Käsittelyn aikana

Missä kohdassa karttaa olemme?

Ihmiset tuntevat olonsa varmemmaksi ja paremmin tuetuksi, kun he voivat hahmottaa paikkansa aikajanalla tai asialistalla. He haluavat tietää, mitä tehdään nyt ja mitä seuraavaksi, ja saada muistutuksia siitä, mitä on jo tehty. Prosessin kokonaisuuden ymmärtäminen auttaa ihmisiä osallistumaan tarkoituksenmukaisesti.

Jos ihmiset esimerkiksi tietävät, että esityksen jälkeen on varattu aikaa kysymyksille ja vastauksille, he odottavat mieluummin kysymystensä kanssa. Jos on selvää, että ensin avataan erilaisia näkökulmia ja sitten rajataan vaihtoehtoja, ihmiset eivät kiirehdi ratkaisuihin liian varhain. Ihmisten on tiedettävä, millaista panosta heiltä pyydetään ja milloin.

Prosessin kuvaaminen niin selkeästi, että sen voi välittää muille, haastaa myös fasilitaattorit miettimään sen kulun loppuun asti. Se auttaa varmistamaan, että jokaisella vaiheella on tarkoitus ja että vaiheet muodostavat johdonmukaisen kokonaisuuden. Hyvin fasilitoitu prosessi etenee loogisesti.

Loomiossa

• Päätöksenteko Loomiossa etenee jo perusmuodossaan loogisesti (minkä vuoksi se toimii): Kokoa ihmiset (avaa/kutsu), Keskustele (avaa näkökulmia), Tee ehdotus (rajaa vaihtoehtoja), Päätä ja toimi (vie päätökseen).
• Monet Loomion käyttäjät käyttävät työkalua osana selkeästi kuvattuja prosesseja, kuten monivaiheista kuulemista.
• Tarjoamme fasilitaattoreille työkaluja, joilla prosessin ”kartan” voi tehdä näkyväksi käyttäjille. Näitä ovat esimerkiksi ryhmän kuvauskenttä ja ehdotusten määräajat. Niitä voi käyttää ennakoivasti, jotta osallistujat ymmärtävät paremmin asiayhteyden.

Havainnoinnin taito

Havainnointi on todennäköisesti tärkein fasilitointitaito. Sen avulla fasilitaattori selvittää, millaisia toimenpiteitä tai vastauksia tarvitaan, miten saada mukaan tarvittavat näkökulmat ja miten auttaa ryhmää havainnoimaan omaa toimintaansa. Fasilitoinnin arvo on siinä, että joku seuraa tilannetta ja toimii havaintojensa perusteella, kun muut saattavat keskittyä tiettyyn sisältöön tai omiin tavoitteisiinsa.

Hyvä havainnointi yhdistää laadukkaan tiedon sekä herkkyyden ja taidon tulkita sitä. Monet fasilitaattorit puhuvat tilan ”lukemisesta”: tunnereaktioiden, jännitteiden ja valtasuhteiden havaitsemisesta. Fasilitaattorit tarvitsevat toimivia tapoja saada tietoa tilanteesta.

Loomiossa

• Monet nykyiset ominaisuudet auttavat havainnoinnissa. Tärkein niistä on luultavasti ehdotuksen ympyräkaavion muodostumisen seuraaminen.
• Ohjelmisto seuraa joitakin asioita: ketkä ovat osallistuneet ja ketkä eivät vielä, mitä aiheita nostetaan esiin, ketkä ovat hyväksyneet kutsunsa ryhmään ja ketkä eivät, ja niin edelleen.
• Loomiossa yksi fasilitaattori voi seurata kymmeniä keskusteluja samanaikaisesti, nähdä selkeästi, mitä niissä jaetaan, ja toimia sen mukaan.
• Verkkokeskustelu voi tehdä sanomattoman näkyväksi ja siten helpommaksi havaita.
• Kirjallinen viestintä auttaa nimeämään havaintoja ja selittämään, miksi niiden perusteella toimitaan tietyllä tavalla. Voit esimerkiksi lainata jonkun sanoja täsmällisesti ja kertoa, mitä ne tuovat esiin. Voit tehdä saman koko keskustelun tasolla poimimalla useita lainauksia ja tunnistamalla teemoja tai syntyviä ristiriitoja.
• Havainnointi on paljon helpompaa, kun hidastat tahtia. Tämä on yksi Loomion eduista: eriaikaista viestintää voi lukea omaan tahtiin. Voit myös tarkastella muutoksia ajan kuluessa viittaamalla suoraan aiempiin keskusteluihin.
• Koska keskusteluja voi käydä samanaikaisesti, varsinaisten keskustelujen rinnalla voi käydä ”metakeskustelua” eli keskustelua keskustelusta (niin sanottu ”sininen hattu”). Näin voitte harjoitella havainnointia yhdessä hidastamatta prosessia.

