Afronden

Conclusies en vervolgstappen

Een duidelijke conclusie helpt de groep te zien of de doelen van een gezamenlijke discussie zijn bereikt. Een begeleider kan samenvatten wat er is besloten. Zo krijgt de groep antwoord op enkele belangrijke vragen:

Wat hebben we gedaan?
Wat betekent het?
Wat gebeurt er nu?
Wat is mijn verantwoordelijkheid?
Wat zal er door deze ervaring anders zijn?

Soms zijn de antwoorden heel concreet, zoals actiepunten. Soms zijn ze abstracter, zoals een beter gedeeld begrip.

Op Loomio

Conclusies zijn een belangrijk hulpmiddel. Als een voorstel afloopt, is het proces nog niet helemaal afgerond: er is een afsluitende samenvatting nodig. Daarvoor is de conclusiefunctie bedoeld.
Veel discussies op Loomio komen vanzelf tot een einde, zonder voorstel of gepubliceerde conclusie. Ook die discussies zijn waardevol. Je kunt het contextvak bijwerken met een samenvatting van de conclusie, zodat je die later kunt terugvinden.
Als bepaalde mensen actiepunten hebben, kun je hun namen @vermelden. Zij krijgen dan een melding.

Verslaglegging en vastleggen van inzichten

Om te begrijpen wat een ervaring betekent, moet je kijken hoe die in het grotere geheel past. Welke plaats had dit moment in onze voortgang? Welke vorm geven we aan wat we hebben geleerd — een verhaal, een verslag, een verandering of een oproep tot actie?

Een ervaring speelt zich af op één moment. De waarde ervan wordt vaak pas duidelijk als je haar een naam geeft en vastlegt, zodat je er later naar kunt verwijzen en op kunt voortbouwen. Anders kun je vergeten wat er is gebeurd, mensen buitensluiten die er niet bij waren of hetzelfde werk later moeten herhalen. Concrete documentatie of verslaglegging helpt vaak bij een goede samenwerking.

Op Loomio

Loomio legt het proces vanzelf vast: aantekeningen ontstaan als onderdeel van de samenwerking. Zo bouwen groepen zonder extra werk een waardevol archief op.
Loomio heeft functies om inzichten terug te vinden en te bewaren: de zoekfunctie, de lijst met eerdere besluiten en de optie om een discussie af te drukken.
Met een Premium-abonnement kun je alle Loomio-gegevens van jouw groep exporteren.
Veel groepen gebruiken Loomio om informatie uit verschillende kanalen samen te brengen. Je kunt bijvoorbeeld een vergadering aankondigen en de agenda op Loomio opstellen, de vergadering persoonlijk houden, de aantekeningen op Loomio plaatsen en in dezelfde thread besluiten nemen. Zo legt Loomio ook vast wat buiten het platform gebeurt.

Van discussie naar actie

Op een gegeven moment moet je weer aan de slag met de werkelijkheid buiten de gespreksruimte. Soms is het genoeg om ideeën en gevoelens te verkennen, zonder al aan de uitvoering te denken. Maar meestal bereikt een groep haar doelen pas als zij haar conclusies omzet in concrete actie. Ook die overgang hoort bij het begeleide proces.

Op dat moment komt het gezamenlijke proces samen met andere systemen binnen de organisatie. De begeleider helpt uitzoeken hoe dat in de praktijk werkt. Denk daarbij aan:

Beslissingsmacht — Wie neemt de besluiten? Wat is er nodig om ideeën hier werkelijkheid te laten worden?
Management — Hoe past dit bij andere prioriteiten? Waar is de uitvoering van afhankelijk?
Taakverdeling — Wie neemt de verantwoordelijkheid voor de vervolgstappen? Hoe wordt daarop toegezien?
Communicatie — Hoe breng je anderen op de hoogte van dit proces of deze discussie? Wat moeten zij weten?
Administratie — Hoe breng je informatie over naar een ander systeem, zoals een hulpmiddel voor taakbeheer of communicatie? Waar wordt de informatie bewaard?

Als er op deze punten belemmeringen zijn, kan het schadelijk zijn om die pas bij de afronding te ontdekken. Als deelnemers bijvoorbeeld niet bevoegd zijn om een besloten verandering door te voeren, kan dat ontmoedigend zijn. Denk daarom al bij het opzetten van het proces na over de uitvoering en bepaal op basis daarvan de reikwijdte van de samenwerking.

Op Loomio

Je kunt de namen @vermelden van mensen die naar aanleiding van een besluit actie ondernemen.
Veel gebruikers nemen Loomio-informatie op in andere systemen van hun organisatie. Ze bespreken bijvoorbeeld Loomio-besluiten tijdens vaste vergaderingen of zetten conclusies over naar hun proces voor taakbeheer.
Een duidelijk besluit roept vaak de vraag op: ‘Goed, hoe gaan we hiermee verder?’
Bij het vormen van een Loomio-groep komen vaak belangrijke vragen naar voren, zoals: ‘Wie moet hierbij betrokken zijn om deze besluiten uit te voeren?’ Als belangrijke belanghebbenden, leidinggevenden of beheerders ontbreken, kan het proces vastlopen.

Goed afronden

Een proces goed afsluiten is belangrijk. Een duidelijke afsluiting geeft mensen het gevoel dat het proces is afgerond. Soms eindigt het omdat de tijd om is, soms omdat bepaalde doelen zijn bereikt. Let op uitgesproken en onuitgesproken signalen dat deelnemers en de groep als geheel klaar zijn om een proces of fase af te sluiten.

Deelnemers kijken vaak naar de leider of begeleider voor bevestiging dat het echt voorbij is. Het helpt meestal om daar duidelijk over te zijn. Je kunt aangeven dat de bijeenkomst bijna klaar is, besluiten en vervolgstappen samenvatten en afscheid nemen. Sommige groepen hebben daarvoor een vaste gewoonte, zoals een afsluitende ronde. Als een bijeenkomst zonder duidelijke afsluiting langzaam uitdooft, kan dat onprettig voelen.

Op Loomio

Op Loomio is het publiceren van een conclusie bij een besluit het duidelijkste teken dat het proces is afgerond.
Sommige groepen gebruiken de functie thread vergrendelen om verdere wijzigingen te voorkomen en de thread overzichtelijk te houden.
Een groep deactiveren is de meest definitieve afsluiting. Daarna kan niemand er nog iets plaatsen.
Een Loomio-groep kan blijven bestaan terwijl de activiteit toe- en afneemt. Daarom kan het nuttig zijn om mijlpalen te markeren, zoals het einde van een fase, ook als de groep later weer actief wordt.