Loomion esittely hallituksellesi

Loomio voi olla verkkotila, jossa hallitus tai toimikunta kokoontuu, keskustelee, tekee päätöksiä ja tallentaa organisaatiolleen jäljitettävän päätöshistorian.

Aloita oppaan Loomion esittely ryhmällesi yleisistä vaiheista. Tällä sivulla käsitellään hallitusten ja toimikuntien erityistarpeita.

Loomiosta on vain vähän hyötyä, jos vain osa hallituksen jäsenistä osallistuu. Tiedot ja viestintä jäävät helposti hajalleen eri työkaluihin ja sähköpostilaatikoihin. Tästä syntyvä epäselvyys vie kaikkien aikaa.

Mieti, mitä ongelmaa haluat ratkaista Loomiolla. Voit esimerkiksi parantaa viestintää ja pitää siitä kirjaa tai tallentaa organisaation tietoa myöhempää käyttöä varten. Sopikaa sitten hallituksessa, että siirrätte työnne Loomioon, ja kannustakaa kaikkia osallistumaan.

Ylläpitäjänä tärkein tehtäväsi on ottaa Loomio käyttöön hallituksellesi sopivalla tavalla.

Kannusta hallituksen jäseniä liittymään ja osallistumaan. Heidän pitäisi osata:

• Kirjautua Loomioon
• Lukea keskusteluketjuja ja kommentoida niitä
• Äänestää kyselyissä
• Nähdä, miten hallituksen toimintatavat toteutuvat Loomiossa

Tarkista tekniset taidot

Hallituksen jäsenet tarvitsevat internetiin yhdistetyn tietokoneen tai älypuhelimen. Heidän on osattava lähettää ja vastaanottaa sähköpostia, käyttää verkkoselainta, lukea digitaalisia asiakirjoja sekä katsoa ja kuunnella videoita.

Varmista, että kaikilla jäsenillä on seuraavat välineet ja taidot:

• Ajantasainen tietokone, tabletti tai älypuhelin, jolla voi käyttää sähköpostia ja nykyaikaista verkkoselainta
• Internet-yhteys Wi-Fi-verkon, Ethernet-kaapelin tai mobiilidatan kautta (vähintään 3G)
• Taito lähettää ja vastaanottaa sähköpostia, selata verkkoa, ladata asiakirjoja ja toistaa videoita.

Loomio toimii yleisillä verkkoselaimilla, kuten Google Chromella, Microsoft Edgellä, Firefoxilla ja Apple Safarilla. Vanhentuneet selaimet, kuten Microsoft Internet Explorer, eivät välttämättä toimi.

Jos Loomion käyttö laitteellasi ei onnistu, ota yhteyttä Loomion tukeen.

Määritä ryhmän asetukset

Ryhmän kuvaus

Ryhmän kuvaus on ensimmäinen asia, jonka ihmiset näkevät saapuessaan Loomio-ryhmääsi. Kirjoita kuvaus, joka auttaa uusia jäseniä ymmärtämään ryhmän tarkoituksen ja yhteisen työnne. Lisää myös muuta tietoa, joka auttaa heitä pääsemään mukaan ja osallistumaan.

Voit esimerkiksi toivottaa jäsenet tervetulleiksi ja kertoa, että tämä on organisaationne viestinnän ja päätöksenteon verkkotila:

• Muistuta jäseniä hallituksen tai toimikunnan tarkoituksesta.
• Kerro, miten aiotte käyttää Loomiota kokouksiin valmistautumiseen, keskustelujen jatkamiseen, päätösten tekemiseen ja asioiden seuraamiseen kokousten välillä.
• Kerro selvästi, kenellä on pääsy ryhmään ja kuka voi lukea sisältöä ja osallistua.
• Liitä tai linkitä tausta-aineistot ja hallintoa koskevat asiakirjat.

Tarkista yksityisyys- ja käyttöoikeusasetukset

Loomio-ryhmät ovat oletusarvoisesti Salainen, joten vain erikseen kutsumasi ihmiset tietävät ryhmän olemassaolosta.

Tutustu jäsenten käyttöoikeuksiin ja määritä ne ryhmäsi jäsenten taitojen mukaan. Aluksi voi olla hyödyllistä poistaa joitakin oikeuksia, jotta käyttö pysyy selkeänä. Voit palauttaa oikeudet myöhemmin, kun Loomio on kaikille tutumpi.

Luokkatunnisteet

Lisää organisaatiollesi sopivat luokkatunnisteet. Kun määrität ne etukäteen, kaikkien on helpompi käyttää tunnisteita sekä löytää etsimänsä keskusteluketjut ja tiedot.

Määritä oma profiilisi

Oma profiilisi auttaa ryhmäsi jäseniä tunnistamaan sinut ja varmistumaan siitä, että lähettämäsi viestit ovat sinulta.

Hallinnoi ryhmän jäsenyyksiä

Varmista, että kaikki hallituksen tai toimikunnan jäsenet on kutsuttu ryhmään ja että he ovat hyväksyneet kutsunsa.

Aloita hallituksen toistuvasta toimintatavasta

Yleisessä aloitusoppaassa kerrotaan, miten autat kaikkia kommentoimaan ja äänestämään kerran. Jatkakaa hallituksessa harjoittelemalla yhtä toistuvaa toimintatapaa, kuten esityslistan valmistelua, pöytäkirjan hyväksymistä, raportin käsittelyä tai pienen päätöksen tekemistä kokousten välillä.

Sopikaa, tulevatko Loomiossa tehdyt päätökset voimaan, kun niiden johtopäätös julkaistaan, vai pitääkö ne vahvistaa seuraavassa kokouksessa. Kirjatkaa sovittu päätösvaltaisuus, hyväksymiseen vaadittava äänimäärä, äänioikeutetut ja vahvistamismenettely ryhmän kuvaukseen tai hallintoa koskeviin asiakirjoihin.