Eenvoudig besluitvormingsproces
Deze gids beschrijft een volledig proces met een discussie, een gevoelscheck, een definitief voorstel en een conclusie. Voor hulp bij de velden en antwoordopties van een voorstel, zie Voorstellen.
Sommige organisaties hebben al een sterke cultuur en veel ervaring met gezamenlijke besluitvorming wanneer ze Loomio gaan gebruiken. Deze organisaties hebben vaak handboeken geschreven en hun werkwijzen vastgelegd. De meeste organisaties zijn echter nog bezig hun werkwijze te ontwikkelen en zoeken naar bruikbare eerste stappen om samen betere besluiten te nemen. Als de centrale vraag in jouw organisatie hoe nemen we samen besluiten? is, dan is deze gids voor jou.
Hier zijn drie stappen om samen tot een beter, samenhangender besluit te komen met minder stress en zorgen.
Eenvoudige besluitvorming - in 3 stappen
Goede gezamenlijke besluiten ontstaan zelden vanzelf. Het helpt bijna altijd als iemand de discussie begeleidt tot er een besluit is. Wanneer je een discussiethread start, neem je dus een begeleidende rol op je (tenzij iemand anders de discussie begeleidt).
Volg deze 3 stappen om jouw groep te begeleiden bij het nemen van een goed besluit.
Stap 1 - Introduceer en bespreek
Start een Loomio-discussie om het onderwerp te introduceren, het gesprek te openen en mensen uit te nodigen. Neem alle informatie op die jouw groep nodig heeft om inhoudelijk mee te doen, samen met relevante achtergrondinformatie zodat iedereen het doel begrijpt.
Wees duidelijk over je doel - welk besluit moet er worden genomen of wat is de beoogde conclusie van de discussie?
Maak tijdens de discussie ruimte voor verschillende bijdragen - soms komen de beste ideeën en bijdragen uit onverwachte hoek. Werk samen om ideeën te verkennen en te toetsen, en stimuleer een constructieve en open discussie.
Let erop wanneer steeds dezelfde mensen het gesprek domineren en nodig enkele stillere mensen uit om bij te dragen door hen met @ te vermelden en te vragen wat ze denken.
Je kunt een complexe discussie toegankelijker maken door de context bij te werken met een samenvatting van de belangrijkste punten.
Stap 2 - Gevoelscheck
Wanneer jouw groep een gezamenlijke richting begint te vinden, gebruik je een Gevoelscontrole-peiling om meningen te verzamelen en te toetsen hoe de groep erover denkt.
Een ‘gevoelscheck’ laat mensen weten dat er een voorstel in ontwikkeling is en moedigt hen aan om mee te doen. Je kunt deze ook gebruiken om een vraagstuk te verduidelijken, zelfs als de oplossing nog niet duidelijk is.
Een gevoelscheck helpt om zorgen zichtbaar te maken voordat je tot formele overeenstemming komt. Je kunt nagaan of mensen tevreden zijn met de richting, of ze vragen hebben of meer tijd nodig hebben, of dat ze zich zorgen maken.
Gebruik de feedback om het voorstel te verbeteren en aan te scherpen. Als er nog werk nodig is, moet je mogelijk terug naar stap 1 en daarna nog een ronde met een gevoelscheck houden.
Actieve deelname helpt je te beoordelen wanneer je klaar bent om verder te gaan met een voorstel.
Stap 3 - Voorstel
Als je nu een formeel Voorstel doet, kun je erop vertrouwen dat het wordt aangenomen.
Er is mogelijk veel gediscussieerd en er zijn verschillende varianten voorgesteld. Beschrijf daarom duidelijk welk besluit wordt genomen, zodat iedereen weet wat de stemopties betekenen.
Kies de termijnen voor het voorstel bewust, zodat de leden van de groep tijd hebben om erover na te denken en deel te nemen. Je kunt de sluitingsdatum altijd verlengen als dat nodig is.
Deze stap is belangrijk om de overeenstemming met de stemmen van mensen formeel vast te leggen en een conclusie te formuleren: wat er zojuist is gebeurd en wat er hierna gaat gebeuren.
Het resultaat van het voorstel wordt vastgelegd, samen met een verslag van de discussie die tot het besluit heeft geleid.
Conclusie
Wanneer een Loomio-peiling sluit, krijg je het verzoek een conclusie te formuleren om iedereen te laten weten wat er is gebeurd en wat er hierna gaat gebeuren.
Voorstellen kunnen in veel situaties helpen
Aarzel niet om een voorstel te starten omdat je niet zeker weet of iedereen het ermee eens zal zijn - voorstellen zijn niet alleen bedoeld voor situaties waarin je consensus hebt. Ze helpen om kwesties zichtbaar te maken die moeten worden opgelost en om meningsverschillen te verduidelijken.
De volgende pagina's beschrijven enkele complexere processen om tot besluiten te komen, via advies, consent of consensus.