Voorbereiding

Overweeg om voor elke minuut met de groep 3 minuten aan planning te besteden. Dat betekent drie uur voorbereiding voor een sessie van één uur. Besteed pas minder tijd aan planning wanneer je er beter in wordt.

— Silvia Zuur

Begrijp het doel

Het doel verduidelijken is een van de waardevolste bijdragen van een ervaren facilitator — als die de groep kan helpen het doel helder te krijgen, wordt al het andere mogelijk. Het doel speelt zowel op het niveau van de groep als geheel als op het niveau van afzonderlijke discussies en besluiten. Het helpt je te bepalen welke hulpmiddelen je inzet, welke interventies je doet en welke conclusies je nastreeft. Een gebrek aan gedeeld begrip van het doel kan een discussie, of de groep zelf, doen vastlopen.

Pak steeds je vragen over het doel erbij om te controleren of je behandelt wat de deelnemers willen leren of bereiken. — Silvia Zuur

Op Loomio

• De app biedt ruimte om het doel toe te lichten, zoals de velden voor de groepsbeschrijving en de context van de discussie.
• Een Loomio-discussie over het doel is een goed begin voor jouw groep als dat doel nog niet duidelijk is.
• Onze gebruiksanalyses (statistieken over hoe mensen de software gebruiken) laten zien dat groepen met een duidelijk gedeeld doel succesvoller zijn.
• De klantverhalen en praktijkvoorbeelden die we hebben verzameld, benadrukken het belang van een gezamenlijk doel.

Verplaats de meubels

De inrichting van de ruimte waarin je mensen uitnodigt, heeft veel invloed op hun ervaring. Elke bijeenkomst is anders en verdient een passende opstelling. Een vertrouwde omgeving geeft een gevoel van veiligheid, terwijl een veranderde omgeving uitnodigt tot nieuwe ideeën.

In fysieke ruimtes helpt het letterlijk verplaatsen van meubels facilitators om zich in te stellen op het begeleiden van de bijeenkomst en na te denken over wat deze sessie bijzonder maakt. Stel je het verschil voor tussen iedereen in rijen en iedereen in een kring.

Op Loomio

• Mensen uitnodigen in een nieuwe digitale ruimte die speciaal bedoeld is om besluiten te nemen, heeft een sterk effect — het voelt alsof je een drempel overgaat, waardoor de ruimte zich onderscheidt van andere online ruimtes (die bijvoorbeeld voor sociale contacten of andere activiteiten bedoeld zijn).
• Je groepsfoto aanpassen biedt een goede gelegenheid om de sfeer van de ruimte te bepalen.
• De groepsbeschrijving is een belangrijk stuk “meubilair” op de groepspagina, en je kunt die aanpassen aan wat je nodig hebt.

Benodigdheden, hulpmiddelen, materialen

Wanneer de begeleiding soepel verloopt, heeft de groep alle benodigdheden bij de hand. In fysieke ruimtes zijn dat bijvoorbeeld plakbriefjes, pennen, papier, naambadges, afdrukken en achtergrondmateriaal. Elke stap die een facilitator zet om zo goed voorbereid te zijn, maakt meer tijd en energie vrij voor het werk.

Op Loomio

• Veel groepen gebruiken de groepsbeschrijving om te linken naar een gedeelde schijf met documenten waaraan ze samen werken, achtergrondinformatie, het systeem voor projectbeheer of het bijhouden van taken van de groep, een lijst met contactpersonen, enzovoort.
• Denk bij elke thread na over wat mensen nodig hebben om eraan deel te nemen — het is essentieel dat alle informatie direct beschikbaar is (als je bijvoorbeeld ergens naar verwijst, is een directe link veel effectiever dan verwachten dat mensen er zelf naar zoeken).

Ontwerp de ervaring

Zodra de basis op orde is (doel, hulpmiddelen, achtergrondinformatie), nemen goede facilitators de tijd om na te denken over de ervaring die ze willen bieden: de situatie, hoe succes eruit kan zien en alle mogelijke routes en keuzes. Ze beginnen met een doordacht ontwerp.

We hebben keer op keer gezien dat mensen de noodzaak van voorbereiding en ontwerp sterk onderschatten. Sta stil bij de ervaring die je wilt bieden voordat je begint. De tijd die je in het ontwerp steekt, betaalt zich later ruimschoots terug in het succes van het proces.

Op Loomio

• De basisfuncties van Loomio volgen bewust de structuur van goede begeleiding: nodig mensen uit, bespreek een onderwerp, verzamel uiteenlopende inbreng, werk toe naar een concreet voorstel, toets of mensen het eens zijn en bevestig de conclusie.

• Ervaren gebruikers passen Loomio al aan voor verschillende procesontwerpen — zoals raadplegingen in meerdere stappen, het goedkeuren van documenten, enzovoort. Elke taak krijgt bij effectieve begeleiding een bepaalde, herhaalbare vorm.
• Bij het ontwerpen van online samenwerking hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden. Vertrouw op wat volgens jouw ervaring werkt en vertaal dat naar de online omgeving. Veel beproefde offline processen zijn daarvoor geschikt (bijvoorbeeld het adviesproces).
• Praktijkvoorbeelden van doordachte processen kunnen als “recepten” dienen — als je niet weet welk ontwerp je moet kiezen, bekijk dan eerst wat anderen hebben geprobeerd.

Plaats het moment in de context

Discussies staan niet op zichzelf, maar maken deel uit van de geschiedenis en werkwijze van de groep. Om effectief te zijn, moeten begeleide processen op het juiste moment plaatsvinden en aansluiten bij de rest van het groepsproces.