Erilaisten äänten kuuleminen

Yhteiskunnassamme historian, valtasuhteiden, kulttuurin ja psykologian monet kerrokset vahvistavat joidenkin ääntä ja vaimentavat toisten. Tämä näkyy kaikilla kokemuksen tasoilla, syvimmistä tiedostamattomista uskomuksistamme poliittiseen järjestelmään ja lakeihin.

Parhaat ideat eivät kuitenkaan aina tule äänekkäimmiltä, ja fasilitoinnin tehtävänä on vähentää näitä vinoumia. Jos tavoittelemme sosiaalista oikeudenmukaisuutta, ryhmän toimivuutta ja laadukasta päätöksentekoa, meidän on tunnistettava nämä yhteiseen toimintaamme vaikuttavat ilmiöt.

Jos haluat luoda uutta, sinun on annettava tilaa erilaisille näkökulmille. Onneksi samaa tarvitaan myös silloin, kun haluat tiimin, jossa jokainen voi vaikuttaa. Monet kulttuuriset ja tekniset tekijät suosivat joitakin ääniä toisten kustannuksella. Voit ottaa käyttöön monia käytäntöjä tämän vinouman järjestelmälliseksi haastamiseksi, mutta jo sen tiedostaminen on hyvä lähtökohta. — Richard Bartlett

Koemme maailman oman tietoisuutemme kautta, joten unohdamme helposti, että muut kokevat sen eri tavalla. Jopa näennäisesti yhtenäisessä ryhmässä on paljon erilaisuutta: näkökulmia, etenemistahtia ja mieltymyksiä. Sen sisäistäminen, että muut ovat erilaisia kuin minä, on keskeinen henkilökohtaisen kasvun haaste.

Yksi tapa ei sovi kaikille. Jokainen vuorovaikutustapa vahvistaa joidenkin ääntä ja vaimentaa toisten tai korostaa saman ihmisen erilaisia taipumuksia. Siksi tarvitaan useita lähestymistapoja, jotta erilaiset ihmiset voivat antaa parhaan panoksensa.

Tarkista, että huomioit erilaiset oppimistyylit. Yksi helppo tapa on käyttää pää, sydän ja kädet -vertauskuvaa. Pään avulla oppivat tarvitsevat faktoja ja yksityiskohtaista tietoa. Sydämen avulla oppivat saavat paljon irti tarinoista. He tarvitsevat työhön tunneyhteyden. Käsien avulla oppiminen tarkoittaa tekemistä ja aktiivista toimintaa. — Silvia Zuur

Yksi parhaista tavoista tuoda erilaiset äänet esiin ja yhdistää niitä on tarjota erilaisia vuorovaikutustapoja. Ne vastaavat erilaisiin tarpeisiin ja mieltymyksiin ja tasoittavat osallistumisen mahdollisuuksia.

Joitakin tavallisia keinoja huomioida erilaiset viestintätavat yhteistyössä:

