Aloittaminen

Kutsu

Tapa, jolla osallistujat kutsutaan ohjattuun yhteiseen tilaan, on hyvin tärkeä. Kutsu kertoo paljon siitä, miten toimintaa ohjataan ja kokeeko ihminen kuuluvansa joukkoon. Kutsu on myös tilaisuus luoda toiminnalle sävy ja rakentaa luottamusta.

Päätöksenteossa on kyse viestinnästä. Ryhmäsi voi tehdä hyviä päätöksiä yhdessä vain, jos sen viestintä toimii. Siksi on kerrottava selvästi, mikä on keskustelun tai kokouksen tarkoitus, keiden on osallistuttava, mikä on aikataulu ja mitä osallistujat voivat odottaa.

— Richard Bartlett

Kutsun tärkeimmät asiat:

Tausta. Mistä on kyse? Mitä minua pyydetään tekemään? Kuka järjestää tämän? Keitä muita osallistuu? Kuinka paljon aikaa tämä vie, mikä on aihe ja miten toimitaan?
Tilanne. Millainen juuri tämä tilaisuus on? Miten se järjestetään ja miten se etenee? Miksi se järjestetään nyt ja tällä tavalla?
Joukkoon kuuluminen. Olenko tervetullut? Onko tämä minua varten? Tarvitaanko minua? Mitä erityistä voin tuoda mukaan? Miksi minun kannattaisi osallistua?
Turvallisuus. Osoittaako kutsu harkintaa, luottamusta ja ymmärrystä? Huomioidaanko osallistujien väliset valtasuhteet? Kuinka avoin minun odotetaan olevan? Voinko luottaa siihen, että kutsuja huolehtii osallistujista?
Saavutettavuus. Otetaanko osallistumiseni perusedellytykset huomioon, kuten kieli, apuvälineet ja vieras erikoissanasto? Voinko osallistua?

Loomiossa

Loomiossa voit kutsua käyttäjiä sähköpostitse tai lähettämällä heille kutsulinkin. Käyttäjät voivat myös pyytää päästä ryhmääsi, jos ryhmän asetukset sallivat sen.
Loomion kutsutoiminnot ovat yksinkertaisia. Odottamaton pyyntö kirjautua uuteen ohjelmistoon ilman taustatietoja ei tunnu kutsuvalta. Siksi ryhmän perustajat esittelevät Loomion usein ensin muulla tavoin.
Monet Loomion ominaisuudet auttavat luomaan turvallisen ja kunnioittavan tilan, johon on helppo tulla. Tällaisia ovat esimerkiksi harkitut yksityisyysasetukset.
Loomion käyttöliittymä on suunniteltu ystävälliseksi, selkeäksi ja asialliseksi, jotta se herättää luottamusta.
Loomiossa on saavutettavuusominaisuuksia esimerkiksi ruudunlukijaa käyttäville sekä käännösominaisuuksia eri kieliä puhuville. Näistä kertominen kutsussa voi auttaa ihmisiä tuntemaan itsensä tervetulleiksi.

Saapuminen

Saapumishetkellä syntyy ensivaikutelma, joka vaikuttaa kokemukseen myöhemmin. Ihminen on hyväksynyt kutsun ja päättänyt tulla mukaan. Hän on avoin ja odottaa, mitä tapahtuu. Saamallaan vaikutelmalla on suuri merkitys hänen kokemukselleen.

Vastaanotto

Jotta ihminen voi osallistua avoimesti, hänen täytyy tuntea itsensä tervetulleeksi. Hänet on huomattava ja otettava vastaan.

Asettuminen

Kun ihminen saapuu fyysiseen tilaan, hän haluaa tietää, minne istua, missä uloskäynti ja wc ovat ja onko kahvia tarjolla. Hän tarvitsee perustiedot tilasta ja omasta paikastaan siinä.

Loomiossa

Ryhmän kuvauskentät ja keskustelun taustatietokenttä ovat tärkeimmät paikat, joihin voit kirjoittaa uusille tulijoille tervetuloviestin.
Tutustu Loomion tilaan ja säädä se itsellesi sopivaksi. Voit esimerkiksi muuttaa ilmoitusasetuksia ja lisätä profiilikuvan.
Tarkastele tietoja itsellesi sopivalla tavalla käyttämällä keskusteluketjujen eri näkymiä ja toimintoja, kuten Viimeisimmät, Lukemattomat, Mykistä ja Merkitse tähdellä. Asetu taloksi.

Ketkä ovat mukana

Itsensä esitteleminen ja muihin tutustuminen kuuluvat ihmisten tärkeimpiin sosiaalisiin tapoihin. Kaikissa kulttuureissa niille annetaan paljon arvoa, olipa kyse maorien mihimihistä, brittiläisestä tervehdyksestä tai japanilaisesta käyntikorttien vaihdosta. Kyse on muustakin kuin käytännön järjestelyistä ja kohteliaisuudesta. Toisiin tutustuminen vastaa ihmisen perustarpeeseen ja auttaa tuntemaan olon mukavaksi, olemaan avoin ja keskittymään.

