Päätösten tekeminen verkossa
Hallituksen ja toimikunnan jäsenet joutuvat usein tekemään päätöksiä kokousten välillä. Tällainen päätös ja siihen liittyvä keskustelu voivat olla tarpeen, kun:
- hallituksen kokouksessa ei ollut riittävästi aikaa päätöksen tekemiseen,
- päätös ei vaadi paljon keskustelua, kuten hallinnollisissa asioissa,
- organisaatiossa tai sen ulkopuolella on tapahtunut jotakin, joka vaatii hallitusta toimimaan ennen seuraavaa kokousta,
- hallituksen jäsen haluaa käsitellä tiettyä asiaa muiden jäsenten kanssa.
Loomiossa
Aloita keskusteluketju ja avaa keskustelu: - Esittele aihe tai päätös, jonka haluat käsiteltäväksi. - Kutsu hallituksen jäsenet kertomaan ajatuksistaan, näkemyksistään ja tiedoistaan, jotta muut ymmärtävät heidän kantansa. - Kannusta jäseniä osallistumaan kirjoittamalla kommentteja ja vastaamalla niihin.
Kun asia on valmis päätettäväksi, aloita kysely ja kutsu jäsenet äänestämään. Jos asia on yksinkertainen, käytä Ehdotus-kyselyä. Monimutkaisemmassa asiassa käytä Aistitarkistus-kyselyä selvittääksesi, mitä muut jäsenet ajattelevat ehdotuksesta. - Kerro, mistä päätetään, ja kutsu ihmiset äänestämään. - Pyydä äänestäjiä perustelemaan kantansa, etenkin jos he haluavat tarkentaa sitä. - Valitse hallituksen päätöksentekotapaan sopivat vastausvaihtoehdot. - Voit vahvistaa kokousten välillä tehdyn päätöksen ja kirjata sen pöytäkirjaan seuraavassa hallituksen kokouksessa.
Jos päätöksestä ei synny yhteisymmärrystä, se ei tarkoita epäonnistumista. Kysy jäseniltä, millaiset muutokset auttaisivat heitä hyväksymään päätöksen. Näin voit kehittää ehdotusta. Muutettu uusi ehdotus voi saada laajemman kannatuksen.
Julkaise tulos, kun ehdotus sulkeutuu. Kerro kaikille, mikä päätöksen tulos oli ja mitä seuraavaksi tapahtuu.
Esimerkkejä kokousten välillä tehtävistä päätöksistä
Päätös kiinteistön ostamisesta
Kiinteistön ostosta keskusteltiin edellisessä hallituksen kokouksessa. Yksi hallituksen jäsen halusi riippumattoman teknisen selvityksen ennen päätöstä. Hallitus sopi ostavansa kiinteistön, jos selvityksen tulos on tyydyttävä. Kauppa on kuitenkin tehtävä ennen seuraavaa kokousta. Siksi hallitus sopi, että selvitys ladataan valmistuttuaan Loomioon. Hallitus keskustelee siitä ja tekee lopullisen ostopäätöksen Loomiossa.
Päätös hallituksen ja johdon vastuuvakuutuksen hyväksymisestä
Hallituksen kokouksessa todettiin, että vakuutuksen vuosittainen uusiminen oli ajankohtaista. Hallitus piti asiaa hallinnollisena ja sopi käsittelevänsä uusimishakemuksen Loomiossa. Siellä voidaan pyytää tarvittavat tiedot kultakin hallituksen jäseneltä, jättää hakemus ja hyväksyä vakuutuksen uusimistarjous.
Yhdessä toimipisteessämme on tapahtunut tietoturvaan vaikuttava murto
Toimipisteeseen on murtauduttu ja omaisuutta on varastettu. Tapahtuma aiheuttaa riskejä organisaatiolle ja henkilöstölle. Hallituksen jäsenille on kerrottava tapahtumasta ja riskeistä, jotta he voivat arvioida sopivan toimintatavan.
Hallituksen jäsen on nostanut esiin hallituksen sukupuolijakauman ja monimuotoisuuden
Jäsen on esittänyt perusteluja ja näyttöä siitä, että hallituksen kokoonpanon tulisi olla monimuotoisempi ja edustaa organisaatiota paremmin. Hallituksen jäsenten on perehdyttävä tietoihin, esitettävä kysymyksiä, keskusteltava asiasta ja päätettävä, miten siihen vastataan.
Päätösten ja niihin liittyvien keskustelujen dokumentointi
Päätösten dokumentointi on hallituksille lakisääteinen velvollisuus ja toimikunnille hyvä käytäntö.
Monet organisaatiot laativat ja säilyttävät nykyään viralliset pöytäkirjat, päätökset, toimintaperiaatteet ja muut keskeiset asiakirjat sähköisesti. Asiakirjat laaditaan, hyväksytään, jaetaan, otetaan käyttöön, säilytetään ja lopulta hävitetään.
Loomiossa
Voit liittää pöytäkirjoja, raportteja, päätöksiä ja muita asiakirjoja kokouksen keskusteluketjuun, sen kuvaukseen, kyselyyn tai ketjun kommenttiin. Näin asiakirjat pysyvät niitä koskevan keskustelun yhteydessä.
Löydät tiedostojen luettelon myös Tiedostot-välilehdeltä.
Voit lisätä mihin tahansa keskusteluketjuun tai kyselyyn linkin asiakirjaan, joka on tallennettu käyttämääsi asiakirjanhallintajärjestelmään. Etsi asiakirjan jaettava linkki, kopioi se ja liitä se ketjuun, kyselyyn tai kommenttiin.
Jokainen, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet, voi avata linkin ja lukea asiakirjan.
Loomion keskustelut ja päätökset tallentuvat, joten voit tarkistaa hallituksen päätöksenteon vaiheet. Näet helposti, mitä päätettiin ja milloin. Jos hallituksen jäsenet ovat keskustelleet, kommentoineet ja äänestäneet päätöksestä, näet myös, miten ja miksi siihen päädyttiin.
Ajan mittaan organisaatiollesi kertyy historia, josta voit helposti etsiä aiempia päätöksiä ja niihin liittyviä keskusteluja.
Loomion tiedot tallennetaan useille levyille eri sijainneissa pilvipalvelussa, ja niistä tehdään varmuuskopio päivittäin. Ladatut tiedostot säilytetään palvelimilla, joilla ehkäistään nykyaikaisin menetelmin pullonkauloja ja yksittäisiä vikaantumispisteitä.