Belangrijke vragen over de context:

• Is dit een overgangsmoment?
• Is dit een verbetering van de bestaande werkwijze?
• Is dit een van meerdere processen die tegelijk lopen, of staat dit op zichzelf centraal?
• Zijn we hier om een probleem op te lossen, of om te verdiepen, te verbreden of de focus te versmallen?

Op Loomio

• Loomio-groepen hebben bijna altijd een “trekker” die de context van de groep begrijpt en beoordeelt of de invoering van Loomio bij de groep past.
• Het is niet verstandig om alles tegelijk te veranderen. Groepen nemen Loomio gemakkelijker in gebruik wanneer het goed aansluit bij bestaande werkprocessen.
• Het juiste moment is wanneer de groep klaar is om online samenwerking effectief in haar werkwijze op te nemen. De groep moet de nadelen ervaren van het ontbreken van een online ruimte om besluiten te nemen en gemotiveerd zijn om dat probleem op te lossen.
• Houd rekening met wat al de aandacht van de groep vraagt om te bepalen wanneer je een onderwerp het beste kunt aankaarten. Gezamenlijke aandacht is beperkt.
• Veel groepen zijn zich niet eens bewust van hun bestaande manier van samenwerken en hun gewoonten, laat staan dat ze weten hoe Loomio daarbij kan passen. Begin met een discussie over de huidige werkwijze en wat wel en niet werkt.

De rol van de facilitator

Goede begeleiding vraagt om zelfbewustzijn op individueel en groepsniveau. Een onduidelijk begrip van de rol kan leiden tot misverstanden, conflicten of onveilige situaties.

Laat de bevoegdheid aan je overdragen. Wanneer je wordt uitgenodigd in een nieuwe groep of organisatie, denkt iedereen: Wie is deze figuur? Waarom zouden we naar die persoon luisteren? Laat iemand die de deelnemers kennen en vertrouwen je voorstellen. Dat versterkt je positie bij de deelnemers en helpt om de bevoegdheid aan je over te dragen. — Silvia Zuur

Instemming

Het is essentieel dat de groep instemt met de begeleiding. Zonder die instemming kan een poging tot begeleiding in het ergste geval dwingend zijn (onrechtvaardig voor de groep) en gevaarlijk (onrechtvaardig voor de facilitator) — en leidt die tot weerstand en verwarring. Facilitators stellen zich kwetsbaar op; ze moeten een mandaat hebben en anders de opdracht niet aannemen. Instemming is essentieel voor zowel de facilitator als de deelnemers.

Verantwoordelijkheid

Zodra een facilitator een mandaat aanvaardt, krijgt die extra verantwoordelijkheden. Facilitators hebben meer recht op spreektijd en op het sturen van de aandacht van de groep. Dat moet het geheel dienen, niet een persoonlijke agenda. Ook de woorden en houding van de facilitator hebben een grotere invloed, waardoor die extra zorgvuldig moet handelen.

Macht

Begeleiding brengt van nature machtsverschillen met zich mee. Als de facilitator bepaalde bevoegdheden niet kan uitoefenen, kan die het werk niet doen. Om een discussie bij het onderwerp te houden, kan de facilitator bijvoorbeeld iemand onderbreken of zeggen dat een bepaalde manier van omgaan met elkaar niet acceptabel is. Je kunt van een facilitator niet verwachten dat die verantwoordelijkheid draagt voor het verloop zonder de bevoegdheden te geven die nodig zijn om dat goed te begeleiden. Er is geen eenduidig antwoord op de vraag hoeveel macht passend is, maar die moet in verhouding staan tot de verantwoordelijkheid.

Aanpassingsvermogen

Facilitators doen hun werk het beste wanneer ze zich effectief kunnen aanpassen aan wat zich voordoet. Mensen zijn zeer complex, en groepen mensen nog veel meer. Star vasthouden aan een plan of protocol kan de groep laten vastlopen. Als een facilitator zich niet mag of wil aanpassen aan veranderende omstandigheden, kan die mensen en hun onderlinge dynamiek niet effectief begeleiden.

Zet je facilitatorpet op en af. Veel mensen vinden het lastig om bijeenkomsten en workshops met hun eigen team te begeleiden. Als facilitator moeten ze neutraal zijn. Maar als teamlid hebben ze waardevolle inzichten te delen. Maak heel duidelijk wanneer je facilitator bent en wanneer je deelnemer bent. — Silvia Zuur

Op Loomio

• Veel groepen die Loomio gebruiken, hebben ervaring met begeleiding en delen al een begrip van de rol. Ze passen het hulpmiddel al met enig succes aan om in deze behoeften te voorzien.
• Vaak wordt aangenomen dat de persoon die een discussie start, die ook begeleidt, tenzij de groep daar andere afspraken over heeft. Duidelijkheid over wie de begeleiding op zich neemt, kan het gevoel van veiligheid en het succes sterk vergroten.
• Loomio biedt vanzelf ruimte voor gedeelde begeleiding, zoals gebruikers die anderen erbij betrekken, verzoeken om bij het onderwerp te blijven, suggesties voor het juiste moment voor een voorstel, enzovoort — maar dit blijft vaak impliciet. Benoem expliciet welke handelingen onder begeleiding vallen en bespreek of deze rol bij één persoon ligt of wordt gedeeld. Dat kan de rol verduidelijken.
• Impliciete, gedeelde begeleiding kan het vertrekpunt zijn voor een online groep (dus zonder begeleiding als een benoemde rol te bespreken), maar deze opzet past eigenlijk het beste bij ervaren groepen die verder zijn dan werken met expliciete begeleiding.