Van start gaan

Uitnodiging

De manier waarop deelnemers worden uitgenodigd in een begeleide omgeving is erg belangrijk. Mensen halen veel informatie uit de uitnodiging en beoordelen daarmee hoe de omgeving wordt begeleid en of ze er thuishoren. Het moment van uitnodigen is in veel opzichten de bepalende gelegenheid om de toon te zetten en vertrouwen op te bouwen.

Besluitvorming draait om communicatie: jouw groep kan alleen samen goede besluiten nemen als er eerst een basis van goede communicatie is. Dat betekent duidelijk zijn over het doel van een discussie of bijeenkomst, wie erbij betrokken moet worden, hoeveel tijd ervoor staat en wat mensen kunnen verwachten.

— Richard Bartlett

Belangrijke aspecten van een uitnodiging:

• Achtergrond. Wat is dit? Wat wordt mij gevraagd te doen? Wie zit hierachter? Wie doet er nog meer mee? Hoeveel tijd vraagt het, wat is het onderwerp en welke afspraken gelden er?
• Context. Wat voor soort bijeenkomst of proces is dit? Van alle mogelijke vormen en manieren waarop het kan verlopen, welke wordt het? Waarom nu, waarom op deze manier?
• Erbij horen. Ben ik welkom? Is dit iets voor mij? Ben ik nodig in dit proces? Wat is mijn unieke waarde en bijdrage? Waarom zou juist ik mee willen doen?
• Veiligheid. Spreken er zorgvuldigheid, vertrouwen en begrip uit deze uitnodiging? Is de opzet geschikt om met de aanwezige machtsverhoudingen om te gaan? Hoe eerlijk of kwetsbaar moet ik me hiervoor opstellen? Denk ik dat degene die me uitnodigt mij goed zal begeleiden?
• Toegankelijkheid. Wordt er rekening gehouden met wat ik nodig heb om mee te doen? Denk aan taal, ondersteunende technologie, onbekend jargon enzovoort. Kan ik deelnemen?

Op Loomio

• Loomio heeft een ingebouwde functie om gebruikers uit te nodigen via e-mail of door ze een speciale link te sturen. Gebruikers kunnen ook vragen om lid te worden van jouw groep als jouw instellingen dat toestaan.
• De ingebouwde hulpmiddelen voor uitnodigingen zijn eenvoudig. Een onverwacht verzoek om in te loggen op nieuwe software, zonder context, is niet erg uitnodigend. Daarom laten mensen die een groep aanmaken anderen vaak eerst op een andere manier kennismaken met Loomio.
• Veel aspecten van Loomio zijn ontworpen om een veilige en respectvolle omgeving te creëren waaraan gebruikers willen deelnemen, zoals zorgvuldig gekozen privacyopties.
• De software is bedoeld om vriendelijk, eenvoudig en professioneel over te komen en daarmee vertrouwen te wekken.
• Loomio heeft toegankelijkheidsfuncties voor mensen die ondersteunende technologie zoals schermlezers gebruiken, en vertaalfuncties voor mensen die verschillende talen spreken. Door deze mogelijkheden in een uitnodiging te benadrukken, kunnen sommige mensen zich meer welkom voelen.

Aankomst

Het moment van aankomst vormt de eerste indruk van een bijeenkomst of proces en bepaalt hoe het verder verloopt. Iemand heeft een uitnodiging geaccepteerd en besloten mee te doen. Die persoon staat open voor wat er komt en heeft verwachtingen. De eerste indruk heeft grote invloed op de verdere ervaring.

Verwelkomen

Om open te staan voor contact, deelname en nieuwe ideeën, moet iemand zich welkom voelen. Mensen willen gezien worden en gastvrijheid ervaren.

Je weg vinden

Wanneer iemand een fysieke ruimte binnenkomt, wil die weten waar je kunt zitten, waar de uitgang is, waar het toilet is en of er koffie is. Mensen hebben een eenvoudige kennismaking met de ruimte nodig en willen weten wat hun plek daarin is.

Op Loomio

• De velden voor de groepsbeschrijving en het contextveld van een discussie zijn de belangrijkste plekken voor een welkomstbericht voor mensen die binnenkomen.
• Verken de omgeving van Loomio en pas dingen aan zodat je je prettig voelt, zoals je meldingsinstellingen en jouw profielfoto.
• Bekijk informatie op jouw manier met verschillende threadweergaven en opties zoals Recent, Ongelezen, Dempen en Ster. Maak het jezelf gemakkelijk.

Wie is er aanwezig

Jezelf voorstellen en kennismaken met anderen zijn twee van de meest fundamentele en belangrijkste sociale handelingen. Van Māori mihimihi tot het Britse “hoe gaat het?” en het uitwisselen van visitekaartjes in Japan: elke cultuur hecht hier veel belang aan. Het gaat verder dan praktische zaken en beleefdheid en raakt aan een diepe menselijke behoefte, die een voorwaarde is om je prettig te voelen, open te staan en je te concentreren.

