Loomio introduceren in je groep
Introduceer Loomio met één nuttige activiteit. Bereid de groep voor voordat je mensen uitnodigt, help iedereen om één keer deel te nemen en rond het proces af met een conclusie.
Kies één nuttig startpunt
Begin met een concreet proces dat je groep al nodig heeft. Een goede eerste toepassing is klein genoeg om snel af te ronden, maar relevant genoeg om mensen een reden te geven om deel te nemen.
Bijvoorbeeld:
- bereid de agenda voor een komende vergadering voor;
- bekijk vergadernotulen en keur ze goed;
- verzamel feedback op een conceptdocument;
- neem een besluit over een kleine operationele vraag; of
- bepaal de prioriteiten voor de komende maand.
Verplaats niet alle discussies en besluiten tegelijk naar Loomio. Een herhaalbaar proces geeft de groep een duidelijke reden om terug te komen en laat je de aanpak elke keer verbeteren.
Bereid de groep voor voordat je mensen uitnodigt
Zorg dat mensen terechtkomen op een nuttige en herkenbare plek:
- voeg de naam, het logo, de omslagafbeelding, het doel en belangrijke links van de groep toe;
- controleer de privacy en rechten van de groep;
- voeg de categorielabels toe die de groep regelmatig zal gebruiken;
- maak de eerste echte discussie aan, met de achtergrondinformatie die mensen nodig hebben; en
- maak een oefendiscussie aan als het leden helpt om reacties, emoji-reacties en stemmen zonder gevolgen uit te proberen.
Gebruik een foto van jezelf in je profiel en het logo van de organisatie voor de groep. Zo herkennen mensen wie hen heeft uitgenodigd en over welke organisatie een e-mail gaat.
Bepaal waar het werk thuishoort
Je kunt Loomio gebruiken naast de hulpmiddelen die je groep al gebruikt:
| Gebruik | Geschikte plek |
|---|---|
| Korte vragen, informele gesprekken en actuele updates | Chat, zoals Slack, Teams, Matrix of Discord |
| Samen werken aan een document dat steeds wordt bijgewerkt | Een hulpmiddel voor gedeelde documenten |
| Werk toewijzen en de voortgang bijhouden | Een hulpmiddel voor taak- of projectbeheer |
| Een gerichte discussie, brede deelname, een besluit en een blijvende vastlegging daarvan | Loomio |
Voeg links naar documenten en andere systemen toe aan de groepsbeschrijving of de context van een discussie. Gebruik chatintegraties om belangrijke activiteit in Loomio te delen in een kanaal dat mensen al volgen.
Vertel leden wat je verwacht dat er in Loomio gebeurt. Een eenvoudige afspraak zoals “belangrijke discussies en besluiten komen in Loomio; snelle afstemming blijft in de chat” is makkelijker over te nemen dan een nieuw hulpmiddel zonder uitleg.
Bepaal hoe je groep besluiten neemt
Loomio vereist niet dat elke groep of elk besluit hetzelfde proces volgt. Sommige groepen hebben al vaste regels. Andere gebruiken Loomio terwijl ze samen een duidelijkere werkwijze voor besluitvorming ontwikkelen.
Als je proces al vastligt
Vertaal de bestaande vereisten van de groep naar Loomio. Zorg voordat je een formeel besluitvormingsproces start dat deelnemers weten:
- welke soorten besluiten in Loomio kunnen worden genomen;
- wie input geeft en wie bevoegd is om te beslissen;
- wie mag stemmen;
- of een quorum vereist is;
- of het besluit een meerderheid, gekwalificeerde meerderheid, unanieme instemming, consent of een andere vereiste voor het stemaandeel nodig heeft;
- of het besluit van kracht wordt wanneer de conclusie wordt gepubliceerd of elders moet worden bekrachtigd; en
- wie de conclusie vastlegt en uitvoert.
Als je statuten, reglementen, beleid of lokale wetgeving regels stellen aan elektronische besluitvorming, zorg dan dat het proces in Loomio aan die vereisten voldoet. Stel gedelegeerde kiezers, voorstelinstellingen en peilingsjablonen in om het afgesproken proces makkelijk te kunnen herhalen.