• Ryhmän koko — itsenäinen pohdinta, parit, pieni ryhmä, suuri ryhmä, kahdenkeskinen viestintä, yhden viestintä monelle, monien keskinäinen viestintä.
• Ilmaisutapa — kirjoittaminen, piirtäminen, video, laulaminen, tanssi, vuokaaviot, yhtälöt, symbolit, tarinat, kyyneleet, nauru, väittely ja niin edelleen.
• Keskustelukäytännöt — kierrokset (kuullaan jokaista kerran ennen kuin jatketaan), puheenvuorojen rajoittaminen (voit puhua uudelleen vasta kahden muun puhuttua), puhekeppi (puhu vain, kun keppi on sinulla, älä keskeytä), määräaikaiset puheenvuorot (voit puhua vain yhden minuutin), ajallisesti rajoittamattomat puheenvuorot (voit puhua niin kauan kuin haluat, ja kaikki kuuntelevat tarkasti), puheenvuorojen seuranta (kuinka paljon esimerkiksi naiset ja miehet ovat puhuneet), hiljaiset hetket puhujien välillä (asioiden käsittelyä ja pohdintaa varten).
• Anna tilaa hiljaisuudelle Hiljaisuus on kiusallista vain, jos annat sen olla kiusallista. Hiljaisuus antaa ihmisille mahdollisuuden ajatella. — Silvia Zuur

Loomiossa

• Loomion suunnittelun lähtökohtana on aina ollut ”kaikkien äänten kuuleminen”, myös niiden, jotka eivät pääse paikalle, ovat hiljaisempia tai kiireisiä.
• Tekstissä jokaisen äänen ”voimakkuus” ja ”nopeus” ovat suunnilleen samat. Kirjallinen, eriaikainen viestintä tasoittaa osallistumisen mahdollisuuksia.
• Ehdotustoiminto on pohjimmiltaan ”kierros”, joka auttaa ryhmiä antamaan jokaiselle tasavertaisen mahdollisuuden sanoa mielipiteensä, jos hän haluaa.
• Loomiossa voi käyttää erilaisia sisältömuotoja (linkkejä, videoita, kuvia, kaavioita ja väitteitä tukevaa aineistoa), jotka palvelevat erilaisia viestintätyylejä.
• Loomio itsessään on melko yksinkertainen, mutta aktiivisen fasilitoinnin ja ryhmän kehittyneiden toimintatapojen avulla keskustelukäytäntöjä voi toteuttaa ”käsin” yhteisten tapojen tai sovittujen sääntöjen pohjalta. Esimerkiksi keskustelussa jokainen voi kirjoittaa vain kerran, kunnes kaikki muutkin ovat osallistuneet.
• Loomio tarjoaa joustavia työkaluja pienten ja suurten ryhmien vuorovaikutukseen pääryhmien ja alaryhmien avulla. Joissakin laajoissa kuulemisprosesseissa on ollut useita pienempiä ryhmiä, joiden työstä on koottu yhteinen johtopäätös.
• Jos tarvitset aikaa itsenäiseen pohdintaan, voit pitää tauon ja jäsentää ajatuksiasi. Voit sitten palata ja jakaa pidemmän kommentin tai linkin asiakirjaan. Tämä on esimerkki siitä, miten yksilön ja ryhmän viestintää voi yhdistää osallistujan oman valinnan perusteella.
• Loomion saavutettavuusominaisuudet ja eri kielille tehdyt käännökset mahdollistavat sen, että hyvin erilaisia tarpeita omaavat ihmiset voivat osallistua tasavertaisesti samaan keskusteluun. Tämä osoittaa, miten teknologia voi mahdollistaa yhdenvertaisen osallistumisen tavalla, joka olisi kasvokkain lähes mahdoton.
• Jos joku osallistuu muita enemmän eli puhuu liikaa, voit vierittää hänen tekstinsä ohi. Kasvokkain sama käytös voi hallita koko vuorovaikutusta. Pitkien ”tekstiseinien” julkaiseminen voi silti haitata tasapainoista keskustelua Loomiossa.

Vähennä ajattelun vinoumia

Ihmisaivot ovat kehittyneet miljoonien vuosien aikana tasapainottamaan nopeaa, tehokasta ja ”riittävän hyvää” ajattelua sekä hidasta, kuormittavaa ja syvällistä analyysia. Siksi voimme useimmiten käyttää vaistoja, heuristiikkoja ja yleistyksiä nopeina ja vähän vaivaa vaativina ratkaisuina ja siirtyä syvälliseen analyysiin tarvittaessa.

Joskus kuitenkin erehdymme. Ihmisen ajattelussa on tunnettuja ”ohjelmavirheitä”, jotka voivat estää parhaiden päätösten tekemisen. Ryhmätilanteissa asia mutkistuu entisestään. Meidän on tiedostettava nämä ilmiöt.

