Beheer en archivering
Goed beheer en een zorgvuldige administratie zijn belangrijk voor je bestuur of commissie. Voor een controle zijn ze vaak ook wettelijk verplicht.
Digitale documenten vervangen steeds vaker papieren documenten.
Met digitale hulpmiddelen kan je bestuur meer doen dan alleen notulen bewaren.
Vernieuw de werkwijze van je bestuur:
“Onze bestuursgroep heeft onze werkwijze ingrijpend veranderd. We kunnen doorlopend besturen, sneller reageren en flexibeler en duurzamer werken… Loomio bespaart ons elk jaar duizenden ponden” - Austen Cordasco, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), zakelijke dienstverlening, Verenigd Koninkrijk
Hier lees je hoe je in Loomio het werk organiseert, discussies beheert, gegevens veilig bewaart en documenten archiveert.
Discussies beheren
Loomio heeft verschillende functies om discussies te beheren. Je vindt ze in het uitklapmenu rechts van de discussie.
Houd de discussielijst actueel met deze functies:
- Pin discussie om belangrijke discussies bovenaan de lijst te houden
- Bord bewerken om de titel of context van een discussie te wijzigen
- Verplaats naar groep om een discussie naar een andere groep, subgroep of archiefgroep te verplaatsen
- Discussie vergrendelen om verdere reacties en wijzigingen te voorkomen en de discussie uit de lijst met open discussies te halen. Je vindt vergrendelde discussies via het discussiefilter of de zoekbalk. Je kunt ze op elk moment ontgrendelen.
- Discussie verwijderen als je de discussie niet wilt bewaren. Je kunt een verwijderde discussie niet herstellen.
Categorielabels
Met categorielabels kun je discussies makkelijker terugvinden. Maak labels aan en ken ze consequent toe aan discussies.
Veelgebruikte labels voor bestuurswerk zijn: Beheer, algemene ledenvergadering, bestuursvergadering, verslag, financiën, juridische zaken, leden, notulen, planning, beleid, besluit, statuten, algemene vergadering en strategie.
Groepsleden kunnen via het uitklapmenu Labels op label naar discussies zoeken.
Bij het onderwerp blijven
Een discussie is voor iedereen overzichtelijker als die bij één onderwerp blijft.
Komt er tijdens een discussie een nieuw onderwerp op, dan kun je bepaalde reacties selecteren en naar een andere discussie verplaatsen. Je kunt ook een nieuwe discussie starten.
Subgroepen
Met subgroepen kun je de communicatie en leden indelen, zodat de juiste mensen samenwerken. Je kunt bijvoorbeeld een subgroep gebruiken voor een commissie of werkgroep.
Gegevens archiveren
Gebruik Discussie afdrukken om een discussie en besluiten uit peilingen te bewaren. Druk het bestand af als pdf. Daarna kun je een gepubliceerde kopie van de discussie opslaan in het documentarchief van je keuze.
Gebruik Groepsgegevens exporteren om alle gegevens van je Loomio-groep te bewaren.
Gegevensopslag
De clouddiensten van Loomio beschermen je gegevens door ze direct op meerdere schijven op te slaan, er dagelijks een back-up van te maken en ze op meerdere locaties te bewaren.
Dit geldt voor alle gegevens in discussies, reacties en peilingen, en voor bijgevoegde bestanden.
Bestanden die aan discussies zijn toegevoegd, vind je ook op het tabblad Bestanden.
