Keskustelujen ohjaaminen

Toisinaan kokousten välillä nousee esiin asioita, jotka vaativat hallituksen tai toimikunnan jäsenten huomiota.

Joskus kokouksessa ei myöskään ole riittävästi aikaa keskusteluun tai päätöksen perusteelliseen harkintaan.

Loomiossa

Käytä Loomion ketjua keskustelun ohjaamiseen. Anna ketjulle kuvaava otsikko, jonka jäsenet tunnistavat, ja kerro yksityiskohdat ketjun kontekstissa. Lisää sopiva luokittelutunniste, jotta jäsenet löytävät ketjun myöhemmin.

Ilmoita jäsenille ketjusta kutsumalla heidät siihen, jolloin he saavat kopion ketjusta sähköpostitse. Jäsenet voivat osallistua keskusteluun napsauttamalla Loomioon vievää linkkiä tai vastaamalla ilmoitussähköpostiin, jolloin heidän kommenttinsa näkyy ketjussa.

Loomion ketjuun voit liittää tiedostoja tai linkkejä verkossa oleviin aineistoihin keskustelun tueksi.

Tavallisia käyttötapoja ovat: - toimintaperiaatteen arviointi ja kehittäminen - neuvojen pyytäminen hallitukselta jostakin aiheesta tai asiasta - strategiasta keskusteleminen - idean tai mahdollisuuden tarkastelu - riskien arviointi

Hallituksen kokousten välillä esiin nousevat asiat

Organisaatiossa voi tapahtua paljon kokousten välillä, ja useimmat ilmoittavat asioista hallituksen jäsenille sähköpostitse. Keskustelun seuraaminen sähköpostissa on hankalaa: vastaukset hukkuvat usein postilaatikoihin ja osa ihmisistä jää keskustelun ulkopuolelle.

”Hallintoa ei voi hoitaa sähköpostitse!”, Richard Westlake (Westlake Governance).

Kun esiin nousee hallituksen huomiota vaativa asia, käytä sähköpostin sijaan Loomion ketjua. Jäsenet voivat vastata sähköpostitse, ja heidän kommenttinsa näkyy Loomion ketjussa, jolloin keskustelu pysyy yhdessä paikassa.

Toimi näin: - Käytä sähköpostin aihetta ketjun otsikkona, - kirjoita sähköpostin sisältö ketjun kontekstiin, - kutsu tiimisi ketjuun sähköpostiosoitteilla tai Loomion käyttäjänimillä.

Loomion ketjun avulla: - Kaikki aihetta koskeva tieto on järjestetty yhteen helposti saatavilla olevaan paikkaan, - ihmiset voivat vastata ilman vastaa- tai vastaa kaikille -toiminnoilla syntyviä sähköpostiketjuja, joissa osa ihmisistä saattaa jäädä ulkopuolelle, - näet, kuka on lukenut viestin ja ketä pitää muistuttaa, - voit edistää työtä kohti johtopäätöstä ja vähentää sähköpostin määrää.

Kun kokouksissa ei ole riittävästi aikaa

Jos esityslistan asiaa ei ehditä ratkaista hallituksen kokouksessa, voit siirtää sen jatkokeskusteluun Loomioon. Ohjaa ihmiset asiaa käsittelevään ketjuun tai aloita uusi ketju ja ilmoita siitä hallituksen jäsenille.

Tämä vähentää hallituksen aikapainetta ja antaa enemmän aikaa tiedon keräämiseen, keskusteluun ja perusteelliseen harkintaan, mikä johtaa usein parempaan päätökseen.