Jos ohjaajana et anna ihmisille tilaisuutta esitellä itseään ja tutustua muihin, heidän huomionsa pysyy usein siinä, vaikka yrittäisit ohjata sitä muualle. Varaa esittelyille tietoisesti aikaa. Ne voivat myös edistää yhteisen toiminnan tavoitteita.

Kuulumiskierros

Myös toisensa hyvin tuntevissa ryhmissä on hyödyllistä aloittaa tapaaminen kuulumiskierroksella. Silloin jokainen saa puheenvuoron ja voi kertoa esimerkiksi, mikä häntä juuri nyt mietityttää, miten hän voi tai estääkö jokin häntä olemasta läsnä. Tämä tukee ryhmän yhteenkuuluvuutta. Ihmisillä on monia puolia, jotka tulevat esiin eri tilanteissa. He pohtivat yhä uudelleen, keitä ovat juuri tässä hetkessä, ja se auttaa heitä löytämään suhteensa toisiinsa.

Ihmisen sanat eivät synny tyhjiössä, vaan hänen elämäntilanteensa ja kokemustensa pohjalta. Kun tunnet ihmistä monipuolisemmin, pystyt tulkitsemaan paremmin hänen puheenvuorojaan.

Aloitamme monet kokoukset kuulumiskierroksella ennen kuin siirrymme esityslistaan. Emme keskity työtehtäviin vaan siihen, miten kukin voi ihmisenä. Jos sinulla on vaikeaa kotona, olet sairaana tai sinulla on iloisia uutisia, mielialasi tunteminen auttaa koko ryhmää ymmärtämään viestintääsi oikeassa asiayhteydessä. — Richard Bartlett

Loomiossa

Luo keskusteluketju nimeltä "Esittele itsesi" tai "Mitä kuuluu?". Se antaa uusille tulijoille selkeän ensimmäisen tehtävän, johon tarttua.
Ryhmissä, joihin voi pyytää pääsyä, liittymistä pyytävä voi esitellä itsensä ryhmän koordinaattorille. Joissakin ryhmissä tämä esittely julkaistaan uudelleen esittelyketjussa, jotta muut voivat toivottaa tulijan tervetulleeksi.
Lisää profiilikuva. Kasvokuvien avulla on helpompi tuntea, keitä muita verkkotilassa on mukana.

Ketkä eivät ole mukana

Moninaisuus on tärkeää ryhmän hyvälle päätöksenteolle. Joukon viisaus eli kollektiivinen älykkyys syntyy erilaisten näkökulmien yhdistämisestä. Yhteistyön tulos riippuu paljon siitä, keiden ääni kuuluu ja keiden ei. Kaikkia ei voi koskaan saada mukaan täysin edustavasti, mutta sinun on hyvä miettiä, ketkä saattavat puuttua.

Ihmiset eivät usein huomaa omaan etuoikeutettuun asemaansa liittyviä sokeita pisteitä. Huomaamme helpommin sen, mikä on läsnä, kuin sen, mikä puuttuu, emmekä aina tunnista omia ennakkokäsityksiämme. Esimerkiksi silloin, kun naisille ja miehille annetaan tarkoituksella yhtä paljon puheaikaa, naisten voidaan silti kokea puhuvan liikaa. Käsitykset siitä, kuinka paljon heidän "kuuluisi" puhua, vaihtelevat (lisätietoja). Tarkan kuvan saamiseksi voi olla tarpeen mitata tai laskea asioita sen sijaan, että luottaisi vaikutelmaan.

Ihminen, jolla ei ole erityisiä saavutettavuustarpeita, ei ehkä huomaa, ettei tilaan pääse pyörätuolilla, asiakirja sovi ruudunlukijalle tai tilanne mahdollista kuulovammaisen osallistumista. Näitä esteitä kohtaavat huomaavat ne. Lapseton ihminen ei ehkä tule ajatelleeksi, ettei kello 19 alkava kokous sovi vanhemmille. Nämä ja monet muut käytännölliset, sosiaaliset ja kulttuuriset tekijät voivat estää jotakuta olemasta mukana.

On erityisen tärkeää miettiä, ketkä puuttuvat, kun yrität ratkaista muiden ongelmia. Kehitä ratkaisuja yhdessä ihmisten kanssa ja keskustele heidän kanssaan. Jos ihmiset, joita haluat auttaa, eivät ole mukana, et todennäköisesti saa kaikkea tarvitsemaasi tietoa. Tämä koskee sekä toiminnan tuloksellisuutta että sosiaalista oikeudenmukaisuutta. Yhteistyö kannattaa yleensä suunnitella yhdessä käyttäjien tai muiden osallisten kanssa.

