Loomio introduceren bij je bestuur
Loomio kan de online plek worden waar je bestuur of commissie samenkomt, overlegt en besluiten neemt. Zo bouw je een controleerbaar verslag op voor je organisatie.
Begin met de algemene stappen in Loomio introduceren bij je groep. Op deze pagina vind je aanvullende aandachtspunten voor besturen en commissies.
Als maar een deel van je bestuur meedoet, heeft Loomio weinig waarde. Informatie en communicatie blijven dan waarschijnlijk verspreid over meerdere hulpmiddelen en e-mailpostvakken. Dat zorgt voor verwarring en kost iedereen tijd.
Bedenk welk probleem je met Loomio wilt oplossen. Misschien wil je de communicatie verbeteren en vastleggen, of kennis voor je organisatie bewaren. Spreek vervolgens als bestuur af om jullie werk naar Loomio te verplaatsen en moedig iedereen aan om mee te doen.
Als beheerder is je belangrijkste taak om Loomio goed in te richten voor je bestuur.
Moedig bestuursleden aan om lid te worden en mee te doen. Zorg dat ze het volgende kunnen:
- Inloggen bij Loomio
- Discussies lezen en erop reageren
- Stemmen in peilingen
- Zien hoe jullie werkwijze voor bestuur en besluitvorming in Loomio werkt
Controleer de digitale vaardigheden
Bestuursleden hebben een computer of smartphone met internet nodig. Ze moeten e-mail kunnen versturen en ontvangen, op het web kunnen zoeken, digitale documenten kunnen lezen en video's kunnen bekijken en beluisteren.
Controleer of leden over het volgende beschikken:
- een modern apparaat: een computer, tablet of smartphone met e-mail en een recente webbrowser
- internet via wifi, een ethernetkabel of een mobiel abonnement (3G of hoger)
- de vaardigheden om e-mail te versturen en te ontvangen, op internet te zoeken, documenten te downloaden en video's af te spelen.
Loomio werkt met gangbare webbrowsers zoals Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox en Apple Safari. Verouderde browsers zoals Microsoft Internet Explorer werken mogelijk niet.
Heb je problemen met Loomio op je apparaat, neem dan contact op met Loomio Support.
Richt je groep in
Groepsbeschrijving
De groepsbeschrijving is het eerste wat mensen zien wanneer ze je Loomio-groep openen. Leg uit waarvoor de groep dient en wat jullie samen gaan doen. Voeg informatie toe die nieuwe leden wegwijs maakt en hen helpt om mee te doen.
Heet mensen bijvoorbeeld welkom en leg uit dat dit de online plek is voor de communicatie en besluitvorming van jullie organisatie:
- Herinner leden aan het doel van het bestuur of de commissie.
- Leg uit hoe jullie Loomio willen gebruiken: vergaderingen voorbereiden, discussies voortzetten, besluiten nemen en tussen vergaderingen op de hoogte blijven.
- Maak duidelijk wie toegang heeft tot de groep en wie kan lezen en meedoen.
- Voeg achtergrondinformatie en documenten over de werkwijze van jullie bestuur toe als bijlage of link.
Controleer de privacy- en toestemmingsinstellingen
Loomio-groepen zijn standaard Geheim. Alleen mensen die je voor de groep uitnodigt, weten dan dat de groep bestaat.
Bekijk de rechten van leden en stem ze af op de ervaring van de leden in je groep. In het begin kan het helpen om bepaalde rechten uit te schakelen om verwarring te voorkomen. Je kunt ze later weer inschakelen wanneer iedereen beter met Loomio vertrouwd is.
Categorielabels
Voeg categorielabels toe die bij je organisatie passen. Als je deze vooraf instelt, kunnen leden de labels meteen gebruiken om discussies en informatie terug te vinden.
Stel je persoonlijke profiel in
Met je persoonlijke profiel kunnen groepsleden je gemakkelijk herkennen. Zo weten ze dat berichten van jou ook echt van jou afkomstig zijn.
Beheer het groepslidmaatschap
Zorg dat alle leden van je bestuur of commissie voor de groep zijn uitgenodigd en hun uitnodiging hebben geaccepteerd.
Begin met een terugkerende bestuurstaak
De algemene introductiegids legt uit hoe je iedereen een keer laat reageren en stemmen. Oefen dit als bestuur daarna met een terugkerende taak, zoals een agenda voorbereiden, notulen goedkeuren, een verslag bespreken of buiten een vergadering om een klein besluit nemen.
Spreek af of besluiten in Loomio van kracht worden zodra de uitkomst is gepubliceerd, of dat ze op de volgende vergadering moeten worden bekrachtigd. Leg het afgesproken quorum, de vereiste stemverhouding, wie mag stemmen en de bekrachtigingsprocedure vast in de groepsbeschrijving of de documenten over jullie werkwijze.