Yhteenveto

Johtopäätökset ja seuraavat vaiheet

Johtopäätöksen vahvistaminen voi olla tärkeää, jotta osallistujat kokevat yhteisen keskustelun tavoitteiden toteutuneen. Fasilitaattori voi koota tehdyt päätökset ja esittää ne ryhmälle, jotta osallistujat saavat vastaukset keskeisiin kysymyksiin:

• Mitä teimme?
• Mitä se tarkoittaa?
• Mitä tapahtuu nyt?
• Mistä minä vastaan?
• Mikä muuttuu tämän kokemuksen myötä?

Joskus vastaukset näihin kysymyksiin ovat hyvin konkreettisia, kuten sovittuja tehtäviä. Toisinaan ne ovat abstraktimpia, kuten yhteisen ymmärryksen syveneminen.

Loomiossa

• Johtopäätökset ovat tärkeä työkalu. Ehdotuksen sulkeutuminen ei vielä päätä kaikkea: tarvitaan selkeä yhteenveto. Tätä varten on johtopäätöstoiminto.
• Monet Loomion keskustelut päättyvät luontevasti ilman ehdotuksia tai johtopäätösten julkaisemista. Näistäkin keskusteluista on paljon hyötyä. Kontekstikenttään voi olla hyödyllistä lisätä yhteenveto johtopäätöksistä myöhempää käyttöä varten.
• Jos tietyille ihmisille on sovittu tehtäviä, voit mainita heidät @-merkillä, jolloin he saavat ilmoituksen.

Raportointi ja opit talteen

Jotta ymmärrät kokemuksen merkityksen, sinun on tarkasteltava sen paikkaa laajemmassa kokonaisuudessa. Mikä merkitys tällä hetkellä oli yhteisen etenemisen kannalta? Minkä muodon kokemuksesta syntynyt ymmärrys saa — kertomuksen, raportin, muutoksen vai toimintakehotuksen?

Kokemus syntyy hetkessä, mutta sen vaikutus rakentuu usein siitä, että se jäsennetään ja nimetään niin, että sitä voi hyödyntää ja siihen voi palata. Muuten saatat unohtaa opit, jättää ulkopuolelle ihmiset, jotka eivät olleet paikalla, tai joutua toistamaan saman myöhemmin. Konkreettinen dokumentointi tai raportointi auttaa usein tekemään yhteistyöstä tuloksellista.

Loomiossa

• Loomiossa dokumentointi tapahtuu osana työskentelyä — muistiinpanot syntyvät prosessin mukana. Näin ryhmille kertyy runsaasti arkistoitavaa sisältöä ilman ylimääräistä työtä.
• Sisällön kokoamista ja arkistointia tukevat hakutoiminto, aiempien päätösten luettelo ja keskustelun tulostustoiminto.
• Premium-tilauksilla voit viedä ryhmäsi kaikki Loomio-tiedot.
• Monet ryhmät kokoavat Loomioon sisältöä eri kanavista. Ne voivat esimerkiksi julkaista kokouskutsun ja laatia esityslistan Loomiossa, pitää kokouksen kasvokkain, julkaista muistiinpanot Loomiossa ja tehdä asiaan liittyvät päätökset samassa ketjussa. Näin Loomioon kertyy dokumentaatiota myös verkon ulkopuolella tapahtuvasta toiminnasta.

Keskustelusta toimintaan

Jossain vaiheessa sinun on palattava huoneen ulkopuoliseen todellisuuteen. Joskus riittää, että käsitellään ajatuksia ja tunteita miettimättä toteutusta. Yleensä ryhmä ei kuitenkaan saavuta tavoitteitaan ilman, että sen johtopäätökset muutetaan käytännön toiminnaksi. Tämä siirtymä kuuluu fasilitoituun työskentelyyn.