Loomiossa

Verkkoyhteistyö voi avata uusia mahdollisuuksia osallistua. Digitaalisen kuilun sijaan voit ajatella digitaalista siltaa: teknologia voi tuoda mukaan ihmisiä, jotka eivät pääse paikalle tai voi osallistua tiettyyn aikaan. Se mahdollistaa myös esimerkiksi monikieliset keskustelut.
Loomiosta näet selvästi, ketkä on kutsuttu ryhmään ja ketkä ovat osallistuneet keskusteluun. Tämä auttaa arvioimaan, ketkä ovat mukana ja keitä puuttuu.
Jos osallistava päätöksenteko ja näkökulmien moninaisuus ovat sinulle tärkeitä, kysy aika ajoin itseltäsi: "Ketkä eivät ole mukana? Miksi?"

Kulttuuri, toimintatavat ja odotukset

Kulttuuri voi olla vaikeasti määriteltävä käsite, ja se vaikuttaa monella tasolla. Ympäröivän yhteiskunnan kulttuurilla on suuri vaikutus. Voit silti ajatella, että jokaisella ryhmällä, tapaamisella ja keskustelulla on myös oma kulttuurinsa.

Miten toimimme yhdessä? Miten puhumme toisillemme? Mikä täällä on hyväksyttävää ja mikä ei? Millaiset säännöt ohjaavat vuorovaikutustamme?

Kulttuuriin liittyvien kysymysten käsittely voi auttaa ryhmää ymmärtämään itseään paremmin. Jos kysymyksiä vältetään, ryhmän voi olla vaikeampi saavuttaa tavoitteensa. Joskus ristiriidat voivat jopa hajottaa ryhmän.

Kulttuuri, toimintatavat ja odotukset voivat olla ääneen lausuttuja tai oletettuja. Ne kietoutuvat monimutkaisesti valtasuhteisiin ja sosiaaliseen asemaan. Ryhmän on löydettävä tasapaino: toiminnan pitää olla riittävän väljää uusille ajatuksille, muutokselle, luovuudelle ja vapaudelle, mutta rajojen on oltava riittävän selviä turvallisuuden takaamiseksi.

Ohjaajat auttavat usein ryhmää toimimaan sopimansa kulttuurin ja toimintatapojen mukaisesti sekä pitämään kiinni yhteisistä odotuksista. Jos tämä kuuluu ohjaajan tehtävään, sopimusten on oltava riittävän selviä ja ryhmän on annettava hänelle valtuudet toimia. Muuten tilanteista voi tulla hankalia.

Ihmiset haluavat usein luottaa "maalaisjärkeen" eivätkä sopia kirjallisista käyttäytymissäännöistä tai toimintatavoista. Tämä voi kuitenkin haitata erityisesti ryhmän haavoittuvimmassa asemassa olevia jäseniä. He kokevat huonon käytöksen ja vahingollisen kulttuurin vaikutukset ensimmäisinä ja voimakkaimmin, mutta heidän voi olla vaikeinta puuttua niihin itse. Ryhmän etuoikeutetumpien tai vaikutusvaltaisempien jäsenten vastuulla on pohtia näitä kysymyksiä huolellisesti.

Käyttäytymissäännöt ovat kuin sopimus: toivot, ettei niihin tarvitse vedota, mutta tarvittaessa olet tyytyväinen, että ne ovat olemassa. Niistä kannattaa sopia ennen kuin ongelmia ilmenee. Jotta ohjaaja tai kuka tahansa ryhmän jäsen voi sanoa tehokkaasti "tämä ei käy täällä", ryhmän on jo täytynyt rakentaa yhteistä kulttuuria ja sopia odotuksista.

Loomiossa

Loomiota käytetään yleensä rakentavaan keskusteluun ryhmissä, joilla on yhteinen tarkoitus ja tietty jäsenistö. Siksi ihmiset toimivat siellä useimmiten vilpittömästi ja toisiaan kunnioittaen.
Loomio on suunniteltu antamaan jokaiselle tilaa kertoa tarpeistaan ja huolistaan. Vaikka enemmistö ei näkisi ongelmaa, yksi ihminen voi ottaa sen esiin ja tulla kuulluksi.
Verkossa viestiminen voi lisätä fyysistä turvallisuutta, koska ihmiset eivät ole kasvokkain.
Jotkin ryhmät kirjoittavat käyttäytymissäännöt tai toimintaa koskevat odotukset ryhmän kuvaukseen. Toiset sopivat yhdessä osallistumista ohjaavista odotuksista.
Monet ryhmät päättävät toimintatavoistaan Loomiossa. Ne voivat sopia esimerkiksi osallistumisesta, sallituista toimintatavoista sekä siitä, mitä päätös tarkoittaa ja milloin se on pätevä.
Loomion käyttö vastaa joihinkin toimintatapoja koskeviin peruskysymyksiin: Ketkä saavat osallistua? Miten viestimme?
Kaikki Loomion käyttäjät kohtaavat päätöksentekotapaa koskevan kysymyksen: vaaditaanko yksimielisyyttä, riittääkö enemmistö tai onko päätösvaltaisuudelle asetettu vähimmäisosallistujamäärä? Näiden kysymysten käsittely voi auttaa kehittämään ryhmän kulttuuria.