Suostumusprosessi
Tämä opas kuvaa koko suostumusprosessin. Ohjeita yksittäisen suostumusehdotuksen määrittämiseen ja tulkitsemiseen löydät sivulta Suostumus.
Tee päätös, jota on turvallista kokeilla ja johon ei ole vastaväitteitä.
Hae suostumusta päätökseen, joka sinun on tehtävä. Kun ehdotukseesi ei ole olennaisia vastaväitteitä, voit tehdä nopeasti päätöksen, jota on turvallista kokeilla nyt.
“Suostumus kääntää kysymyksen toisin päin: sen sijaan, että kysyisimme, mitä haluamme, kysymme, onko perusteluja olla etenemättä.” - Ted Rau, Sociocracy For All
Keskeiset asiat
- Tavoittele riittävän hyvää päätöstä.
- Ota mukaan monia näkökulmia toimivan ehdotuksen kehittämiseksi.
- Kysy, onko kenelläkään perusteltua vastaväitettä.
- Muokkaa ehdotusta vastaväitteiden ratkaisemiseksi.
Tyypilliset roolit: - Ehdottaja: Henkilö, joka nostaa esiin päätöstä vaativan aiheen. - Fasilitaattori: Henkilö, joka auttaa ehdottajaa tekemään työnsä tehokkaasti.
Suostumusprosessin vaiheet
Huomaat ongelman tai mahdollisuuden ja teet aloitteen. 1. Esitä ehdotus - aloita Loomiossa keskustelu. 2. Ohjaa kysymysten, reaktioiden ja kommenttien kierros ehdotuksen parantamiseksi - käynnistä tunnusteluehdotus. 3. Muokkaa ehdotusta ehdotusten ja kommenttien pohjalta. 4. Kysy, onko kenelläkään olennaista vastaväitettä muokattuun ehdotukseen - käynnistä suostumusehdotus. 5. Ota perustellut vastaväitteet huomioon ja laadi ehdotuksesta muokattu versio, jota kaikkien mielestä on turvallista kokeilla - kirjaa päätöksen Johtopäätös.
Vinkki
Monimutkaisemmissa päätöksissä voit sisällyttää vaiheeseen 2 myös selventävän Kysymyskierroksen, joka auttaa ihmisiä ymmärtämään ehdotuksen ennen kuin pyydät heitä reagoimaan ja kommentoimaan sitä.
Hyödyt
- Nopeammat, tehokkaat, selkeät ja helpommin mukautettavat päätökset.
- Monipuoliset näkökulmat ja mahdollisuus vaikuttaa rakentavat luottamusta.
- Ketterämpi, läpinäkyvämpi ja osallistavampi toimintakulttuuri.
Suostumusprosessin käyttäminen Loomiossa
| Suostumusprosessi | Loomiossa |
|---|---|
| Huomaat ongelman tai mahdollisuuden ja teet aloitteen. | |
| Esitä ehdotus Kirjoita selkeä ja tiivis ehdotus ja jaa se ihmisille, joita se koskee. Kuvaile ehdotus niin, että muut ymmärtävät, mitä ehdotat. |
Aloita Loomiossa keskustelu. Nimeä ehdotus keskustelun otsikossa ja kuvaile sitä kontekstissa. |
| Kysymykset (Valinnainen) Pyydä tarkentavia kysymyksiä, jotta ihmiset ymmärtävät ehdotuksen. “Tarkentava kysymyskierros auttaa varmistamaan, että kaikki ymmärtävät ehdotuksen ennen kuin kertovat, mitä ajattelevat siitä.” |
Käynnistä Kysymyskierros. Jos se on piilotettu, ryhmän ylläpitäjä voi ottaa sen käyttöön Kyselymallit-sivulta. Kysy: “Mitä sinun tarvitsee tietää, jotta ymmärrät ehdotuksen?” |
| Reaktiot Pyydä ihmisiä antamaan reaktioita ja kommentteja ehdotuksen parantamiseksi. Tällä kierroksella tunnustellaan ja vastataan - kuunnellaan ja tulkitaan aktiivisesti ryhmältä saatavaa tietoa ja vastataan tai mukaudutaan sen perusteella. |
Käynnistä Tunnustelu-ehdotus. Otsikossa: Nimeä ehdotus ja kerro, että nyt on tilaisuus reagoida ja kommentoida. Ehdotuksen tiedoissa: Kuvaile ehdotus selkeästi ja kerro, miksi se on tärkeä. Lisää tarvittavat taustatiedot ja linkki ehdotuksen nykyiseen versioon. Pyydä kaikkia vastaamaan ennen kuin ehdotus sulkeutuu. |
| Muokkaaminen Harkitse ihmisten kommentteja ja muutosehdotuksia ja muokkaa ehdotusta organisaatiosi kannalta tarkoituksenmukaisesti. Harkitse, mitä muutoksia haluat tehdä ehdotuksen uuteen versioon. |
Vastaa tunnusteluehdotuksessa esitettyihin kommentteihin ja muutosehdotuksiin. Kirjoita Johtopäätös, jossa tiivistät ehdotuksen tulokset. Kirjaa esiin tulleet huolenaiheet ja uudet tiedot ja kuvaile, miten ehdotusta muokataan. Kerro, mitä tapahtuu seuraavaksi, ja ilmoita ihmisille johtopäätöksestä. |
| Vastaväitteet Esitä ehdotuksen muokattu versio ja pyydä ihmisiä esittämään perusteltuja vastaväitteitä eli kuvaamaan, miten ehdotus voisi aiheuttaa haittaa. Vastaa jokaiseen vastaväitteeseen ja ota se huomioon muokkaamalla ehdotusta. |
