Aloittaminen

Kutsu

Se, miten osallistujat kutsutaan fasilitoituun tilaan, on erittäin tärkeää. Kutsu välittää paljon tietoa, jonka perusteella ihmiset arvioivat, miten toimintaa ohjataan ja onko heillä siinä paikka. Kutsuminen on monella tavalla ratkaiseva tilaisuus luoda ilmapiiri ja rakentaa luottamusta.

Päätöksenteossa on kyse viestinnästä: ryhmäsi voi tehdä hyviä päätöksiä yhdessä vain, jos hyvä viestintä luo niille pohjan. Tämä tarkoittaa, että keskustelun tai kokouksen tarkoitus, tarvittavat osallistujat, aikataulu ja se, mitä ihmiset voivat odottaa, kerrotaan selkeästi.

— Richard Bartlett

Kutsun keskeiset asiat:

• Tausta. Mistä on kyse? Mitä minua pyydetään tekemään? Kuka tämän järjestää? Keitä muita osallistuu? Kuinka paljon aikaa tarvitaan, mihin aiheeseen keskitytään ja mitkä ovat toimintatavat?
• Konteksti. Millainen juuri tämä osallistumistilanne on? Mikä mahdollisista toteutustavoista valitaan? Miksi juuri nyt ja tällä tavalla?
• Kuuluminen. Olenko tervetullut? Onko tämä minua varten? Tarvitaanko minua tässä prosessissa? Mitä erityistä arvoa ja annettavaa minulla on? Miksi juuri minun kannattaisi osallistua?
• Turvallisuus. Välittääkö kutsu huolellisuutta, luottamusta ja ymmärrystä? Pystyykö toiminnan rakenne käsittelemään siihen liittyviä valtasuhteita? Kuinka rehellinen minun pitää olla ja kuinka paljon minun pitää uskaltaa näyttää haavoittuvuuttani? Uskonko, että kutsuja tukee minua hyvin?
• Saavutettavuus. Otetaanko osallistumiseni perustarpeet huomioon? Esimerkiksi kieli, avustava teknologia ja vieras ammattisanasto. Onko minun mahdollista osallistua?

Loomiossa

• Loomiossa on sisäänrakennettu toiminto, jolla voit kutsua käyttäjiä sähköpostitse tai lähettämällä heille erityisen linkin. Käyttäjät voivat myös pyytää liittymistä ryhmääsi, jos asetuksesi sallivat sen.
• Ohjelmiston kutsutyökalut ovat hyvin yksinkertaisia. Odottamaton pyyntö kirjautua uuteen ohjelmistoon ilman taustatietoa ei tunnu kovin kutsuvalta, joten ryhmien perustajat esittelevät Loomion usein ihmisille erikseen.
• Monet Loomion ominaisuudet on suunniteltu luomaan turvallinen ja kunnioittava tila, johon käyttäjät haluavat tulla. Näitä ovat esimerkiksi harkitut yksityisyysvaihtoehdot.
• Ohjelmisto on suunniteltu helposti lähestyttäväksi, yksinkertaiseksi ja ammattimaiseksi, jotta se herättäisi luottamusta.
• Loomiossa on saavutettavuusominaisuuksia avustavaa teknologiaa, kuten ruudunlukijoita, käyttäville ihmisille sekä käännösominaisuuksia eri kieliä puhuville. Näiden asioiden korostaminen kutsussa voi auttaa ihmisiä tuntemaan itsensä tervetulleiksi.

Saapuminen

Saapumisen hetki luo ensivaikutelman toiminnasta ja vaikuttaa siihen, miten osallistuminen jatkuu. Ihminen on hyväksynyt kutsun ja päättänyt tulla mukaan. Hän on avoin ja odottavainen, ja hänen saamansa vaikutelma vaikuttaa merkittävästi hänen kokemukseensa.

Tervetulleeksi toivottaminen

Jotta ihminen voi osallistua avoimesti ja ottaa vastaan muiden ajatuksia, hänen täytyy tuntea itsensä tervetulleeksi. Hän tarvitsee kokemuksen siitä, että hänet huomataan ja otetaan ystävällisesti vastaan.

