Besluiten nemen en online beslissingen nemen
Bestuurs- en commissieleden moeten vaak buiten een vergadering besluiten nemen. Het gaat om bestuurlijke beslissingen en besprekingen in de volgende situaties:
- Tijdens de bestuursvergadering was er onvoldoende tijd om een besluit te nemen,
- het besluit vraagt weinig overleg, bijvoorbeeld bij administratieve zaken,
- door een interne of externe gebeurtenis moet het bestuur vóór de volgende vergadering handelen,
- een bestuurder wil een bepaald onderwerp met het bestuur bespreken.
In Loomio
Start een discussie: - Introduceer het onderwerp of het besluit dat je wilt nemen, - nodig bestuurders uit om hun gedachten, meningen en relevante informatie te delen, zodat iedereen hun standpunt begrijpt, - moedig leden aan om zelf iets te plaatsen of op reacties te antwoorden.
Open een peiling wanneer je zover bent en nodig leden uit om te stemmen. Gebruik bij een eenvoudig onderwerp een Voorstel. Is het onderwerp ingewikkelder, gebruik dan een peiling van het type Gevoelscontrole om leden te vragen wat ze van het voorstel vinden. - Beschrijf het besluit en nodig mensen uit om te stemmen, - vraag mensen hun stem toe te lichten, vooral als ze ergens een voorbehoud bij hebben, - kies antwoordopties die passen bij de besluitvorming van jouw bestuur. - Je kunt het besluit buiten de vergadering tijdens de volgende bestuursvergadering bekrachtigen en in de notulen opnemen.
Als er geen overeenstemming over een besluit is, betekent dat niet dat het proces is mislukt. Vraag leden welke wijzigingen nodig zijn om met het besluit in te stemmen. Zo kun je tot een beter besluit komen. Een nieuw Voorstel met die wijzigingen heeft meer kans op instemming.
Deel een conclusie wanneer het voorstel sluit. Laat iedereen weten wat het besluit is en wat er daarna gebeurt.
Voorbeelden van besluiten buiten een vergadering
Besluit over de aankoop van een pand
Tijdens de vorige bestuursvergadering werd de aankoop van een pand besproken. Een bestuurder wilde vóór het besluit een onafhankelijk bouwkundig rapport zien. Het bestuur stemde in met de aankoop, op voorwaarde dat het rapport gunstig zou zijn. Omdat de aankoop vóór de volgende bestuursvergadering moet plaatsvinden, sprak het bestuur af het rapport zodra het klaar is naar Loomio te uploaden. Daar kunnen de bestuurders het bespreken en een definitief besluit nemen.
Besluit om de bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering te verlengen
Tijdens de bestuursvergadering bleek dat de jaarlijkse verlenging van de verzekering eraan kwam. Het bestuur beschouwde dit als een administratieve zaak en sprak af Loomio te gebruiken om de verlengingsaanvraag te bespreken, de benodigde informatie bij elke bestuurder op te vragen, de aanvraag in te dienen en de offerte voor de verlenging te accepteren.
Er is een beveiligingsincident geweest op een van onze locaties
Er is ingebroken en er zijn eigendommen gestolen. Daardoor lopen de organisatie en medewerkers risico. Bestuurders moeten op de hoogte worden gebracht van het incident en de risico's en een passende reactie beoordelen.
Een bestuurder heeft de samenstelling van het bestuur op het gebied van gender en diversiteit ter discussie gesteld
De bestuurder heeft goede argumenten en bewijzen aangevoerd om de samenstelling van het bestuur diverser te maken, zodat het de organisatie beter vertegenwoordigt. De andere bestuurders moeten de informatie doornemen, vragen stellen, het onderwerp bespreken en een reactie bepalen.
Besluiten en bijbehorende discussies vastleggen
Voor besturen is het bijhouden van documenten een wettelijke verplichting. Voor commissies is het een goede werkwijze.
Veel organisaties leggen notulen, besluiten, beleid en belangrijke beslissingen tegenwoordig digitaal vast. Ze maken documenten aan, keuren ze goed, verspreiden en gebruiken ze, bewaren ze en verwijderen ze uiteindelijk.
In Loomio
Je kunt notulen, rapporten, besluiten en andere documenten toevoegen aan een discussie over een vergadering: in de beschrijving, in een peiling of bij een reactie. Zo blijven de documenten gekoppeld aan de relevante discussie.
Je vindt een overzicht van de bestanden ook op het tabblad Bestanden.
Je kunt in een discussie of peiling ook een link toevoegen naar een document in het documentbeheersysteem van jouw voorkeur. Zoek de deelbare link naar het document en plak die in de discussie, peiling of reactie.
Iedereen met toegang kan op de link klikken om het document te openen en te lezen.
Loomio legt discussies en besluiten vast. Daardoor kun je nagaan hoe jouw bestuur besluiten heeft genomen. Je kunt eenvoudig laten zien wat er is besloten en wanneer. Als bestuurders ook hebben overlegd, gereageerd en over een besluit hebben gestemd, kun je zien hoe en waarom het besluit tot stand kwam.
Zo bouw je een geschiedenis van jouw organisatie op waarin je eerdere besluiten en bijbehorende discussies gemakkelijk kunt zoeken en terugvinden.
In Loomio worden alle gegevens op meerdere schijven en op meerdere locaties in de cloud opgeslagen. Er wordt dagelijks een back-up gemaakt. Geüploade bestanden staan op servers die moderne technieken gebruiken om knelpunten en afzonderlijke storingspunten te voorkomen.