Verzamel privé-inzendingen

Gebruik een besloten groep om privé-inzendingen te verzamelen van mensen die geen lid zijn van de groep. Elke inzending wordt een aparte discussie waarin de indiener en het beoordelingsteam van de groep informatie kunnen uitwisselen, vragen kunnen stellen en een besluit kunnen vastleggen. Indieners kunnen andere privédiscussies of inzendingen in de groep niet zien.

Nominaties zijn een duidelijk voorbeeld wanneer kandidaatgegevens of de lijst met genomineerden tijdens de selectie privé moeten blijven. Iemand kan zichzelf of iemand anders nomineren voor een verkiezing, benoeming, commissie, bestuur of vertegenwoordigende rol, terwijl een selectiecommissie elke nominatie in een eigen discussie beoordeelt.

Andere geschikte toepassingen waarbij inzendingen niet openbaar mogen zijn:

• Klachten, meldingen over de bescherming van kwetsbare personen, zorgen over veiligheid en incidentmeldingen
• Bezwaren en verzoeken om een besluit over een individueel geval te heroverwegen
• Verzoeken om bemiddeling, conflictoplossing of persoonlijke ondersteuning
• Aanvragen met persoonlijke of financiële gegevens of informatie over het voldoen aan voorwaarden, zoals aanvragen voor financiële noodhulp of studiebeurzen
• Verzegelde biedingen of inschrijvingen op aanbestedingen die tijdens de beoordeling privé moeten blijven

Bij deze werkwijze kunnen indieners elkaars inzendingen niet zien, maar de inzendingen zijn niet anoniem. Indieners hebben een gebruikersaccount nodig en elk lid van de besloten groep kan de inzendingen zien. Denk na over wie lid is van de beoordelingsgroep voordat je deze gebruikt voor gevoelige informatie.

Schakel privé-inzendingen in

Je moet admin zijn van de groep of subgroep waarin je inzendingen wilt verzamelen.

1. Open de groep.
2. Selecteer Instellingen (of Meer en vervolgens Bewerk groepsinstellingen).
3. Open Toestemmingen.
4. Schakel Niet-leden kunnen discussies starten in.
5. Sla de groepsinstellingen op.

Deze optie is alleen beschikbaar voor groepen met de privacyinstelling Open of Gesloten. De optie is verborgen voor groepen met de instelling Geheim. Als je de optie niet ziet, open dan Privacy in de groepsinstellingen en wijzig Groepsprivacy naar Gesloten (aanbevolen voor privé-inzendingen) of Open. Ga vervolgens terug naar Toestemmingen.

Als je deze toestemming inschakelt, worden de discussies van de groep niet openbaar. Een niet-lid kan een nieuwe discussie starten en die discussie als gast bekijken, maar kan de andere privédiscussies van de groep niet zien.

Richt een proces voor privé-inzendingen in

1. Maak een aparte subgroep voor het inzendingsproces en stel de privacy in op Gesloten. Een subgroep houdt de inzendingen gescheiden van het andere werk van de hoofdgroep.
2. Voeg de selectiecommissie of andere mensen die verantwoordelijk zijn voor het beoordelen van inzendingen toe als leden van de subgroep. Elk lid van de subgroep kan elke inzending zien, dus voeg alleen mensen toe die deze toegang moeten hebben.
3. Maak een discussiesjabloon in de subgroep. Neem de vragen en informatie op die indieners moeten beantwoorden en verstrekken. Je kunt verschillende discussiesjablonen maken voor verschillende soorten inzendingen.
4. Als indieners geen lidmaatschap van de subgroep mogen aanvragen, stel het lidmaatschap dan in op Alleen op uitnodiging.
5. Schakel privé-inzendingen in bij de toestemmingen van de subgroep.
6. Test het proces met een account dat geen lid is van de subgroep.
7. Deel de pagina van de subgroep met mogelijke indieners. Zij moeten inloggen op hun gebruikersaccount voordat ze een inzending kunnen doen.

Doe een inzending

De indiener opent de subgroep en selecteert Start discussie. Loomio toont de beschikbare discussiesjablonen van de subgroep. De indiener selecteert het passende discussiesjabloon, beantwoordt de vragen en start de discussie.

De discussie hoort bij de subgroep, maar de indiener wordt geen lid van de subgroep. Loomio voegt de indiener toe als gast aan de eigen discussiethread, zodat die de discussie kan bekijken en eraan kan deelnemen met de commissie of het beoordelingsteam. De indiener kan andere privédiscussies of inzendingen in de subgroep niet zien.

Beoordeel inzendingen

Leden van de subgroep kunnen elke discussie over een inzending in de subgroep zien. Ze kunnen vervolgvragen stellen en reacties, peilingen of andere discussietools gebruiken om hun beoordeling af te ronden.

Als iemand anders informatie moet verstrekken, kan een lid van de subgroep met de juiste toestemming die persoon uitnodigen voor de discussie over de inzending. Als iemand bijvoorbeeld een nominatie indient, kan de subgroep de genomineerde uitnodigen voor de thread als diens deelname nodig is. De uitgenodigde persoon neemt deel als gast zonder toegang te krijgen tot de andere privédiscussies van de subgroep.

Elke indiener kan de eigen inzending zien, maar kan de andere privédiscussies of inzendingen van de subgroep niet zien. Schakel Niet-leden kunnen discussies starten uit wanneer de inzendingsperiode sluit. Bestaande discussies en gasttoegang blijven ongewijzigd.