Ajattelun vinoumia on valtava määrä (tähän luetteloon kannattaa tutustua), ja ne kaikki voivat vaikuttaa päätöksentekoon ja yhteistyöhön. Fasilitointi voi auttaa käsittelemään niitä, lisäämään tietoisuutta niistä ja tekemään tietoisia valintoja niiden suhteen. Voit esimerkiksi kysyä, milloin nopea eteneminen on tärkeämpää ja milloin tarkkuus.

Jäsennellyt prosessit ja viestintä ovat tehokas keino vähentää ajattelun vinoumia ja parantaa päätösten laatua. Prosessin seuraaminen helpoimman reitin sijaan voi tuoda ajatusvirheet ja vinoumat näkyviin. Fasilitaattorit ehdottavat joskus asioita, jotka tuntuvat haastavilta tai herättävät vastustusta, juuri siksi, että ne vaativat irtautumista tutuista ajattelumalleista. Johdonmukaisuus tässä voi auttaa ryhmiä saavuttamaan syvempiä tavoitteitaan, mikä voi olla tilapäisen epämukavuuden arvoista.

Esimerkkejä menetelmistä, jotka voivat auttaa vähentämään ajattelun vinoumia:

• De Bonon hatut: erivärisiä hattuja, jotka osallistujat voivat kuvainnollisesti pukea päähänsä irtautuakseen omista mielipiteistään ja kokeillakseen erilaisia ajattelutapoja.
• Tarkistuslistat: vakiintuneet ajattelutavat voivat saada meidät sivuuttamaan ilmeisiäkin asioita, erityisesti hyvin tutuilla alueilla. Tarkistuslista voi auttaa karsimaan virheitä.
• Viisi miksi-kysymystä: jos kysyt miksi vain kerran tai kahdesti, saatat luulla päässeesi johtopäätökseen ennen kuin olet löytänyt asian perimmäisen syyn. Viisi kysymyskertaa auttaa yleensä pääsemään asian ytimeen.
• Ajattelumallit: harjoitukset, kuten SWOT-analyysi, liiketoimintamallipohja ja monet muut jäsennellyt tiedonkeruumenetelmät, voivat auttaa tekemään selkeämpää analyysia ja paljastamaan oletuksia.

Loomiossa

• Monipuolinen tieto ja erilaiset näkemykset voivat horjuttaa oletuksia ja vinoumia. Tämä on osa Loomion perussuunnittelua: kun useampi ääni voi osallistua keskusteluun tasavertaisemmin, ryhmäajattelusta on mahdollista irtautua.
• Loomio antaa osallistujille mahdollisuuden olla rakentavasti eri mieltä. Turvallinen ja arvostettu erimielisyys on olennainen osa kriittisen ajattelun kulttuuria.
• Eriaikainen kirjallinen viestintä hidastaa keskustelua ja antaa tilaa harkinnalle. Ihmiset voivat pohtia asioita huolellisemmin ja välttää ajatusvirheitä.
• Loomio kutsuu ihmiset osittain jäsenneltyyn prosessiin, joka tukee harkitumpaa päätöksentekoa. Loomiota voi käyttää hyvin erilaisissa prosesseissa, mutta jo jonkinlainen rakenne keskustelussa avaa uusia mahdollisuuksia.

Näkökulmien avaamisen ja vaihtoehtojen rajaamisen tasapaino

Näkökulmien avaamisen ja vaihtoehtojen rajaamisen ”timantti” kuvaa keskustelun muotoa. Se laajenee ensin ja antaa tilaa ideoille, tiedolle ja erilaisille näkökulmille. Sitten se alkaa kaventua kohti ratkaisua. Tämän muutoksen oikea ajoitus on keskeistä, kun fasilitoidaan toimintaan tähtääviä, tuottavia ja yhteistyöhön perustuvia keskusteluja.

Jos näkökulmien avaaminen ohitetaan tai lopetetaan liian aikaisin, tietoa ei ole riittävästi, ihmiset eivät välttämättä koe tulleensa kuulluiksi ja hyviä ideoita jää sanomatta. Jos vaihtoehtojen rajaaminen ohitetaan tai jätetään liian myöhäiseksi, keskustelu voi jatkua loputtomasti ilman toimintaan johtavaa johtopäätöstä. Se kuluttaa osallistujien voimia eikä tuota tuloksia.

