Valmistelu

Varaa jokaista ryhmän kanssa vietettävää minuuttia varten 3 minuuttia suunnitteluun. Tämä tarkoittaa kolmen tunnin valmistelua tunnin mittaista tapaamista varten. Vähennä suunnitteluun käyttämääsi aikaa vasta taitojesi kehittyessä.

— Silvia Zuur

Ymmärrä tarkoitus

Tarkoituksen selkeyttäminen on yksi arvokkaimmista asioista, joita taitava fasilitaattori voi tarjota — jos hän auttaa ryhmää määrittämään sen, kaikki muu on mahdollista. Tarkoitus koskee sekä koko ryhmää että yksittäisiä keskusteluja ja päätöksiä. Sen perusteella voidaan arvioida, mitä työkaluja käytetään, miten työskentelyyn puututaan ja millaisiin johtopäätöksiin pyritään. Yhteisen ymmärryksen puuttuminen tarkoituksesta voi vaarantaa keskustelun tai koko ryhmän toiminnan.

Palaa aina tarkoitusta selvittäviin kysymyksiisi ja tarkista, että käsittelet asioita, joita osallistujat haluavat oppia tai saavuttaa. — Silvia Zuur

Loomiossa

• Sovelluksessa on tilaa tarkoituksen selittämiselle, esimerkiksi ryhmän kuvauksen ja keskustelun kontekstin kentissä.
• Loomiossa käytävä keskustelu tarkoituksesta on hyvä tapa aloittaa ryhmäsi kanssa, jos tarkoitus ei ole vielä selvä.
• Analytiikkamme (tilastot siitä, miten ihmiset käyttävät ohjelmistoa) osoittaa, että ryhmät, joilla on selkeä yhteinen tarkoitus, onnistuvat paremmin.
• Keräämämme asiakastarinat ja tapaustutkimukset korostavat yhteisen tarkoituksen määrittämisen merkitystä.

Järjestä kalusteet uudelleen

Sen tilan suunnittelu, johon kutsut ihmiset, vaikuttaa merkittävästi heidän kokemukseensa. Jokainen kokoontuminen on erilainen ja tarvitsee siihen sopivat järjestelyt. Tuttuus luo turvallisuuden tunnetta, kun taas ympäristön muuttaminen kannustaa avoimuuteen uusille ajatuksille.

Fyysisissä tiloissa kalusteiden järjestäminen uudelleen auttaa fasilitaattoria valmistautumaan työskentelyn tukemiseen ja pohtimaan, mikä juuri tässä tapaamisessa on erityistä. Kuvittele, miten tilanne muuttuu sen mukaan, istuvatko kaikki riveissä vai piirissä.

Loomiossa

• Ihmisten kutsuminen uuteen digitaaliseen tilaan nimenomaan päätöksentekoa varten on vaikuttavaa — kokemus ”kynnyksen ylittämisestä” erottaa sen muista verkkotiloista, joita saatetaan käyttää seurusteluun tai muihin tarkoituksiin.
• Ryhmän kuvan muokkaaminen tarjoaa hyvän tilaisuuden vaikuttaa tilan tunnelmaan.
• Ryhmän kuvaus on yksi ryhmäsivun keskeisistä ”kalusteista”, ja voit muokata sitä tarpeisiisi sopivaksi.

Tarvikkeet, työkalut ja materiaalit

Kun fasilitointi sujuu hyvin, kaikki ryhmän tarvitsemat tarvikkeet ovat käden ulottuvilla. Fyysisissä tiloissa näitä ovat esimerkiksi muistilaput, kynät, paperi, nimilaput, tulosteet ja taustamateriaalit. Jokainen tällainen valmistelutoimi jättää enemmän aikaa ja energiaa itse työskentelyyn.

Loomiossa

• Monet ryhmät lisäävät ryhmän kuvaukseen linkkejä yhteiseen verkkolevyyn, jossa on yhdessä työstettäviä asiakirjoja ja taustatietoja, ryhmän projektinhallinta- tai tehtävien seurantajärjestelmään, yhteystietoluetteloon ja muihin materiaaleihin.
• Mieti jokaisen ketjun kohdalla, mitä ihmiset saattavat tarvita osallistuakseen siihen — kaikkien tietojen on oltava helposti saatavilla (jos esimerkiksi viittaat johonkin, suora linkki siihen toimii paljon paremmin kuin oletus, että ihmiset etsivät sen itse).

