Loomion käyttöönotto ryhmässäsi
Ota Loomio käyttöön yhden hyödyllisen tehtävän kautta. Valmistele ryhmä ennen ihmisten kutsumista, auta jokaista osallistumaan kerran ja vie prosessi johtopäätökseen asti.
Valitse yksi hyödyllinen lähtökohta
Aloita todellisesta prosessista, jota ryhmäsi jo tarvitsee. Hyvä ensimmäinen käyttökohde on riittävän pieni, jotta sen saa pian päätökseen, mutta riittävän merkityksellinen, jotta ihmisillä on syy osallistua.
Esimerkiksi:
- valmistele tulevan kokouksen esityslista;
- tarkista ja hyväksy kokouspöytäkirja;
- kerää palautetta asiakirjaluonnoksesta;
- ratkaise pieni käytännön kysymys; tai
- määritä seuraavan kuukauden painopisteet.
Vältä kaikkien keskustelujen ja päätösten siirtämistä Loomioon kerralla. Toistettava prosessi antaa ryhmälle selkeän syyn palata ja auttaa sinua parantamaan sen toteutusta joka kerta.
Valmistele ryhmä ennen ihmisten kutsumista
Tee ryhmästä hyödyllinen ja tunnistettava paikka, johon ihmiset voivat saapua:
- lisää ryhmän nimi, logo, kansikuva, tarkoitus ja tärkeät linkit;
- tarkista ryhmän yksityisyys ja käyttöoikeudet;
- lisää luokittelutunnisteet, joita ryhmä käyttää säännöllisesti;
- luo ensimmäinen varsinainen keskustelu ja lisää siihen tarvittavat taustatiedot; ja
- luo harjoituskeskustelu, jos jäsenet hyötyisivät kommenttien, reaktioiden ja äänestämisen kokeilemisesta ilman seurauksia.
Käytä profiilissasi omaa kuvaasi ja ryhmän kuvana organisaation logoa. Näin ihmiset tunnistavat, kuka kutsui heidät ja mitä organisaatiota sähköposti koskee.
Päätä, missä työ tehdään
Loomiota voi käyttää ryhmäsi nykyisten työkalujen rinnalla:
| Käyttötarkoitus | Sopiva paikka |
|---|---|
| Nopeat kysymykset, vapaamuotoinen keskustelu ja ajankohtaiset päivitykset | Chat, kuten Slack, Teams, Matrix tai Discord |
| Jatkuvasti päivittyvän asiakirjan yhteinen muokkaaminen | Jaettujen asiakirjojen työkalu |
| Tehtävien jakaminen ja niiden valmistumisen seuranta | Tehtävien tai projektien hallintatyökalu |
| Rajattu keskustelu, laaja osallistuminen, päätös ja sen pysyvä dokumentointi | Loomio |
Lisää linkit asiakirjoihin ja muihin järjestelmiin ryhmän kuvaukseen tai keskustelun kontekstiin. Tuo tärkeä toiminta Loomiosta ihmisten jo seuraamalle kanavalle chat-integraatioiden avulla.
Kerro jäsenille, mitä odotat Loomiossa tapahtuvan. Yksinkertainen rajaus, kuten ”tärkeät keskustelut ja päätökset tehdään Loomiossa; nopea koordinointi hoidetaan chatissa”, on helpompi omaksua kuin uusi työkalu, jonka tarkoitusta ei ole selitetty.
Päätä, miten ryhmäsi tekee päätöksiä
Loomio ei edellytä, että jokainen ryhmä tai jokainen päätös käyttää samaa prosessia. Joillakin ryhmillä on jo vakiintuneet säännöt. Toiset käyttävät Loomiota samalla, kun ne kehittävät yhdessä selkeämpää päätöksentekokäytäntöä.
Jos prosessisi on jo vakiintunut
Sovita ryhmän nykyiset vaatimukset Loomioon. Ennen kuin käynnistät muodollisen päätöksenteon, varmista, että osallistujille on selvää:
- millaisia päätöksiä Loomiossa voidaan tehdä;
- ketkä tuovat näkemyksensä esiin ja kenellä on päätösvalta;
- kenellä on äänioikeus;
- edellytetäänkö päätösvaltaisuutta;
- edellyttääkö päätös enemmistöä, määräenemmistöä, yksimielistä hyväksyntää, suostumusta tai muuta ääniosuutta koskevaa vaatimusta;
- tuleeko päätös voimaan, kun sen johtopäätös julkaistaan, vai pitääkö se vahvistaa muualla; ja
- kuka kirjaa johtopäätöksen ja toteuttaa siinä sovitut asiat.
Jos organisaatiosi perussääntö, säännöt, toimintaohjeet tai paikallinen lainsäädäntö säätelevät sähköistä päätöksentekoa, varmista, että Loomiossa käytettävä prosessi täyttää nämä vaatimukset. Määritä valtuutetut äänestäjät, ehdotusten asetukset ja kyselymallit, jotta sovittu prosessi on helppo toistaa.
