Loomion käyttöönotto ryhmässäsi

Ota Loomio käyttöön yhden hyödyllisen tehtävän kautta. Valmistele ryhmä ennen kuin kutsut ihmisiä mukaan, auta kaikkia osallistumaan kerran ja vie prosessi päätökseen asti.

Valitse yksi hyödyllinen aloituskohde

Aloita tehtävästä, joka ryhmänne on jo hoidettava. Hyvä ensimmäinen tehtävä on riittävän pieni, jotta sen voi saada pian valmiiksi, mutta riittävän tärkeä, jotta ihmisillä on syy osallistua.

Voitte esimerkiksi:

• valmistella tulevan kokouksen esityslistan;
• tarkistaa ja hyväksyä kokouksen pöytäkirjan;
• kerätä palautetta asiakirjaluonnoksesta;
• ratkaista pienen käytännön kysymyksen; tai
• määrittää seuraavan kuukauden tärkeimmät tehtävät.

Älä siirrä kaikkia keskusteluja ja päätöksiä Loomioon kerralla. Toistuva prosessi antaa ryhmälle selkeän syyn palata Loomioon ja mahdollisuuden parantaa toimintatapaa joka kerta.

Valmistele ryhmä ennen kutsujen lähettämistä

Tee ryhmästä hyödyllinen ja tunnistettava paikka, johon kutsutut voivat saapua:

• lisää ryhmän nimi, logo, kansikuva, tarkoitus ja tärkeät linkit;
• tarkista ryhmän yksityisyysasetukset ja käyttöoikeudet;
• lisää luokkatunnisteet, joita ryhmä käyttää säännöllisesti;
• aloita ensimmäinen varsinainen keskustelu ja anna ihmisille tarvittavat taustatiedot; ja
• aloita harjoituskeskustelu, jos jäsenille olisi hyötyä kommenttien, reaktioiden ja äänestämisen kokeilemisesta ilman, että se vaikuttaa oikeisiin päätöksiin.

Käytä omaa kuvaasi profiilissasi ja organisaation logoa ryhmän kuvana. Näin ihmiset tunnistavat, kuka heidät kutsui ja mitä organisaatiota sähköposti koskee.

Päätä, missä työ tehdään

Loomiota voi käyttää muiden ryhmänne työkalujen rinnalla:

Lisää linkit asiakirjoihin ja muihin järjestelmiin ryhmän kuvaukseen tai keskustelun taustatietoihin. Keskustelukanavien integraatioilla voit tuoda tärkeät Loomion tapahtumat kanavaan, jota ihmiset jo seuraavat.

Kerro jäsenille, mitä Loomiossa on tarkoitus tehdä. Selkeä työnjako, kuten ”tärkeät keskustelut ja päätökset käydään Loomiossa, nopea koordinointi keskustelukanavassa”, on helpompi omaksua kuin uusi työkalu ilman selitystä.

Päätä, miten ryhmänne tekee päätöksiä

Loomio ei edellytä, että kaikki ryhmät tai päätökset noudattavat samaa prosessia. Joillakin ryhmillä on valmiit säännöt. Toiset käyttävät Loomiota samalla, kun ne kehittävät yhdessä selkeämpää päätöksentekotapaa.

Jos päätöksentekotapanne on jo vakiintunut

Sovita ryhmän nykyiset vaatimukset Loomioon. Varmista ennen muodollista päätöstä, että osallistujille on selvää:

• millaisia päätöksiä Loomiossa voi tehdä;
• ketkä antavat näkemyksensä ja kenellä on päätösvalta;
• ketkä saavat äänestää;
• vaaditaanko päätösvaltaisuutta;
• vaaditaanko päätökseen enemmistöä, määräenemmistöä, yksimielisyyttä, suostumusta tai muuta ääniosuutta koskevaa vaatimusta;
• tuleeko päätös voimaan, kun siitä julkaistaan yhteenveto, vai pitääkö se vahvistaa muualla; ja
• kuka kirjaa päätöksen ja panee sen toimeen.

Jos sähköistä päätöksentekoa säätelevät ryhmän säännöt, ohjeet tai paikallinen laki, varmista, että Loomiossa käytettävä prosessi täyttää niiden vaatimukset. Määritä valtuutetut äänestäjät, ehdotusten asetukset ja kyselymallit niin, että sovittu prosessi on helppo toistaa.

Jos ryhmänne päättää vielä toimintatavasta

Aloita keskustelu siitä, miten päätökset pitäisi tehdä. Ennen kuin valitsette äänestystavan, pyydä ryhmää pohtimaan:

• Millaisia päätöksiä teemme?
• Keihin päätökset vaikuttavat, keitä pitäisi kuulla ja kuka vastaa päätöksestä?
• Mitkä päätökset edellyttävät neuvojen pyytämistä, suostumusta, yhteisymmärrystä, äänestystä tai siirrettyä päätösvaltaa?
• Kuinka laaja osallistuminen tai kannatus tekee päätöksestä pätevän?
• Miten käsittelemme vastalauseet, tasatulokset tai liian vähäisen osallistumisen?
• Miten tiedotamme päätöksestä, kirjaamme sen, arvioimme sitä ja muutamme sitä?

