Hallinnointi ja asiakirjojen säilyttäminen
Hallinnointi ja tarkastusta varten säilytettävät asiakirjat ovat tärkeitä hallituksellesi tai toimikunnallesi. Niiden säilyttäminen on usein myös lakisääteinen velvollisuus.
Sähköiset asiakirjat korvaavat yhä useammin paperiset asiakirjat.
Digitaalisilla työkaluilla hallituksesi voi kuitenkin tehdä paljon muutakin kuin arkistoida kokouspöytäkirjoja.
Kehitä hallituksesi toimintaa:
”Hallituksemme ryhmä on muuttanut toimintaamme merkittävästi. Se mahdollistaa jatkuvan hallinnoinnin, nopeuttaa reagointia ja parantaa ketteryyttämme, sopeutumiskykyämme ja kestävyyttämme… Loomio säästää meiltä tuhansia puntia joka vuosi” - Austen Cordasco, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), yritystukipalvelut, Yhdistynyt kuningaskunta
Katsotaan, miten voit järjestää työtä, hallinnoida keskusteluja, pitää tiedot turvassa ja säilyttää asiakirjoja Loomiossa.
Keskustelujen hallinnointi
Loomiossa on useita keskustelujen hallinnointiin tarkoitettuja toimintoja. Löydät ne keskustelun oikealla puolella olevasta pudotusvalikosta.
Pidä keskusteluluettelo ajan tasalla näillä toiminnoilla:
- Kiinnitä keskustelu pitää tärkeät keskustelut luettelon alussa
- Muokkaa lankaa muuttaa keskustelun otsikkoa tai päivittää sen taustatietoja
- Siirrä ryhmään siirtää keskustelun toiseen ryhmään, alaryhmään tai arkistoryhmään
- Lukitse ketju estää uudet kommentit ja muutokset sekä poistaa ketjun avoimien ketjujen luettelosta. Löydät lukitut ketjut keskustelusuodattimella ja hakupalkista. Voit avata ne uudelleen milloin tahansa.
- Poista keskustelu poistaa keskustelun, jos et halua säilyttää sitä. Poistettua keskustelua ei voi palauttaa.
Luokkatunnisteet
Luokkatunnisteiden avulla keskustelut on helppo löytää. Määritä tunnisteet ja lisää niitä keskusteluihin johdonmukaisesti.
Hallituksen tavallisia tunnisteita ovat esimerkiksi Hallinto, vuosikokous, hallituksen kokous, raportti, talous, lakiasiat, jäsenet, pöytäkirjat, suunnittelu, toimintaperiaatteet, päätökset, säännöt, yleiskokous ja strategia.
Ryhmän jäsenet voivat hakea keskusteluja tunnisteen perusteella Tunnisteet-pudotusvalikosta.
Keskustelun pitäminen aiheessa
Keskustelu toimii parhaiten kaikille, kun se pysyy yhdessä aiheessa.
Jos keskustelussa nousee esiin uusi aihe, voit valita ja siirtää siihen liittyvät kommentit toiseen keskusteluun tai aloittaa uuden keskustelun.
Alaryhmät
Alaryhmät auttavat järjestämään viestintää ja jäseniä niin, että oikeat ihmiset voivat työskennellä yhdessä. Voit esimerkiksi perustaa alaryhmän alatoimikunnalle tai työryhmälle.
Asiakirjojen arkistointi
Säilytä ketjun keskustelu ja kyselyissä tehdyt päätökset käyttämällä toimintoa Tulosta ketju ja tulostamalla tiedosto PDF-muotoon. Voit sitten tallentaa ketjun julkaistun kopion valitsemaasi asiakirja-arkistoon.
Säilytä kaikki Loomio-ryhmäsi tiedot käyttämällä toimintoa Vie ryhmän tiedot.
Tietojen tallennus
Loomion pilvipalvelut suojaavat tietojasi tallentamalla ne heti useille levyille, varmuuskopioimalla ne päivittäin ja säilyttämällä niitä useassa sijainnissa.
Ketjujen, kommenttien, kyselyjen ja liitetiedostojen tiedot tallennetaan tällä tavalla.
Näet ketjuihin liitetyt tiedostot myös Tiedostot-välilehdellä.