Myös laajemman prosessin jokainen osavaihe vaatii tietoisuutta oikeasta ajoituksesta ja tarvittavista toimenpiteistä. Näkökulmien avaamiseen kuuluvat aiheeseen tutustuminen, selventäminen ja ideointi. Vaihtoehtojen rajaamiseen kuuluvat analyysi, johtopäätös ja sitoutuminen. Joissakin keskusteluissa riittää timanttimallin väljä huomioiminen, kun taas toisissa kannattaa eritellä tarkasti jokainen vaihe ja osavaihe.

Ryhmän eri jäsenet suosivat yleensä jompaakumpaa toimintatapaa, ja myös ryhmällä kokonaisuutena on omat taipumuksensa. Epätasapaino voi näkyä liiallisena vapaana ideointina tai kiirehtimisenä ratkaisuihin. Fasilitointi voi auttaa jokaista ja koko ryhmää käyttämään sopivasti voimavaroja eri toimintatapoihin.

Loomiossa

• Loomion perusprosessi ohjaa ryhmiä käsittelemään kaikki vaiheet: keskustelu avaa näkökulmia ja ehdotukset rajaavat vaihtoehtoja. Timanttimalli oli tärkeä lähtökohta Loomion alkuperäisen prosessin suunnittelussa.
• Loomio auttaa ryhmiä käyttämään timanttimallia joustavasti. Esimerkiksi yritys rajata vaihtoehtoja ehdotuksella voi johtaa näkökulmien syvempään avaamiseen erimielisyyksien kautta. Tämä voi tuoda esiin tai selventää tietoa, jonka avulla muokattu ehdotus johtaa parempaan ratkaisuun.
• Jotkin Loomion perusominaisuudet tukevat kumpaakin toimintatapaa. Esimerkiksi ilmoitukset uuden keskustelun alkamisesta kannustavat ryhmän jäseniä tuomaan esiin näkökulmia, ja ehdotusten määräajat kannustavat osallistumaan vaihtoehtojen rajaamiseen.
• Loomion käyttäjät voivat jo tukea vaihtoehtojen rajaamista nykyisillä ominaisuuksilla eli aloittamalla ehdotuksen. Ehdotusten tarkoituksenmukainen käyttö on yksi toimivan Loomio-ryhmän selkeimmistä merkeistä. Jo pelkkä neuvo aloittaa enemmän ehdotuksia auttaa monia vaikeuksiin joutuneita ryhmiä etenemään.

Aiheen rajaaminen

Onnistunut yhteistyö riippuu usein siitä, että käsitellään sopivan kokoisia kokonaisuuksia oikeassa järjestyksessä.

Voit soveltaa fasilitointiin projektinhallinnan ajattelutapaa ja suunnitella prosessia esimerkiksi näiden kysymysten avulla:

• Mitkä asiat riippuvat toisistaan (mikä on kriittinen polku, mitä on tehtävä ensin, jotta muut asiat ovat mahdollisia)?
• Mihin on tärkeintä keskittyä? Mitä voi jättää pois?
• Kuinka laaja kokonaisuus on mahdollista käsitellä kerrallaan niin, että käytettävissä olevalla ajalla, voimavaroilla ja tiedolla saadaan jotain hyödyllistä aikaan?

Älä yritä ratkaista kaikkea kerralla, vaan jaa asiat hallittaviin osiin. Voit edetä kohti laajempaa johtopäätöstä pienempien vaiheiden kautta. Usein on parempi saada aikaan jotain pientä mutta hyödyllistä kuin jäädä kokonaan ilman johtopäätöksiä. Toisaalta yksityiskohtiin voi myös juuttua niin, että suuremmat kysymykset jäävät käsittelemättä.