Vastaukset voivat olla erilaisia käytännön päätöksessä, linjauksessa, vaalissa ja sääntömuutoksessa. Päätöksenteko-oppaassa voit vertailla useita kokonaisia prosesseja.

Jos ryhmä ei ole valmis sopimaan kaikista säännöistä, sopikaa väliaikaisesta prosessista yhtä vähäriskistä päätöstä varten. Kerro ennen osallistumispyyntöä, mitä tulos tarkoittaa. Julkaise päätöksen yhteenveto ja arvioikaa sitten, miten prosessi toimi. Kirjaa ryhmän opit sen kuvaukseen, hallintoa koskeviin asiakirjoihin tai uudelleenkäytettäviin malleihin.

Kutsu ihmiset mukaan

Kutsu ihmiset mukaan lyhyellä henkilökohtaisella viestillä, jossa kerrot:

• miksi ryhmä käyttää Loomiota;
• mitä pyydät heitä tekemään ensin;
• milloin tarvitset heidän vastauksensa; ja
• mistä he saavat apua.

Voit aloittaa pienellä joukolla, joka kokeilee prosessia aktiivisesti, tai kutsua koko ryhmän, jos kaikkien pitää osallistua alusta asti. Valmistele kummassakin tapauksessa keskustelu kutsuttuja varten, jotta he eivät saavu tyhjään ryhmään.

Auta kaikkia osallistumaan kerran

Ensimmäinen tavoite on, että jokainen siirtyy kutsun vastaanottamisesta osallistumiseen.

Pyydä ihmisiä:

1. kirjautumaan sisään ja lisäämään profiilikuvan;
2. avaamaan tervetulo- tai harjoituskeskustelun;
3. kirjoittamaan lyhyen kommentin tai lisäämään reaktion; ja
4. äänestämään ehdotuksessa, jolla ei ole suuria seurauksia, ja halutessaan kertomaan perustelunsa.

Jäsenten ei tarvitse luoda salasanaa. He voivat kirjautua sisään sähköpostilla ja vastata keskustelun sähköpostiviesteihin suoraan, kun vastaaminen on käytössä. Heidän ei tarvitse ensin palata keskusteluketjuun.

Käytä ilmoituksia harkiten

Pääsy sisältöön ja ilmoitukset siitä ovat eri asioita. Ryhmän jäsenet löytävät ryhmänsä keskustelut, vaikka heille ei ilmoitettaisi niistä heti.

Kun aloitat keskustelun, ilmoita siitä ihmisille, joiden näkemyksiä tarvitaan siinä vaiheessa. Käytä @mainintoja ja vastauksia, kun pyydät tiettyjä ihmisiä vastaamaan. Kun äänestys myöhemmin alkaa, kutsu äänioikeutetut mukaan.

Jos luot keskustelun ja kyselyn yhdessä vain äänestyksen järjestämistä varten, vältä lähettämästä keskustelukutsua ja heti sen perään kyselykutsua. Voit aloittaa keskustelun ilmoittamatta siitä ihmisille ja kutsua heidät kyselyn kautta tai järjestää erillisen kyselyn.

Näytä jäsenille yhteenvetosähköpostin ja ilmoitusten asetukset, varsinkin jos he eivät aio käydä Loomiossa joka päivä.

Vie ensimmäinen prosessi päätökseen

Ensimmäisessä prosessissa kannattaa käydä läpi kaikki vaiheet:

1. Esittele aihe ja anna tarvittavat taustatiedot.
2. Kutsu jäsenet keskustelemaan tai esittämään kysymyksiä, kun siihen on tarvetta.
3. Aloita sopiva ehdotus tai kysely.
4. Muistuta tarvittaessa niitä, jotka eivät ole vielä osallistuneet.
5. Julkaise tulos, jossa kerrot, mitä päätettiin ja mitä tapahtuu seuraavaksi.

Tulos päättää prosessin ja tallentaa päätöksen, johon jäsenet voivat palata myöhemmin. Kysy sen jälkeen, mikä toimi, kehitä prosessia ja valitse seuraava säännöllisesti toistuva tehtävä Loomiossa hoidettavaksi.

Ohjeita keskustelusta päätökseen etenevän prosessin ohjaamiseen löydät sivulta Päätöksenteko. Hallituksen työskentelyyn liittyviä käytäntöjä käsitellään sivulla Loomion käyttöönotto hallituksessa.