Valmistelu

Harkitse kolmen minuutin suunnittelua jokaista ryhmän kanssa viettämääsi minuuttia kohti. Tunnin tapaamiseen valmistautuminen veisi silloin kolme tuntia. Vähennä suunnitteluun käyttämääsi aikaa vasta kokemuksen karttuessa.

— Silvia Zuur

Ymmärrä tarkoitus

Tarkoituksen selventäminen on yksi tärkeimmistä asioista, joissa taitava fasilitaattori voi auttaa ryhmää. Kun tarkoitus on selvä, myös muu työ on mahdollista. Tarkoitus koskee sekä koko ryhmää että yksittäisiä keskusteluja ja päätöksiä. Sen avulla voi arvioida, mitä työkaluja kannattaa käyttää, milloin keskusteluun pitää puuttua ja mihin tuloksiin pyritään. Jos ryhmällä ei ole yhteistä käsitystä tarkoituksesta, keskustelu tai jopa koko ryhmän toiminta voi kariutua.

Palaa aina kysymyksiin, joilla selvitit tarkoitusta. Tarkista niiden avulla, että käsittelette asioita, joita osallistujat haluavat oppia tai saavuttaa. — Silvia Zuur

Loomiossa

Järjestä tila tarkoitukseen sopivaksi

Tapa, jolla järjestät osallistujille yhteisen tilan, vaikuttaa paljon heidän kokemukseensa. Jokainen kokoontuminen on erilainen ja tarvitsee siihen sopivat puitteet. Tuttu ympäristö luo turvallisuuden tunnetta, kun taas ympäristön muuttaminen voi avata tilaa uusille ajatuksille.

Kasvokkaisissa tapaamisissa huonekalujen järjestäminen uudelleen auttaa fasilitaattoria valmistautumaan tilanteeseen ja pohtimaan, mikä juuri tässä tapaamisessa on olennaista. Ajattele, miten erilaiselta tuntuu istua riveissä kuin piirissä.

Loomiossa

  • Kun kutsut ihmiset uuteen digitaaliseen tilaan nimenomaan päätöksentekoa varten, he siirtyvät selvästi erilaiseen ympäristöön kuin esimerkiksi yhdessäoloon käytetyissä verkkotiloissa.
  • Ryhmän kuvan muokkaaminen auttaa luomaan tilaan sopivan tunnelman.
  • Ryhmän kuvaus on keskeinen osa ryhmäsivua, ja voit muokata sitä tarpeen mukaan.

Tarvikkeet, työkalut ja aineistot

Kun fasilitointi sujuu hyvin, kaikki ryhmän tarvitsemat tarvikkeet ovat käden ulottuvilla. Kasvokkaisissa tapaamisissa niitä voivat olla muistilaput, kynät, paperi, nimilaput, tulosteet ja tausta-aineistot. Hyvä valmistautuminen jättää enemmän aikaa ja energiaa itse työhön.

Loomiossa

  • Monet ryhmät lisäävät ryhmän kuvaukseen linkkejä yhteiseen dokumenttikansioon, taustatietoihin, projektinhallinta- tai tehtäväjärjestelmään ja yhteystietoihin.
  • Mieti jokaisen keskusteluketjun kohdalla, mitä osallistujat tarvitsevat voidakseen osallistua. Tuo tiedot helposti saataville. Jos esimerkiksi viittaat johonkin aineistoon, lisää siihen suora linkki sen sijaan, että osallistujien pitäisi etsiä se itse.

Suunnittele osallistumiskokemus

Kun tarkoitus, työkalut ja taustatiedot ovat selvillä, hyvä fasilitaattori miettii, millaiseen tilanteeseen hän kutsuu osallistujat. Hän pohtii, miltä onnistuminen voisi näyttää ja mitä eri etenemistapoja ja valintoja on tarjolla. Hän ei aloita ilman harkittua suunnitelmaa.

