Van start gaan

Uitnodiging

Hoe je deelnemers uitnodigt voor een begeleide bijeenkomst of discussie is belangrijk. Uit de uitnodiging halen mensen veel informatie. Op basis daarvan beoordelen ze hoe de bijeenkomst zal verlopen en of ze erbij horen. De uitnodiging is vaak hét moment om de toon te zetten en vertrouwen op te bouwen.

Besluiten nemen draait om communicatie. Jouw groep kan alleen samen goede besluiten nemen als er eerst een basis is voor goede communicatie. Wees daarom duidelijk over het doel van een discussie of bijeenkomst, wie erbij moet zijn, hoeveel tijd het kost en wat mensen kunnen verwachten.

— Richard Bartlett

Belangrijke onderdelen van een uitnodiging:

Achtergrond. Wat is dit? Wat wordt er van mij gevraagd? Wie organiseert dit? Wie doen er nog meer mee? Hoeveel tijd kost het, wat is het onderwerp en welke afspraken gelden er?
Context. Wat voor bijeenkomst of gesprek wordt dit? Welke vorm krijgt het, en waarom? Waarom nu en waarom op deze manier?
Erbij horen. Ben ik welkom? Is dit iets voor mij? Is mijn deelname nodig? Wat kan ik bijdragen? Waarom zou juist ik meedoen?
Veiligheid. Laat de uitnodiging zien dat er zorgvuldig is nagedacht en dat er vertrouwen en begrip zijn? Kan de opzet omgaan met de machtsverhoudingen die een rol spelen? Hoe eerlijk of kwetsbaar moet ik zijn? Vertrouw ik erop dat degene die mij uitnodigt goed met mij omgaat?
Toegankelijkheid. Is er rekening gehouden met wat ik nodig heb om mee te doen? Denk aan taal, ondersteunende technologie en onbekend jargon. Kan ik deelnemen?

Op Loomio

Met Loomio kun je gebruikers uitnodigen via e-mail of een speciale link. Mensen kunnen ook vragen om lid te worden van jouw groep, als de groepsinstellingen dat toestaan.
De ingebouwde uitnodigingsmogelijkheden zijn eenvoudig. Een onverwacht verzoek om in te loggen bij nieuwe software, zonder uitleg, voelt niet erg uitnodigend. Daarom laten groepsoprichters mensen vaak eerst op een andere manier kennismaken met Loomio.
Verschillende onderdelen van Loomio helpen een veilige en respectvolle ruimte te creëren, zoals de privacyopties.
De software is ontworpen om vriendelijk, eenvoudig en professioneel over te komen en zo vertrouwen te wekken.
Loomio heeft toegankelijkheidsfuncties voor mensen die ondersteunende technologie gebruiken, zoals schermlezers. Er zijn ook vertalingen voor mensen die verschillende talen spreken. Door dit in een uitnodiging te noemen, kun je mensen helpen zich welkom te voelen.

Binnenkomen

Bij binnenkomst krijgen mensen hun eerste indruk van een bijeenkomst of discussie. Die indruk bepaalt mede hoe het verder gaat. Iemand heeft de uitnodiging aangenomen en besloten mee te doen. Diegene staat open voor wat er gaat gebeuren en heeft verwachtingen. De eerste indruk heeft veel invloed op de ervaring.

Welkom heten

Om open te staan voor een gesprek en mee te doen, moet iemand zich welkom voelen. Mensen willen merken dat hun aanwezigheid wordt gezien en dat ze gastvrij worden ontvangen.

Je plek vinden

Wie een ruimte binnenkomt, wil weten waar je kunt zitten, waar de uitgang en het toilet zijn en of er koffie is. Mensen hebben een korte uitleg nodig over de ruimte en hun plek daarin.

Op Loomio

De groepsbeschrijving en het contextvak van een discussie zijn de belangrijkste plekken voor een welkomstbericht aan nieuwe deelnemers.
Kijk rond in Loomio en pas instellingen aan zodat ze voor jou werken, zoals je meldingsinstellingen en je profielfoto.
Bekijk informatie op de manier die bij je past. Gebruik verschillende weergaven van discussies en opties zoals Recent, Ongelezen, Dempen en Ster. Maak jezelf vertrouwd met de omgeving.

Wie zijn erbij?

