Eenvoudig besluitvormingsproces

Deze gids beschrijft het hele proces: van een discussie en een gevoelscontrole tot een definitief voorstel en een conclusie. Meer informatie over de velden en antwoordopties van een voorstel vind je bij Voorstellen.

Sommige organisaties gebruiken Loomio al vanuit een gevestigde praktijk van gezamenlijke besluitvorming. Zij hebben hun werkwijze vaak vastgelegd in handboeken. Veel andere organisaties zoeken nog naar eerste stappen om samen betere besluiten te nemen. Als jouw organisatie zich afvraagt hoe nemen we samen besluiten?, dan helpt deze gids je op weg.

Deze drie stappen helpen je samen tot een beter en samenhangender besluit te komen, met minder spanning en onzekerheid.

Eenvoudige besluitvorming in 3 stappen

Goede gezamenlijke besluiten ontstaan zelden vanzelf. Het helpt bijna altijd als iemand de discussie naar een besluit begeleidt. Wanneer je een discussie begint, neem je die rol op je, tenzij iemand anders de begeleiding verzorgt.

Volg deze 3 stappen om je groep naar een goed besluit te begeleiden.

Stap 1 - Introduceer en bespreek

Start een discussie in Loomio om het onderwerp te introduceren, het gesprek te openen en mensen uit te nodigen. Geef je groep de informatie en achtergrond die nodig zijn om mee te doen en het doel te begrijpen.

Maak je doel duidelijk: welk besluit moet er worden genomen, of wat wil je met de discussie bereiken?

Geef tijdens de discussie ruimte aan verschillende inzichten. De beste ideeën komen soms uit onverwachte hoek. Onderzoek en toets ideeën samen en moedig een open gesprek aan.

Let erop of steeds dezelfde mensen het woord voeren. Nodig ook stillere deelnemers uit door hen met @ te vermelden en te vragen wat zij denken.

Maak een ingewikkelde discussie toegankelijker door de belangrijkste punten samen te vatten in de contextsectie.

Stap 2 - Gevoelscontrole

Als je groep een mogelijke richting begint te zien, gebruik dan een peiling van het type Gevoelscontrole om meningen te verzamelen en te peilen hoe de groep erover denkt.

Een ‘Gevoelscontrole’ laat mensen weten dat er een voorstel in de maak is en nodigt hen uit om mee te doen. Je kunt er ook een kwestie mee verduidelijken als er nog geen oplossing in zicht is.

Met een gevoelscontrole kun je zorgen naar voren brengen voordat je formele overeenstemming zoekt. Je ontdekt of mensen tevreden zijn met de richting, vragen hebben, meer tijd nodig hebben of zich zorgen maken.

Gebruik de reacties om het voorstel te verbeteren. Als er nog werk nodig is, ga dan terug naar stap 1 en houd daarna eventueel nog een gevoelscontrole.

De reacties helpen je bepalen wanneer de groep klaar is voor een voorstel.

Stap 3 - Voorstel

Als je nu een formeel Voorstel start, weet je beter of het steun zal krijgen.

Er kunnen veel ideeën en varianten zijn besproken. Beschrijf daarom precies waarover de groep beslist, zodat iedereen weet wat de stemopties betekenen.

Kies een sluitingsdatum die groepsleden genoeg tijd geeft om het voorstel te overwegen en erop te reageren. Je kunt de datum zo nodig verlengen.

In deze stap leggen mensen met hun stem de overeenstemming vast. Daarna vermeld je in een conclusie wat er is gebeurd en wat de volgende stappen zijn.

De stemresultaten worden vastgelegd, samen met de discussie die tot het besluit heeft geleid.

Conclusie

Wanneer een peiling in Loomio sluit, krijg je de vraag een conclusie te schrijven. Zo laat je iedereen weten wat er is gebeurd en wat er daarna gaat gebeuren.

Voorstellen helpen in veel situaties

Je kunt ook een voorstel starten als je niet zeker weet of iedereen het ermee eens zal zijn. Voorstellen helpen kwesties zichtbaar te maken die nog moeten worden opgelost en meningsverschillen te verduidelijken.

De volgende pagina's beschrijven een paar uitgebreidere manieren om tot een besluit te komen: via advies, consent of consensus.