Olemme nähneet yhä uudelleen, että valmisteluun ja suunnitteluun tarvittava aika aliarvioidaan selvästi. Pysähdy miettimään, millaisen kokemuksen haluat järjestää, ennen kuin aloitat. Suunnitteluun käytetty aika maksaa itsensä takaisin myöhemmin.

Loomiossa

  • Loomion perustoiminnot noudattavat hyvän fasilitoinnin rakennetta: kutsu ihmiset mukaan, keskustele aiheesta, kerää erilaisia näkemyksiä, muotoile niistä ehdotus, selvitä kannatus ja vahvista lopputulos.

  • Kokeneet käyttäjät sovittavat Loomiota jo erilaisiin prosesseihin, kuten monivaiheisiin kuulemisiin ja asiakirjojen hyväksymiseen. Hyvin fasilitoituna kullakin tehtävällä on oma toistettava rakenteensa.
  • Verkkoyhteistyötä ei tarvitse suunnitella alusta asti uudelleen. Hyödynnä toimiviksi havaitsemiasi käytäntöjä. Monet kasvokkaisissa tapaamisissa käytetyt menetelmät voi sovittaa verkkoon, esimerkiksi neuvonpyyntöprosessin.
  • Huolellisesti suunniteltujen prosessien tapausesimerkit voivat toimia malleina. Jos et ole varma, miten prosessi kannattaa suunnitella, katso ensin, mitä muut ovat kokeilleet.

Huomioi tilanne

Keskustelut ovat osa ryhmän historiaa ja toimintatapoja. Jotta fasilitointi toimisi, sen ajoituksen on oltava sopiva ja sen on sovittava ryhmän muuhun toimintaan.

Keskeisiä kysymyksiä tilanteesta:

  • Onko ryhmä muutoksen keskellä?
  • Kehittääkö tämä nykyistä toimintatapaa?
  • Onko tämä yksi monista samanaikaisista prosesseista vai ryhmän ainoa painopiste?
  • Haluammeko ratkaista ongelman vai tarkastella asiaa syvemmin, laajemmin tai rajatummin?

Loomiossa

  • Loomio-ryhmissä on lähes aina joku, joka tuntee ryhmän tilanteen ja arvioi, kannattaako Loomio ottaa käyttöön.
  • Älä yritä muuttaa kaikkea kerralla. Ryhmät ottavat Loomion helpommin käyttöön, kun se sopii nykyisiin työnkulkuihin.
  • Oikea hetki on silloin, kun ryhmä on valmis hyödyntämään verkkoyhteistyötä. Ryhmän on tunnistettava, että siltä puuttuu yhteinen tila päätöksentekoon verkossa, ja haluttava ratkaista tämä ongelma.
  • Mieti, milloin ryhmällä on aikaa ja huomiota käsitellä tiettyä aihetta. Yhteinen huomio on rajallinen voimavara.
  • Monet ryhmät eivät ole edes tietoisia nykyisistä yhteistyötavoistaan, saati siitä, miten Loomio voisi sopia niihin. Aloita keskustelemalla siitä, miten ryhmä nyt toimii ja mikä toimii tai ei toimi.

Fasilitaattorin rooli

Hyvä fasilitointi edellyttää tietoisuutta omasta ja ryhmän toiminnasta. Jos roolia ei ymmärretä, seurauksena voi olla väärinkäsityksiä, ristiriitoja tai turvattomia tilanteita.

