Valmistaudu kokoukseen

Tehokkaat kokoukset ovat tuloksellisia, osallistavia ja yhteistyöhön perustuvia. Ne vahvistavat sitoutumista, auttavat rakentamaan vahvoja suhteita ja yhteistä näkemystä, edistävät parempia ja nopeampia päätöksiä sekä tukevat luovaa ajattelua ja uusia ideoita. Ne tarjoavat myös tilaisuuden palautteelle ja jatkuvalle parantamiselle.

Suunnittele tehokas kokous Loomion avulla: ota ihmiset mukaan alusta lähtien, keskity yhdessä tärkeimpiin aiheisiin ja käytä yhteinen aikanne paremmin.

Jos ryhmäsi on uusi Loomiossa, aloita ohjeesta Loomion esittely ryhmällesi ja ota sitten tämä kokouskäytäntö ensimmäiseksi säännölliseksi työnkuluksi.

Voit tehdä seuraavasta hallituksen tai toimikunnan kokouksesta tehokkaan monella tavalla...

Kokouksen painopiste ja aiempien toimenpiteiden seuranta

Määritä kokouksen painopiste, jotta käytätte yhteisen aikanne tärkeimmistä aiheista keskustelemiseen.

Kun pyydät jäseniä osallistumaan esityslistan laatimiseen, autat kaikkia muodostamaan yhteisen näkemyksen, pohtimaan aiheita ja valmistautumaan kokoukseen.

Toimenpiteet: - keskity kokouksessa tärkeimpiin asioihin, - seuraa aiemmissa kokouksissa sovittujen toimenpiteiden edistymistä ja keskustele niistä jäsenten kanssa.

Loomiossa

Valmistaudu kokoukseen luomalla Loomiossa Keskustelu: * muistuta jäseniä tulevasta kokouksesta, * pyydä kommentteja tärkeimmistä asioista, joihin kokouksessa tulisi keskittyä, * tee yhteenveto edellisessä kokouksessa sovituista toimista ja pyydä tietoa niiden etenemisestä.

Esityslistan julkaiseminen ja jäsenille ilmoittaminen

Ilmoita kokouksesta ja julkaise selkeä esityslista. Liitä mukaan aineistot, lisää linkit keskeisiin asiakirjoihin ja ilmoita jäsenille.

Näin kaikki voivat valmistautua kokoukseen lukemalla aineistot ja pohtimalla keskustelun aiheita sekä tehtäviä päätöksiä. Jäsenet saapuvat silloin todennäköisemmin kokoukseen taustatiedot tuntevina ja valmistautuneina.

Toimenpiteet: - valmistele esityslista, asiakirjat, aineistot ja hallituksen kokousasiakirjat, - ilmoita jäsenille kokouksesta ja lähetä aineistot.

Loomiossa

Valmistaudu hallituksen kokoukseen luomalla Loomiossa Keskustelu: * kerro kokouksen tiedot, * liitä tai linkitä esityslista, asiakirjat ja muut kokousmateriaalit, * kutsu jäsenet ilmoituksella, * seuraa 'Nähnyt'-tietoa nähdäksesi, ketkä ovat lukeneet ketjun.

Loomion ketju muistuttaa sähköpostiviestiä, mutta sillä on etuja: - näet, ketkä ovat lukeneet ketjun, ja voit muistuttaa niitä, jotka eivät ole vielä lukeneet sitä, - jäsenten vastaukset ja kommentit näkyvät kaikille, joilla on oikeus nähdä ketju, - kaikki esityslistaa tai kokousmateriaaleja koskeva keskustelu ja kysymykset ovat yhdessä paikassa.

Jäsenet löytävät kaikki kokousta koskevat tiedot helposti yhdestä paikasta. Näin vältetään sekavat sähköpostiketjut ja tärkeiden tietojen katoaminen sähköpostin Saapuneet-kansioon.

Vahvistus

Pyydä jäseniä vahvistamaan kommentilla, että he ovat lukeneet esityslistan ja kokousasiakirjat ja valmistautuneet kokoukseen. Tarkista Nähnyt-tiedosta, ketkä saattavat tarvita muistutuksen.

Kokousajan löytäminen

Sopivan kokousajan löytäminen voi olla monelle ylläpitäjälle toistuva haaste.

Loomiossa

Jos et ole vielä määrittänyt kokouksen päivämäärää ja kellonaikaa tai sinun on löydettävä aika tulevalle kokoukselle, käytä Aikakysely-toimintoa.

