Päätösten tekeminen verkossa

Hallitusten ja toimikuntien jäsenten on usein tehtävä päätöksiä kokousten välillä. Tällöin käsitellään hallintoon liittyviä päätöksiä ja käydään keskusteluja tilanteissa, joissa:

• Hallituksen kokouksessa ei ollut riittävästi aikaa päätöksen tekemiseen,
• päätös ei vaadi paljon keskustelua (esimerkiksi hallinnolliset päätökset),
• organisaation sisällä tai sen ulkopuolella on tapahtunut jotakin, joka edellyttää hallitukselta toimia ennen seuraavaa kokousta,
• hallituksen jäsen haluaa tarkastella tiettyä asiaa yhdessä hallituksen kanssa.

Loomiossa

Aloita ketju ja avaa keskustelu: - Esittele aihe tai päätös, jonka haluat tehdä, - kutsu hallituksen jäsenet kommentoimaan ja kertomaan ajatuksensa, mielipiteensä ja tietonsa, jotta kaikki ymmärtävät heidän näkökulmansa kokousten välillä käsiteltävään aiheeseen tai päätökseen, - kannusta jäseniä osallistumaan kirjoittamalla kommentteja tai vastaamalla niihin.

Kun olet valmis, luo kysely ja kutsu jäsenet äänestämään. Jos asia on yksinkertainen, käytä Ehdotus-kyselyä. Jos asia on monimutkaisempi, käytä Tunnustelu-kyselyä selvittääksesi, mitä muut jäsenet ajattelevat ehdotuksesta. - Kerro, mistä päätetään, ja kutsu ihmiset äänestämään, - pyydä ihmisiä antamaan äänelleen perustelu, varsinkin jos he haluavat täsmentää kantaansa joihinkin kohtiin, - valitse vaihtoehdot, jotka sopivat hallituksesi päätöksentekoon. - Voit vahvistaa kokousten välillä tehdyn päätöksen ja kirjata sen pöytäkirjaan seuraavassa hallituksen kokouksessa.

Yksimielisyyden puuttuminen ei ole epäonnistuminen. Voit kysyä jäseniltä, mitä muutoksia he tekisivät, jotta voisivat hyväksyä päätöksen. Näin voit kehittää päätöstä paremmaksi. Muutettu ehdotus saa todennäköisemmin hyväksynnän.

Kirjoita johtopäätös, kun ehdotus sulkeutuu. Kerro kaikille, mitä päätettiin ja mitä seuraavaksi tapahtuu.

Esimerkkejä kokousten välillä tehtävistä päätöksistä

Päätös kiinteistön ostamisesta

Hallituksen viime kokouksessa keskusteltiin kiinteistön ostamisesta. Yksi hallituksen jäsen edellytti riippumatonta teknistä selvitystä ennen päätöksen tekemistä. Hallitus päätti kokouksessa ostaa kiinteistön sillä ehdolla, että teknisen selvityksen tulokset ovat hyväksyttävät. Koska kauppa on kuitenkin tehtävä ennen hallituksen seuraavaa kokousta, hallitus sopi, että selvitys ladataan Loomioon sen valmistuttua. Siitä keskustellaan ja lopullinen päätös kiinteistön ostamisesta tehdään Loomiossa.

Päätös johdon vastuuvakuutuksen hyväksymisestä

Hallituksen kokouksessa todettiin, että vakuutuksen vuosittainen uusiminen lähestyi. Koska asiaa pidettiin hallinnollisena, hallitus sopi käyttävänsä Loomiota uusimishakemuksesta keskustelemiseen, tarvittavien tietojen keräämiseen jokaiselta hallituksen jäseneltä, hakemuksen lähettämiseen ja vakuutuksen uusimistarjouksen hyväksymiseen.

Yhdessä toimipisteessämme on tapahtunut turvallisuusrikkomus

Toimipisteeseen on murtauduttu ja omaisuutta on varastettu, mikä on vaarantanut organisaation ja henkilöstön turvallisuuden. Hallituksen jäsenille on kerrottava tapahtumasta ja riskeistä, ja heidän on arvioitava, miten tilanteeseen tulisi reagoida.

Hallituksen jäsen on kyseenalaistanut hallituksen sukupuolijakauman ja kokoonpanon monimuotoisuuden

Hallituksen jäsen on esittänyt hyviä perusteluja ja näyttöä siitä, että hallituksen kokoonpanoa tulisi monipuolistaa, jotta se edustaisi organisaatiota paremmin. Hallituksen jäsenten on perehdyttävä tietoihin, esitettävä kysymyksiä, keskusteltava asiasta ja päätettävä, miten siihen reagoidaan.

Päätösten ja niihin liittyvien keskustelujen tallentaminen

Asiakirjojen säilyttäminen on hallituksille lakisääteinen velvollisuus ja toimikunnille hyvä käytäntö.

Nykyään monet organisaatiot kirjaavat ja säilyttävät viralliset pöytäkirjat, päätökset, toimintaperiaatteet ja keskeiset ratkaisut sähköisesti. Asiakirjoja laaditaan ja hyväksytään, jaetaan ja käytetään, säilytetään ja tallennetaan sekä lopulta hävitetään.

Loomiossa

Voit liittää pöytäkirjoja, raportteja, päätöksiä ja muita asiakirjoja kokouksen ketjuun: ketjun kontekstiin, kyselyyn tai mihin tahansa ketjun kommenttiin. Näin asiakirjat liittyvät aina niitä koskevaan keskusteluun.

Tiedostoluettelo löytyy myös Tiedostot-välilehdeltä.

Voit myös lisätä mihin tahansa ketjuun tai kyselyyn linkin asiakirjaan, joka on tallennettu käyttämääsi asiakirjanhallintajärjestelmään. Etsi asiakirjan jaettava verkkolinkki, kopioi se ja liitä se ketjuun, kyselyyn tai kommenttiin.

Jokainen, jolla on käyttöoikeus, voi sitten napsauttaa linkkiä ja avata asiakirjan luettavaksi.

Koska Loomiossa käydyt keskustelut ja tehdyt päätökset tallentuvat valmiiksi, voit luotettavasti todentaa hallituksesi päätöksenteon. Voit helposti osoittaa, mitä päätettiin ja milloin. Jos hallituksen jäsenet ovat keskustelleet ja kommentoineet sekä äänestäneet päätöksestä, tiedät myös, miten ja miksi kuhunkin päätökseen päädyttiin.

Ajan myötä organisaatiollesi kertyy historia, josta voit helposti hakea ja löytää aiempia päätöksiä ja niihin liittyviä keskusteluja.

Loomiossa kaikki tiedot tallennetaan useille levyille ja useisiin sijainteihin pilvessä, ja niistä otetaan varmuuskopiot päivittäin. Ladatut tiedostot säilytetään palvelimilla, jotka käyttävät nykyaikaisia tekniikoita pullonkaulojen ja yksittäisten vikapisteiden poistamiseen.