Een vergadering voorbereiden

Effectieve vergaderingen zijn productief, inclusief en gericht op samenwerking. Ze vergroten de betrokkenheid, helpen sterke relaties op te bouwen, zorgen voor afstemming, leiden tot betere en snellere besluiten, bevorderen inclusie, ondersteunen creatief denken en innovatie en bieden ruimte voor feedback en voortdurende verbetering.

Gebruik Loomio om een effectieve vergadering te plannen: betrek mensen vanaf het begin, stem af over de belangrijkste onderwerpen en benut jullie waardevolle tijd samen beter.

Als je groep nieuw is op Loomio, begin dan met Loomio introduceren bij je groep. Gebruik daarna dit vergaderproces als eerste praktische, terugkerende werkwijze.

Je kunt verschillende dingen doen om je volgende bestuurs- of commissievergadering effectief te maken...

Focus van de vergadering en opvolging van acties

Bepaal de focus van de vergadering, zodat je de waardevolle tijd samen besteedt aan de belangrijkste onderwerpen.

Door leden uit te nodigen om bij te dragen aan de agenda, help je iedereen op één lijn te komen, over onderwerpen na te denken en zich voor te bereiden op de vergadering.

Acties: - richt de vergadering op de belangrijkste zaken, - volg acties uit eerdere vergaderingen op en bespreek ze met leden.

Op Loomio

Gebruik een Discussie op Loomio om je vergadering voor te bereiden: * herinner leden aan de komende vergadering, * nodig leden uit om te reageren op de belangrijkste zaken die aandacht verdienen, * vat de acties uit de vorige vergadering samen en vraag naar de voortgang.

Agenda en melding

Kondig de vergadering aan met een duidelijke agenda. Voeg stukken toe, plaats links naar belangrijke documenten en stuur leden een melding.

Zo kan iedereen zich op de vergadering voorbereiden door de stukken te lezen en na te denken over de discussieonderwerpen en de te nemen besluiten. Leden komen dan eerder goed geïnformeerd en voorbereid naar de vergadering.

Acties: - bereid de agenda, documenten, materialen en bestuursstukken voor, - breng leden op de hoogte van de vergadering en stuur de stukken mee.

Op Loomio

Gebruik een Discussie op Loomio om je bestuursvergadering voor te bereiden: * vermeld de details van de vergadering, * voeg de agenda, documenten en andere vergaderstukken toe of plaats links ernaar, * nodig leden uit met een melding, * houd 'Gezien door' bij om te zien wie de thread heeft gelezen.

Een Loomio-thread lijkt op een e-mail, maar biedt voordelen: - je kunt zien wie de thread heeft gelezen en degenen die dat nog niet hebben gedaan een herinnering sturen, - antwoorden of reacties van leden zijn zichtbaar voor iedereen die de thread mag bekijken, - alle discussies en vragen over de agenda of vergaderstukken staan op één plek.

Leden kunnen alle informatie over de vergadering gemakkelijk op één plek vinden. Zo voorkomen ze verwarrende e-mailwisselingen en raken ze geen belangrijke informatie kwijt in hun e-mailinbox.

Bevestigen

Vraag leden om in een reactie te bevestigen dat ze de agenda en vergaderstukken hebben gelezen en voorbereid zijn op de vergadering. Gebruik Gezien door om te zien wie mogelijk een herinnering nodig heeft.

Een tijdstip voor de vergadering vinden

Een geschikt tijdstip vinden om te vergaderen kost veel admins regelmatig moeite.

Op Loomio

Als je nog geen datum en tijd voor de vergadering hebt vastgesteld of een tijdstip voor een toekomstige vergadering wilt vinden, kun je een Tijdpeiling gebruiken.

Met een tijdpeiling zie je eenvoudig wanneer iedereen beschikbaar is en vind je het beste tijdstip. Dat bespaart tijd en moeite bij deze veelvoorkomende taak voor admins.

Leden in verschillende tijdzones zien datums en tijden in hun eigen tijdzone.

Kies het beste tijdstip wanneer de tijdpeiling sluit en stuur een melding over de conclusie met een agenda-uitnodiging, zodat leden de vergadering aan hun agenda kunnen toevoegen.

Notulen goedkeuren

Notulen goedkeuren of bekrachtigen is gebruikelijk bij formele vergaderingen en zinvol bij alle vergaderingen.

Notulen leggen de vergadering vast, met de belangrijkste punten uit de discussie, de genomen besluiten en hoe mensen hebben gestemd. Ze bevatten de afgesproken actiepunten en wie daarvoor verantwoordelijk is, en vormen vaak het uitgangspunt voor de volgende vergadering.

Notulen helpen aanwezigen om terug te kijken, informeren afwezigen en bieden een verslag dat je bij een conflict kunt raadplegen.

Op Loomio

Plaats de notulen binnen enkele dagen na de vergadering in de Loomio-thread voor de vergadering en nodig deelnemers uit om ze goed te keuren. Zo blijven de notulen actueel terwijl de vergadering nog vers in het geheugen van de leden ligt, en herinner je leden aan hun actiepunten. Het bespaart ook tijd tijdens je vergadering.

Het bovenstaande voorbeeld gebruikt een peiling met Kiezen en twee opties: 'Goedkeuren' en 'Herzien'.

Publiceer een conclusie wanneer iedereen heeft gestemd en de peiling sluit, zodat iedereen weet wat er is gebeurd.

Als jullie werkwijze formele goedkeuring tijdens de volgende vergadering vereist, voeg dan een agendapunt toe om de peilingen en besluiten op Loomio te bespreken en te bevestigen. Leg dit vast in de notulen.

Bijvoorbeeld: "Wil iemand zijn of haar stemmen op Loomio wijzigen? Zo niet, laten we dan besluiten om de peilingen van de afgelopen periode op Loomio formeel goed te keuren."

Rapporten goedkeuren

De meeste vergaderagenda's bevatten tijd om rapporten te presenteren, te bespreken en goed te keuren. Denk aan rapporten van de directeur, financiële en operationele rapporten, rapporten over gezondheid en veiligheid en projectrapporten.

Rapporten helpen iedereen om over dezelfde informatie te beschikken, maar kunnen veel vergadertijd in beslag nemen die je effectiever kunt besteden.

Op Loomio

Voeg rapporten toe aan de thread voor je vergadering of link ernaar, en vraag leden om vóór de vergadering vragen over de rapporten te stellen.

Leden ontvangen en lezen de rapporten op een tijdstip en plek die voor hen passen. Terwijl ze de rapporten lezen en erover nadenken, kunnen ze op Loomio reageren, vragen stellen en antwoorden bekijken.

Een vraag van één lid is waarschijnlijk ook interessant voor andere leden. Als iemand de vraag beantwoordt, is dat antwoord zichtbaar voor iedereen in de Loomio-groep.

Wanneer leden gewend raken aan het bespreken van rapporten op Loomio, kun je nog meer tijd besparen door een stap verder te gaan: vraag vóór de vergadering om goedkeuring van de rapporten.

Als jullie werkwijze formele goedkeuring tijdens de volgende vergadering vereist, voeg dan een agendapunt toe om de peilingen en besluiten op Loomio te bespreken en te bevestigen. Leg dit vast in de notulen.

Bijvoorbeeld: "Wil iemand zijn of haar stemmen op Loomio wijzigen? Zo niet, laten we dan besluiten om de peilingen van de afgelopen periode op Loomio formeel goed te keuren."

Deze pagina is automatisch vertaald. Als een woord niet klopt of onduidelijk is, stuur dan een e-mail naar contact@loomio.org en we passen het aan.