Suunnittele kokemus

Kun perusasiat ovat paikoillaan (tarkoitus, työkalut ja taustatiedot), hyvät fasilitaattorit käyttävät aikaa kutsumansa kokemuksen suunnitteluun: millainen tilanne on, miltä onnistuminen voisi näyttää ja mitä etenemisreittejä ja valintoja on tarjolla. He eivät aloita ilman harkittua suunnitelmaa.

Olemme nähneet toistuvasti, että ihmiset aliarvioivat huomattavasti valmistelun ja suunnittelun tarpeen. Pysähdy miettimään kokemusta, jonka haluat järjestää, ennen kuin aloitat. Suunnitteluun käytetty aika maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin myöhemmän onnistumisen kautta.

Loomiossa

• Loomion perustoiminnot on suunniteltu noudattamaan hyvän fasilitoinnin rakennetta: kutsu ihmiset mukaan, keskustele aiheesta, kerää erilaisia näkemyksiä, muotoile niiden pohjalta konkreettinen ehdotus, selvitä, ovatko osallistujat samaa mieltä, ja vahvista johtopäätös.

• Kokeneet käyttäjät soveltavat Loomiota jo erilaisiin työskentelykokonaisuuksiin, kuten monivaiheisiin kuulemisprosesseihin ja asiakirjojen hyväksymiseen. Tehokkaasti fasilitoituna jokainen tehtävä saa tietyn toistettavan muodon.
• Verkkoyhteistyön suunnittelussa ei tarvitse keksiä pyörää uudelleen. Luota siihen, minkä tiedät toimivan, ja sovella sitä. Monet käytännössä hyväksi todetut kasvokkaisen työskentelyn prosessit voidaan mukauttaa verkkoon (esimerkiksi neuvonantoprosessi).
• Huolellisesti suunniteltujen prosessien tapaustutkimuksia voi käyttää ”resepteinä” — jos et ole varma, millainen suunnitelma sopii tilanteeseesi, tutustu ensin siihen, mitä muut ovat kokeilleet.

Aseta tilanne osaksi kokonaisuutta

Keskustelut eivät tapahdu tyhjiössä, vaan osana ryhmän historiaa ja toimintatapoja. Jotta fasilitoitu työskentely olisi vaikuttavaa, sen ajoituksen on oltava oikea ja sen on sovittava ryhmän muuhun toimintaan.

Keskeisiä kysymyksiä tilanteesta:

• Onko meneillään siirtymävaihe?
• Parannetaanko nykyistä toimintatapaa?
• Onko tämä yksi monista samanaikaisista prosesseista vai keskitytäänkö vain tähän?
• Olemmeko ratkaisemassa ongelmaa vai syventämässä, laajentamassa tai rajaamassa tarkastelua?

Loomiossa

• Loomio-ryhmissä on lähes aina ”edistäjä”, joka ymmärtää ryhmän tilanteen ja arvioi, sopiiko Loomion käyttöönotto ryhmälle.
• Kaikkea ei kannata yrittää muuttaa kerralla. Ryhmät omaksuvat Loomion paremmin, kun se sopii sujuvasti nykyisiin työnkulkuihin.
• Ajoitus on hyvä silloin, kun ryhmä on valmis ottamaan verkkoyhteistyön osaksi toimintaansa tehokkaasti. Ryhmän on tunnistettava verkkopäätöksentekoon tarkoitetun tilan puuttumisesta aiheutuvat vaikeudet ja oltava motivoitunut ratkaisemaan tämä ongelma.
• Pohdi, mihin ryhmän huomio kohdistuu, kun arvioit sopivaa hetkeä tietyn aiheen esiin nostamiseen. Yhteinen huomio on rajallinen voimavara.
• Monet ryhmät eivät edes tunnista nykyisiä yhteistyötapojaan ja tottumuksiaan, saati tiedä selvästi, miten Loomio voisi sopia niihin. Aloita keskustelemalla nykyisistä toimintatavoista ja siitä, mikä toimii ja mikä ei.

Fasilitaattorin rooli

Hyvä fasilitointi edellyttää tietoisuutta omasta ja ryhmän toiminnasta. Roolin puutteellinen ymmärtäminen voi johtaa väärinkäsityksiin, ristiriitoihin tai turvattomiin tilanteisiin.

