Blijven verbeteren

Voortdurend verbeteren

Hoe goed een groep of procesbegeleider ook is, er is altijd ruimte voor verbetering. Door stap voor stap de goede kant op te gaan, kom je verder. Stapsgewijze verbetering vraagt om een effectieve werkwijze om te bespreken hoe je samenwerkt. Daarmee is alles mogelijk. Zonder zo'n werkwijze sta je stil.

Er zijn veel manieren om voortdurend te verbeteren, maar ze maken allemaal ruimte voor reflectie en feedback, en bieden een manier om op basis daarvan veranderingen door te voeren. Teams die doorlopend samenwerken, kunnen een methode gebruiken zoals scrum, met terugblikken en regelmatige verbeteringen van het proces. Na een eenmalige sessie kan een procesbegeleider eenvoudigweg om feedback vragen.

Op Loomio

• Mensen gebruiken Loomio zelf om te bespreken hoe ze Loomio gebruiken. Het biedt een vanzelfsprekende plek om te ‘praten over het praten’.
• Wanneer groepen Loomio gaan gebruiken, denken ze na over allerlei aspecten van hun samenwerking en besluitvorming. Dat biedt kansen om te verbeteren.

Gedeelde procesbegeleiding / Zelfbegeleiding

Naarmate een groep meer ervaring krijgt, ontwikkelen meer mensen vaardigheden in procesbegeleiding. Procesbegeleiding hoeft dan niet meer de rol van één persoon te zijn, maar kan een functie worden die je deelt. Iedereen kan bijdragen aan de procesbegeleiding, en tussen deelnemers kan een samenspel ontstaan van geven en nemen, leiden en volgen. Voor groepen die streven naar gedeeld leiderschap en werken zonder hiërarchie, is het belangrijk om dit aan te moedigen.

Mensen die minder gewend zijn om het proces te begeleiden, kun je ondersteunen met uitleg, uitnodigingen en suggesties voor eerste stappen. Een paar voorbeelden van bijdragen aan procesbegeleiding die vrijwel iedereen kan proberen:

• teruggeven wat je hoort of samenvatten
• anderen uitnodigen om bij te dragen
• vragen stellen om het gezamenlijke begrip te vergroten
• opmerken wie wel en niet deelneemt
• expliciet waardering uitspreken voor bijdragen

Je hebt geen agenda nodig om procesbegeleider te zijn. Procesbegeleiding draait er gewoon om het samenzijn van een groep makkelijker te maken. Benader de volgende familiebijeenkomst, het volgende feest of koffiemoment als een procesbegeleider en zorg dat iedereen in de groep zich betrokken voelt en kan deelnemen. — Silvia Zuur

Gedeelde procesbegeleiding kan heel goed werken, maar kan er ook toe leiden dat mensen elkaar voor de voeten lopen. In het begin is het onwennig, terwijl mensen leren hoe ze op elkaar kunnen inspelen. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen gedeelde procesbegeleiding (groepsgenoten die de groep helpen), ‘facipulatie’ (de groep manipuleren om jouw eigen agenda te volgen) en ongevraagde procesbegeleiding (het proces begeleiden zonder dat je daarvoor een mandaat hebt).

Kies bewust wanneer procesbegeleiding door groepsgenoten geschikt is en wanneer een specifieke procesbegeleider nodig is. In bepaalde situaties werkt gedeelde procesbegeleiding mogelijk niet, bijvoorbeeld bij een discussie met veel conflicten waarvoor een aangewezen neutrale partij nodig is, of wanneer er onvoldoende vertrouwen is.

Bijdragen aan procesbegeleiding zijn niet alleen iets voor de manager of degene die de vergadering heeft bijeengeroepen — iedereen kan ze leveren. — Richard Bartlett

Dit toepassen op Loomio

• De online omgeving is bijzonder geschikt voor gedeelde procesbegeleiding. Verschillende mensen kunnen op verschillende momenten bijdragen, afhankelijk van wat ze opmerken en welke vaardigheden ze hebben.
• Een online discussie is in beginsel een gedeelde samenwerking tussen gelijkwaardige deelnemers. Elke andere opzet vraagt om bewuste inrichting. Bij fysieke bijeenkomsten is dat anders: meestal heeft iemand een vergadering bijeengeroepen en moet je actief stappen zetten om de begeleidende rol te delen.
• Loomio is ontworpen voor een groep van gelijkwaardige mensen. In veel opzichten past gedeelde procesbegeleiding het beste bij het platform.
• Loomio-gebruikers begeleiden voortdurend het proces voor elkaar, of ze dat nu beseffen of niet. Eenvoudige dingen zoals iemand voorstellen om een voorstel te starten, mensen vermelden en het proces tot nu toe samenvatten, zijn allemaal bijdragen aan procesbegeleiding.