Als je als begeleider mensen geen kans geeft om zich voor te stellen en te ontdekken wie er om hen heen zijn, zullen ze meestal minder aandacht hebben voor wat je verder onder de aandacht probeert te brengen, totdat je ruimte maakt voor die kennismaking. Neem kennismaking bewust op in de opzet en gebruik die als gelegenheid om de algemene doelen van de samenwerking te ondersteunen.

Inchecken

Ook in groepen waar mensen elkaar al goed kennen, gaat dit kennismakingsproces door met “inchecken”. Daarbij krijgt iedereen aan het begin van een bijeenkomst de kans om iets te zeggen, vaak als antwoord op vragen zoals “wat houdt je op dit moment bezig?”, “hoe gaat het met je?” of “is er iets waardoor je er niet helemaal bij kunt zijn?”. Ook andere gewoonten die de onderlinge verbondenheid versterken, dragen hieraan bij. Mensen hebben verschillende identiteiten, die met de context veranderen. Ze beantwoorden steeds opnieuw de vraag “wie ben ik op dit moment?”, en dat helpt hen om hun verhouding tot elkaar te bepalen.

Wat mensen zeggen, staat niet op zichzelf, maar hangt samen met wie ze zijn. Een veelzijdig beeld van iemands identiteit is essentieel om diens bijdragen te begrijpen.

We beginnen veel van onze bijeenkomsten met een rondje waarin iedereen “incheckt” voordat we aan de agenda beginnen. Deze rondjes gaan niet over jouw werktaken, maar over hoe het met je gaat als mens. Als het thuis moeilijk gaat, als je ziek bent of als je goed nieuws hebt waar je enthousiast over bent, helpt inzicht in jouw gemoedstoestand de hele groep om jouw communicatie in de juiste context te begrijpen. — Richard Bartlett

Op Loomio

• Maak een thread met de naam "Stel jezelf voor" of "Inchecken". Dat geeft iedereen die binnenkomt een eerste duidelijke oproep om iets te doen.
• Voor groepen waarvoor je een verzoek moet indienen om lid te worden, is er een functie waarmee de aanvrager zich aan de coördinator kan voorstellen om toegang tot de groep te krijgen. Sommige groepen plaatsen deze tekst vervolgens in de kennismakingsthread om mensen te verwelkomen.
• Upload profielfoto's. Foto's van gezichten zijn een van de krachtigste manieren om online het gevoel te krijgen dat je weet wie er bij je aanwezig zijn.

Wie is er NIET aanwezig

Diversiteit is essentieel voor goede besluitvorming in een groep. De “wijsheid van de groep” (collectieve intelligentie) werkt alleen als verschillende perspectieven worden gecombineerd. De resultaten van samenwerkingsprocessen hangen sterk af van welke stemmen wel en niet vertegenwoordigd zijn. Het is onmogelijk om iedereen volledig te vertegenwoordigen, maar je moet rekening houden met wie er mogelijk ontbreekt.

Mensen hebben vaak blinde vlekken voor privileges. We herkennen vooroordelen niet goed op gevoel en merken veel gemakkelijker op dat iets aanwezig is dan dat het ontbreekt. Ons brein misleidt ons. Als vrouwen en mannen bijvoorbeeld bewust evenveel spreektijd krijgen, ontstaat vaak de indruk dat vrouwen meer dan hun eerlijke aandeel krijgen, doordat mensen verschillende ideeën hebben over hoeveel ze “horen” te praten (meer informatie). Soms moet je daadwerkelijk meten of tellen om een nauwkeurig beeld te krijgen, in plaats van op jouw intuïtie te vertrouwen.

Iemand zonder specifieke toegankelijkheidsbehoeften merkt misschien niet eens dat een locatie niet rolstoeltoegankelijk is, dat een document niet geschikt is voor schermlezers of dat een situatie iemand met gehoorverlies uitsluit. Mensen die daarmee te maken hebben, merken het wel. Iemand zonder kinderen bedenkt misschien niet dat een bijeenkomst om 19.00 uur voor ouders niet haalbaar is. Deze en talloze andere praktische, sociale en culturele omstandigheden kunnen verhinderen dat iemand aanwezig is.

Het is vooral belangrijk om na te denken over wie er ontbreekt als je problemen voor anderen probeert op te lossen: ontwikkel samen met mensen, niet voor hen; praat met mensen, niet over hen. Als de mensen voor wie je iets probeert te doen niet aanwezig zijn, heb je waarschijnlijk niet alle inbreng die je nodig hebt om effectief te zijn. Dit gaat evenzeer over goede bedrijfsresultaten als over sociale rechtvaardigheid. Het is bijna altijd beter om samenwerking met de gebruikers of belanghebbenden vorm te geven.

