Hallinto ja asiakirjojen säilyttäminen
Hallinnon hoitaminen ja asiakirjojen asianmukainen säilyttäminen tarkastuksia varten on hallitukselle tai toimikunnalle tärkeää ja usein myös lakisääteinen velvollisuus.
Sähköiset asiakirjat korvaavat yhä useammin vaatimuksen paperisista asiakirjoista.
Digitaalisten työkalujen avulla hallituksesi voi kuitenkin tehdä paljon muutakin kuin arkistoida kokouspöytäkirjoja.
Uudista hallituksesi toimintaa:
”Hallituksemme ryhmä on muuttanut toimintaamme merkittävästi: se mahdollistaa jatkuvan hallintotyön, nopeuttaa reagointia ja lisää ketteryyttämme, muutoskestävyyttämme ja toimintamme kestävyyttä… Loomio säästää meille tuhansia puntia joka vuosi” - Austen Cordasco, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), yritysten tukipalvelut, Yhdistynyt kuningaskunta
Katsotaan, miten voit järjestää työtä, hallinnoida keskusteluja, pitää tiedot turvassa ja säilyttää asiakirjoja Loomiossa.
Keskustelujen hallinnointi
Loomiossa on useita keskustelujen hallinnointia helpottavia toimintoja. Löydät ne keskustelun oikealla puolella olevasta avattavasta valikosta.
Pidä keskusteluluettelo ajan tasalla näillä toiminnoilla:
- Kiinnitä keskustelu, kun haluat pitää tärkeät keskustelut luettelon kärjessä
- Muokkaa lankaa, kun haluat muuttaa keskustelun otsikkoa tai päivittää keskustelun kontekstia
- Siirrä ryhmään, kun haluat siirtää keskustelun toiseen ryhmään tai alaryhmään tai arkistoryhmään.
- Lukitse ketju, kun haluat estää uudet kommentit ja muutokset sekä poistaa ketjun avointen ketjujen luettelosta. Löydät lukitut ketjut keskustelusuodattimen ja hakupalkin kautta, ja voit avata niiden lukituksen milloin tahansa.
- Poista keskustelu, kun et halua säilyttää keskustelua. Huomaa, että poistettuja keskusteluja ei voi palauttaa.
Luokittelutunnisteet
Tunnisteilla voit luokitella keskusteluja, jotta ne löytyvät helposti. Määritä tunnisteet ja lisää niitä keskusteluihin johdonmukaisesti.
Hallitusten tavallisia tunnisteita ovat esimerkiksi: Hallinto, Vuosikokous, Hallituksen kokous, Raportti, Talous, Lakiasiat, Jäsenet, Pöytäkirjat, Suunnittelu, Toimintaperiaatteet, Päätös, Säännöt, Yleiskokous ja Strategia.
Ryhmän jäsenet voivat etsiä keskusteluja tunnisteen perusteella tunnisteet-valikosta.
Keskustelun pitäminen aiheessa
Keskustelut toimivat kaikkien kannalta parhaiten, kun ne pysyvät yhdessä aiheessa.
Jos keskustelun keskellä nousee esiin uusi aihe, voit valita yksittäisiä kommentteja ja siirtää ne toiseen keskusteluun tai aloittaa uuden keskustelun.
Alaryhmät
Alaryhmät auttavat järjestämään viestintää ja jäseniä niin, että oikeat ihmiset osallistuvat yhteiseen työhön. Voit käyttää alaryhmää esimerkiksi alatoimikunnan tai työryhmän työskentelyyn.
Asiakirjojen arkistointi
Voit säilyttää ketjun keskustelun ja kyselyissä tehdyt päätökset valitsemalla Tulosta ketju ja tulostamalla tiedoston PDF-muotoon. Voit sitten tallentaa ketjun julkaistun kopion valitsemaasi asiakirja-arkistoon.
Voit säilyttää kaikki Loomio-ryhmäsi tiedot valitsemalla Vie ryhmän tiedot.
Tietojen tallennus
Loomion pilvipalvelut suojaavat tietojasi tallentamalla ne välittömästi useille levyille, varmuuskopioimalla ne päivittäin ja säilyttämällä niitä useissa sijainneissa.
Kaikki ketjujen, kommenttien, kyselyjen ja liitetiedostojen tiedot tallennetaan näin.
Ketjuihin liitetyt tiedostot näkyvät myös Tiedostot-välilehdellä.
