Een vergadering voorbereiden

Effectieve vergaderingen zijn productief, inclusief en gericht op samenwerking. Ze vergroten de betrokkenheid, versterken relaties en helpen mensen op één lijn te komen. Ze maken betere en snellere besluiten, creatief denken, vernieuwing, feedback en voortdurende verbetering mogelijk.

Gebruik Loomio om een effectieve vergadering te plannen. Betrek mensen vanaf het begin, bepaal samen welke onderwerpen het belangrijkst zijn en benut de tijd die je samen hebt.

Als de groep nieuw is met Loomio, begin dan met Loomio introduceren bij je groep. Gebruik daarna dit vergaderproces als eerste terugkerende werkwijze.

Je kunt verschillende dingen doen om je volgende bestuurs- of commissievergadering effectief te maken...

De focus van de vergadering bepalen en acties bespreken

Bepaal waarop de vergadering zich richt, zodat je de tijd samen besteedt aan de belangrijkste onderwerpen.

Als je leden uitnodigt om onderwerpen voor de agenda aan te dragen, kan iedereen zich voorbereiden en ontstaat er een gedeeld beeld van wat besproken moet worden.

Acties: - richt de vergadering op de belangrijkste onderwerpen, - bespreek met leden de acties uit eerdere vergaderingen.

Op Loomio

Gebruik een Discussie op Loomio om je vergadering voor te bereiden: * herinner leden aan de komende vergadering, * vraag welke onderwerpen volgens hen aandacht verdienen, * vat de acties uit de vorige vergadering samen en vraag om een update.

Agenda en kennisgeving

Kondig de vergadering aan met een duidelijke agenda. Voeg vergaderstukken toe, link naar belangrijke documenten en informeer de leden.

Zo kan iedereen zich voorbereiden door de stukken te lezen en na te denken over de onderwerpen en besluiten. Leden weten dan wat ze kunnen verwachten wanneer ze naar de vergadering komen.

Acties: - bereid de agenda, documenten en vergaderstukken voor, - informeer leden over de vergadering en stuur de stukken mee.

Op Loomio

Gebruik een Discussie op Loomio om je bestuursvergadering voor te bereiden: * vermeld de gegevens van de vergadering, * voeg de agenda, documenten en andere vergaderstukken toe of link ernaar, * nodig leden uit met een melding, * kijk bij 'Gezien door' wie de thread heeft gelezen.

Een thread op Loomio lijkt op een e-mail, maar biedt een aantal voordelen: - je kunt zien wie de thread heeft gelezen en de anderen eraan herinneren, - reacties van leden zijn zichtbaar voor iedereen die de thread mag bekijken, - vragen en gesprekken over de agenda of vergaderstukken blijven op één plek.

Leden vinden alle informatie over de vergadering op één plek. Zo raken belangrijke gegevens minder snel zoek in lange e-mailgesprekken of volle inboxen.

Bevestiging

Vraag leden in een reactie te bevestigen dat ze de agenda en vergaderstukken hebben gelezen en voorbereid zijn. Gebruik Gezien door om te zien wie mogelijk een herinnering nodig heeft.

Een tijd voor de vergadering vinden

Voor beheerders kost het vaak moeite om een tijd te vinden waarop iedereen kan.

Op Loomio

Als de datum en tijd nog niet vaststaan, of als je een tijd voor een toekomstige vergadering zoekt, gebruik dan Moment bevragen.

Met een peiling van het type Moment bevragen zie je eenvoudig wanneer iedereen beschikbaar is. Zo vind je een geschikt moment en kost het plannen minder tijd.

Leden in verschillende tijdzones zien de datums en tijden in hun eigen tijdzone.

Wanneer de peiling sluit, kies je het beste moment en deel je een conclusie met een agenda-uitnodiging. Leden kunnen de vergadering dan aan hun agenda toevoegen.

De notulen goedkeuren

Notulen goedkeuren of bekrachtigen is gebruikelijk bij formele vergaderingen en zinvol bij andere vergaderingen.

In de notulen staan de belangrijkste besproken punten, de genomen besluiten en hoe mensen hebben gestemd. Ze vermelden ook de afgesproken acties en wie daarvoor verantwoordelijk is. Vaak vormen ze het vertrekpunt voor de volgende vergadering.

De notulen herinneren aanwezigen aan wat is besproken, houden afwezigen op de hoogte en bieden een verslag om bij een meningsverschil te raadplegen.

Op Loomio

Plaats de notulen binnen enkele dagen na de vergadering in de thread op Loomio en nodig deelnemers uit om ze goed te keuren. Dan ligt de vergadering nog vers in het geheugen en worden leden herinnerd aan hun acties. Het bespaart ook tijd tijdens de volgende vergadering.

In het voorbeeld hierboven staat een peiling van het type Kiezen met twee opties: 'Accepteren' en 'Herzien'.

Wanneer iedereen heeft gestemd en de peiling sluit, deel je een conclusie zodat iedereen weet wat er is besloten.

Als besluiten volgens jullie werkwijze formeel tijdens de volgende vergadering moeten worden goedgekeurd, zet dit dan op de agenda. Bevestig daar de peilingen en besluiten op Loomio en leg dit vast in de notulen.

Bijvoorbeeld: "Wil iemand zijn stem op Loomio wijzigen? Zo niet, laten we dan de peilingen van de afgelopen periode op Loomio formeel goedkeuren."

Verslagen goedkeuren

Op de meeste vergaderagenda's staat tijd om verslagen te presenteren, bespreken en goed te keuren. Denk aan verslagen van de directeur, over financiën, bedrijfsvoering, gezondheid en veiligheid, of over projecten.

Verslagen helpen iedereen dezelfde informatie te krijgen. De bespreking ervan kan echter veel vergadertijd kosten die je ook anders kunt gebruiken.

Op Loomio

Voeg verslagen toe aan de thread voor je vergadering of link ernaar, en nodig leden uit om vooraf vragen te stellen.

Leden kunnen de verslagen lezen op een tijd en plaats die hun uitkomen. Tijdens het lezen kunnen ze op Loomio reageren, vragen stellen en antwoorden bekijken.

Een vraag van één lid is vaak ook interessant voor andere leden. Als iemand antwoord geeft, kan iedereen in de Loomio-groep dat antwoord zien.

Als leden gewend zijn om verslagen op Loomio te bespreken, kun je meer vergadertijd besparen door ze ook vóór de vergadering ter goedkeuring voor te leggen.

Als besluiten volgens jullie werkwijze formeel tijdens de volgende vergadering moeten worden goedgekeurd, zet dit dan op de agenda. Bevestig daar de peilingen en besluiten op Loomio en leg dit vast in de notulen.

Bijvoorbeeld: "Wil iemand zijn stem op Loomio wijzigen? Zo niet, laten we dan de peilingen van de afgelopen periode op Loomio formeel goedkeuren."