Aikakysely auttaa näkemään, mitkä ajat sopivat kullekin, ja löytämään parhaan ajankohdan. Näin tähän tavalliseen ylläpitäjän tehtävään kuluu vähemmän aikaa ja vaivaa.

Eri aikavyöhykkeillä olevat jäsenet näkevät päivämäärät ja kellonajat omalla aikavyöhykkeellään.

Kun aikakysely sulkeutuu, valitse paras ajankohta ja lähetä johtopäätöksestä ilmoitus sekä kalenterikutsu, jotta jäsenet voivat lisätä kokouksen kalenteriinsa.

Pöytäkirjan hyväksyminen

Pöytäkirjan hyväksyminen tai vahvistaminen on vakiintunut käytäntö virallisissa kokouksissa ja hyvä käytäntö kaikissa kokouksissa.

Pöytäkirjaan kirjataan kokouksen kulku, keskustelussa esiin nousseet keskeiset asiat, tehdyt päätökset ja se, miten osallistujat äänestivät. Siihen kirjataan myös sovitut toimenpiteet ja niiden vastuuhenkilöt, ja se toimii usein seuraavan kokouksen lähtökohtana.

Pöytäkirja auttaa läsnä olleita muistamaan käsitellyt asiat, antaa tietoa poissa olleille ja tarjoaa asiakirjan, johon voi palata erimielisyyksien yhteydessä.

Loomiossa

Julkaise pöytäkirja kokouksen Loomio-ketjussa muutaman päivän kuluessa kokouksesta ja pyydä osallistujia hyväksymään se. Näin pöytäkirja käsitellään asioiden ollessa vielä tuoreessa muistissa, ja jäsenet saavat muistutuksen sovituista toimenpiteistä. Tämä säästää myös aikaa kokouksessa.

Yllä olevassa esimerkissä käytetään Valita-kyselyä, jossa on kaksi vaihtoehtoa: 'Hyväksy' ja 'Tarkista'.

Kun kaikki ovat äänestäneet ja kysely sulkeutuu, kirjaa johtopäätös, jotta kaikki tietävät, mitä on päätetty.

Jos kokouskäytäntönne edellyttää virallista hyväksyntää seuraavassa kokouksessa, lisää esityslistalle kohta Loomiossa tehtyjen kyselyjen ja päätösten toteamista ja vahvistamista varten ja kirjaa tämä kokouksen pöytäkirjaan.

Esimerkiksi: "Haluaako joku muuttaa ääniään Loomiossa? Jos ei, päätetään hyväksyä virallisesti Loomiossa edellisen jakson aikana tehdyt kyselyt."

Raporttien hyväksyminen

Useimpien kokousten esityslistoilla varataan aikaa raporttien esittelyyn, käsittelyyn ja hyväksymiseen. Näitä ovat esimerkiksi toimitusjohtajan raportti sekä talous-, toiminta-, työturvallisuus- ja projektiraportit.

Raportit auttavat kaikkia muodostamaan yhteisen käsityksen tilanteesta. Niiden käsittely voi kuitenkin viedä kokouksessa aikaa, jonka voisi käyttää tehokkaammin.

Loomiossa

Liitä tai linkitä raportit kokouksesi ketjuun ja pyydä jäseniä esittämään niistä kysymyksiä ennen kokousta.

Jäsenet saavat raportit ja voivat lukea ne itselleen sopivaan aikaan ja sopivassa paikassa. Lukiessaan ja pohtiessaan raportteja he voivat kommentoida, esittää kysymyksiä ja nähdä vastaukset Loomiossa.

Yhden jäsenen esittämä kysymys kiinnostaa todennäköisesti muitakin jäseniä. Kun joku vastaa kysymykseen, vastaus näkyy kaikille Loomio-ryhmän jäsenille.

Kun raporttien käsittely Loomiossa tulee jäsenille tutuksi, säästä vielä hieman aikaa pyytämällä raporttien hyväksyntää ennen kokousta.

Jos kokouskäytäntönne edellyttää virallista hyväksyntää seuraavassa kokouksessa, lisää esityslistalle kohta Loomiossa tehtyjen kyselyjen ja päätösten toteamista ja vahvistamista varten ja kirjaa tämä kokouksen pöytäkirjaan.

Esimerkiksi: "Haluaako joku muuttaa ääniään Loomiossa? Jos ei, päätetään hyväksyä virallisesti Loomiossa edellisen jakson aikana tehdyt kyselyt."

Tämä sivu on konekäännetty. Jos jokin sana on väärä tai epäselvä, lähetä sähköpostia osoitteeseen contact@loomio.org, niin korjaamme sen.