Administratie en archivering
Een goede administratie en het bewaren van documenten voor controles zijn belangrijk voor jouw bestuur of commissie en zijn vaak wettelijk verplicht.
Elektronische documenten vervangen steeds vaker de verplichte papieren documenten.
Digitale hulpmiddelen stellen jouw bestuur echter in staat om veel meer te doen dan alleen vergadernotulen archiveren.
Verander hoe jouw bestuur werkt:
“Onze bestuursgroep heeft onze werkwijze sterk veranderd: we kunnen doorlopend besturen, sneller reageren en onze wendbaarheid, veerkracht en duurzaamheid vergroten… Loomio bespaart ons elk jaar duizenden ponden” - Austen Cordasco, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), zakelijke ondersteuningsdiensten, Verenigd Koninkrijk
Hier lees je hoe je werk organiseert, discussies beheert, gegevens veilig houdt en documenten bewaart in Loomio.
Discussies beheren
Loomio biedt verschillende functies om discussies te beheren. Je vindt ze in het uitklapmenu rechts van de discussie.
Houd de discussielijst actueel met:
- Pin discussie om belangrijke discussies bovenaan de lijst te houden
- Bord bewerken om de titel van de discussie te wijzigen of de context bij te werken
- Verplaats naar groep wanneer je een discussie naar een andere groep, subgroep of archiefgroep wilt verplaatsen.
- Discussie vergrendelen om verdere reacties of wijzigingen te voorkomen en de thread uit de lijst met open threads te verwijderen. Vergrendelde threads zijn beschikbaar via het discussiefilter en de zoekbalk en kunnen op elk moment worden ontgrendeld.
- Discussie verwijderen wanneer je de discussie niet wilt bewaren. Verwijderde discussies kunnen niet worden hersteld.
Categorielabels
Met categorielabels kun je discussies indelen zodat ze gemakkelijk te vinden zijn. Stel labels in en pas ze consequent toe op elke discussie.
Veelgebruikte labels voor besturen zijn: Administratie, Jaarlijkse algemene vergadering, Bestuursvergadering, Verslag, Financiën, Juridisch, Leden, Notulen, Planning, Beleid, Besluit, Statuten, Algemene vergadering, Strategie.
Groepsleden kunnen discussies op label zoeken via het uitklapmenu labels.
De discussie bij het onderwerp houden
Discussies werken voor iedereen het best als ze bij één onderwerp blijven.
Als er tijdens een discussie een nieuw onderwerp wordt ingebracht, kun je specifieke reacties selecteren en naar een andere discussie verplaatsen, of een nieuwe discussie starten.
Subgroepen
Subgroepen helpen je om communicatie en leden te organiseren, zodat de juiste mensen samen aan hun werk kunnen deelnemen. Je kunt bijvoorbeeld een subgroep gebruiken voor een subcommissie of werkgroep.
Documenten archiveren
Gebruik Thread afdrukken en druk het bestand af als pdf om de discussie in een thread en de besluiten in peilingen te bewaren. Je kunt vervolgens een gepubliceerde kopie van de thread opslaan in het documentarchief van jouw keuze.
Gebruik Groepsgegevens exporteren om alle gegevens van jouw Loomio-groep te bewaren.
Gegevensopslag
De clouddiensten van Loomio beschermen jouw gegevens door ze direct naar meerdere schijven te schrijven, dagelijks een back-up te maken en ze op meerdere locaties op te slaan.
Alle gegevens in threads, reacties, peilingen en bestandsbijlagen worden op deze manier opgeslagen.
Bestanden die aan threads zijn toegevoegd, zijn ook te vinden op het tabblad Bestanden.