Asettuminen

Kun ihminen tulee fyysiseen huoneeseen, hän haluaa tietää, mihin voi istua, missä uloskäynti ja wc ovat ja onko kahvia tarjolla. Hän tarvitsee perustiedot tilasta ja omasta paikastaan siinä.

Loomiossa

• Ryhmän kuvauskentät ja keskustelun kontekstikenttä ovat tärkeimmät paikat tervetuloviestille, joka vastaanottaa mukaan tulevat ihmiset.
• Tutustu Loomioon ja muokkaa esimerkiksi ilmoitusasetuksia ja profiilikuvaasi niin, että käyttö tuntuu sinulle sopivalta.
• Tarkastele tietoja sinulle sopivalla tavalla käyttämällä ketjujen eri näkymiä ja toimintoja, kuten Viimeisimmät, Lukemattomat, Mykistä ja Merkitse tähdellä. Tee olosi kotoisaksi.

Ketkä ovat mukana

Itsensä esitteleminen ja muihin tutustuminen ovat ihmisten sosiaalisen toiminnan perustavanlaatuisimpia ja tärkeimpiä osia. Maorien mihimihi, brittien ”how do you do” ja japanilaisten käyntikorttien vaihtaminen kertovat siitä, miten paljon merkitystä eri kulttuurit antavat esittäytymiselle. Kyse ei ole vain käytännön asioista ja kohteliaisuudesta, vaan syvästä inhimillisestä tarpeesta, jonka täyttyminen auttaa tuntemaan olon mukavaksi, olemaan avoin ja keskittymään.

Jos et fasilitoijana anna ihmisille mahdollisuutta esittäytyä ja selvittää, keitä heidän ympärillään on, heidän huomionsa siirtyy yleensä pois siitä, mihin yrität sitä ohjata, kunnes annat tutustumiselle tilaa. Suunnittele esittäytyminen tietoisesti osaksi toimintaa ja käytä sitä tilaisuutena edistää vuorovaikutuksen yhteisiä tavoitteita.

Kuulumiskierros

Myös toisensa hyvin tuntevissa ryhmissä tutustuminen jatkuu kuulumiskierroksilla ja muilla ryhmän yhteenkuuluvuutta tukevilla käytännöillä. Kuulumiskierroksella jokainen saa puheenvuoron kokouksen alussa, usein vastatakseen kysymykseen ”mikä sinulla on päällimmäisenä mielessä”, ”mitä sinulle kuuluu” tai ”estääkö jokin sinua olemasta läsnä”. Ihmisillä on monia identiteettejä, jotka vaihtelevat tilanteen mukaan. Ihmiset vastaavat jatkuvasti uudelleen kysymykseen ”kuka olen juuri tässä hetkessä”, ja tämä auttaa heitä löytämään paikkansa suhteessa toisiinsa.

Ihmiset eivät ilmaise itseään tyhjiössä, vaan heidän taustansa ja identiteettinsä vaikuttavat siihen. Monipuolinen käsitys ihmisen identiteetistä on olennainen osa hänen puheenvuorojensa tulkitsemista.

Aloitamme monet kokouksemme kuulumiskierroksella ennen asialistaan siirtymistä. Näillä kierroksilla keskitytään työtehtäviesi sijaan siihen, miten voit ihmisenä. Jos kotona on vaikeaa, olet sairas tai sinulla on iloisia uutisia, mielentilasi ymmärtäminen antaa koko ryhmälle tarvittavan taustan viestintäsi tulkitsemiseen. — Richard Bartlett

Loomiossa

• Luo ketju nimeltä ”Esittäydy” tai ”Kuulumiskierros”. Se tarjoaa hyödyllisen ensimmäisen toimintakehotuksen, jonka jokainen mukaan tuleva ymmärtää.
• Ryhmissä, joihin liitytään pyynnöstä, liittymistä pyytävä voi esitellä itsensä koordinaattorille päästäkseen ryhmään. Joissakin ryhmissä esittely julkaistaan uudelleen esittäytymisketjussa, jotta tulija voidaan toivottaa tervetulleeksi.
• Lisää profiilikuva. Kasvokuvat ovat yksi tehokkaimmista tavoista luoda verkossa tunne siitä, että tiedät, keitä kanssasi on mukana.

