Blijven verbeteren

Voortdurend verbeteren

Hoe goed een groep of facilitator ook is, er is altijd ruimte voor verbetering. Door steeds kleine stappen in de goede richting te zetten, kom je verder. Daarvoor moet je goed met elkaar kunnen praten over hoe je samenwerkt. Zo kun je blijven verbeteren. Zonder dat gesprek kom je niet verder.

Er zijn veel manieren om voortdurend te verbeteren. Ze bieden allemaal ruimte voor reflectie en feedback, en een manier om op basis daarvan iets te veranderen. Teams die langdurig samenwerken, kunnen een methode gebruiken zoals scrum, met terugblikken en regelmatige verbeteringen van hun werkwijze. Na een eenmalige bijeenkomst kan een facilitator ook eenvoudig om feedback vragen.

Op Loomio

Mensen gebruiken Loomio om te bespreken hoe ze Loomio gebruiken. Het is een plek om te praten over de manier waarop ze met elkaar praten.
Wanneer groepen Loomio gaan gebruiken, denken ze na over verschillende kanten van hun samenwerking en besluitvorming. Dat biedt kansen om hun werkwijze te verbeteren.

Gedeelde begeleiding / Zelf begeleiden

Naarmate een groep meer ervaring opdoet, leren meer mensen het groepsproces te begeleiden. Die taak hoeft dan niet meer bij één persoon te liggen. Iedereen kan bijdragen aan de begeleiding. Deelnemers kunnen afwisselend het initiatief nemen en anderen volgen. Voor groepen die gedeeld leiderschap en gelijkwaardigheid nastreven, is het belangrijk om dit aan te moedigen.

Je kunt mensen die minder gewend zijn om een groepsproces te begeleiden, helpen met uitleg, uitnodigingen en suggesties voor een eerste stap. Bijna iedereen kan bijvoorbeeld:

herhalen wat je hoort of het samenvatten
anderen uitnodigen om bij te dragen
vragen stellen om samen tot meer begrip te komen
opmerken wie wel en niet deelneemt
bijdragen uitdrukkelijk waarderen

Je hebt geen agenda nodig om een groep te begeleiden. Het gaat erom dat je het mensen makkelijker maakt om samen te komen. Benader je volgende familiebijeenkomst, feest of koffiepauze eens als facilitator. Zorg dat iedereen zich betrokken voelt en kan meedoen. — Silvia Zuur

Gedeelde begeleiding kan goed werken, maar mensen kunnen elkaar ook in de weg zitten. In het begin is het wennen om elkaar af te wisselen. Maak onderscheid tussen gedeelde begeleiding (groepsleden die de groep helpen), ‘facipulatie’ (de groep naar je eigen agenda sturen) en ongevraagde begeleiding (de begeleiding op je nemen zonder daarvoor een mandaat te hebben).

Bepaal bewust wanneer groepsleden elkaar kunnen helpen bij de begeleiding en wanneer je een aangewezen facilitator nodig hebt. Bij een discussie met veel conflicten, waarin een neutrale persoon nodig is, of bij gebrek aan vertrouwen werkt gedeelde begeleiding mogelijk niet.

Het begeleiden van een groep is niet alleen de taak van de manager of van degene die de bijeenkomst heeft georganiseerd — iedereen kan eraan bijdragen. — Richard Bartlett

Zo werkt dit op Loomio

Een online omgeving is bijzonder geschikt voor gedeelde begeleiding. Verschillende mensen kunnen op verschillende momenten bijdragen, afhankelijk van wat ze opmerken en waar ze goed in zijn.
Een online discussie is van nature een samenwerking tussen gelijkwaardige deelnemers. Voor een andere werkwijze moet je bewust kiezen. Bij een fysieke bijeenkomst is het meestal anders: iemand roept de bijeenkomst bijeen en moet actief ruimte maken om de begeleiding te delen.
Loomio is ontworpen voor groepen waarin mensen gelijkwaardig samenwerken. Gedeelde begeleiding past daar goed bij.
Mensen die Loomio gebruiken, helpen elkaar voortdurend om discussies te begeleiden, ook als ze het zelf niet zo noemen. Iemand voorstellen om een voorstel te doen, mensen taggen of het verloop van een discussie samenvatten: het zijn allemaal manieren om de groep te begeleiden.

