Afronden

Conclusies & vervolgstappen

Het bevestigen van de conclusie kan belangrijk zijn om het gevoel te krijgen dat de doelen van een gezamenlijke discussie zijn bereikt. Een procesbegeleider kan samenvatten wat er is besloten en dit aan de groep voorleggen, zodat de groep na afloop antwoord heeft op enkele belangrijke vragen:

• Wat hebben we gedaan?
• Wat betekent het?
• Wat gaat er nu gebeuren?
• Wat is mijn verantwoordelijkheid?
• Wat verandert er doordat we dit hebben meegemaakt?

Soms zijn de antwoorden op deze vragen heel concreet, zoals actiepunten. Andere keren zijn ze abstracter, zoals een dieper gedeeld begrip.

Op Loomio

• Conclusies zijn een belangrijk hulpmiddel. Als een voorstel sluit, is het proces nog niet helemaal afgerond: er is nog een duidelijke samenvatting nodig. Daarvoor is de conclusiefunctie bedoeld.
• Veel discussies op Loomio eindigen vanzelf, zonder voorstellen te gebruiken of conclusies te publiceren. Deze discussies zijn ook waardevol. Het kan helpen om het contextvak bij te werken met een samenvatting van de conclusie, zodat je die later kunt teruglezen.
• Als bepaalde mensen actiepunten hebben, kun je hen met @ vermelden. Ze krijgen dan een melding.

Verslaglegging & inzichten verzamelen

Om de betekenis van een ervaring te begrijpen, moet je onderzoeken hoe die in de bredere context past. Welke plaats had dit moment in onze voortgang? Welke vorm krijgt wat we van deze ervaring hebben geleerd — een verhaal, een verslag, een verandering, een oproep tot actie?

Een ervaring vindt op een bepaald moment plaats, maar krijgt vaak pas betekenis als je die concreet maakt, een naam geeft en erop kunt voortbouwen en ernaar kunt verwijzen. Anders loop je het risico de ervaring te vergeten, mensen die er niet bij waren buiten te sluiten of het proces later te moeten herhalen. Concrete documentatie of verslaglegging helpt vaak om productief samen te werken.

Op Loomio

• Loomio legt het proces automatisch vast — de aantekeningen ontstaan als onderdeel van het proces. Zo bouwen groepen zonder extra moeite een waardevol archief op.
• Er zijn verschillende functies om inzichten te verzamelen en te archiveren: de zoekfunctie, de lijst met ‘eerdere besluiten’ en de optie om een discussie af te drukken.
• Premiumabonnementen bieden de mogelijkheid om alle Loomio-gegevens van jouw groep te exporteren.
• Veel groepen gebruiken Loomio om informatie uit verschillende kanalen samen te brengen. Bijvoorbeeld door een bijeenkomst aan te kondigen en de agenda op Loomio op te stellen, fysiek bijeen te komen, het verslag op Loomio te plaatsen en bijbehorende besluiten in dezelfde thread te nemen. Zo legt Loomio ook informatie vast uit activiteiten buiten de online omgeving.

Discussie omzetten in actie

Er komt een moment waarop je weer rekening moet houden met de werkelijkheid buiten de bijeenkomst. Soms is het alleen nodig om ideeën en gevoelens te verkennen, zonder je zorgen te maken over de uitvoering. Maar meestal bereikt een groep haar doelen alleen door haar conclusies om te zetten in concrete actie. Deze overgang maakt deel uit van het hele begeleide proces.

Op dit punt raakt het samenwerkingsproces aan andere systemen binnen de organisatie. De procesbegeleider moet helpen uitzoeken hoe die op elkaar aansluiten. Het kan gaan om:

• Bevoegdheden — Wie neemt daadwerkelijk besluiten? Wat moet er gebeuren om ideeën hier in de praktijk te brengen?
• Management — Hoe past dit bij andere prioriteiten? Welke afhankelijkheden kunnen er zijn?
• Delegatie — Wie neemt verantwoordelijkheid voor de vervolgstappen? Moeten deze mensen daar verantwoording over afleggen?
• Communicatie — Hoe wordt dit proces of deze discussie aan anderen overgebracht? Wat moeten zij weten?
• Administratie — Hoe wordt informatie uit het ene systeem overgezet naar het andere, zoals een hulpmiddel voor taakbeheer of communicatie? Waar wordt informatie opgeslagen?

Als er op deze punten belemmeringen zijn, kan het schadelijk zijn om die pas bij de afronding te onderkennen. Als deelnemers bijvoorbeeld niet de bevoegdheid hebben om een besloten verandering door te voeren, zullen ze zich machteloos voelen. Houd bij het opzetten van het proces alvast rekening met de praktijk en stem de reikwijdte van de samenwerking daarop af.

Op Loomio

• Je kunt mensen die een besluit gaan uitvoeren met @ vermelden.
• Veel gebruikers verbinden Loomio-informatie via andere kanalen met systemen binnen hun organisatie. Ze bespreken bijvoorbeeld Loomio-besluiten tijdens regelmatige fysieke bijeenkomsten of nemen conclusies over in hun taakbeheer.
• Een expliciet besluit nemen leidt vanzelf tot de vraag: ‘Oké, maar hoe gaan we dit verder oppakken?’
• Bij het vormen van een Loomio-groep komen vaak belangrijke vragen naar voren, zoals: ‘Wie moet hier deelnemen om deze besluiten in actie om te zetten?’ Als belangrijke belanghebbenden, leidinggevenden of beheerders ontbreken, loop je vast.

Het is pas voorbij als het is afgerond

Goed afronden is belangrijk. Bij het afsluiten van een proces hoort een ritueel. Als dat ontbreekt, kunnen mensen het gevoel houden dat het proces niet is afgerond. Soms eindigt een proces omdat de tijd op is, soms omdat bepaalde doelen zijn bereikt. Let op impliciete en expliciete signalen die aangeven of de afzonderlijke deelnemers en de groep als geheel een proces of fase als afgerond kunnen ervaren.

Deelnemers kijken vaak naar de leider of procesbegeleider voor bevestiging dat het echt voorbij is. Het helpt meestal om daar duidelijk over te zijn. Soms bestaat het signaal uit een duidelijke mededeling dat de sessie wordt afgerond, een samenvatting van besluiten of vervolgstappen en een afscheid van iedereen. Andere groepen hebben vaste gewoonten, zoals een afsluitende ronde. Een sessie langzaam laten uitdoven zonder duidelijke afsluiting laat een onprettig gevoel achter.

Op Loomio

• Het duidelijkste teken van afronding op Loomio is het publiceren van een conclusie bij een besluit.
• Sommige groepen gebruiken de functie thread vergrendelen om verdere wijzigingen te voorkomen en de thread overzichtelijk te houden.
• Een groep deactiveren is de meest definitieve manier om af te sluiten. Daarna kan niemand meer iets zeggen.
• Loomio-groepen kunnen blijven bestaan terwijl de activiteit toe- en afneemt. Daarom kan het nuttig zijn om mijlpalen te markeren, zoals de afronding van een bepaalde fase, ook als de groep later weer actief wordt.