Loomio introduceren bij je bestuur
Loomio kan de online plek worden waar je bestuur of commissie samenkomt, discussieert, besluiten neemt en een controleerbaar dossier voor je organisatie opbouwt.
Begin met de algemene stappen in Loomio introduceren bij je groep. Deze pagina voegt aandachtspunten toe die specifiek zijn voor besturen en commissies.
Loomio heeft echter weinig waarde als slechts een deel van je bestuur deelneemt. Informatie en communicatie blijven dan waarschijnlijk verspreid over meerdere hulpmiddelen en raken zoek in inboxen. De verwarring kost iedereen tijd.
Bedenk welk probleem je met Loomio wilt oplossen, bijvoorbeeld de communicatie verbeteren en bijhouden of kennis binnen de organisatie bewaren. Spreek vervolgens als bestuur af om jullie werk naar Loomio te verplaatsen en moedig iedereen aan om zich daarvoor in te zetten.
Als beheerder is je belangrijkste doel om Loomio effectief in te richten voor je bestuur.
Moedig bestuursleden aan om lid te worden en deel te nemen. Ze moeten het volgende kunnen:
- Inloggen op Loomio
- Threads lezen en erop reageren
- Stemmen in peilingen
- Zien hoe jullie bestuurlijke werkwijzen in Loomio werken
Controleer de technische vaardigheden
Bestuursleden hebben een computer of smartphone met een internetverbinding nodig. Ze moeten e-mail kunnen versturen en ontvangen, websites kunnen bezoeken, digitale documenten kunnen lezen en video's kunnen bekijken en beluisteren.
Controleer of leden over het volgende beschikken:
- een actueel apparaat: een computer, tablet of smartphone met e-mail en een moderne internetbrowser
- een internetverbinding via wifi, een ethernetkabel of een mobiel data-abonnement (3G of hoger)
- de vaardigheden om e-mail te versturen en te ontvangen, websites te bezoeken, documenten te downloaden en video's af te spelen.
Loomio werkt met alle gangbare internetbrowsers, zoals Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox en Apple Safari. Verouderde browsers zoals Microsoft Internet Explorer werken mogelijk niet.
Als je problemen hebt met het gebruik van Loomio op je apparaat, neem dan contact op met Loomio-ondersteuning.
Stel je groep in
Groepsbeschrijving
De groepsbeschrijving is het eerste wat mensen zien wanneer ze je Loomio-groep bezoeken. Schrijf deze zo dat nieuwe leden het doel van de groep begrijpen en weten welk werk jullie samen gaan doen. Voeg andere informatie toe die mensen op weg helpt en hen aanmoedigt om deel te nemen.
Heet mensen bijvoorbeeld welkom en laat hen weten dat dit hun online plek is voor communicatie en het bestuur van je organisatie:
- Herinner leden aan het doel van het bestuur of de commissie.
- Beschrijf hoe je Loomio wilt gebruiken: vergaderingen voorbereiden, discussies voortzetten, besluiten nemen en tussen vergaderingen op de hoogte blijven.
- Maak duidelijk wie toegang heeft tot de groep, kan meelezen en kan deelnemen.
- Voeg achtergrondinformatie of bestuursdocumenten toe als bijlage of link.
Controleer de privacyinstellingen en rechten
Loomio-groepen zijn standaard Geheim. Dat betekent dat alleen de mensen die je specifiek voor de groep uitnodigt, weten dat deze bestaat.
Bekijk de rechten van leden en stel ze in op basis van de vaardigheden van de leden in je groep. Het kan helpen om bij de start sommige rechten uit te schakelen om verwarring te voorkomen. Je kunt de rechten altijd weer inschakelen zodra iedereen meer vertrouwd is met Loomio.
Categorielabels
Voeg categorielabels toe die bij je organisatie passen. Door deze vooraf in te stellen, help je iedereen om labels te gebruiken en de threads en informatie te vinden die ze zoeken.
Stel je persoonlijke profiel in
Je persoonlijke profiel helpt leden van je groep om je gemakkelijk te herkennen en erop te vertrouwen dat de berichten die ze van je ontvangen daadwerkelijk van jou komen.
Beheer het groepslidmaatschap
Zorg ervoor dat alle leden van je bestuur of commissie voor de groep zijn uitgenodigd en hun uitnodiging hebben geaccepteerd.
Begin met een bestuursproces
De algemene introductiegids legt uit hoe je iedereen helpt om één keer te reageren en te stemmen. Laat je bestuur daarna oefenen met één terugkerend bestuursproces, zoals een agenda voorbereiden, notulen goedkeuren, een verslag beoordelen of een klein besluit nemen buiten een vergadering.
Spreek af of besluiten die in Loomio worden genomen van kracht worden zodra hun conclusie is gepubliceerd, of dat ze tijdens de volgende vergadering moeten worden bekrachtigd. Leg het afgesproken quorum, de vereiste stemdrempel, wie mag stemmen en de procedure voor bekrachtiging vast in de groepsbeschrijving of bestuursdocumenten.