Valmistaudu kokoukseen

Toimiva kokous on tuottava, osallistava ja yhteistyöhön perustuva. Se lisää sitoutumista, vahvistaa ihmissuhteita, auttaa löytämään yhteisen suunnan, parantaa ja nopeuttaa päätöksentekoa sekä tukee luovaa ajattelua, palautetta ja jatkuvaa kehittämistä.

Suunnittele toimiva kokous Loomiossa. Ota ihmiset mukaan alusta asti, keskity tärkeimpiin aiheisiin ja käytä yhteinen aika hyvin.

Jos Loomio on ryhmällesi uusi, aloita sivusta Esittele Loomio ryhmällesi. Käytä sitten tätä kokousprosessia ensimmäisenä säännöllisenä toimintatapana.

Voit tehdä seuraavan hallituksen tai toimikunnan kokouksesta toimivamman usealla tavalla...

Keskity tärkeimpiin aiheisiin ja käy toimenpiteet läpi

Määritä kokoukselle painopiste, jotta käytätte yhteisen ajan tärkeimpien aiheiden käsittelyyn.

Kun kutsut jäsenet osallistumaan esityslistan laatimiseen, kaikki voivat valmistautua aiheisiin ja löytää yhteisen suunnan.

Toimenpiteet: - keskity kokouksessa tärkeimpiin asioihin, - seuraa aiemmissa kokouksissa sovittuja toimenpiteitä ja keskustele niistä jäsenten kanssa.

Loomiossa

Valmistele kokous Loomion Keskustelu-toiminnolla: * muistuta jäseniä tulevasta kokouksesta, * pyydä heitä kertomaan, mihin asioihin kokouksessa pitäisi keskittyä, * tee yhteenveto edellisen kokouksen toimenpiteistä ja pyydä tilannepäivitys.

Esityslista ja ilmoitukset

Ilmoita kokouksesta ja jaa selkeä esityslista. Liitä kokousasiakirjat, lisää linkit keskeisiin dokumentteihin ja lähetä jäsenille ilmoitus.

Näin kaikki voivat valmistautua kokoukseen lukemalla aineiston ja pohtimalla keskustelunaiheita sekä tehtäviä päätöksiä. Jäsenet tuntevat silloin kokouksen taustan jo etukäteen.

Toimenpiteet: - valmistele esityslista, asiakirjat ja muu kokousaineisto, - ilmoita kokouksesta jäsenille ja lähetä aineisto.

Loomiossa

Valmistele hallituksen kokous Loomion Keskustelu-toiminnolla: * kerro kokouksen tiedot, * liitä esityslista, asiakirjat ja muu kokousaineisto tai lisää niihin linkit, * kutsu jäsenet mukaan ilmoituksella, * tarkista Nähnyt-tiedosta, ketkä ovat lukeneet keskusteluketjun.

Loomion keskusteluketju muistuttaa sähköpostia, mutta siinä on hyödyllisiä ominaisuuksia: - näet, ketkä ovat lukeneet keskusteluketjun, ja voit muistuttaa muita, - jäsenten vastaukset ja kommentit näkyvät kaikille, joilla on oikeus nähdä keskusteluketju, - esityslistaa ja kokousaineistoa koskevat keskustelut ja kysymykset pysyvät yhdessä paikassa.

Jäsenet löytävät kaikki kokoustiedot yhdestä paikasta. Tiedot eivät huku pitkiin sähköpostiketjuihin tai postilaatikoihin.

Vahvista valmistautuminen

Pyydä jäseniä vahvistamaan kommentilla, että he ovat lukeneet esityslistan ja kokousaineiston ja ovat valmiita kokoukseen. Tarkista Nähnyt-tiedosta, ketkä saattavat tarvita muistutuksen.

Etsi kokoukselle sopiva aika

Sopivan kokousajan löytäminen voi viedä järjestäjältä paljon aikaa.

Loomiossa

Jos kokouksen päivää ja aikaa ei ole vielä sovittu tai etsit aikaa tulevalle kokoukselle, käytä Aikakysely-toimintoa.

Aikakyselystä näet helposti, milloin kukin pääsee osallistumaan. Näin sopivan ajan löytäminen vie vähemmän aikaa ja vaivaa.