Pyydä, että sinulle annetaan selkeästi valtuudet toimia. Kun sinut kutsutaan uuteen ryhmään tai organisaatioon, osallistujat voivat miettiä: Kuka tämä on? Miksi kuuntelisimme häntä? Pyydä jotakuta osallistujien tuntemaa ja luottamaa henkilöä esittelemään sinut. Se auttaa osallistujia hyväksymään roolisi ja siirtämään sinulle tarvittavat valtuudet. — Silvia Zuur

On tärkeää, että ryhmä suostuu fasilitointiin. Ilman suostumusta fasilitointi voi pahimmillaan painostaa ryhmää ja asettaa fasilitaattorin vaaralliseen asemaan. Se herättää myös vastustusta ja hämmennystä. Fasilitaattori asettaa itsensä haavoittuvaan asemaan, joten hän tarvitsee ryhmän valtuutuksen ennen tehtävän vastaanottamista. Suostumus on tärkeä sekä fasilitaattorille että osallistujille.

Vastuu

Kun fasilitaattori ottaa tehtävän vastaan, hänen vastuunsa kasvaa. Hän voi käyttää muita enemmän puheenvuoroja ja ohjata ryhmän huomiota. Tätä asemaa on käytettävä koko ryhmän hyväksi, ei oman tavoitteen ajamiseen. Fasilitaattorin sanoilla ja käytöksellä on tavallista suurempi vaikutus, joten hänen on toimittava erityisen harkiten.

Valta

Fasilitointi tuo väistämättä mukanaan eroja vallankäytössä. Fasilitaattori ei voi hoitaa tehtäväänsä, ellei hänellä ole tarvittavia valtuuksia. Hän voi esimerkiksi keskeyttää puhujan pitääkseen keskustelun aiheessa tai puuttua sopimattomaan vuorovaikutukseen. Fasilitaattorilta ei voi odottaa vastuuta prosessista antamatta hänelle valtaa onnistua tehtävässään. Sopivalle vallan määrälle ei ole yhtä vastausta, mutta sen on oltava tasapainossa vastuun kanssa.

Mukautuminen

Fasilitaattori onnistuu parhaiten, kun hän pystyy mukautumaan tilanteen muuttuessa. Ihmiset ovat monimutkaisia, ja ryhmien toiminta on vielä monimutkaisempaa. Joustamaton pitäytyminen suunnitelmassa tai toimintamallissa voi johtaa epäonnistumiseen. Jos fasilitaattori ei saa tai halua mukautua muuttuviin olosuhteisiin, hän ei voi tukea ryhmän toimintaa tehokkaasti.

Siirry tietoisesti fasilitaattorin ja osallistujan roolien välillä. Monen on vaikea fasilitoida oman tiiminsä kokouksia ja työpajoja. Fasilitaattorin on oltava puolueeton, mutta tiimin jäsenellä on myös arvokkaita näkemyksiä jaettavana. Tee selväksi, milloin toimit fasilitaattorina ja milloin osallistujana. — Silvia Zuur

Loomiossa

  • Monet Loomiota käyttävät ryhmät tuntevat fasilitoinnin ja jakavat käsityksen fasilitaattorin roolista. Ne osaavat jo sovittaa työkalua tarpeisiinsa.
  • Usein keskustelun aloittajan oletetaan myös fasilitoivan sitä, ellei ryhmä ole sopinut muuta. Kun fasilitaattorin rooli on selvä, osallistujien on helpompi toimia turvallisesti ja saavuttaa tavoitteensa yhdessä.
  • Loomio mahdollistaa sen, että useat osallistujat tekevät fasilitointiin kuuluvia asioita: kutsuvat muita mukaan mainitsemalla heidät, pyytävät pysymään aiheessa tai ehdottavat sopivaa hetkeä ehdotukselle. Tätä ei kuitenkaan usein sanota ääneen. Roolia selventää, kun ryhmä nimeää nämä tehtävät ja keskustelee siitä, kuuluvatko ne yhdelle henkilölle vai jakautuvatko ne osallistujien kesken.
  • Verkossa toimiva ryhmä voi aloittaa ilman nimettyä fasilitaattoria ja jakaa tehtävät hiljaisesti osallistujien kesken. Tämä tapa sopii kuitenkin parhaiten kokeneille ryhmille, jotka ovat jo harjoitelleet selkeästi määriteltyä fasilitointia.