Toestemmingsproces
Deze gids beschrijft het volledige toestemmingsproces. Wil je hulp bij het opzetten en interpreteren van één toestemmingsvoorstel? Lees dan Toestemming.
Neem zonder bezwaren een besluit dat ‘veilig is om uit te proberen’.
Vraag om instemming met een besluit dat je moet nemen. Als er geen zwaarwegende bezwaren tegen je voorstel zijn, kun je snel een besluit nemen dat nu ‘veilig is om uit te proberen’.
“Instemming draait de vraag om: in plaats van te vragen wat we willen, vragen we of er redenen zijn om niet verder te gaan.” - Ted Rau, Sociocracy For All
Belangrijkste punten
- Streef naar een besluit dat ‘goed genoeg’ is.
- Betrek veel mensen bij het ontwikkelen van een werkbaar voorstel.
- Vraag of iemand een gegrond bezwaar heeft.
- Pas het voorstel aan om bezwaren weg te nemen.
Gebruikelijke rollen: - Voorsteller: degene die een onderwerp aankaart waarvoor een besluit nodig is. - Procesbegeleider: iemand die de voorsteller helpt om dit efficiënt te doen.
Stappen van het toestemmingsproces
Je ziet een probleem of kans en neemt het initiatief. 1. Presenteer een voorstel: start een Loomio-discussie. 2. Begeleid een ronde met vragen, reacties en opmerkingen om het voorstel te verbeteren: start een voorstel voor een peiling van reacties. 3. Pas het voorstel aan op basis van suggesties en opmerkingen. 4. Vraag of iemand een zwaarwegend bezwaar heeft tegen het aangepaste voorstel: start een toestemmingsvoorstel. 5. Verwerk gegronde bezwaren in een nieuwe versie van het voorstel die volgens iedereen ‘veilig is om uit te proberen’: deel de Conclusie van het besluit.
Tip
Bij complexere besluiten kun je bij stap 2 ook een verhelderende Vragen ronde toevoegen. Zo kunnen mensen het voorstel begrijpen voordat je hen uitnodigt om erop te reageren.
Voordelen
- Snellere, efficiënte, duidelijke en beter aanpasbare besluiten.
- Verschillende perspectieven en actieve betrokkenheid versterken het vertrouwen.
- Een cultuur die flexibeler, transparanter en inclusiever is.
Het toestemmingsproces toepassen in Loomio
| Toestemmingsproces | In Loomio |
|---|---|
| Je ziet een probleem of kans en neemt het initiatief. | |
| Presenteer een voorstel Schrijf een duidelijk en beknopt voorstel en deel het met de mensen die ermee te maken krijgen. Beschrijf wat je voorstelt, zodat anderen het begrijpen. |
Start een Loomio-discussie. Noem het voorstel in de titel van de discussie en beschrijf het in de context. |
| Vragen (optioneel) Nodig mensen uit om verhelderende vragen te stellen, zodat ze het voorstel begrijpen. “Een ronde met verhelderende vragen helpt ervoor te zorgen dat iedereen het voorstel begrijpt voordat ze zeggen wat ze ervan vinden.” |
Start een Vragen ronde. Als deze verborgen is, kan een groepsbeheerder deze beschikbaar maken via Peilingssjablonen. Vraag: “Wat moet je weten om het voorstel te begrijpen?” |
| Reacties Nodig mensen uit om te reageren en opmerkingen te geven die het voorstel kunnen verbeteren. In deze ronde verzamel en bespreek je reacties: neem actief informatie uit de groep op, interpreteer die en reageer erop of pas het voorstel aan. |
Start een peiling van reacties over het voorstel. In de titel: Noem het voorstel en geef aan dat mensen kunnen reageren en opmerkingen kunnen geven. In de details van het voorstel: Beschrijf het voorstel duidelijk en leg uit waarom het belangrijk is. Voeg de nodige achtergrondinformatie toe en een link naar de huidige versie van het voorstel. Nodig iedereen uit om te reageren voordat het voorstel sluit. |
| Aanpassing Bekijk de opmerkingen en suggesties en pas het voorstel aan waar dat goed is voor je organisatie. Bepaal welke wijzigingen je in de nieuwe versie van het voorstel wilt opnemen. |
Reageer op opmerkingen en suggesties bij de peiling van reacties. Deel een Conclusie om de resultaten van het voorstel samen te vatten. Noteer eventuele zorgen of nieuwe informatie en beschrijf hoe je het voorstel gaat aanpassen. Vertel wat er hierna gebeurt en breng mensen op de hoogte van de conclusie. |
| Bezwaren Presenteer de aangepaste versie van het voorstel en nodig mensen uit om gegronde bezwaren te noemen: bezwaren over mogelijke schade. Reageer op elk bezwaar en verwerk het in een aanpassing van het voorstel. |
