Keskustelujen ohjaaminen
Joskus hallituksen tai toimikunnan jäsenten huomiota vaativa aihe tulee esiin kokousten välillä.
Joskus kokouksessa ei myöskään ole riittävästi aikaa keskustella asiasta tai harkita päätöstä perusteellisesti.
Loomiossa
Ohjaa keskustelua Loomion keskusteluketjussa. Anna ketjulle kuvaava otsikko, jonka jäsenet tunnistavat, ja kerro tarvittavat tiedot ketjun kuvauksessa. Lisää aiheeseen sopiva luokittelutunniste, jotta jäsenet löytävät ketjun myöhemmin.
Kutsu jäsenet ketjuun, jotta he saavat siitä kopion sähköpostitse. Jäsenet voivat osallistua keskusteluun avaamalla Loomion sähköpostissa olevasta linkistä. He voivat myös vastata ilmoitusviestiin, jolloin heidän vastauksensa näkyy kommenttina ketjussa.
Voit liittää Loomion keskusteluketjuun tiedostoja tai linkkejä verkkoaineistoihin keskustelun tueksi.
Keskusteluketjussa voi esimerkiksi: - tarkastella ja kehittää toimintaperiaatetta - pyytää hallitukselta neuvoa aiheeseen tai ongelmaan - keskustella strategiasta - tutkia ideaa tai mahdollisuutta - arvioida riskejä
Kokousten välillä esiin tulevat asiat
Organisaatiossa voi tapahtua paljon kokousten välillä, ja hallituksen jäsenille ilmoitetaan asioista usein sähköpostitse. Sähköpostikeskustelua on vaikea seurata: vastauksia voi hukkua postilaatikoihin ja osa ihmisistä voi jäädä keskustelun ulkopuolelle.
”Hallintoa ei voi hoitaa sähköpostitse”, Richard Westlake (Westlake Governance).
Kun hallituksen huomiota vaativa asia tulee esiin, aloita Loomiossa keskusteluketju sähköpostikeskustelun sijaan. Jäsenet voivat vastata sähköpostitse, ja heidän kommenttinsa näkyvät Loomion ketjussa. Näin keskustelu pysyy yhdessä paikassa.
Toimi näin: - Käytä sähköpostin aihetta ketjun otsikkona, - kirjoita sähköpostiviestin sisältö ketjun kuvaukseen, - kutsu muut ketjuun heidän sähköpostiosoitteellaan tai Loomion käyttäjänimellään.
Loomion keskusteluketjussa: - kaikki aiheeseen liittyvät tiedot ovat yhdessä paikassa ja helposti saatavilla, - ihmiset voivat vastata ilman vastaus- ja vastaa kaikille -sähköpostiketjuja, joissa joku voi jäädä keskustelun ulkopuolelle, - näet, ketkä ovat lukeneet viestin ja ketä kannattaa muistuttaa, - voitte viedä asian johtopäätökseen ja vähentää sähköpostin määrää.
Kun kokouksessa ei ole riittävästi aikaa
Jos esityslistan kohtaa ei ehditä käsitellä loppuun hallituksen kokouksessa, jatka keskustelua Loomiossa. Ohjaa osallistujat sopivaan keskusteluketjuun tai aloita uusi ketju ja ilmoita siitä hallituksen jäsenille.
Tämä vähentää hallituksen aikapainetta ja antaa enemmän aikaa tiedonkeruulle, keskustelulle ja perusteelliselle harkinnalle. Näin päätöksen laatu voi parantua.