Ketkä EIVÄT ole mukana

Moninaisuus on tärkeää ryhmän päätöksenteon laadulle. ”Joukkojen viisaus” (kollektiivinen älykkyys) toimii vain yhdistämällä erilaisia näkökulmia. Yhteistyöprosessien johtopäätökset riippuvat vahvasti siitä, keiden ääni on edustettuna ja keiden ei. Kaikkien näkökulmien täydellinen edustus on mahdotonta, mutta sinun on otettava huomioon, ketkä saattavat puuttua.

On hyvin tavallista, etteivät ihmiset tunnista kaikkia etuoikeuksiin liittyviä asioita. Ihmisten on vaikea tunnistaa vinoumia intuition avulla, ja huomaamme paljon helpommin jonkin läsnäolon kuin sen puuttumisen. Mielemme johtaa meitä harhaan. Esimerkiksi kun naisille ja miehille annetaan tarkoituksella yhtä paljon puheaikaa, naisten koetaan usein saavan enemmän kuin oman osuutensa. Tämä johtuu erilaisista käsityksistä siitä, kuinka paljon heidän ”pitäisi” puhua (lisätietoja). Tarkan kuvan saaminen voi vaatia mittaamista tai laskemista intuition varaan jäämisen sijaan.

Ihminen, jolla ei ole erityisiä saavutettavuustarpeita, ei ehkä edes huomaa, ettei tilaan pääse pyörätuolilla, ettei asiakirjaa ole muotoiltu ruudunlukijoille sopivaksi tai että tilanne sulkee kuulovammaisen ihmisen ulkopuolelle. Näitä esteitä kohtaavat ihmiset kuitenkin huomaavat ne. Lapseton ihminen ei ehkä tule ajatelleeksi, ettei kello 19 alkava kokous sovi vanhemmille. Nämä ja lukemattomat muut käytännölliset, sosiaaliset ja kulttuuriset tekijät voivat estää jotakuta olemasta mukana.

On erityisen tärkeää miettiä, ketkä eivät ole mukana, kun yrität ratkaista muiden ongelmia: kehitä ratkaisuja heidän kanssaan, älä vain heitä varten; puhu ihmisten kanssa, älä heistä. Jos ihmiset, joita yrität auttaa, eivät ole mukana, sinulla tuskin on kaikkia tietoja ja näkökulmia, joita tarvitset toimiaksesi tehokkaasti. Tämä koskee yhtä lailla liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamista kuin sosiaalista oikeudenmukaisuutta. Yhteistyö kannattaa lähes aina suunnitella yhdessä käyttäjien tai sidosryhmien kanssa.

Loomiossa

• Verkkoyhteistyö voi avata aivan uusia osallistumismahdollisuuksia. ”Digitaalisen kuilun” sijaan ajattele ”digitaalista siltaa”: miten teknologia voi ottaa mukaan ihmisiä, jotka eivät pääse lähitapaamisiin tai voi osallistua tiettyyn aikaan, ja mahdollistaa uusia toimintatapoja, kuten monikielisiä keskusteluja.
• Loomio näyttää selvästi, ketkä on kutsuttu ryhmään ja ketkä ovat osallistuneet keskusteluun. Tämä auttaa arvioimaan, ketkä pääsevät mukaan. Jos ihmisiä puuttuu, voit huomata sen.
• Jos kaikkien osallistumisen mahdollistava päätöksenteko ja ajattelun moninaisuus ovat sinulle tärkeitä, kysy itseltäsi aika ajoin: ”Ketkä eivät ole mukana? Miksi?”

Kulttuuri, toimintatavat ja odotukset

Kulttuuri voi olla melko epämääräinen käsite, ja se vaikuttaa monella tasolla. Ympäröivän yhteiskunnan kulttuurilla on suuri vaikutus, mutta voit ajatella, että jokaisella ryhmällä ja jokaisella tapaamisella tai keskustelulla on oma kulttuurinsa.

Miten toimimme? Miten puhumme toisillemme? Mikä täällä on hyväksyttävää ja mikä ei? Mitkä ovat vuorovaikutuksemme pelisäännöt?