De kunst om je te laten begeleiden

Net zoals je bij een stijldans moet leren volgen, moet je ook leren hoe je je laat begeleiden. Mensen die zelf ervaring hebben met het begeleiden van groepen, of vaak aan goed begeleide processen hebben deelgenomen, reageren anders op begeleiding dan mensen zonder die ervaring.

Leren om begeleiding aan te nemen kan veel bijdragen aan het succes van een groep. Het begint bij eenvoudige dingen, zoals op tijd komen en aanwijzingen volgen. Het vraagt ook de bereidheid om een andere manier van denken of communiceren te proberen. Soms ervaren mensen een bijeenkomst als prettig zonder precies te weten waarom. Door te benoemen hoe de begeleiding zorgde voor een soepel of diepgaand gesprek, help je hen begrijpen wat ze aan het proces waardeerden.

Mensen die zich niet kunnen of willen laten begeleiden, kunnen de samenwerking in een groep bemoeilijken. Ook een ervaren facilitator kan het werk niet doen als er te veel weerstand is. Veelvoorkomende problemen zijn de discussie overheersen, steeds de rol van advocaat van de duivel aannemen, het proces verstoren, de facilitator of deelnemers niet respecteren, of niet betrokken zijn. Iedereen draagt een deel van de verantwoordelijkheid om zich te laten begeleiden.

Op Loomio

Met een beetje oefening leren de meeste mensen snel te reageren wanneer iemand op Loomio de discussie helpt begeleiden, bijvoorbeeld door te antwoorden als ze met @ worden genoemd.
Door zelf op Loomio een discussie te helpen begeleiden, leer je ook beter op de begeleiding van anderen te reageren.
Omdat alles wordt bewaard, kunnen mensen eerdere vormen van begeleiding terugzien. Zo kunnen ze ervan leren zonder erbij te zijn geweest.

Cultuurverandering

Een cultuur waarin mensen samenwerken en deelnemen, ontstaat na verloop van tijd, door veel te oefenen en dingen uit te proberen. Als mensen begrijpen wat begeleiding kan bijdragen, die waarderen en anderen uitnodigen om eraan mee te doen, helpt dat de cultuur te veranderen. Begeleiding kan groeien van een rol naar een gedeelde taak en uiteindelijk een manier van denken worden. In een cultuur van samenwerking helpt iedereen op allerlei manieren anderen om mee te doen.

Kan iedereen meedoen aan het bedrijfsfeest? Ontstaat de gezamenlijke lunch op kantoor vanzelf? Kunnen ideeën overal vandaan komen, door veel mensen verder worden ontwikkeld en uiteindelijk beter worden uitgevoerd dan iemand aanvankelijk had bedacht?

Een diepgaande cultuurverandering zie je wanneer samenwerking niet beperkt blijft tot momenten die daarvoor zijn ingericht, maar in de hele organisatie zichtbaar wordt. Samenwerking gaat verder dan briefjes plakken en korte rondjes aan het begin van een bijeenkomst. Je merkt haar in de dagelijkse gang van zaken.

Op Loomio

Volgens de verandertheorie van Loomio kunnen meer groepen die doeltreffend en inclusief besluiten nemen, wereldwijd veranderen hoe organisaties werken. Die gedachte zie je terug in het ontwerp van Loomio en in hoe we als coöperatie werken. Het doel is cultuurverandering door samen te werken.
Groepen hebben via Loomio hun cultuur zien veranderen. Groepen met een bestaande samenwerkingscultuur konden groeien en die cultuur behouden. Andere groepen konden blijven bestaan ondanks de uitdagingen van inclusieve besluitvorming.
Loomio maakt samenwerking voor meer mensen toegankelijk en uitvoerbaar. Daardoor kan deze manier van werken vanzelfsprekender worden.

Lees voor inspiratie over hoe je kunt blijven verbeteren de verhalen van Loomio-groepen.