Kerää yksityisiä hakemuksia

Käytä suljettua ryhmää kerätäksesi yksityisiä hakemuksia ihmisiltä, jotka eivät ole ryhmän jäseniä. Jokaisesta hakemuksesta syntyy erillinen keskustelu, jossa hakemuksen lähettäjä ja ryhmän arviointitiimi voivat vaihtaa tietoja, esittää kysymyksiä ja kirjata päätöksen. Lähettäjät eivät näe ryhmän muita yksityisiä keskusteluja tai hakemuksia.

Ehdokasasettelu on selkeä käyttötapaus silloin, kun ehdokkaiden tietojen tai ehdokaslistan on pysyttävä yksityisinä valinnan aikana. Henkilö voi ehdottaa itseään tai jotakuta muuta ehdokkaaksi vaaliin, nimitettävään tehtävään, toimikuntaan, hallitukseen tai edustajan tehtävään. Valintaryhmä käsittelee jokaisen ehdotuksen omassa keskustelussaan.

Muita sopivia käyttötarkoituksia, joissa lähetetyt tiedot eivät saa olla julkisia, ovat:

• Valitukset, ilmoitukset ihmisten suojelemiseen liittyvistä huolista, turvallisuushuolet ja poikkeamailmoitukset
• Muutoksenhaut ja pyynnöt harkita yksittäistä tapausta koskevaa päätöstä uudelleen
• Sovittelua, ristiriitojen ratkaisemista tai henkilökohtaista tukea koskevat pyynnöt
• Hakemukset, jotka sisältävät henkilökohtaisia tietoja, taloustietoja tai kelpoisuutta koskevia tietoja, kuten taloudellisen tuen tai apurahojen hakemukset
• Suljetut tarjoukset tai tarjouspyyntöihin annetut vastaukset, joiden on pysyttävä yksityisinä arvioinnin aikana

Tässä toimintatavassa lähettäjät eivät näe toistensa tietoja, mutta toiminta ei ole anonyymiä. Lähettäjät tarvitsevat käyttäjätilin, ja suljetun ryhmän jokainen jäsen näkee lähetetyt hakemukset. Harkitse, ketkä kuuluvat arviointiryhmään, ennen kuin käytät sitä arkaluonteisten tietojen käsittelyyn.

Ota yksityisten hakemusten kerääminen käyttöön

Sinun on oltava sen ryhmän tai alaryhmän ylläpitäjä, jossa haluat kerätä hakemuksia.

1. Avaa ryhmä.
2. Valitse asetukset (tai Lisää ja sitten Muokkaa ryhmän asetuksia).
3. Avaa Käyttöoikeudet.
4. Ota käyttöön Muutkin kuin jäsenet voivat aloittaa keskusteluja.
5. Tallenna ryhmän asetukset.

Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain Avoimissa ja Suljetuissa ryhmissä. Se on piilotettu Salaisissa ryhmissä. Jos et näe sitä, avaa ryhmän asetuksista Yksityisyys ja vaihda Ryhmän yksityisyys arvoon Suljettu (suositus yksityisten hakemusten keräämiseen) tai Avoin. Palaa sitten kohtaan Käyttöoikeudet.

Tämän käyttöoikeuden käyttöönotto ei tee ryhmän keskusteluista julkisia. Henkilö, joka ei ole ryhmän jäsen, voi aloittaa uuden keskustelun ja käyttää sitä vieraana, mutta hän ei näe ryhmän muita yksityisiä keskusteluja.

Valmistele yksityisten hakemusten käsittely

1. Luo hakemusten käsittelyä varten oma alaryhmä ja aseta sen yksityisyydeksi Suljettu. Alaryhmä pitää hakemukset erillään pääryhmän muusta työstä.
2. Lisää valintaryhmä tai muut hakemusten arvioinnista vastaavat henkilöt alaryhmän jäseniksi. Jokainen alaryhmän jäsen näkee kaikki hakemukset, joten lisää vain henkilöt, joilla tulee olla tämä pääsy.
3. Luo alaryhmään keskustelumalli. Sisällytä siihen kysymykset ja tiedot, jotka lähettäjien tulee antaa. Voit luoda erilaisia keskustelumalleja erityyppisille hakemuksille.
4. Jos lähettäjien ei tule pyytää alaryhmän jäsenyyttä, aseta jäsenyyden ehdoksi Vain kutsusta.
5. Ota yksityisten hakemusten vastaanotto käyttöön alaryhmän käyttöoikeuksissa.
6. Testaa toimintatapaa käyttäjätilillä, joka ei ole alaryhmän jäsen.
7. Jaa alaryhmän sivu mahdollisille hakemusten lähettäjille. Heidän on kirjauduttava käyttäjätililleen ennen hakemuksen lähettämistä.

Lähetä hakemus

Lähettäjä avaa alaryhmän ja valitsee Aloita keskustelu. Loomio näyttää alaryhmän käytettävissä olevat keskustelumallit. Lähettäjä valitsee sopivan keskustelumallin, vastaa sen kysymyksiin ja aloittaa keskustelun.

Keskustelu kuuluu alaryhmään, mutta lähettäjästä ei tule alaryhmän jäsentä. Loomio lisää hänet vieraaksi hänen keskusteluketjuunsa, jolloin hän voi nähdä keskustelun ja osallistua siihen valintaryhmän tai arviointitiimin kanssa. Hän ei näe alaryhmän muita yksityisiä keskusteluja tai hakemuksia.

Arvioi hakemuksia

Alaryhmän jäsenet näkevät kaikki alaryhmän hakemuksia koskevat keskustelut. He voivat esittää lisäkysymyksiä ja käyttää kommentteja, kyselyitä tai muita keskustelutyökaluja arvioinnin tekemiseen.

Jos jonkun muun on annettava tietoja, alaryhmän jäsen, jolla on siihen käyttöoikeus, voi kutsua hänet hakemusta koskevaan keskusteluun. Esimerkiksi kun joku ehdottaa toista henkilöä ehdokkaaksi, alaryhmä voi kutsua ehdokkaan ketjuun, jos hänen osallistumistaan tarvitaan. Kutsuttu henkilö liittyy vieraana eikä saa pääsyä alaryhmän muihin yksityisiin keskusteluihin.

Jokainen lähettäjä näkee oman hakemuksensa, mutta ei alaryhmän muita yksityisiä keskusteluja tai hakemuksia. Poista Muutkin kuin jäsenet voivat aloittaa keskusteluja käytöstä, kun hakemusten vastaanotto päättyy. Olemassa olevat keskustelut ja vieraiden pääsyoikeudet säilyvät ennallaan.