Voorbereiding

Overweeg om voor elke minuut met de groep drie minuten aan planning te besteden. Voor een bijeenkomst van een uur betekent dat drie uur voorbereiding. Pas wanneer je er beter in wordt, kun je minder tijd aan planning besteden.

— Silvia Zuur

Begrijp het doel

Een van de belangrijkste bijdragen van een ervaren facilitator is het doel helder krijgen. Als de groep weet wat zij wil bereiken, wordt de rest mogelijk. Een groep als geheel heeft een doel, maar ook afzonderlijke discussies en besluiten hebben dat. Het doel helpt je bepalen welke hulpmiddelen je inzet, wanneer je ingrijpt en naar welke conclusies je toewerkt. Zonder gedeeld begrip van het doel kan een discussie vastlopen, of zelfs de groep uiteenvallen.

Kom steeds terug op de vragen waarmee je het doel hebt bepaald. Zo controleer je of je aandacht besteedt aan wat deelnemers willen leren of bereiken. — Silvia Zuur

Op Loomio

De app biedt ruimte om het doel uit te leggen, bijvoorbeeld in de groepsbeschrijving en de context van de discussie.
Als het doel nog niet duidelijk is, kun je met je groep beginnen met een Loomio-discussie over dat doel.
Onze gebruiksstatistieken laten zien dat groepen met een duidelijk gedeeld doel meer bereiken.
De verhalen en praktijkvoorbeelden van klanten die we hebben verzameld, benadrukken het belang van een gezamenlijk doel.

Richt de ruimte anders in

De inrichting van de ruimte waarin je mensen uitnodigt, heeft veel invloed op hun ervaring. Elke bijeenkomst is anders en vraagt om een passende opzet. Een vertrouwde omgeving geeft houvast. Een andere inrichting kan mensen openstellen voor nieuwe ideeën.

Bij een fysieke bijeenkomst kunnen facilitators het meubilair letterlijk verplaatsen. Dat helpt hen zich op de bijeenkomst voor te bereiden en na te denken over wat deze bijzonder maakt. Stel je het verschil voor tussen mensen die in rijen zitten en mensen die in een kring zitten.

Op Loomio

Mensen uitnodigen in een nieuwe digitale ruimte speciaal voor besluitvorming kan veel betekenen. De overstap naar die ruimte maakt duidelijk dat deze een ander doel heeft dan online plekken voor sociaal contact of andere activiteiten.
Met een aangepaste groepsfoto kun je de sfeer van de ruimte vormgeven.
De groepsbeschrijving is een belangrijk onderdeel van de groepspagina. Je kunt de beschrijving aanpassen aan de groep.

Benodigdheden, hulpmiddelen en materiaal

Als de begeleiding soepel verloopt, heeft de groep alles wat zij nodig heeft binnen handbereik. Bij een fysieke bijeenkomst zijn dat bijvoorbeeld plakbriefjes, pennen, papier, naamkaartjes, afdrukken en achtergrondinformatie. Goede voorbereiding op dit gebied geeft een facilitator meer tijd en aandacht voor het werk zelf.

Op Loomio

Veel groepen gebruiken de groepsbeschrijving voor links naar gedeelde documenten, achtergrondinformatie, hun projectbeheer of takenlijst en contactgegevens.
Denk bij elke discussie na over wat mensen nodig hebben om mee te doen. Zet die informatie binnen handbereik. Als je bijvoorbeeld naar iets verwijst, helpt een directe link meer dan wanneer mensen er zelf naar moeten zoeken.

Ontwerp de ervaring

Als het doel, de hulpmiddelen en de achtergrondinformatie duidelijk zijn, denken goede facilitators na over de ervaring waarvoor zij mensen uitnodigen. Ze kijken naar de situatie, wat een geslaagde bijeenkomst zou zijn en welke routes en keuzes mogelijk zijn. Ze beginnen met een doordachte opzet.

We zien telkens weer dat mensen onderschatten hoeveel voorbereiding en ontwerp nodig zijn. Neem voordat je begint de tijd om na te denken over de ervaring die je wilt begeleiden. Die voorbereiding betaalt zich later terug.

Op Loomio

De basisfuncties van Loomio volgen de opzet van goede begeleiding: nodig mensen uit, bespreek een onderwerp, verzamel verschillende meningen, werk toe naar een concreet voorstel, toets of er overeenstemming is en bevestig de conclusie.

Ervaren gebruikers passen Loomio al aan voor verschillende werkwijzen, zoals raadplegingen in meerdere stappen of het goedkeuren van documenten. Een goed begeleid proces krijgt vaak een vorm die je kunt herhalen.
Voor online samenwerking hoef je niet opnieuw te beginnen. Ga uit van wat volgens jou werkt en pas dat aan. Veel beproefde werkwijzen voor fysieke bijeenkomsten zijn ook online te gebruiken, zoals het adviesproces.
Praktijkvoorbeelden van doordacht ontworpen processen kunnen als leidraad dienen. Weet je niet welke opzet je moet kiezen, kijk dan eerst wat anderen hebben geprobeerd.