Jos ryhmäsi vielä pohtii päätöksentekotapaa
Aloita keskustelu siitä, miten päätöksiä pitäisi tehdä. Sen sijaan, että aloittaisit äänestystyökalusta, pyydä ryhmää pohtimaan:
- Millaisia päätöksiä teemme?
- Keihin päätös vaikuttaa, keitä pitäisi kuulla ja kuka vastaa päätöksenteosta?
- Mitkä päätökset edellyttävät neuvoja, suostumusta, konsensusta, äänestämistä tai delegoitua päätösvaltaa?
- Kuinka paljon osallistumista tai kannatusta päätöksen pätevyys edellyttää?
- Miten käsittelemme vastaväitteet, tasatulokset tai liian vähäisen osallistumisen?
- Miten tiedotamme päätöksestä, kirjaamme sen, arvioimme sitä ja muutamme sitä?
Vastaukset voivat olla erilaisia, kun kyseessä on toimintaan liittyvä päätös, toimintaperiaate, vaali tai sääntömuutos. Voit vertailla useita kokonaisia päätöksentekoprosesseja oppaassa Päätösten tekeminen.
Jos ryhmä ei ole valmis sopimaan kaikista säännöistä, sovi väliaikaisesta menettelystä yhtä vähäriskistä päätöstä varten. Kerro, mitä tulokset merkitsevät, ennen kuin pyydät ihmisiä osallistumaan. Julkaise johtopäätös ja arvioi sitten, miten prosessi toimi. Kirjaa ryhmän oppimat asiat sen kuvaukseen, hallintoa koskeviin asiakirjoihin tai uudelleenkäytettäviin malleihin.
Kutsu ihmisiä
Kutsu ihmisiä lyhyellä henkilökohtaisella viestillä, jossa kerrot:
- miksi ryhmä käyttää Loomiota;
- mitä pyydät heitä tekemään ensin;
- milloin tarvitset heidän vastauksensa; ja
- mistä he saavat apua.
Voit aloittaa pienellä joukolla ihmisiä, jotka kokeilevat prosessia aktiivisesti, tai kutsua koko ryhmän, jos kaikkien pitää osallistua alusta lähtien. Valmistele kummassakin tapauksessa keskustelu heitä varten ennen kutsumista, jotta he eivät saavu tyhjään ryhmään.
Auta jokaista osallistumaan kerran
Ensimmäinen tavoite on, että jokainen siirtyy kutsun vastaanottamisesta osallistumiseen.
Pyydä ihmisiä:
- kirjautumaan sisään ja lisäämään profiilikuvan;
- avaamaan tervetulo- tai harjoituskeskustelun;
- julkaisemaan lyhyen kommentin tai reaktion; ja
- äänestämään ehdotuksesta, jolla ei ole suuria seurauksia, ja lisäämään tarvittaessa perustelun.
Jäsenten ei tarvitse luoda salasanaa. He voivat kirjautua sisään sähköpostitse ja vastata vastaamista tukeviin keskustelusähköposteihin palaamatta ensin ketjuun.
Käytä ilmoituksia harkiten
Sisällön käyttöoikeus ja siitä ilmoittaminen ovat eri asioita. Ryhmän jäsenet voivat löytää ryhmänsä keskustelut, vaikka heille ei olisi ilmoitettu niistä heti.
Kun aloitat keskustelun, ilmoita siitä ihmisille, joiden osallistumista tarvitaan siinä vaiheessa. Käytä @mainintoja ja vastauksia, kun pyydät tiettyjä ihmisiä vastaamaan. Kun äänestys avautuu myöhemmin, kutsu äänioikeutetut äänestäjät.
Jos luot keskustelun ja kyselyn yhdessä vain äänten keräämistä varten, vältä keskustelukutsun ja kyselykutsun lähettämistä heti peräkkäin. Aloita joko keskustelu ilmoittamatta siitä ihmisille ja kutsu heidät kyselyn kautta tai järjestä erillinen kysely.
Näytä jäsenille ajan tasalla pysymisen ja ilmoitusten asetukset, etenkin jos he eivät aio käydä Loomiossa päivittäin.
Vie ensimmäinen prosessi loppuun
Ensimmäisen prosessin pitäisi näyttää koko toimintatapa:
- Esittele aihe ja anna sille konteksti.
- Pyydä keskustelua tai kysymyksiä tarvittaessa.
- Käynnistä sopiva ehdotus tai kysely.
- Muistuta tarvittaessa ihmisiä, jotka eivät ole osallistuneet.
- Julkaise johtopäätös, jossa kerrot, mitä päätettiin ja mitä tapahtuu seuraavaksi.
Johtopäätös vie prosessin loppuun ja luo kirjauksen, johon jäsenet voivat palata myöhemmin. Kysy sen jälkeen, mikä toimi, muokkaa prosessia ja valitse seuraava toistuva tehtävä toteutettavaksi Loomiossa.
Katso ohjatusti keskustelusta päätökseen etenevä prosessi oppaasta Päätösten tekeminen. Hallituksen käytäntöjä käsitellään oppaassa Loomion käyttöönotto hallituksessasi.