Loomio introduceren in je groep

Introduceer Loomio met één nuttige taak. Bereid de groep voor voordat je mensen uitnodigt, help iedereen om een eerste bijdrage te leveren en rond het proces af met een conclusie.

Kies één nuttig startpunt

Begin met een bestaand proces dat je groep nodig heeft. Kies iets dat je snel kunt afronden, maar dat belangrijk genoeg is om mensen te laten deelnemen.

Bijvoorbeeld:

stel de agenda op voor een komende vergadering;
bekijk en keur de notulen van een vergadering goed;
verzamel feedback op een conceptdocument;
neem een kleine praktische beslissing; of
bepaal de prioriteiten voor de komende maand.

Verplaats niet meteen alle discussies en beslissingen naar Loomio. Een terugkerend proces geeft de groep een duidelijke reden om terug te komen. Je kunt de aanpak bovendien elke keer verbeteren.

Bereid de groep voor voordat je mensen uitnodigt

Zorg dat mensen in een herkenbare groep terechtkomen waar ze meteen aan de slag kunnen:

voeg de naam, het logo, de omslagafbeelding, het doel en belangrijke links van de groep toe;
controleer de privacyinstellingen en rechten van de groep;
voeg categorielabels toe die de groep regelmatig zal gebruiken;
begin de eerste echte discussie en geef mensen de achtergrondinformatie die ze nodig hebben; en
begin een oefendiscussie als leden zonder gevolgen willen oefenen met reacties en stemmen.

Gebruik een foto van jezelf in je profiel en het logo van de organisatie voor de groep. Zo herkennen mensen wie hen heeft uitgenodigd en over welke organisatie een e-mail gaat.

Bepaal waar het werk thuishoort

Loomio kan naast de hulpmiddelen staan die je groep al gebruikt:

Gebruik	Geschikte plek
Korte vragen, informele gesprekken en actuele updates	Chat, zoals Slack, Teams, Matrix of Discord
Samen werken aan een document dat blijft veranderen	Een gedeelde documenteditor
Werk verdelen en bijhouden wat is afgerond	Een hulpmiddel voor taken of projectbeheer
Een gerichte discussie, brede deelname, een beslissing en een blijvend verslag daarvan	Loomio

Link vanuit de groepsbeschrijving of de context van een discussie naar documenten en andere systemen. Gebruik chatintegraties om belangrijke activiteiten in Loomio te delen in een kanaal dat mensen al volgen.

Vertel leden waarvoor je Loomio wilt gebruiken. Een eenvoudige afspraak, zoals ‘belangrijke discussies en beslissingen horen in Loomio; korte afstemming blijft in de chat’, is makkelijker te volgen dan een nieuw hulpmiddel zonder uitleg.

Bepaal hoe je groep beslissingen neemt

Niet elke groep of beslissing hoeft in Loomio hetzelfde proces te volgen. Sommige groepen hebben al vaste regels. Andere groepen gebruiken Loomio terwijl ze samen duidelijkere afspraken maken over besluitvorming.

Als je proces al vaststaat

Pas de bestaande regels van de groep toe in Loomio. Zorg dat deelnemers vóór een formele beslissing weten:

welke soorten beslissingen in Loomio kunnen worden genomen;
wie inbreng levert en wie bevoegd is om te beslissen;
wie mag stemmen;
of een quorum vereist is;
of de beslissing een gewone meerderheid, een gekwalificeerde meerderheid, unanimiteit, consent of een ander vereist stemmenaandeel vereist;
of de beslissing ingaat zodra de conclusie is gepubliceerd of elders nog moet worden bekrachtigd; en
wie de conclusie vastlegt en uitvoert.

Als de statuten, het huishoudelijk reglement, het beleid of de plaatselijke wet regels stellen voor elektronische besluitvorming, zorg dan dat het proces in Loomio daaraan voldoet. Stel gedelegeerde stemmers, voorstelinstellingen en peilingsjablonen in, zodat de groep het afgesproken proces gemakkelijk kan herhalen.

