Verzamel privé-inzendingen
Gebruik een gesloten groep om privé-inzendingen te verzamelen van mensen die geen lid zijn van de groep. Elke inzending wordt een aparte discussie. De inzender en het beoordelingsteam van de groep kunnen daarin informatie uitwisselen, vragen stellen en een besluit vastleggen. Inzenders kunnen andere privéd discussies of inzendingen in de groep niet zien.
Nominaties zijn een duidelijk voorbeeld wanneer gegevens van kandidaten of de lijst met genomineerden tijdens de selectie privé moeten blijven. Iemand kan zichzelf of een ander nomineren voor een verkiezing, benoeming, commissie, bestuur of vertegenwoordigende functie. Een selectiecommissie beoordeelt elke nominatie in een aparte discussie.
Andere situaties waarin inzendingen privé moeten blijven, zijn:
- Klachten, meldingen over de bescherming van kwetsbare personen, zorgen over veiligheid en incidentmeldingen
- Bezwaren en verzoeken om een besluit over een individuele zaak te heroverwegen
- Verzoeken om bemiddeling, conflictoplossing of persoonlijke ondersteuning
- Aanvragen met persoonlijke of financiële gegevens of informatie over toelatingsvoorwaarden, zoals aanvragen voor noodhulp of studiebeurzen
- Gesloten biedingen of reacties op aanbestedingen die tijdens de beoordeling privé moeten blijven
Inzenders kunnen elkaars inzendingen niet zien, maar dit proces is niet anoniem. Inzenders hebben een gebruikersaccount nodig en elk lid van de gesloten groep kan de inzendingen zien. Bedenk wie lid is van de beoordelingsgroep voordat je deze gebruikt voor gevoelige informatie.
Privé-inzendingen inschakelen
Je moet beheerder zijn van de groep of subgroep waarin je inzendingen wilt verzamelen.
- Open de groep.
- Selecteer Instellingen (of Meer en daarna Bewerk groepsinstellingen).
- Open Toestemmingen.
- Schakel Niet-leden kunnen discussies starten in.
- Sla de groepsinstellingen op.
Deze optie is alleen beschikbaar voor Open en Gesloten groepen. Ze is verborgen voor Geheim groepen. Zie je de optie niet, open dan Privacy in de groepsinstellingen en verander Groepsprivacy in Gesloten (aanbevolen voor privé-inzendingen) of Open. Ga daarna terug naar Toestemmingen.
Door deze toestemming in te schakelen worden de discussies van de groep niet openbaar. Een niet-lid kan een nieuwe discussie starten en die als gast openen, maar kan de andere privéd discussies van de groep niet zien.
Een proces voor privé-inzendingen opzetten
- Maak een aparte subgroep voor de inzendingen en stel de privacy in op Gesloten. Zo blijven de inzendingen gescheiden van het andere werk van de hoofdgroep.
- Voeg de selectiecommissie of andere beoordelaars toe als leden van de subgroep. Elk lid van de subgroep kan alle inzendingen zien. Voeg daarom alleen mensen toe die deze toegang nodig hebben.
- Maak een discussiesjabloon in de subgroep. Neem daarin de vragen en informatie op die inzenders moeten aanleveren. Je kunt voor verschillende soorten inzendingen verschillende discussiesjablonen maken.
- Als inzenders geen lidmaatschap van de subgroep mogen aanvragen, stel het lidmaatschap dan in op Alleen op uitnodiging.
- Schakel privé-inzendingen in bij de toestemmingen van de subgroep.
- Test het proces met een account dat geen lid is van de subgroep.
- Deel de pagina van de subgroep met mogelijke inzenders. Zij moeten inloggen op hun gebruikersaccount voordat ze iets kunnen inzenden.
Een inzending doen
De inzender opent de subgroep en selecteert Start discussie. Loomio toont de beschikbare discussiesjablonen van de subgroep. De inzender kiest het juiste sjabloon, beantwoordt de vragen en start de discussie.
De discussie hoort bij de subgroep, maar de inzender wordt geen lid van de subgroep. Loomio voegt de inzender als gast toe aan de discussiethread. Zo kan die de discussie zien en deelnemen aan het gesprek met de commissie of het beoordelingsteam. Andere privéd discussies of inzendingen in de subgroep blijven verborgen.
Inzendingen beoordelen
Leden van de subgroep kunnen elke discussie over een inzending zien. Ze kunnen aanvullende vragen stellen en reacties, peilingen of andere hulpmiddelen in de discussie gebruiken om hun beoordeling af te ronden.
Als iemand anders informatie moet aanleveren, kan een lid van de subgroep met de juiste toestemming die persoon uitnodigen voor de discussie over de inzending. Als iemand bijvoorbeeld een ander nomineert, kan de subgroep de genomineerde uitnodigen voor de thread wanneer deelname nodig is. De uitgenodigde persoon neemt als gast deel en krijgt geen toegang tot de andere privéd discussies van de subgroep.
Elke inzender kan de eigen inzending zien, maar niet de andere privéd discussies of inzendingen in de subgroep. Schakel Niet-leden kunnen discussies starten uit wanneer de inzendperiode sluit. Bestaande discussies en toegang voor gasten blijven ongewijzigd.