Käynnistä Suostumusehdotus muokatusta ehdotuksesta. Otsikossa: Nimeä tehtävä päätös. Ehdotuksen tiedoissa: Esitä ehdotus ja pyydä ihmisiä äänestämään suostumuksen puolesta tai esittämään perusteltu vastaväite eli kuvaamaan, miten ehdotus voisi aiheuttaa haittaa. Muista, että tavoitteena on saada suostumus siihen, että ehdotusta on 'turvallista kokeilla'. Vastaa jokaiseen vastaväitteeseen ja ota se huomioon luomalla ehdotuksesta muokattu versio. Ilmoita kaikille, että ehdotusta on muokattu uudelleen, ja pyydä heitä harkitsemaan suostumustaan uudelleen ja “muuttamaan ääntään”. Voit myös käynnistää tarvittaessa uusia suostumusehdotuksia, kunnes vastaväitteet on ratkaistu. |
| Johtopäätös Kun vastaväitteitä ei enää ole ja kaikki ovat antaneet suostumuksensa, tehty päätös ilmoitetaan. |
Kirjoita Johtopäätös. Sulje ehdotus. Kirjoita johtopäätös ja ilmoita siitä kaikille osallistujille. Kerro, mikä päätös tehtiin, ja kiitä ihmisiä prosessiin osallistumisesta. Tiivistä prosessin tulokset ja kerro, mitä tapahtuu seuraavaksi. Jos perusteltuja vastaväitteitä ei enää ole, kerro, että ehdotuksen turvalliseen kokeilemiseen on saatu suostumus. Johtopäätös on tärkeä päätöksen kirjaus, johon voi palata myöhemmin. |
Vastaväitteet
Suostumusprosessissa vastaväite tarkoittaa, että jokin voi aiheuttaa haittaa tiimille tai organisaatiolle.
Vastaväitteen tulee täyttää seuraavat kriteerit, jotta se on perusteltu: - Selkeä: Voin perustella kantani - Ei henkilökohtainen: Kyse ei ole vain omasta mieltymyksestäni - Näyttöön perustuva: Perustuu kokemukseen, ei ennustamiseen - Epäonnistuminen ei ole turvallista: Kyse ei ole siitä, että minulla olisi “parempi idea”
Esimerkki suostumusprosessista Loomiossa
Vaihe 0. Huomaat ongelman tai mahdollisuuden ja teet aloitteen
Kannattaako ongelmaan tai mahdollisuuteen tarttua? Chloe huomasi, että uusi työterveys- ja työturvallisuuslainsäädäntö tulee pian voimaan, ja ryhtyi laatimaan organisaatiolleen toimintaohjetta.
Onko asiasta tehtävä päätös? Työterveys- ja työturvallisuusohje on hyväksyttävä viralliseksi toimintaohjeeksi.
Vaikuttaako asia muihin ihmisiin ja organisaatioosi? Toimintaohje vaikuttaa kaikkiin organisaatiossa. Henkilöstön on noudatettava sitä, ja siitä tulee organisaation lakisääteinen velvoite.
Vaihe 1. Esitä ehdotus
Chloe aloittaa Loomiossa ketjun, jossa hän kuvailee tarpeen laatia työterveys- ja työturvallisuusohje. Hän ehdottaa johtavansa työtä laatimalla ensimmäisen luonnoksen, pyytää muita osallistumaan ohjeen kehittämiseen ja kertoo käynnistävänsä suostumusprosessin ohjeen hyväksymiseksi.
Vaihe 2. Ohjaa selventävä kysymyskierros
Chloe käynnistää kysymyskierroksen kysymysehdotuksella ja pyytää ihmisiä esittämään selventäviä kysymyksiä työterveys- ja työturvallisuusohjeesta määräajassa. Luonnoksen mukana annetaan myös taustatietoja kontekstiksi.
Tämän vaiheen tavoitteena on auttaa ihmisiä ymmärtämään toimintaohje ennen kuin he kertovat, mitä ajattelevat siitä.
Ihmiset kirjoittavat kysymyksensä ehdotuksen 'Perustelu'-tekstikenttään ja napsauttavat 'Lähetä ääni'. Chloe vastaa kysymyksiin.
Vaihe 3. Ohjaa reaktiokierros
Chloe avaa seuraavaksi reaktiokierroksen käynnistämällä tunnusteluehdotuksen. Ihmisiä pyydetään esittämään reaktioita ja kommentteja toimintaohjeen parantamiseksi.
Tällä kierroksella kerätään ja tulkitaan aktiivisesti ryhmältä saatavaa tietoa ja vastataan siihen tai mukautetaan toimintaa sen perusteella.
Vaihe 4. Muokkaa ehdotusta
Kun tunnusteluehdotus sulkeutuu, Chloe ilmoittaa siitä kaikille ja muokkaa toimintaohjetta palautteen perusteella.
Vaihe 5. Hae suostumus toimintaohjeen hyväksymiseen
Työterveys- ja työturvallisuusohje näyttää hyvältä. Ihmisillä on ollut mahdollisuus esittää kysymyksiä ja ehdottaa parannuksia ohjeeseen.
Nyt Chloe hakee suostumusta ohjeen hyväksymiseen käynnistämällä suostumusehdotuksen.
Vaihe 6. Ota perustellut vastaväitteet huomioon ja muokkaa ehdotusta niin, että kaikki suostuvat sen kokeilemiseen turvallisesti
Kun kaikki vastaväitteet on otettu huomioon ehdotuksessa, suostumus on saavutettu ja Chloe kirjaa päätöksen johtopäätöksen :-)