Als je groep nog afspraken maakt

Begin een discussie over hoe de groep beslissingen wil nemen. Vraag de groep eerst om na te denken over:

Welke soorten beslissingen nemen we?
Wie ondervindt de gevolgen, wie moeten we raadplegen en wie is verantwoordelijk voor de beslissing?
Voor welke beslissingen is advies, consent, consensus, een stemming of gedelegeerde bevoegdheid nodig?
Hoeveel deelname of steun is nodig voor een geldige beslissing?
Hoe gaan we om met bezwaren, een gelijke stand of te weinig deelname?
Hoe communiceren, leggen we vast, beoordelen we en wijzigen we een beslissing?

De antwoorden kunnen verschillen tussen een praktische beslissing, beleid, een verkiezing en een statutenwijziging. Bekijk Beslissingen nemen om verschillende volledige processen te vergelijken.

Als de groep nog niet alle regels kan vastleggen, spreek dan een voorlopig proces af voor één beslissing met weinig risico. Leg uit wat de uitkomst van de stemming zal betekenen voordat je mensen vraagt deel te nemen. Publiceer daarna een conclusie en bespreek hoe het proces verliep. Leg vast wat de groep heeft geleerd in de groepsbeschrijving, beleidsdocumenten of herbruikbare sjablonen.

Nodig mensen uit

Nodig mensen uit met een kort persoonlijk bericht waarin je uitlegt:

waarom de groep Loomio gebruikt;
wat je hen als eerste vraagt te doen;
wanneer je hun reactie nodig hebt; en
waar ze hulp kunnen krijgen.

Je kunt beginnen met een kleine groep mensen die het proces actief uitprobeert. Je kunt ook meteen de hele groep uitnodigen als iedereen vanaf het begin moet deelnemen. Zorg in beide gevallen dat er al een discussie klaarstaat, zodat mensen niet in een lege groep terechtkomen.

Help iedereen een eerste bijdrage te leveren

Het eerste doel is dat iedereen na de uitnodiging ook daadwerkelijk iets bijdraagt.

Vraag mensen om:

in te loggen en een profielfoto toe te voegen;
de welkomst- of oefendiscussie te openen;
een korte reactie te plaatsen; en
te stemmen over een voorstel met weinig op het spel en, als dat nuttig is, hun stem toe te lichten.

Leden hoeven geen wachtwoord aan te maken. Ze kunnen inloggen via e-mail en rechtstreeks antwoorden op discussie-e-mails die antwoorden per e-mail toestaan, zonder eerst de discussie te openen.

Gebruik meldingen bewust

Toegang tot inhoud en meldingen daarover staan los van elkaar. Groepsleden kunnen discussies in hun groep vinden, ook als ze niet meteen een melding kregen.

Stuur bij het starten van een discussie een melding naar de mensen van wie je op dat moment inbreng nodig hebt. Gebruik @mentions en antwoorden als je specifieke mensen om een reactie vraagt. Nodig de stemgerechtigden uit zodra de stemming later begint.

Als je tegelijk een discussie en een peiling maakt om alleen stemmen te verzamelen, stuur dan niet direct na een uitnodiging voor de discussie ook een uitnodiging voor de peiling. Begin de discussie zonder mensen een melding te sturen en nodig hen via de peiling uit, of gebruik een zelfstandige peiling.

Wijs leden op de instellingen voor samenvattingsmails en meldingen, vooral als ze Loomio niet elke dag bezoeken.

Rond het eerste proces af

Laat met het eerste proces alle stappen zien:

Introduceer het onderwerp en geef achtergrondinformatie.
Nodig mensen uit om mee te praten of vragen te stellen wanneer dat nodig is.
Start het passende voorstel of de passende peiling.
Herinner mensen die nog niet hebben deelgenomen er zo nodig aan.
Publiceer een conclusie waarin staat wat is besloten en wat er daarna gebeurt.

De conclusie rondt het proces af en legt de beslissing vast, zodat leden die later kunnen terugvinden. Vraag daarna wat goed werkte, pas het proces aan en kies het volgende terugkerende onderwerp om in Loomio te behandelen.

Lees Beslissingen nemen voor een begeleid proces van discussie tot beslissing. Lees Loomio introduceren bij je bestuur voor werkwijzen voor besturen.