Yhteenveto

Lopputulokset ja seuraavat vaiheet

Lopputuloksen vahvistaminen auttaa ryhmää näkemään, että yhteisen keskustelun tavoitteet on saavutettu. Keskustelun ohjaaja voi koota tehdyt päätökset ja esittää ne ryhmälle. Näin osallistujat saavat vastaukset keskeisiin kysymyksiin:

• Mitä teimme?
• Mitä se tarkoittaa?
• Mitä tapahtuu seuraavaksi?
• Mistä minä vastaan?
• Mikä muuttuu tämän kokemuksen myötä?

Joskus vastaukset ovat konkreettisia tehtäviä. Joskus ne ovat yleisempiä, kuten yhteisen ymmärryksen syventyminen.

Loomiossa

• Lopputulokset ovat tärkeä työkalu. Ehdotuksen päättyminen ei vielä päätä käsittelyä: sen jälkeen tarvitaan selkeä yhteenveto. Lopputulos on sitä varten.
• Monet Loomio-keskustelut päättyvät luontevasti ilman ehdotuksia tai julkaistuja lopputuloksia. Nekin voivat olla arvokkaita. Voit lisätä lopputuloksen yhteenvedon keskustelun taustatietoihin myöhempää käyttöä varten.
• Jos tietyille henkilöille sovitaan tehtäviä, voit mainita heidät @-merkillä. He saavat siitä ilmoituksen.

Raportointi ja opit

Ymmärtääksesi kokemuksen merkityksen mieti, miten se liittyy laajempaan kokonaisuuteen. Mikä tämän vaiheen merkitys oli edistymisen kannalta? Missä muodossa kokemuksesta syntynyt ymmärrys kannattaa tallentaa — kertomuksena, raporttina, muutoksena vai toimintakehotuksena?

Kokemus tapahtuu hetkessä, mutta sen vaikutus syntyy usein siitä, että sille annetaan nimi ja siihen voidaan palata. Muuten se voi unohtua, poissa olleet voivat jäädä tiedon ulkopuolelle tai sama työ täytyy tehdä uudelleen. Kirjallinen kooste tai raportti tukee yhteistyötä.

Loomiossa

• Loomiossa työ dokumentoituu osana keskustelua. Ryhmälle kertyy tallennettua aineistoa ilman erillistä kirjaamistyötä.
• Tiedon kokoamista ja arkistointia tukevat haku, aiempien päätösten luettelo ja keskustelun tulostaminen.
• Maksullisissa tilauksissa voit viedä ryhmäsi kaikki Loomio-tiedot.
• Monet ryhmät kokoavat Loomioon eri kanavista tulevaa sisältöä. Voit esimerkiksi ilmoittaa tapaamisesta ja laatia esityslistan Loomiossa, pitää tapaamisen kasvokkain, lisätä muistiinpanot Loomioon ja tehdä siihen liittyvät päätökset samassa keskusteluketjussa. Näin Loomioon tallentuu tietoa myös verkon ulkopuolisesta toiminnasta.

Keskustelusta toimintaan

Jossain vaiheessa on palattava siihen, mitä keskustelun ulkopuolella tapahtuu. Joskus riittää, että käsitellään ajatuksia ja tunteita miettimättä toteutusta. Useimmiten ryhmä kuitenkin saavuttaa tavoitteensa vasta, kun johtopäätökset näkyvät käytännön toiminnassa. Tämä siirtymä kuuluu ohjattuun prosessiin.

Tässä vaiheessa yhteinen työ kohtaa organisaation muut toimintatavat. Keskustelun ohjaajan on autettava selvittämään, miten ne sovitetaan yhteen. Huomioon otettavia asioita voivat olla:

• Päätösvalta — Kuka tekee päätökset? Mitä tarvitaan, jotta ideat toteutuvat?
• Johtaminen — Miten tämä sopii muihin tavoitteisiin? Mistä muista asioista toteutus riippuu?
• Vastuunjako — Kuka vastaa seuraavista vaiheista? Miten vastuun toteutumista seurataan?
• Viestintä — Miten prosessista tai keskustelusta kerrotaan muille? Mitä heidän tarvitsee tietää?
• Hallinto — Miten tieto siirretään järjestelmästä toiseen, esimerkiksi tehtävien seurantaan tai viestintätyökaluun? Mihin tieto tallennetaan?

Jos näihin asioihin liittyy esteitä, niitä ei kannata jättää päätösvaiheeseen. Jos osallistujilla ei esimerkiksi ole valtaa toteuttaa päättämäänsä muutosta, työ voi tuntua turhalta. Mieti käytännön edellytyksiä jo prosessia suunnitellessasi ja rajaa yhteinen työ niiden mukaan.

Loomiossa

• Voit mainita @-merkillä henkilöt, jotka vastaavat päätöksestä seuraavista toimista.
• Monet käyttäjät vievät Loomion sisältöä organisaation muihin toimintatapoihin esimerkiksi käsittelemällä päätöksiä säännöllisissä tapaamisissa tai siirtämällä lopputulokset tehtävien seurantaan.
• Selkeä päätös herättää luontevasti kysymyksen: ”Miten viemme tämän eteenpäin?”
• Loomio-ryhmän perustaminen nostaa usein esiin kysymyksen: ”Keiden pitää osallistua, jotta nämä päätökset voidaan toteuttaa?” Työ voi pysähtyä, jos mukana ei ole keskeisiä osapuolia, johtajia tai ylläpitäjiä.

Päätä prosessi selkeästi

Prosessin selkeä päättäminen on tärkeää. Jos lopetus jää epäselväksi, osallistujille voi jäädä tunne keskeneräisyydestä. Joskus prosessi päättyy ajan loppumiseen, joskus tavoitteiden saavuttamiseen. Huomaa sekä suorat että epäsuorat merkit siitä, milloin yksittäiset osallistujat ja koko ryhmä kokevat prosessin tai vaiheen päättyneeksi.

Osallistujat odottavat usein johtajalta tai keskustelun ohjaajalta vahvistusta siitä, milloin työ on päättynyt. Kerro se selvästi. Voit esimerkiksi ilmoittaa tapaamisen päättyvän, kerrata päätökset ja seuraavat vaiheet sekä hyvästellä osallistujat. Joillakin ryhmillä on oma tapa päättää tapaaminen, kuten lopetuskierros. Epämääräisesti hiipuva lopetus jättää helposti keskeneräisen vaikutelman.

Loomiossa

• Loomiossa selkein merkki päätöksen valmistumisesta on sen lopputuloksen julkaiseminen.
• Jotkin ryhmät käyttävät keskusteluketjun lukitsemista estääkseen uudet muutokset ja pitääkseen sisällön selkeänä.
• Ryhmän poistaminen käytöstä päättää sen toiminnan kokonaan. Sen jälkeen kukaan ei voi enää kirjoittaa ryhmään.
• Loomio-ryhmä voi pysyä olemassa, vaikka sen aktiivisuus vaihtelee. Siksi esimerkiksi tietyn vaiheen päättyminen kannattaa huomioida, vaikka ryhmä jatkaisi toimintaansa myöhemmin.