Yhteistyössä kukaan ei tiedä tarkasti, mitä syntyy, joten aiheen rajauksen on kehityttävä keskustelun mukana. On harkittava tapauskohtaisesti, viekö laajentaminen tietyllä hetkellä huomion sivuun vai kehittääkö se keskustelua. Sekä liiallinen jäykkyys että liiallinen joustavuus voivat olla haitaksi. Usein kyse ei ole siitä, liittyykö jokin asia aiheeseen, vaan siitä, missä järjestyksessä ja milloin sitä on rakentavinta käsitellä.

Jos suunnittelet tapaamisen, jossa on useita toisiinsa liittyviä osia, joista jokainen rakentuu edellisen varaan ja kaikki johtavat elämää muuttavaan, ajattelua mullistavaan johtopäätökseen, ja onnistut toteuttamaan sen, se on hienoa. Useimmiten monimutkainen tapaaminen kuitenkin venyy eikä välttämättä vastaa osallistujien toiveisiin ja tarpeisiin. - Silvia Zuur

Sarja pieniä kyllä-vastauksia

Liian monen keskustelun yhdistäminen aiheuttaa sekaannusta. Turhautuneita ryhmiä auttaa usein asioiden jakaminen pienempiin osiin. Jos jokin kysymys vaikuttaa toivottomalta, monimutkaiselta tai ristiriitaiselta, siitä voi erottaa yksittäisiä kysymyksiä ja saavuttaa niistä konsensuksen. Aloita niistä, joista on helpointa olla samaa mieltä. Kun siirrytte erimielisyyksiin, voit rajata käsittelyn vain niiden ydinkohtiin ja keskittyä niihin.

Loomiossa

• Aihekohtaiset keskusteluketjut auttavat rajaamaan käsittelyä. Loomion keskusteluja voi rajata kasvokkaisia keskusteluja selkeämmin tietyn kysymyksen ympärille, samalla kun muita näkökulmia käsitellään muissa ketjuissa.
• Käyttäjät ohjaavat usein keskustelua esimerkiksi näin: ”Tämä ei kuulu tämän aiheen rajaukseen, mutta aloita siitä uusi keskustelu.”
• Loomio-ryhmän luominen auttaa määrittelemään, keitä olemme ja mistä olemme täällä keskustelemassa. Tämä auttaa osallistujia hallitsemaan aiheen rajausta.
• Loomion peräkkäisiin ehdotuksiin perustuva rakenne sopii hyvin ”pienten kyllä-vastausten sarjaan”. Voitte päästä yhteisymmärrykseen pienistä asioista, säilyttää kontekstin yhdessä keskusteluketjussa ja rakentaa aiempien ehdotusten varaan.
• Eriaikainen verkkoviestintä antaa joillekin mahdollisuuden laajentaa käsittelyä huomattavasti viivyttämättä muita. He voivat aloittaa uuden keskustelun tai alaryhmän ja käsitellä asiaa niin syvällisesti ja pitkään kuin haluavat, samalla kun ryhmän pääasiallinen rajaus säilyy.
• Keskustelun kontekstikentässä voit määritellä keskustelun rajauksen ja ryhmän kuvauksessa ryhmän toiminnan rajauksen.

Tahti ja ajoitus

Tuottavalla keskustelulla on rytmi. Sopiva rytmi syntyy monen tekijän yhdistelmästä ja tuntuu usein intuitiiviselta, kuten muusikon improvisointi. Milloin on aika syventyä tai ottaa askel taaksepäin? Milloin kannattaa tuoda mukaan uutta tietoa tai tarkastella jo esillä olevia asioita tarkemmin? Tästä tahdin säätelyssä on kyse.

Osallistujilla on erilaisia tarpeita ja mieltymyksiä: joitakin pitää hillitä ja toisia kannustaa eteenpäin. Sopiva tahti löytyy, kun syventymisen ja etenemisen välille syntyy rakentava jännite. Jos tahti ei toimi, ihmiset turhautuvat: he joko käyvät kärsimättömiksi tai kokevat jäävänsä jälkeen.