Plaats het moment in de juiste context

Discussies staan niet op zichzelf. Ze maken deel uit van de geschiedenis en de werkwijze van de groep. Goede begeleiding vraagt om het juiste moment en moet passen bij de rest van het groepsproces.

Belangrijke vragen over de context:

Is dit een overgangsmoment?
Bouwen we voort op een bestaande werkwijze?
Is dit een van meerdere processen die tegelijk lopen, of krijgt dit alle aandacht?
Willen we een probleem oplossen, of het onderwerp verder verdiepen, verbreden of afbakenen?

Op Loomio

Loomio-groepen hebben bijna altijd iemand die het initiatief neemt. Die persoon kent de context van de groep en beoordeelt of Loomio daarbij past.
Probeer niet alles tegelijk te veranderen. Groepen nemen Loomio makkelijker in gebruik als het goed aansluit op hun bestaande werkwijze.
Het juiste moment is wanneer de groep klaar is om online samen te werken. Mensen moeten merken dat zij een online ruimte voor besluitvorming missen en dat willen oplossen.
Houd rekening met de beschikbare aandacht van de groep wanneer je bepaalt wanneer je een onderwerp aan de orde stelt. De gezamenlijke aandacht is beperkt.
Veel groepen staan nauwelijks stil bij hoe zij nu samenwerken. Daardoor is ook niet duidelijk hoe Loomio daarbij kan passen. Begin met een discussie over de huidige werkwijze en wat wel en niet werkt.

De rol van de facilitator

Goede begeleiding vraagt dat zowel de facilitator als de groep zich bewust is van de eigen rol. Onduidelijkheid over die rol kan leiden tot misverstanden, conflicten of onveilige situaties.

Zorg dat iemand het vertrouwen aan je overdraagt. Als je bij een nieuwe groep of organisatie wordt uitgenodigd, zullen mensen zich afvragen: wie is die persoon en waarom zouden we luisteren? Vraag iemand die de deelnemers kennen en vertrouwen om je voor te stellen. Dat helpt hen vertrouwen in je te krijgen en geeft je de ruimte om je rol te vervullen. — Silvia Zuur

Het is essentieel dat de groep instemt met de begeleiding. Zonder die instemming kan begeleiding in het ergste geval dwingend zijn voor de groep en riskant voor de facilitator. Ook kan het weerstand en verwarring oproepen. Facilitators stellen zich kwetsbaar op. Ze hebben een mandaat nodig en moeten de rol anders niet aannemen. Instemming is belangrijk voor zowel de facilitator als de deelnemers.

Verantwoordelijkheid

Zodra een facilitator een mandaat aanneemt, krijgt die extra verantwoordelijkheden. Facilitators nemen vaker het woord en sturen de aandacht van de groep. Dat moeten ze doen in het belang van de hele groep, niet voor een eigen agenda. Hun woorden en houding hebben ook meer invloed. Daarom moeten ze extra zorgvuldig handelen.

Macht

Begeleiding brengt van nature een verschil in zeggenschap met zich mee. Een facilitator kan het werk niet doen zonder die zeggenschap soms te gebruiken. Om een discussie bij het onderwerp te houden, kan die bijvoorbeeld iemand onderbreken of aangeven dat een bepaalde manier van omgaan met elkaar niet goed is. Je kunt een facilitator niet verantwoordelijk maken voor het verloop zonder de bevoegdheden die daarvoor nodig zijn. Hoeveel zeggenschap passend is, hangt af van de verantwoordelijkheid.

Aanpassingsvermogen

Facilitators werken het best wanneer ze kunnen inspelen op wat er tijdens een bijeenkomst gebeurt. Mensen zijn complex, en groepen nog meer. Strikt vasthouden aan een plan of werkwijze kan de groep in de weg staan. Als een facilitator zich niet mag of wil aanpassen aan veranderende omstandigheden, kan die de groep niet goed begeleiden.

Zet je facilitatorpet op en af. Veel mensen vinden het lastig om bijeenkomsten en workshops van hun eigen team te begeleiden. Als facilitator moeten ze neutraal zijn. Als teamlid hebben ze waardevolle inzichten te delen. Maak duidelijk wanneer je de facilitator bent en wanneer je als deelnemer spreekt. — Silvia Zuur

Op Loomio

Veel groepen die Loomio gebruiken, hebben ervaring met begeleiding en delen al een beeld van de rol van de facilitator. Zij passen Loomio aan hun behoeften aan.
Vaak gaan mensen ervan uit dat degene die een discussie start, deze ook begeleidt, tenzij de groep iets anders heeft afgesproken. Duidelijkheid over wie de discussie begeleidt, helpt mensen zich veilig te voelen en goed samen te werken.
Loomio maakt het makkelijk om de begeleiding te verdelen. Mensen kunnen anderen vermelden, vragen om bij het onderwerp te blijven of een goed moment voor een voorstel suggereren. Vaak blijft onuitgesproken dat dit vormen van begeleiding zijn. Benoem deze handelingen en bespreek of één persoon de rol heeft of dat de groep haar verdeelt.
Een online groep kan beginnen zonder iemand expliciet als facilitator aan te wijzen. Die impliciete verdeling werkt echter het best voor ervaren groepen die eerder met expliciete begeleiding hebben gewerkt.