Jezelf voorstellen en kennismaken met anderen behoren tot de belangrijkste sociale gewoonten. Van de Māori mihimihi tot het Britse “how do you do” en het uitwisselen van visitekaartjes in Japan: in elke cultuur krijgt kennismaken veel aandacht. Het gaat om meer dan praktische zaken en beleefdheid. Mensen hebben behoefte om te weten met wie ze samen zijn. Dat helpt hen zich op hun gemak te voelen, open te zijn en zich te concentreren.

Geef mensen als gespreksleider de kans om zich voor te stellen en te ontdekken wie er meedoen. Als je dat niet doet, zullen ze daar vaak toch aandacht aan besteden, ook wanneer je hun aandacht ergens anders op wilt richten. Plan de kennismaking bewust in en gebruik die om het doel van het gesprek te ondersteunen.

Inchecken

Ook groepen waarin mensen elkaar goed kennen, blijven kennismaken door in te checken. Aan het begin van een bijeenkomst krijgt iedereen dan de kans om iets te zeggen, bijvoorbeeld als antwoord op “Wat houdt je bezig?”, “Hoe gaat het met je?” of “Is er iets waardoor je er niet helemaal bij kunt zijn?”. Dit kan ook de onderlinge band versterken. Mensen hebben verschillende kanten, die afhankelijk van de situatie naar voren komen. Ze beantwoorden steeds opnieuw de vraag “Wie ben ik op dit moment?”. Zo kunnen ze zich op elkaar afstemmen.

Wat iemand zegt, staat niet los van wie die persoon is. Om iemands bijdrage goed te begrijpen, helpt het om oog te hebben voor de verschillende kanten van diens identiteit.

Veel van onze bijeenkomsten beginnen met een ronde waarin iedereen incheckt, voordat we de agenda bespreken. Daarbij gaat het niet om je werktaken, maar om hoe het met jou als mens gaat. Misschien heb je het thuis moeilijk, ben je ziek of heb je goed nieuws. Als de groep weet hoe je je voelt, kan iedereen beter begrijpen hoe je communiceert. — Richard Bartlett

Op Loomio

Start een discussie met de titel "Stel jezelf voor" of "Check in". Dat geeft nieuwe deelnemers een duidelijke eerste uitnodiging om iets te doen.
In groepen waar mensen kunnen vragen om lid te worden, kan de aanvrager zich voorstellen aan de coördinator. Sommige groepen plaatsen die introductie daarna opnieuw in een kennismakingsdiscussie om de persoon welkom te heten.
Upload profielfoto's. Een gezicht bij een naam helpt je te herkennen met wie je online samen bent.

Wie ontbreken er?

Verschillende perspectieven zijn belangrijk voor goede groepsbesluiten. Collectieve intelligentie werkt alleen als je meerdere gezichtspunten samenbrengt. De uitkomst van samenwerking hangt sterk af van wie er wel en niet meepraten. Volledige vertegenwoordiging is onmogelijk, maar denk na over wie er ontbreekt.

Mensen zien hun eigen privileges vaak niet. We merken eerder op dat iets aanwezig is dan dat het ontbreekt, en herkennen onze eigen vooroordelen niet altijd goed. Onze waarneming kan ons misleiden. Wanneer vrouwen en mannen bewust evenveel spreektijd krijgen, vinden mensen bijvoorbeeld vaak dat vrouwen te veel spreken. Dat hangt samen met hun verwachtingen over hoeveel vrouwen “horen” te praten (meer informatie). Soms moet je meten of tellen om een juist beeld te krijgen, in plaats van op je gevoel te vertrouwen.

Wie zelf geen specifieke toegankelijkheidsvoorzieningen nodig heeft, merkt misschien niet dat een locatie niet rolstoeltoegankelijk is, een document niet geschikt is voor schermlezers of een situatie iemand met gehoorverlies uitsluit. De mensen voor wie dit geldt, merken het wel. Wie geen kinderen heeft, denkt er misschien niet aan dat een bijeenkomst om 19.00 uur voor ouders lastig kan zijn. Deze en talloze andere praktische, sociale en culturele factoren kunnen iemand ervan weerhouden erbij te zijn.

Als je problemen voor anderen probeert op te lossen, is het extra belangrijk om na te denken over wie er ontbreekt: bouw samen met mensen en praat met hen. Als de mensen voor wie je iets wilt betekenen niet meedoen, mis je waarschijnlijk informatie die je nodig hebt. Dat geldt voor goede bedrijfsresultaten net zo goed als voor sociale rechtvaardigheid. Samenwerking kun je bijna altijd beter met gebruikers of belanghebbenden vormgeven.