Loomiossa

• Koska viestintä on eriaikaista, ihmiset voivat lukea ja vastata Loomiossa omaan tahtiinsa. Näin luonteva etenemistahti voi muodostua.
• Voit vierittää hitaasti etenevien osallistujien viestien ohi ja edistää etenemistä. Samalla voit jatkaa jonkin asian rauhallista tarkastelua, vaikka muut etenevät. Samanaikaisessa viestinnässä tämä ei ole mahdollista.
• Ehdotusten määräajat auttavat säätelemään tahtia. Nopeasti eteneville aiheille voi varata lyhyemmän ajan ja pidempää käsittelyä vaativille enemmän aikaa. Eri päätökset voivat edetä eri nopeuksilla.
• Voit helposti säädellä oman osallistumisesi tahtia. Jos keskustelu etenee sinulle liian nopeasti tai hitaasti, voit kertoa näkemyksesi, ottaa etäisyyttä ja palata myöhemmin, kun ehdotus on tehty.
• Loomiossa ”nopea” päätös syntyy yhdessä tai kahdessa päivässä, kun kasvokkain ”nopea” päätös voi syntyä noin viidessä minuutissa. Silti Loomio ei tunnu ”hitaalta” samalla tavalla kuin kahden päivän päätöksenteko kasvokkain tuntuisi. Päätöksenteko Loomiossa etenee muun työn rinnalla, ja kaikkien näkemysten kerääminen kahden päivän aikana on paljon tehokkaampaa kuin yhteisen tapaamisen järjestäminen.
• Fasilitointia Loomiossa voi verrata Matrix-elokuvan ”luotiaikaan”, jossa Neo voi pysäyttää ajan ja kävellä luodin ympäri. Voit tarkastella elävää keskustelua hetki hetkeltä. Se on kuin supervoima.

Huomion hallinta

Fasilitaattori ohjaa huomion kohdentamista. Saatavilla olevaa tietoa voi olla kirjaimellisesti rajattomasti. Sen suodattaminen on välttämätöntä, jotta tietotulva ei kuormita liikaa. Huomion hallinta tarkoittaa asioiden tärkeyden suhteuttamista käytettävissä olevaan aikaan ja voimavaroihin.

Fasilitointi voi auttaa ryhmää sopimaan keskustelun tai prosessin tarkoituksesta ja rajauksesta. Näin ryhmä saa perusteet sille, mihin huomio kannattaa kohdistaa ensin. Häiriötekijöiden rajoittaminen ja keskustelun ohjaaminen takaisin aiheeseen ovat tavallisia toimenpiteitä.

Toinen tärkeä tapa ohjata huomiota on huolehtia siitä, että ryhmä pysyy asian äärellä riittävän pitkään. Kun asiat muuttuvat haastaviksi, epäselviksi tai epämukaviksi, ihmiset voivat haluta luovuttaa liian pian, siirtyä toiseen aiheeseen tai kääntää katseensa pois. Fasilitaattori voi auttaa ryhmää viemään asiat loppuun yhteisten tavoitteiden hyväksi.

Jäsennellyt prosessit ja tiedon järjestämiseen tarkoitetut harjoitukset ovat tässä tärkeitä fasilitointityökaluja. Esimerkkejä:

• Ajan rajaaminen — määritellään tietty aika ideoinnille tai tietystä aiheesta keskustelemiselle.
• Asialistan priorisointi — luetellaan kaikki asiat, joista ihmiset haluavat keskustella, ja valitaan tärkeimmät ennen sisältöön siirtymistä.
• Muistilappupilvi — tuotetaan joukko ideoita tai kysymyksiä, ryhmitellään ne teemoittain ja tiivistetään sitten aiheiksi.
• Parkkipaikka — paikka esiin tuleville ideoille ja kysymyksille, jotka eivät ole juuri nyt olennaisia ja joita käsitellään myöhemmin.
• Miltä onnistuminen näyttää?? Määritellään onnistumisen kriteerit ja pidetään ryhmän huomio niissä, kunnes ne täyttyvät.