Kulttuuriin liittyvien kysymysten käsittely voi auttaa ryhmää ymmärtämään omaa toimintaansa. Niiden sivuuttaminen voi vaikeuttaa tavoitteiden saavuttamista tai joskus hajottaa ryhmän kokonaan.

Kulttuuri, toimintatavat ja odotukset voivat olla lausumattomia tai selkeästi ilmaistuja. Ne kietoutuvat monimutkaisesti valtasuhteisiin ja sosiaaliseen pääomaan. On haastavaa jättää riittävästi tilaa uuden syntymiselle, kehitykselle, luovuudelle ja vapaudelle ja samalla määritellä perusperiaatteet ja rajat niin selvästi, että turvallisuus säilyy.

Fasilitaattorit ohjaavat usein ryhmää toimimaan määrittelemänsä kulttuurin mukaisesti, noudattamaan sovittuja toimintatapoja ja huolehtimaan odotusten toteutumisesta. Jos fasilitaattorille annetaan tämä tehtävä, sopimusten on oltava riittävän selkeitä ja hänellä on oltava valtuutus toimia niiden pohjalta. Muuten tilanne voi muuttua sekavaksi.

Ihmiset haluavat usein jättää asiat ”terveen järjen” varaan ja välttää käyttäytymissäännöistä tai selkeistä toimintatavoista sopimista. Tämä voi kuitenkin haitata suhteettoman paljon ryhmän haavoittuvimmassa asemassa olevia jäseniä. He kokevat huonon käytöksen tai kulttuurin kielteiset vaikutukset ensimmäisinä ja voimakkaimmin, ja heillä on vähiten mahdollisuuksia puuttua niihin itse. Ryhmän etuoikeutetumpien tai vaikutusvaltaisempien jäsenten vastuulla on pohtia näitä kysymyksiä huolellisesti.

Kuten oikeudellisen sopimuksen kohdalla, toivot, ettei käyttäytymissääntöjen noudattamista tarvitse koskaan vaatia. Jos niitä kuitenkin tarvitaan, olet tyytyväinen siihen, että ne on sovittu. Sovi niistä ennen kuin tarve syntyy. Jotta fasilitaattori tai kuka tahansa ryhmän jäsen voi puuttua tilanteeseen ja sanoa ”tämä ei ole täällä hyväksyttävää”, kulttuurin rakentamiseen ja odotusten määrittelyyn on täytynyt panostaa jo aiemmin.

Loomiossa

• Loomiota käytetään yleensä rakentavaan pohdintaan ryhmissä, joilla on tietty tarkoitus ja jäsenistö. Siksi ihmiset osallistuvat useimmiten vilpittömästi ja käyttäytyvät kunnioittavasti.
• Loomio on suunniteltu antamaan jokaiselle mahdollisuus tuoda esiin tarpeensa ja huolensa. Vaikka enemmistö ei näkisi ongelmaa, yksittäinen ihminen voi nostaa sen esiin ja tulla kuulluksi.
• Verkossa viestiminen antaa jonkin verran fyysistä turvaa, koska ihmiset eivät ole kasvokkain.
• Jotkin ryhmät kirjaavat käyttäytymissäännöt tai käyttäytymistä koskevat odotukset ryhmän kuvauskenttään. Toiset ovat sopineet yhdessä osallistumista ohjaavista odotuksista.
• Monet ryhmät käyttävät Loomiota sopiakseen ryhmänsä toimintatavoista: miten osallistutaan, mikä on sallittua, mitä päätös tarkoittaa ja mikä tekee siitä pätevän.
• Joihinkin toimintatapojen peruskysymyksiin vastataan jo Loomiota käyttämällä: Ketkä saavat olla täällä? Miten viestimme?
• Yksi keskeisimmistä päätöksistä, jonka kaikki Loomion käyttäjät kohtaavat, koskee päätöksentekotapaa: konsensus, enemmistöpäätös, päätösvaltaisuus vai yksimielisyys? Päätöksentekotavan nostaminen yhteiseen pohdintaan voi auttaa kehittämään ryhmän kulttuuria.