Op Loomio

Online samenwerken kan meer mensen de kans geven om mee te doen. Denk niet alleen aan een “digitale kloof”, maar ook aan een “digitale brug”: technologie kan mensen betrekken die niet naar een fysieke bijeenkomst kunnen komen of niet op een bepaald tijdstip beschikbaar zijn. Ze maakt ook nieuwe mogelijkheden mogelijk, zoals discussies in meerdere talen.
In Loomio kun je zien wie voor een groep is uitgenodigd en wie aan een discussie heeft deelgenomen. Dat helpt je te beoordelen of mensen ontbreken.
Als inclusieve besluitvorming en verschillende perspectieven voor jou belangrijk zijn, vraag jezelf dan af en toe af: “Wie ontbreken er? Waarom?”

Cultuur, afspraken en verwachtingen

Cultuur is niet altijd eenvoudig te omschrijven en speelt op verschillende niveaus. De samenleving heeft veel invloed, maar ook elke groep, bijeenkomst en discussie heeft een eigen cultuur.

Hoe gaan we hier te werk? Hoe praten we met elkaar? Wat vinden we hier wel en niet goed? Welke regels gelden voor onze omgang met elkaar?

Door culturele vragen samen te bespreken, kan een groep zich bewuster worden van haar gewoonten. Als een groep dat gesprek uit de weg gaat, kan het moeilijker worden om doelen te bereiken. Soms kan het de groep zelfs uiteen laten vallen.

Cultuur, afspraken en verwachtingen kunnen uitgesproken of onuitgesproken zijn. Ze hangen op ingewikkelde manieren samen met machtsverhoudingen en iemands positie binnen de groep. Het is lastig om genoeg ruimte te laten voor ontwikkeling, creativiteit en vrijheid, en tegelijk duidelijk genoeg te zijn over grenzen die voor veiligheid zorgen.

Gespreksleiders helpen een groep vaak om volgens haar eigen cultuur en afspraken te werken en elkaar aan verwachtingen te houden. Wie deze taak krijgt, heeft duidelijke afspraken en een mandaat van de groep nodig. Anders wordt het moeilijk om op te treden.

Mensen laten de omgang met elkaar vaak liever aan het “gezond verstand” over dan dat ze een gedragscode of duidelijke afspraken maken. Dat kan kwetsbare groepsleden onevenredig raken. Zij ondervinden de gevolgen van schadelijk gedrag vaak als eerste en het sterkst, terwijl ze minder mogelijkheden hebben om er zelf iets tegen te doen. Groepsleden met meer invloed of privileges hebben de verantwoordelijkheid om goed over deze vragen na te denken.

Net als bij een juridisch contract hoop je dat je een gedragscode nooit hoeft toe te passen. Maar als het nodig is, ben je blij dat die er is. Maak de afspraken voordat je ze nodig hebt. Een gespreksleider of groepslid kan pas goed zeggen “Dit is hier niet oké” als de groep eerder heeft gewerkt aan haar cultuur en verwachtingen.

Op Loomio

Loomio wordt meestal gebruikt door groepen met een duidelijk doel en vaste leden, om samen zorgvuldig te overleggen. Mensen nemen daarom doorgaans met goede bedoelingen deel en behandelen elkaar respectvol.
Loomio geeft ieder individu ruimte om behoeften en zorgen te uiten. Ook als de meerderheid geen probleem ziet, kan één persoon het ter sprake brengen en gehoord worden.
Online communiceren biedt enige fysieke veiligheid, doordat mensen niet tegenover elkaar zitten.
Sommige groepen zetten een gedragscode of gedragsverwachtingen in de groepsbeschrijving. Andere groepen hebben samen afspraken gemaakt over deelname.
Veel groepen gebruiken Loomio om afspraken te maken over hun werkwijze: hoe ze met elkaar omgaan, wat is toegestaan, wat een besluit betekent en wanneer het geldig is.
Sommige basisvragen over deelname worden al beantwoord door de manier waarop Loomio werkt: Wie mag meedoen? Hoe communiceren we?
Een van de eerste keuzes die Loomio-gebruikers tegenkomen, gaat over de manier van besluiten nemen: consensus, meerderheid, quorum of unanimiteit? Door die vraag expliciet te bespreken, kan een groep haar cultuur verder ontwikkelen.