Besluiten nemen en online besluitvorming

Bestuursleden en commissieleden moeten regelmatig besluiten nemen buiten vergaderingen om. Het gaat om bestuurlijke besluiten en discussies waarbij:

• er onvoldoende tijd was om tijdens de bestuursvergadering een besluit te nemen,
• het besluit weinig discussie vereist (waaronder administratieve besluiten),
• er intern of extern iets is gebeurd waardoor het bestuur vóór de volgende vergadering moet handelen,
• een bestuurslid een specifiek onderwerp met het bestuur wil verkennen.

Op Loomio

Start een thread en open een discussie: - Introduceer het onderwerp of het besluit dat je wilt nemen, - nodig bestuursleden uit om te reageren met hun gedachten, meningen en alle informatie die ze hebben, zodat iedereen hun kijk op het onderwerp of besluit buiten de vergadering begrijpt, - moedig leden aan om deel te nemen door reacties te plaatsen of op reacties te antwoorden.

Start een peiling wanneer je zover bent en nodig leden uit om te stemmen. Gebruik een Voorstel als de kwestie eenvoudig is, of een Gevoelscontrole als de kwestie complexer is, om duidelijk te vragen hoe de andere leden over het voorstel denken. - Beschrijf het besluit en nodig mensen uit om te stemmen, - vraag mensen om een reden voor hun stem te geven, vooral als ze bepaalde punten willen nuanceren, - kies de opties die passen bij de besluitvorming van jouw bestuur. - Je kunt het besluit dat buiten de vergadering is genomen tijdens de volgende bestuursvergadering bekrachtigen en in de notulen opnemen.

Het is geen mislukking als er geen overeenstemming over een besluit wordt bereikt. Je kunt leden vragen welke wijzigingen nodig zijn om met een besluit in te kunnen stemmen. Dit helpt je om tot een beter besluit te komen. Een nieuw voorstel met aanpassingen heeft dan meer kans op overeenstemming.

Publiceer een conclusie wanneer het voorstel sluit. Laat iedereen weten wat er is besloten en wat er daarna gebeurt.

Voorbeelden van besluiten buiten vergaderingen om

Besluit over de aankoop van een pand

Tijdens de vorige bestuursvergadering is de aankoop van een pand besproken. Een bestuurslid wilde vóór het nemen van het besluit een onafhankelijk bouwkundig rapport ontvangen. Het bestuur stemde tijdens de vergadering in met de aankoop, op voorwaarde dat het bouwkundig rapport voldoende zekerheid zou bieden. Omdat de aankoop vóór de volgende bestuursvergadering moet plaatsvinden, sprak het bestuur af het rapport naar Loomio te uploaden zodra het klaar was, om het daar te bespreken en het definitieve besluit over de aankoop te nemen.

Besluit om een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering te accepteren

Tijdens de bestuursvergadering werd opgemerkt dat de jaarlijkse verlenging van de verzekering naderde. Omdat dit als een administratieve kwestie werd beschouwd, sprak het bestuur af Loomio te gebruiken om de verlengingsaanvraag te bespreken, de benodigde informatie bij elk bestuurslid op te vragen, de aanvraag in te dienen en de offerte voor de verlenging te accepteren.

Er heeft een beveiligingsincident plaatsgevonden op een van onze locaties

Er is ingebroken en er zijn eigendommen gestolen, waardoor de organisatie en het personeel risico lopen. Bestuursleden moeten worden geïnformeerd over de gebeurtenis en de risico's en beoordelen wat een passende reactie is.

Een bestuurslid heeft het bestuur aangesproken op gender en diversiteit binnen het bestuur

Het bestuurslid heeft goede redenen en onderbouwing aangedragen om het bestuur diverser samen te stellen, zodat het de organisatie beter vertegenwoordigt. Bestuursleden moeten de informatie verwerken, vragen stellen, het onderwerp bespreken en besluiten hoe ze reageren.

Genomen besluiten en bijbehorende discussies vastleggen

Het bijhouden van een administratie is een wettelijke verplichting voor besturen en een goede werkwijze voor commissies.

Veel organisaties leggen formele notulen, besluiten, beleid en belangrijke beslissingen tegenwoordig elektronisch vast. Documenten worden opgesteld en goedgekeurd, verspreid en gebruikt, bewaard en opgeslagen, en uiteindelijk verwijderd.

Op Loomio

Je kunt notulen, rapporten, besluiten en andere documenten als bijlage toevoegen aan een thread voor een vergadering: in de context van de thread, in een peiling of bij een reactie in de thread. Zo blijven de documenten altijd gekoppeld aan de bijbehorende discussie.

Een lijst met bestanden vind je ook op het tabblad Bestanden.

Je kunt ook in elke thread of peiling een link toevoegen naar een document in jouw documentbeheersysteem. Zoek de deelbare online link naar het document, kopieer die en plak die in jouw thread, peiling of reactie.

Iedereen met toegang kan vervolgens op de link klikken om het document te openen en te lezen.

Omdat discussies en besluiten op Loomio al zijn vastgelegd, kun je de besluitvorming van jouw bestuur goed controleren. Je kunt eenvoudig laten zien wat er is besloten en wanneer. Als bestuursleden een besluit hebben besproken, reacties hebben geplaatst en hebben gestemd, weet je ook hoe en waarom elk besluit tot stand is gekomen.

Zo bouw je in de loop van de tijd een geschiedenis van jouw organisatie op, waarin je eerdere besluiten en bijbehorende discussies eenvoudig kunt zoeken en vinden.

In Loomio worden alle gegevens op meerdere schijven en op meerdere locaties in de cloud opgeslagen. Er wordt dagelijks een back-up gemaakt. Geüploade bestanden worden opgeslagen op servers die moderne technieken gebruiken om knelpunten en kwetsbare punten te voorkomen.