Kerää yksityisiä hakemuksia

Käytä suljettua ryhmää, kun haluat kerätä yksityisiä hakemuksia ihmisiltä, jotka eivät ole ryhmän jäseniä. Jokaisesta hakemuksesta syntyy oma keskustelu. Hakemuksen lähettäjä ja ryhmän arvioijat voivat vaihtaa siinä tietoja, esittää kysymyksiä ja kirjata päätöksen. Lähettäjät eivät näe ryhmän muita yksityisiä keskusteluja tai hakemuksia.

Ehdokasasettelu sopii tähän, kun ehdokkaiden tietojen tai nimettyjen ehdokkaiden luettelon täytyy pysyä yksityisenä valinnan aikana. Henkilö voi ehdottaa itseään tai jotakuta muuta vaaleihin, nimitykseen, toimikuntaan, hallitukseen tai edustajaksi. Valintaryhmä käsittelee jokaisen ehdotuksen omassa keskustelussaan.

Muita tilanteita, joissa lähetettyjen tietojen ei pidä olla julkisia:

• Valitukset, ilmoitukset suojeluun liittyvistä huolista, turvallisuushuolet ja vaaratilanneilmoitukset
• Muutoksenhaut ja pyynnöt harkita yksittäistä tapausta koskevaa päätöstä uudelleen
• Pyynnöt sovittelusta, ristiriitojen ratkaisemisesta tai henkilökohtaisesta tuesta
• Hakemukset, jotka sisältävät henkilökohtaisia tietoja, taloustietoja tai tietoja hakukelpoisuudesta, kuten avustusten tai apurahojen hakemukset
• Suljetut tarjoukset ja tarjouskilpailujen vastaukset, joiden täytyy pysyä yksityisinä arvioinnin aikana

Lähettäjät eivät näe toistensa hakemuksia, mutta hakemuksia ei lähetetä nimettömästi. Lähettäjillä täytyy olla käyttäjätili, ja kaikki suljetun ryhmän jäsenet näkevät hakemukset. Mieti, ketkä kuuluvat arviointiryhmään, ennen kuin käytät tätä arkaluonteisten tietojen käsittelyyn.

Ota yksityiset hakemukset käyttöön

Sinun täytyy olla sen ryhmän tai alaryhmän ylläpitäjä, johon haluat kerätä hakemuksia.

1. Avaa ryhmä.
2. Valitse asetukset (tai Lisää ja sitten Muokkaa ryhmän asetuksia).
3. Avaa Käyttöoikeudet.
4. Ota käyttöön Muutkin kuin jäsenet voivat aloittaa keskusteluja.
5. Tallenna ryhmän asetukset.

Tämä asetus on käytettävissä vain Avoin- ja Suljettu-ryhmissä. Se ei näy Salainen-ryhmissä. Jos et näe asetusta, avaa ryhmän asetuksista Yksityisyys ja vaihda Ryhmän yksityisyys -asetukseksi Suljettu (suositus yksityisille hakemuksille) tai Avoin. Palaa sitten kohtaan Käyttöoikeudet.

Tämän käyttöoikeuden ottaminen käyttöön ei tee ryhmän keskusteluista julkisia. Ryhmään kuulumaton henkilö voi aloittaa uuden keskustelun ja osallistua siihen vieraana, mutta hän ei näe ryhmän muita yksityisiä keskusteluja.

Määritä yksityisten hakemusten käsittely

1. Luo hakemusten käsittelyä varten oma alaryhmä ja aseta sen yksityisyydeksi Suljettu. Näin hakemukset pysyvät erillään pääryhmän muusta toiminnasta.
2. Lisää valintaryhmä tai muut hakemusten arvioinnista vastaavat henkilöt alaryhmän jäseniksi. Jokainen alaryhmän jäsen näkee kaikki hakemukset, joten lisää vain henkilöt, joille tämä pääsy kuuluu.
3. Luo alaryhmään keskustelumalli. Lisää siihen kysymykset ja tiedot, jotka lähettäjien tulee antaa. Voit luoda eri tyyppisille hakemuksille omat keskustelumallit.
4. Jos lähettäjien ei pidä voida pyytää alaryhmän jäsenyyttä, aseta jäsenyysasetukseksi Vain kutsusta.
5. Ota yksityiset hakemukset käyttöön alaryhmän käyttöoikeuksissa.
6. Testaa toimintaa tilillä, joka ei kuulu alaryhmään.
7. Jaa alaryhmän sivu mahdollisille hakijoille. Heidän täytyy kirjautua käyttäjätililleen ennen hakemuksen lähettämistä.

Lähetä hakemus

Hakemuksen lähettäjä avaa alaryhmän ja valitsee Aloita keskustelu. Loomio näyttää alaryhmässä käytettävissä olevat keskustelumallit. Lähettäjä valitsee sopivan mallin, vastaa sen kysymyksiin ja aloittaa keskustelun.

Keskustelu kuuluu alaryhmään, mutta lähettäjästä ei tule alaryhmän jäsentä. Loomio lisää hänet keskustelun vieraaksi, jolloin hän voi nähdä keskustelun ja osallistua siihen arvioijien kanssa. Hän ei näe alaryhmän muita yksityisiä keskusteluja tai hakemuksia.

Arvioi hakemukset

Alaryhmän jäsenet näkevät kaikki alaryhmään lähetetyt hakemukset ja niiden keskustelut. He voivat esittää lisäkysymyksiä ja käyttää kommentteja, kyselyjä tai muita keskustelun työkaluja arvioinnissa.

Jos tarvitaan tietoja toiselta henkilöltä, alaryhmän jäsen, jolla on siihen oikeus, voi kutsua hänet hakemuksen keskusteluun. Jos esimerkiksi joku ehdottaa toista henkilöä tehtävään, alaryhmä voi kutsua ehdokkaan keskusteluun, jos hänen osallistumistaan tarvitaan. Kutsuttu henkilö osallistuu vieraana eikä saa pääsyä alaryhmän muihin yksityisiin keskusteluihin.

Jokainen lähettäjä näkee oman hakemuksensa mutta ei alaryhmän muita yksityisiä keskusteluja tai hakemuksia. Poista Muutkin kuin jäsenet voivat aloittaa keskusteluja käytöstä, kun hakemusten vastaanotto päättyy. Olemassa olevat keskustelut ja vieraiden pääsy niihin säilyvät ennallaan.