De kunst van je laten begeleiden

Net als volgen bij stijldansen is je laten begeleiden een vaardigheid op zich. Mensen die zelf ervaring hebben met procesbegeleiding of aan veel goed begeleide processen hebben deelgenomen, reageren anders op begeleiding dan mensen zonder die ervaring.

Je kunt leren om goed met procesbegeleiding om te gaan, en dat kan veel bijdragen aan het succes van een groep. Het gaat om eenvoudige dingen zoals op tijd komen en instructies volgen, maar ook om bereid zijn een nieuwe manier van denken of communiceren te proberen. Soms hebben mensen een goede ervaring zonder precies te weten waarom. Door uit te leggen dat de procesbegeleiding ervoor zorgde dat het proces soepel verliep of diepgang kreeg, help je hen begrijpen wat ze eraan waardeerden.

Mensen die zich niet kunnen of willen laten begeleiden, kunnen de samenwerking in een groep belemmeren. Hoe vaardig een procesbegeleider ook is, bij te veel weerstand kan die het werk niet doen. Veelvoorkomende problemen zijn de discussie domineren, advocaat van de duivel spelen, het proces verstoren, respectloos omgaan met de procesbegeleider of deelnemers, of niet betrokken zijn. Mensen moeten zelf verantwoordelijkheid nemen voor hun bereidheid om zich te laten begeleiden.

Op Loomio

• Met een beetje oefening leren de meeste gebruikers snel om te reageren op bijdragen aan procesbegeleiding op Loomio, bijvoorbeeld door te antwoorden wanneer ze met @ worden vermeld.
• Door zelf het proces op Loomio te begeleiden, leren mensen ook beter om te gaan met begeleiding door anderen.
• Omdat alles wordt gearchiveerd, kunnen gebruikers eerdere bijdragen aan procesbegeleiding terugzien. Zo kunnen ze ervan leren zonder erbij te zijn geweest.

Cultuurverandering

Een cultuur van samenwerking en deelname ontstaat geleidelijk, door veel te oefenen en met vallen en opstaan. Procesbegeleiding begrijpen, waarderen en uitnodigen kan daarin een centrale rol spelen. Procesbegeleiding kan zich ontwikkelen van een rol naar een functie en vervolgens naar een manier van denken. In een cultuur waarin mensen volop samenwerken, begeleidt iedereen elkaar op allerlei manieren.

Kan iedereen bijdragen aan het bedrijfsfeest? Komt de gezamenlijke lunch op kantoor, waarvoor iedereen iets meebrengt, schijnbaar vanzelf tot stand? Kunnen ideeën overal ontstaan, door de inbreng van veel mensen verder groeien en worden uitgevoerd op een manier die beter is dan iemand aanvankelijk had bedacht?

Diepgaande cultuurverandering ontstaat wanneer de cultuur van samenwerking zich buiten de daarvoor bestemde plekken verspreidt en zichtbaar wordt in elk aspect van de organisatie. Samenwerking gaat dan niet om plakbriefjes en check-ins, maar bepaalt hoe het dagelijkse leven in de organisatie aanvoelt.

Op Loomio

• De verandertheorie van Loomio is dat meer groepen die effectieve, inclusieve besluitvorming in de praktijk brengen, de dynamiek binnen organisaties wereldwijd kunnen veranderen. Dat zie je terug in het hele ontwerp van het platform en in hoe we als coöperatie werken. Uiteindelijk gaat het om cultuurverandering door samen te werken.
• Groepen op Loomio hebben ervaren hoe hun cultuur door het platform verandert. Bijvoorbeeld groepen die groeien en hun bestaande samenwerkingscultuur behouden, of groepen waarin iedereen kan deelnemen die blijven bestaan in plaats van uiteen te vallen door problemen met inclusieve besluitvorming.
• Loomio maakt een ‘nieuw normaal’ van samenwerken mogelijk door samenwerking toegankelijker en haalbaarder te maken.

Lees ter inspiratie voor het blijven verbeteren de verhalen van groepen op Loomio.