Jatkuva toiminta

Jatkuva parantaminen

Vaikka ryhmä tai fasilitaattori olisi kuinka taitava, aina voi kehittyä. Pienet askeleet oikeaan suuntaan johtavat parempaan tilanteeseen. Asteittainen parantaminen edellyttää toimivaa käytäntöä yhteistyötavoista keskustelemiseen. Sen avulla kaikki on mahdollista. Ilman sitä kehitys pysähtyy.

Jatkuvaan parantamiseen on monia lähestymistapoja, mutta ne kaikki antavat tilaa pohdinnalle ja palautteelle sekä keinon tehdä muutoksia niiden perusteella. Jatkuvasti yhdessä työskentelevät tiimit voivat käyttää esimerkiksi scrumia, johon kuuluu toiminnan arviointia ja säännöllisiä toimintatapojen parannuksia. Yksittäisen tapaamisen jälkeen fasilitaattori voi yksinkertaisesti pyytää palautetta.

Loomiossa

• Ihmiset käyttävät Loomiota keskustellakseen siitä, miten he käyttävät Loomiota. Se tarjoaa luontevan paikan ”keskustella keskustelemisesta”.
• Loomion käyttöönotto saa ryhmät pohtimaan yhteistyönsä ja päätöksentekonsa eri puolia, mikä luo mahdollisuuden parantaa niitä.

Hajautettu fasilitointi / itsefasilitointi

Kun ryhmän kokemus karttuu, yhä useampi oppii fasilitoimaan. Fasilitointi voi muuttua tietylle henkilölle kuuluvasta roolista tehtäväksi, jonka voi jakaa. Kuka tahansa voi fasilitoida, ja osallistujien välille voi syntyä vuorottelua antamisen ja vastaanottamisen, johtamisen ja seuraamisen välillä. Tätä on erityisen tärkeää tukea ryhmissä, jotka tavoittelevat jaettua johtajuutta ja hierarkiattomuutta.

Ihmisiä, joille fasilitointi on vieraampaa, voi tukea koulutuksella, kutsuilla ja ehdottamalla ensimmäisiä askelia. Tässä on esimerkkejä fasilitointiteoista, joita lähes ketä tahansa voi rohkaista kokeilemaan:

• kuulemasi kertominen omin sanoin tai sen tiivistäminen
• muiden kutsuminen osallistumaan
• yhteistä ymmärrystä lisäävien kysymysten esittäminen
• sen huomaaminen, ketkä osallistuvat ja ketkä eivät
• muiden panoksen arvostaminen ääneen

Et tarvitse esityslistaa toimiaksesi fasilitaattorina. Fasilitoinnissa on kyse ryhmän toiminnan helpottamisesta. Kun seuraavan kerran olet sukutapaamisessa, juhlissa tai aamukahvilla, lähesty tilannetta fasilitaattorina ja varmista, että jokainen ryhmässä tuntee kuuluvansa joukkoon ja voivansa osallistua. — Silvia Zuur

Hajautettu fasilitointi voi toimia hyvin, mutta se voi myös johtaa siihen, että ihmiset puuttuvat toistensa tekemisiin. Aluksi toiminta voi olla kömpelöä, kun yhteistä rytmiä vasta opetellaan. On tärkeää erottaa toisistaan hajautettu fasilitointi (vertaiset auttavat koko ryhmää), fasilitoinniksi naamioitu manipulointi (ryhmän ohjaaminen omien tavoitteiden suuntaan) ja sivusta ohjaaminen (fasilitointi ilman siihen saatua valtuutusta).

Päätä tietoisesti, milloin vertaisfasilitointi on hyvä valinta ja milloin tarvitaan nimetty fasilitaattori. Hajautettu fasilitointi ei välttämättä toimi esimerkiksi voimakkaiden ristiriitojen sävyttämässä keskustelussa, johon tarvitaan nimetty puolueeton henkilö, tai tilanteessa, jossa luottamus puuttuu.

Fasilitointi ei kuulu vain esihenkilölle tai kokouksen koollekutsujalle — se kuuluu kaikille. — Richard Bartlett

Soveltaminen Loomiossa

• Verkkoympäristö sopii erityisen hyvin hajautettuun fasilitointiin. Eri ihmiset voivat osallistua eri vaiheissa sen mukaan, mitä he huomaavat ja mitä he osaavat.
• Verkkokeskustelu on lähtökohtaisesti vertaisten välistä hajautettua yhteistyötä. Muut järjestelyt edellyttävät tietoista suunnittelua. Kasvokkaisissa tapaamisissa lähtökohta on päinvastainen: joku on kutsunut kokouksen koolle, ja roolin jakaminen vaatii oma-aloitteisuutta.
• Loomio on suunniteltu tasavertaisten ihmisten muodostamille ryhmille. Hajautettu fasilitointi sopii monin tavoin parhaiten työkalun käyttöön.
• Loomion käyttäjät harjoittavat vertaisfasilitointia jatkuvasti riippumatta siitä, tunnistavatko he toimintansa sellaiseksi. Yksinkertaiset teot, kuten ehdotuksen tekemisen ehdottaminen jollekulle, ihmisten mainitseminen tai tähänastisen prosessin tiivistäminen, ovat kaikki fasilitointia.

