Discussies begeleiden

Soms komen er tussen vergaderingen onderwerpen op die aandacht vragen van bestuurs- of commissieleden.

En soms is er tijdens een vergadering te weinig tijd om een onderwerp te bespreken of zorgvuldig over een besluit na te denken.

Op Loomio

Gebruik een Loomio-discussie om een gesprek te begeleiden. Geef de discussie een duidelijke titel die leden herkennen en beschrijf het onderwerp in de context van de discussie. Voeg een relevante categorietag toe, zodat leden de discussie later kunnen terugvinden.

Nodig leden uit voor de discussie. Zij krijgen dan een kopie per e-mail. Leden kunnen deelnemen door via de link naar Loomio te gaan. Ze kunnen ook op de e-mailmelding reageren; hun antwoord verschijnt dan als reactie in de discussie.

In een Loomio-discussie kun je bestanden toevoegen of naar online bronnen linken om het gesprek te ondersteunen.

Veelvoorkomende voorbeelden zijn: - beleid beoordelen en ontwikkelen - het bestuur om advies vragen over een onderwerp of probleem - strategie bespreken - een idee of kans verkennen - risico's beoordelen

Onderwerpen die tussen bestuursvergaderingen opkomen

Tussen vergaderingen kan er veel gebeuren in een organisatie. Veel mensen gebruiken e-mail om bestuursleden op de hoogte te stellen. Een discussie per e-mail is lastig te volgen: antwoorden raken zoek in inboxen en niet iedereen wordt erbij betrokken.

“Je kunt geen bestuur voeren via e-mail!”, Richard Westlake (Westlake Governance).

Als een onderwerp aandacht van het bestuur vraagt, gebruik dan een Loomio-discussie in plaats van e-mail. Leden kunnen per e-mail reageren. Hun reactie verschijnt in de Loomio-discussie, zodat het gesprek op één plek blijft.

Zo doe je dat: - Gebruik het onderwerp van je e-mail als titel van je discussie, - zet de inhoud van je e-mail in de context van de discussie, - nodig je team uit voor de discussie met hun e-mailadres of Loomio-gebruikersnaam.

Met een Loomio-discussie: - staat alle informatie over een onderwerp op één goed toegankelijke plek, - kunnen mensen reageren zonder e-mailketens met beantwoorden en allen beantwoorden, waarbij mensen buiten het gesprek kunnen vallen, - kun je zien wie het bericht heeft gelezen en wie een herinnering nodig heeft, - kun je het werk naar een conclusie brengen en het aantal e-mails beperken.

Als er tijdens vergaderingen te weinig tijd is

Als er tijdens een bestuursvergadering niet genoeg tijd is om een agendapunt af te ronden, kun je de bespreking voortzetten op Loomio. Verwijs mensen naar de juiste discussie, of start een nieuwe en stel de bestuursleden op de hoogte.

Dit vermindert de druk op het bestuur. Er is meer tijd om informatie te verzamelen, het onderwerp te bespreken en er goed over na te denken. Dat leidt vaak tot een beter besluit.