Op Loomio

• Online samenwerken kan veel meer mensen de mogelijkheid geven om mee te doen. Denk niet alleen aan een “digitale kloof”, maar ook aan een “digitale brug”: technologie kan mensen betrekken die niet naar fysieke bijeenkomsten kunnen komen of niet op een bepaald tijdstip kunnen deelnemen, en nieuwe mogelijkheden bieden, zoals meertalige discussies.
• Loomio laat duidelijk zien wie voor een groep is uitgenodigd en wie aan een discussie heeft deelgenomen. Dat geeft belangrijke informatie om na te denken over wie er betrokken wordt. Als er mensen ontbreken, kun je dat zien.
• Als inclusieve besluitvorming en verschillende perspectieven belangrijk voor je zijn, vraag jezelf dan regelmatig af: “Wie is er niet aanwezig? Waarom?”

Cultuur, afspraken, verwachtingen

Cultuur kan een lastig te omschrijven begrip zijn en speelt op meerdere niveaus. De cultuur van de bredere samenleving heeft veel invloed, maar je kunt elke groep en elke sessie of discussie ook zien als iets met een eigen cultuur.

Hoe pakken we dingen aan? Hoe praten we met elkaar? Wat is hier wel en niet oké? Welke spelregels gelden voor onze omgang met elkaar?

Vragen over cultuur bespreken kan een groep helpen zich bewust te worden van het eigen handelen. Als je die vragen niet bespreekt, kan dat het bereiken van doelen belemmeren of soms zelfs een groep volledig uit elkaar drijven.

Cultuur, afspraken en verwachtingen kunnen impliciet of expliciet zijn en hangen op complexe manieren samen met machtsverhoudingen en sociaal kapitaal. Het is lastig om genoeg ruimte te laten voor nieuwe ontwikkelingen, groei, creativiteit en vrijheid, en tegelijk duidelijk genoeg te zijn over basisvoorwaarden en grenzen om veiligheid te waarborgen.

Begeleiders helpen de groep vaak om de afgesproken cultuur in praktijk te brengen, de gemaakte afspraken te volgen en elkaar aan verwachtingen te houden. Als een begeleider die rol krijgt, moeten de afspraken voldoende duidelijk zijn en moet de begeleider een mandaat hebben om op te treden. Anders kan het onduidelijk worden.

Mensen willen vaak vertrouwen op “gezond verstand” en vermijden het om een gedragscode of duidelijke afspraken vast te leggen. Dat kan de kwetsbaarste leden van de groep echter onevenredig raken. Zij merken de negatieve gevolgen van slecht gedrag of een onveilige cultuur het eerst en het sterkst, en hebben de minste mogelijkheden om daar zelf iets tegen te doen. Het is de verantwoordelijkheid van de leden met meer privileges of invloed om zorgvuldig over deze vragen na te denken.

Net als bij een juridisch contract hoop je dat je een gedragscode nooit hoeft te handhaven, maar als je die nodig hebt, ben je blij dat die er is. Maak afspraken voordat het nodig wordt. Om als begeleider of lid van de groep effectief te kunnen zeggen “dat is hier niet oké”, moet je al hebben gewerkt aan een gezamenlijke cultuur en duidelijke verwachtingen.

Op Loomio

• Omdat Loomio meestal wordt gebruikt voor constructief overleg in groepen met een specifiek doel en een vaste groep leden, nemen mensen doorgaans met goede bedoelingen deel en gedragen ze zich respectvol.
• Loomio is speciaal ontworpen om ieder individu een stem te geven en ruimte te bieden om behoeften en zorgen te delen. Ook als een meerderheid geen probleem ziet, kan één persoon het aankaarten en gehoord worden.
• Online communiceren biedt een zekere mate van fysieke veiligheid, omdat mensen niet tegenover elkaar staan.
• Sommige groepen gebruiken het veld voor de groepsbeschrijving om een gedragscode of verwachtingen over gedrag vast te leggen. Andere hebben samen verwachtingen afgesproken die de deelname sturen.
• Veel groepen gebruiken Loomio zelf om hun groepsafspraken vast te leggen, bijvoorbeeld over hoe je deelneemt, wat is toegestaan, wat een besluit betekent en wanneer het geldig is.
• Sommige basisvragen over de omgang met elkaar worden al beantwoord door Loomio te gebruiken: Wie mag hier deelnemen? Hoe communiceren we?
• Een van de fundamentele besluiten waar alle Loomio-gebruikers mee te maken krijgen, gaat over de manier van besluitvorming: consensus, meerderheid, quorum of unanimiteit? Door die vraag expliciet te bespreken, kun je een belangrijke stap zetten in de ontwikkeling van de groepscultuur.