstä

Yleisessä esittelyoppaassa kerrotaan, miten voit auttaa kaikkia kommentoimaan ja äänestämään kerran. Jatkakaa hallituksessa tämän harjoituksen jälkeen yhdellä toistuvalla hallintokäytännöllä, kuten esityslistan valmistelulla, pöytäkirjan hyväksymisellä, raportin tarkastelulla tai pienen päätöksen tekemisellä kokousten välillä.

Sopikaa, tulevatko Loomiossa tehdyt päätökset voimaan, kun niiden johtopäätös julkaistaan, vai pitääkö ne vahvistaa seuraavassa kokouksessa. Kirjaa sovittu päätösvaltaisuuden edellyttämä osallistumisosuus, päätökseen vaadittava ääniosuus, äänioikeutetut henkilöt ja vahvistamismenettely ryhmän kuvaukseen tai hallintoasiakirjoihin.