Tässä vaiheessa yhteinen työskentely kytkeytyy organisaation muihin toimintatapoihin, ja fasilitaattorin on autettava selvittämään, miten tämä tapahtuu. Näihin voivat kuulua:

• Valta — Kuka todella tekee päätökset? Mitä tarvitaan, jotta ideat voidaan toteuttaa?
• Johtaminen — Miten tämä sopii yhteen muiden prioriteettien kanssa? Millaisia riippuvuuksia voi olla?
• Delegointi — Kuka ottaa vastuun seuraavista vaiheista? Miten vastuun toteutumista seurataan?
• Viestintä — Miten tästä prosessista tai keskustelusta kerrotaan muille? Mitä heidän on tiedettävä?
• Hallinto — Miten tiedot siirretään järjestelmästä toiseen, esimerkiksi tehtävien seuranta- tai viestintätyökaluun? Minne tiedot tallennetaan?

Jos näihin asioihin liittyy esteitä, niiden huomaaminen vasta lopussa voi aiheuttaa ongelmia. Jos osallistujilla ei esimerkiksi ole valtaa toteuttaa päättämäänsä muutosta, he voivat kokea epäonnistuneensa. Ota käytännön toteutus huomioon jo prosessia suunnitellessasi ja rajaa yhteistyön tavoitteet sen mukaisesti.

Loomiossa

• Voit mainita @-merkillä ihmiset, jotka vastaavat päätöksen toteuttamisesta.
• Monet käyttäjät yhdistävät Loomion sisällön organisaation muihin järjestelmiin esimerkiksi käymällä Loomiossa tehdyt päätökset läpi säännöllisissä lähikokouksissa tai siirtämällä johtopäätökset tehtävien seurantaan.
• Selkeä päätös saa ihmiset luontevasti kysymään: ”Miten viemme tämän eteenpäin?”
• Loomio-ryhmän perustaminen nostaa usein esiin tärkeitä kysymyksiä, kuten: ”Keiden on osallistuttava, jotta nämä päätökset saadaan toteutettua?” Jos keskeisiä sidosryhmien edustajia, johtajia tai ylläpitäjiä puuttuu, eteneminen voi pysähtyä.

Työskentely päättyy vasta, kun se päätetään

Hyvä lopetus on tärkeä. Prosessin päättämiseen liittyy yhteisiä tapoja, ja jos lopetus jää tekemättä, osallistujille voi jäädä keskeneräinen olo. Joskus työskentely päättyy ajan loppumiseen, joskus tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseen. Tunnista sekä epäsuorat että selkeät merkit siitä, voivatko yksittäiset osallistujat ja koko ryhmä kokea prosessin tai vaiheen päättyneeksi.

Osallistujat odottavat usein johtajalta tai fasilitaattorilta vahvistusta siitä, milloin työskentely todella päättyy. Se kannattaa yleensä sanoa selvästi. Merkkinä voi olla selkeä ilmoitus työskentelyn päättymisestä, päätösten tai seuraavien vaiheiden yhteenveto ja hyvästien sanominen. Joillakin ryhmillä on vakiintuneita tapoja, kuten loppukierros. Jos työskentely vain hiipuu ilman selkeää lopetusta, siitä jää helposti huono vaikutelma.

Loomiossa

• Selkein merkki työskentelyn päättymisestä Loomiossa on päätöksen johtopäätöksen julkaiseminen.
• Jotkin ryhmät käyttävät ketjun lukitsemista estääkseen myöhemmät muutokset ja pitääkseen sisällön selkeänä.
• Ryhmän poistaminen käytöstä on lopullisin tapa päättää toiminta. Sen jälkeen kukaan ei voi enää lisätä viestejä.
• Loomio-ryhmä voi säilyä, vaikka sen aktiivisuus vaihtelee. Siksi voi olla hyödyllistä huomioida välitavoitteet, kuten tietyn vaiheen päättyminen, vaikka ryhmän toiminta jatkuisi myöhemmin.