Fasilitoitavana olemisen taito

Fasilitoitavana oleminen on oma taitonsa, aivan kuten seuraajan rooli paritanssissa. Ihmiset, jotka ovat itse fasilitoineet tai osallistuneet moniin hyvin fasilitoituihin prosesseihin, suhtautuvat fasilitointiin eri tavalla kuin ne, joilla ei ole tällaista kokemusta.

Fasilitoinnin vastaanottaminen on taito, jota voi kehittää ja jolla voi olla suuri vaikutus ryhmän onnistumiseen. Se ulottuu yksinkertaisista asioista, kuten ajoissa saapumisesta ja ohjeiden noudattamisesta, halukkuuteen kokeilla uudenlaista ajattelu- tai viestintätapaa. Joskus ihmisillä on hyvä kokemus, mutta he eivät oikein tiedä miksi. Kun heille kertoo, että fasilitointi auttoi toimintaa sujumaan tai keskustelua syvenemään, he voivat ymmärtää paremmin, mitä he prosessissa arvostivat.

Ihmiset, jotka eivät pysty tai halua olla fasilitoitavina, voivat puolestaan haitata ryhmän yhteistyötä. Taitavinkaan fasilitaattori ei pysty tekemään työtään, jos vastustus on liian voimakasta. Tavallisia ongelmia ovat keskustelun hallitseminen, vastustaminen vain vastustamisen vuoksi, prosessin häiritseminen, fasilitaattorin tai osallistujien epäkunnioittava kohtelu ja osallistumatta jättäminen. Jokaisen on osaltaan otettava vastuu halukkuudestaan olla fasilitoitavana.

Loomiossa

• Pienellä harjoittelulla useimmat käyttäjät oppivat nopeasti reagoimaan fasilitointiin Loomiossa, esimerkiksi vastaamaan, kun heidät mainitaan @-merkillä.
• Fasilitointi Loomiossa auttaa ihmisiä myös itse vastaanottamaan fasilitointia paremmin.
• Koska kaikki arkistoidaan, käyttäjät voivat tarkastella aiempaa fasilitointia ”ajassa pysäytettynä” ja oppia siitä, vaikka eivät olleet itse paikalla.

Kulttuurin muutos

Yhteistyöhön ja osallistumiseen perustuva kulttuuri syntyy ajan mittaan harjoittelun, kokeilujen ja virheistä oppimisen kautta. Fasilitoinnin ymmärtäminen, arvostaminen ja siihen kutsuminen voivat olla keskeisiä tämän kulttuurin syntymisessä. Fasilitointi voi kehittyä roolista tehtäväksi ja edelleen ajattelutavaksi. Aidosti yhteistyöhön perustuvassa kulttuurissa kaikki fasilitoivat toisiaan monin eri tavoin.

Voivatko kaikki osallistua yrityksen juhlien järjestämiseen? Syntyvätkö toimiston nyyttikestit kuin itsestään? Voivatko ideat tulla keneltä tahansa, kehittyä monien ihmisten ajatusten ja työn kautta ja toteutua paremmin kuin kukaan aluksi osasi kuvitella?

Syvä kulttuurin muutos tapahtuu, kun yhteistyön kulttuuri alkaa levitä erillisistä ”yhteistyön” tiloista organisaation kaikille osa-alueille. Yhteistyö ei rajoitu muistilappuihin ja kuulumiskierroksiin, vaan se näkyy organisaation koko arjen luonteessa.

Loomiossa

• Loomion muutosteorian mukaan yhä useampien ryhmien harjoittama tehokas ja kaikki mukaan ottava päätöksenteko voi muuttaa organisaatioiden toimintaa maailmanlaajuisesti. Tämä näkyy työkalun kaikessa suunnittelussa ja siinä, miten toimimme osuuskuntana. Pohjimmiltaan kyse on kulttuurin muuttamisesta yhteistyön käytäntöjen avulla.
• Loomiota käyttävät ryhmät ovat kokeneet kulttuurinsa kehittyvän työkalun avulla. Esimerkiksi ryhmät, joilla on jo yhteistyöhön perustuva kulttuuri, ovat voineet kasvaa ja säilyttää sen. Osallistumiseen perustuvat ryhmät ovat puolestaan voineet jatkaa toimintaansa sen sijaan, että ne hajoaisivat kaikkien osallistumisen mahdollistavaan päätöksentekoon liittyvien haasteiden vuoksi.
• Loomio mahdollistaa yhteistyön käytäntöjen muodostumisen eräänlaiseksi ”uudeksi normaaliksi” tekemällä niistä helpommin lähestyttäviä ja toteutettavia.

Saat ideoita jatkuvaan toimintaan lukemalla Loomiota käyttävien ryhmien tarinoita.