Discussies begeleiden

Soms komen er tussen vergaderingen onderwerpen op die de aandacht van bestuurs- of commissieleden vereisen.

En soms is er tijdens een vergadering gewoon geen ruimte voor discussie of om een besluit voldoende te overwegen.

Op Loomio

Gebruik een Loomio-thread om een discussie te begeleiden. Geef de thread een beschrijvende titel die leden herkennen en voeg details toe aan de context van de thread. Voeg een relevant categorielabel toe zodat leden de thread later kunnen terugvinden.

Nodig leden uit voor de thread, zodat ze per e-mail een kopie van de thread ontvangen. Leden kunnen aan de discussie deelnemen door op de link naar Loomio te klikken, of door de e-mailmelding te beantwoorden. Hun antwoord verschijnt dan als reactie in de thread.

In een Loomio-thread kun je bestanden bijvoegen of links naar online bronnen toevoegen om de discussie te ondersteunen.

Veelvoorkomende voorbeelden zijn: - beleid beoordelen en ontwikkelen - het bestuur om advies vragen over een onderwerp of kwestie - strategie bespreken - een idee of kans verkennen - risico's beoordelen

Kwesties die tussen bestuursvergaderingen ontstaan

Tussen vergaderingen kan er veel gebeuren in een organisatie, en de meeste mensen gebruiken e-mail om bestuursleden op de hoogte te brengen. Een discussie via e-mail volgen is lastig: antwoorden raken vaak zoek in inboxen en mensen worden niet betrokken.

“Je kunt niet besturen via e-mail!”, Richard Westlake (Westlake Governance).

Gebruik een Loomio-thread in plaats van e-mail wanneer er een kwestie ontstaat die de aandacht van het bestuur vereist. Leden kunnen via e-mail antwoorden en hun reactie verschijnt in de Loomio-thread, zodat de discussie op één plek blijft.

Zo doe je dat: - Gebruik de onderwerpregel van de e-mail als titel van jouw thread, - schrijf de inhoud van jouw e-mail in de context van de thread, - nodig jouw team uit voor de thread met hun e-mailadres of Loomio-gebruikersnaam.

Met een Loomio-thread: - staat alle informatie over een onderwerp overzichtelijk op één gemakkelijk toegankelijke plek, - kunnen mensen reageren zonder e-mailketens met antwoorden en antwoorden aan iedereen waarin mensen buiten de discussie kunnen vallen, - kun je zien wie het bericht heeft gelezen en wie een herinnering nodig heeft, - kun je het werk naar een conclusie toewerken en de hoeveelheid e-mail verminderen.

Wanneer er tijdens vergaderingen geen ruimte is

Als je een agendapunt niet kunt afronden binnen de beschikbare tijd van jouw bestuursvergadering, kun je het verder bespreken op Loomio. Verwijs mensen naar de relevante thread, of start een nieuwe thread en breng jouw bestuursleden op de hoogte.

Dit vermindert de druk op jouw bestuur en geeft meer tijd om informatie te verzamelen, te discussiëren en verder na te denken, wat vaak tot een beter besluit leidt.