Als je groep nog bepaalt hoe ze besluiten neemt
Start een discussie over hoe besluiten genomen moeten worden. Vraag de groep om over de volgende vragen na te denken voordat je met een stemtool begint:
- Welke soorten besluiten nemen we?
- Wie wordt erdoor geraakt, wie moet worden geraadpleegd en wie is verantwoordelijk voor het nemen van het besluit?
- Welke besluiten vragen om advies, consent, consensus, een stem of gedelegeerde bevoegdheid?
- Hoeveel deelname of steun is nodig om een besluit geldig te maken?
- Hoe gaan we om met bezwaren, een gelijk resultaat of onvoldoende deelname?
- Hoe communiceren, documenteren, evalueren en wijzigen we een besluit?
De antwoorden kunnen verschillen voor een operationeel besluit, beleid, een verkiezing en een statutenwijziging. Bekijk Besluiten nemen om verschillende volledige processen te vergelijken.
Als de groep nog niet klaar is om alle regels vast te leggen, spreek dan een voorlopig proces af voor één besluit met weinig risico. Leg uit wat het resultaat zal betekenen voordat je mensen vraagt deel te nemen, publiceer een conclusie en evalueer daarna hoe het proces is verlopen. Leg vast wat de groep leert in de groepsbeschrijving, bestuursdocumenten of herbruikbare sjablonen.
Nodig mensen uit
Nodig mensen uit met een kort persoonlijk bericht waarin je uitlegt:
- waarom de groep Loomio gebruikt;
- wat je hen vraagt als eerste te doen;
- wanneer je hun antwoord nodig hebt; en
- waar ze hulp kunnen krijgen.
Je kunt beginnen met een kleine groep mensen die het proces actief gaan testen, of de hele groep uitnodigen als iedereen vanaf het begin moet deelnemen. Zorg in beide gevallen dat er een discussie voor hen klaarstaat voordat je hen uitnodigt.
Help iedereen om één keer deel te nemen
Het eerste doel is dat iedereen na het ontvangen van een uitnodiging ook iets bijdraagt.
Vraag mensen om:
- in te loggen en een profielfoto toe te voegen;
- de welkomst- of oefendiscussie te openen;
- een korte reactie of emoji-reactie te plaatsen; en
- te stemmen op een voorstel waar weinig van afhangt en, als dat nuttig is, een reden te geven.
Leden hoeven geen wachtwoord aan te maken. Ze kunnen inloggen via e-mail en kunnen antwoorden op discussie-e-mails die dit ondersteunen, zonder eerst terug te gaan naar de thread.
Gebruik meldingen bewust
Toegang tot inhoud en meldingen daarover staan los van elkaar. Groepsleden kunnen discussies in hun groep vinden, ook als ze niet meteen een melding hebben ontvangen.
Stuur bij het starten van een discussie een melding naar de mensen van wie op dat moment input nodig is. Gebruik @vermeldingen en antwoorden wanneer je specifieke mensen vraagt te reageren. Nodig de kiezers die mogen stemmen uit wanneer het stemmen later begint.
Als je een discussie en peiling samen aanmaakt alleen om stemmen vast te leggen, stuur dan niet direct na een uitnodiging voor de discussie ook een uitnodiging voor de peiling. Start de discussie zonder mensen een melding te sturen en nodig hen via de peiling uit, of start een zelfstandige peiling.
Laat leden de instellingen voor bijpraten en meldingen zien, vooral als ze niet verwachten Loomio elke dag te bezoeken.
Rond het eerste proces af
Een eerste proces moet de volledige werkwijze laten zien:
- Introduceer het onderwerp en geef context.
- Nodig mensen uit om te discussiëren of vragen te stellen wanneer dat nodig is.
- Start een passend voorstel of een passende peiling.
- Stuur zo nodig een herinnering naar mensen die nog niet hebben deelgenomen.
- Publiceer een conclusie waarin staat wat er is besloten en wat er daarna gebeurt.
De conclusie rondt het proces af en legt het besluit vast, zodat leden het later kunnen terugvinden. Vraag daarna wat goed werkte, pas het proces aan en kies de volgende terugkerende activiteit om in Loomio uit te voeren.
Bekijk Besluiten nemen voor een begeleid proces van discussie tot besluit. Bekijk Loomio introduceren in je bestuur voor werkwijzen die specifiek voor besturen zijn.