Eri aikavyöhykkeillä olevat jäsenet näkevät päivämäärät ja kellonajat omalla aikavyöhykkeellään.

Kun aikakysely sulkeutuu, valitse sopivin aika ja lähetä tulosilmoitus sekä kalenterikutsu, jotta jäsenet voivat lisätä kokouksen kalenteriinsa.

Hyväksy pöytäkirja

Pöytäkirjan hyväksyminen tai vahvistaminen on vakiokäytäntö virallisissa kokouksissa ja hyödyllistä myös muissa kokouksissa.

Pöytäkirjaan kirjataan kokous, keskustelun keskeiset asiat, päätökset ja äänestystulokset. Siihen merkitään myös sovitut toimenpiteet ja niiden vastuuhenkilöt. Pöytäkirja toimii usein seuraavan kokouksen lähtökohtana.

Pöytäkirja muistuttaa osallistujia sovituista asioista, auttaa poissaolleita pysymään ajan tasalla ja toimii tarvittaessa kirjallisena tietolähteenä ristiriitatilanteissa.

Loomiossa

Julkaise pöytäkirja Loomion kokouskeskusteluketjussa muutaman päivän kuluessa kokouksesta ja pyydä osallistujia hyväksymään se. Asiat ovat silloin vielä tuoreessa muistissa. Samalla voit muistuttaa jäseniä heidän toimenpiteistään ja säästää aikaa seuraavassa kokouksessa.

Yllä olevassa esimerkissä käytetään Valita-kyselyä, jossa on kaksi vaihtoehtoa: 'Hyväksy' ja 'Tarkista'.

Kun kaikki ovat äänestäneet ja kysely sulkeutuu, julkaise lopputulos, jotta kaikki tietävät, mitä päätettiin.

Jos kokouskäytäntönne edellyttää muodollista hyväksyntää seuraavassa kokouksessa, lisää esityslistalle kohta Loomiossa tehtyjen kyselyiden ja päätösten vahvistamiseksi. Kirjaa vahvistus pöytäkirjaan.

Esimerkiksi: "Haluaako joku muuttaa Loomiossa antamaansa ääntä? Jos ei, vahvistetaan viime kokouksen jälkeen Loomiossa tehtyjen kyselyiden tulokset."

Hyväksy raportit

Useimpien kokousten esityslistoilla varataan aikaa raporttien esittelyyn, käsittelyyn ja hyväksymiseen. Näitä voivat olla esimerkiksi toimitusjohtajan raportti, talous-, toiminta- ja työturvallisuusraportit sekä projektiraportit.

Raportit auttavat kaikkia saamaan saman tilannekuvan. Niiden käsittely voi kuitenkin viedä kokouksessa aikaa, jonka voisi käyttää tehokkaammin.

Loomiossa

Liitä raportit kokouksen keskusteluketjuun tai lisää niihin linkit. Pyydä jäseniä esittämään raportteja koskevat kysymykset ennen kokousta.

Jäsenet voivat lukea raportit itselleen sopivaan aikaan ja paikassa. Lukiessaan ja pohtiessaan raportteja he voivat kommentoida, esittää kysymyksiä ja nähdä vastaukset Loomiossa.

Yhden jäsenen esittämä kysymys kiinnostaa todennäköisesti muitakin. Kun joku vastaa siihen, vastaus näkyy kaikille Loomio-ryhmän jäsenille.

Kun jäsenet ovat tottuneet käsittelemään raportteja Loomiossa, voit säästää lisää kokousaikaa pyytämällä heitä hyväksymään raportit jo ennen kokousta.

Jos kokouskäytäntönne edellyttää muodollista hyväksyntää seuraavassa kokouksessa, lisää esityslistalle kohta Loomiossa tehtyjen kyselyiden ja päätösten vahvistamiseksi. Kirjaa vahvistus pöytäkirjaan.

Esimerkiksi: "Haluaako joku muuttaa Loomiossa antamaansa ääntä? Jos ei, vahvistetaan viime kokouksen jälkeen Loomiossa tehtyjen kyselyiden tulokset."