Start een toestemmingsvoorstel met het aangepaste voorstel. In de titel: Noem het besluit dat genomen moet worden. In de details van het voorstel: Presenteer het voorstel en nodig mensen uit om voor toestemming te stemmen of een gegrond bezwaar te noemen: een bezwaar over mogelijke schade. Het doel is instemming dat het voorstel ‘veilig is om uit te proberen’. Reageer op elk bezwaar en verwerk het in een aangepaste versie van het voorstel. Laat iedereen weten dat het voorstel opnieuw is aangepast en nodig hen uit om hun toestemming te heroverwegen en hun stem te wijzigen. Start zo nodig opeenvolgende toestemmingsvoorstellen totdat de bezwaren zijn weggenomen. |
| Conclusie Als er geen bezwaren meer zijn en iedereen heeft ingestemd, maak je het besluit bekend. |
Deel een Conclusie. Sluit het voorstel, deel een conclusie en breng alle betrokkenen op de hoogte. Noem het genomen besluit en bedank mensen voor hun deelname aan het proces. Vat de resultaten van het proces samen en vertel wat er hierna gebeurt. Als er geen gegronde bezwaren meer zijn, geef dan aan dat er instemming is dat het voorstel ‘veilig is om uit te proberen’. De conclusie legt het besluit vast, zodat je er later naar kunt verwijzen. |
Bezwaren
In het toestemmingsproces is een bezwaar iets dat schade kan veroorzaken aan het team of de organisatie.
Een bezwaar is gegrond als het aan deze criteria voldoet: - Expliciet: Ik kan mijn bezwaar onderbouwen - Onpersoonlijk: Het is niet alleen een persoonlijke voorkeur - Onderbouwd met bewijs: Het is gebaseerd op ervaring, niet op een voorspelling - Niet ‘veilig om te laten mislukken’: Het gaat er niet om dat ik een ‘beter idee’ heb
Voorbeeld van een toestemmingsproces in Loomio
Stap 0. Je ziet een probleem of kans en neemt het initiatief
Is het probleem of de kans de moeite waard om op te pakken? Chloe merkt dat binnenkort nieuwe wetgeving over gezondheid en veiligheid van kracht wordt. Ze neemt het initiatief om beleid voor haar organisatie op te stellen.
Moet er een besluit worden genomen? Het document over gezondheid en veiligheid moet als formeel beleid worden goedgekeurd.
Heeft het gevolgen voor andere mensen en je organisatie? Het beleid geldt voor iedereen in de organisatie. Medewerkers moeten zich eraan houden en de organisatie wordt er wettelijk aan gebonden.
Stap 1. Presenteer een voorstel
Chloe start een Loomio-discussie over de noodzaak van beleid voor gezondheid en veiligheid. Ze stelt voor om het werk te leiden en een eerste concept te schrijven. Ze nodigt anderen uit om bij te dragen aan het beleid en kondigt aan dat ze een toestemmingsproces start om het beleid vast te stellen.
Stap 2. Begeleid een ronde met verhelderende vragen
Chloe start een voorstel voor een Vragen ronde. Ze nodigt mensen uit om binnen een bepaalde periode verhelderende vragen te stellen over het beleid voor gezondheid en veiligheid. Ze voegt achtergrondinformatie en het conceptdocument toe als context.
Het doel van deze stap is mensen te helpen het beleid te begrijpen voordat ze zeggen wat ze ervan vinden.
Mensen stellen hun vragen in het tekstveld ‘Reden’ van het voorstel en klikken op ‘Verstuur stem’. Chloe beantwoordt de vragen.
Stap 3. Begeleid een reactieronde
Chloe opent nu een reactieronde met een voorstel voor een peiling van reacties. Mensen kunnen reageren en opmerkingen geven om het beleid te verbeteren.
In deze ronde kan de groep informatie actief opnemen en interpreteren, en het beleid vervolgens aanpassen waar nodig.
Stap 4. Pas het voorstel aan
Wanneer de peiling van reacties sluit, brengt Chloe iedereen op de hoogte en past ze het beleid aan waar nodig.
Stap 5. Vraag om instemming met het beleid
Het beleid voor gezondheid en veiligheid is inmiddels verder uitgewerkt. Mensen hebben vragen kunnen stellen en suggesties kunnen doen om het beleid te verbeteren.
Chloe vraagt nu om instemming met het beleid door een toestemmingsvoorstel te starten.
Stap 6. Verwerk gegronde bezwaren in een aangepaste versie van het voorstel die volgens iedereen ‘veilig is om uit te proberen’
Zodra alle bezwaren zijn verwerkt, is er instemming en deelt Chloe de conclusie van het besluit.