Varmista, että valta annetaan sinulle. Kun sinut kutsutaan uuteen ryhmään tai organisaatioon, kaikki saattavat miettiä: Kuka tämä tyyppi on? Miksi meidän pitäisi kuunnella häntä? Pyydä jotakuta, jonka osallistujat tuntevat ja johon he luottavat, esittelemään sinut. Tämä vahvistaa asemaasi osallistujien silmissä ja auttaa siirtämään valtaa sinulle. — Silvia Zuur

Suostumus

On olennaista, että ryhmä suostuu fasilitointiin. Fasilitoinnin yrittäminen ilman suostumusta voi pahimmillaan olla pakottavaa (epäreilua ryhmälle) ja vaarallista (epäreilua fasilitaattorille), ja se aiheuttaa vastustusta ja hämmennystä. Fasilitaattorit asettavat itsensä haavoittuvaan asemaan. Heillä on oltava ryhmän valtuutus, tai heidän ei pitäisi ottaa tehtävää vastaan. Suostumus on välttämätön sekä fasilitaattorille että osallistujille.

Vastuu

Kun fasilitaattori ottaa valtuutuksen vastaan, hänen vastuunsa kasvaa. Fasilitaattorilla on enemmän oikeutta käyttää puheaikaa ja ohjata ryhmän huomiota. Tätä on käytettävä koko ryhmän hyväksi, ei omien tavoitteiden ajamiseen. Myös fasilitaattorin sanat ja käytös vaikuttavat tavallista voimakkaammin, joten hänen on toimittava erityisen harkitusti.

Valta

Fasilitointi luo luonteensa vuoksi eroja vallan jakautumiseen. Jos fasilitaattori ei voi käyttää valtaa tietyillä tavoilla, hän ei voi tehdä työtään. Esimerkiksi pitääkseen keskustelun aiheessa fasilitaattori saattaa keskeyttää jonkun tai sanoa, ettei tietty tapa olla vuorovaikutuksessa ole hyväksyttävä. Fasilitaattorin ei pidä odottaa kantavan vastuuta työskentelystä ilman, että hänelle annetaan onnistumiseen tarvittavat valtuudet. Vallan määrään ei ole yhtä oikeaa vastausta, mutta sen on oltava tasapainossa vastuun kanssa.

Mukautumiskyky

Fasilitaattorit tekevät parasta työtä silloin, kun he pystyvät mukautumaan tilanteen kehittymiseen. Ihmiset ovat loputtoman monimutkaisia, ja ihmisryhmät vielä monin verroin monimutkaisempia. Jäykkä pitäytyminen suunnitelmassa tai menettelyssä ilman joustavuutta voi johtaa ryhmän epäonnistumiseen. Jos fasilitaattori ei saa tai halua mukautua muuttuviin olosuhteisiin, hän ei pysty tukemaan muuttuvissa tilanteissa toimivia ihmisiä tehokkaasti.

Pue fasilitaattorin hattu päähän ja ota se välillä pois. Monille on haastavaa fasilitoida oman tiiminsä kokouksia ja työpajoja. Fasilitaattorina heidän on oltava puolueettomia. Tiimin jäseninä heillä on kuitenkin arvokkaita näkemyksiä jaettavana. Tee selväksi, milloin toimit fasilitaattorina ja milloin osallistujana. — Silvia Zuur

Loomiossa

• Monilla Loomiota käyttävillä ryhmillä on kokemusta fasilitoinnista ja yhteinen käsitys fasilitaattorin roolista. Ne soveltavat jo työkalua näihin tarpeisiin ja ovat onnistuneet siinä jossain määrin.
• Keskustelun aloittajan oletetaan usein fasilitoivan sitä, ellei ryhmässä ole sovittu toisin. Selkeys siitä, kuka fasilitoi, voi parantaa huomattavasti kaikkien turvallisuuden tunnetta ja työskentelyn onnistumista.
• Loomio luo luontevasti mahdollisuuksia hajautettuun fasilitointiin: käyttäjät voivat esimerkiksi mainita muita kutsuakseen heidät mukaan, pyytää pysymään aiheessa tai ehdottaa sopivaa ajankohtaa ehdotukselle. Tämä jää kuitenkin usein sanomatta. Fasilitointiin kuuluvien toimien nimeäminen ja keskustelu siitä, onko rooli keskitetty vai jaettu, voivat selkeyttää roolia.
• Hiljainen, hajautettu fasilitointi voi olla verkkoryhmän oletusarvoinen lähtökohta (eli fasilitoinnista ei keskustella erikseen nimettynä roolina). Tämä järjestely sopii kuitenkin parhaiten kokeneille ryhmille, jotka ovat siirtymässä selkeästi määritellystä fasilitoinnista eteenpäin.