Loomiossa

• Yksi Loomion tärkeimmistä huomion hallinnan ominaisuuksista on keskustelujen jakaminen aihekohtaisiin ketjuihin. Tämä muoto oli yksi ensimmäisistä verkkoviestinnässä vuosikymmeniä sitten, ja sitä käytetään edelleen laajasti, koska se ohjaa huomiota tehokkaasti. Useimmat Loomion käyttäjät ymmärtävät luontevasti, miten pysyä aiheessa, kun aihe näkyy suurin kirjaimin sivun yläosassa.
• Toiminta Loomiossa on sen huomiotalouden valuuttaa, ja kaikki ilmoituksen tuottava toiminta kuluttaa sitä. Käyttäjäpalautteen perusteella ohjelmistossa on määritelty, mikä toiminta on riittävän olennaista tuottamaan ilmoituksia. Esimerkiksi kommentit, äänet ja johtopäätökset tuottavat niitä, mutta kommentista ”tykkääminen” ei.
• Käyttäjät voivat hallita Loomion vaatimaa huomiota monipuolisesti ilmoitusasetuksilla. Käyttäjien auttaminen näiden asetusten valinnassa on tärkeä keino käyttää ryhmän huomiota tarkoituksenmukaisesti.
• Alaryhmät voivat auttaa ihmisiä säätelemään huomionsa käyttöä. Jos vain osan tarvitsee seurata asiaa, voit erottaa sen omaan alaryhmäänsä.
• Loomion tietoinen mutta osittain epäsuosittu päätös estää samanaikaiset ehdotukset liittyy huomion ohjaamiseen. Se kannustaa ryhmää käsittelemään ehdotuksen loppuun ennen seuraavaan siirtymistä.

Monet tietojärjestelmien suunnittelijat määrittelivät suunnitteluongelmansa virheellisesti tiedon niukkuudeksi huomion niukkuuden sijaan. Siksi he rakensivat järjestelmiä, jotka tarjosivat ihmisille yhä enemmän tietoa, vaikka todellisuudessa tarvittiin järjestelmiä, jotka suodattavat tehokkaasti pois epäolennaisen tai asiaan liittymättömän tiedon. — Wikipedia

Fasilitoinnin toimenpiteet

Fasilitointitekniikoita on yhtä paljon kuin fasilitaattoreita maailmassa, ja aiheesta on kirjoitettu kokonaisia kirjastoja. Kattavaa luetteloa toimenpiteistä ei ole mahdollista antaa.

Voi kuitenkin olla hyödyllistä tarkastella kahta toimenpiteiden luokkaa:

1. Tukevat toimenpiteet: osallistumaan kutsuminen, syventyminen, näkemysten esiin auttaminen, rohkaiseminen, tukeminen, suojaaminen ja tilan antaminen.
2. Jämäkät toimenpiteet: askelen ottaminen taaksepäin, toiminnan lopettaminen, rajojen asettaminen, keskeyttäminen, haastaminen, takaisin aiheeseen ohjaaminen ja huonon käytöksen estäminen.

Lähes kaikki kasvokkaisen fasilitoinnin toimenpiteet voi sovittaa verkkoympäristöön.

Jos pyydät yksittäistä ihmistä osallistumaan, hän voi tuntea itsensä luokan tyhmäksi oppilaaksi, joka ei tiedä vastausta. Yleinen kutsu niille, jotka eivät ole vielä puhuneet, viestii sen sijaan aktiivisille osallistujille, että heidän on aika olla hiljaa, ja antaa hiljaisemmille mahdollisuuden tulla esiin. — Silvia Zuur

Loomiossa

• Loomion toimintakeinoja ovat kommentit, @maininnat, käyttäjien lisääminen ja poistaminen sekä keskustelujen aloittaminen ja poistaminen. Niitä voi käyttää erilaisiin tukeviin ja jämäkkiin toimenpiteisiin.
• Tavallisin toimenpide on kommentti: puhut ryhmälle ja kannustat tiettyyn toimintaan tai pyrit vähentämään sitä.
• Osallistumisoikeudet tarjoavat melko karkeita mutta tehokkaita keinoja käyttäjien toiminnan ohjaamiseen. Voit esimerkiksi sallia tai estää keskustelujen tai ehdotusten julkaisemisen.
• Loomio tarjoaa joitakin luottamukseen perustuvia ominaisuuksia, joita muista työkaluista puuttuu. Esimerkiksi kaikki osallistujat voivat oletusarvoisesti muokata keskustelun kontekstia, vaikka sen olisi alun perin julkaissut toinen käyttäjä. Näiden ominaisuuksien taustalla ovat esimerkiksi Wikipedia ja avoimen lähdekoodin ohjelmistokehitys.