Presentare Loomio al tuo consiglio direttivo
Loomio può diventare lo spazio online in cui il tuo consiglio direttivo o comitato si riunisce, discute, prende decisioni e conserva una documentazione verificabile delle attività dell'organizzazione.
Inizia dal percorso generale descritto in Presentare Loomio al tuo gruppo. Questa pagina aggiunge indicazioni specifiche per consigli direttivi e comitati.
Loomio sarà poco utile se partecipa solo una parte del consiglio direttivo. Informazioni e comunicazioni resteranno probabilmente sparse tra vari strumenti e caselle email, causando confusione e facendo perdere tempo a tutti.
Pensa al problema che vuoi risolvere con Loomio, per esempio migliorare e seguire le comunicazioni o conservare la memoria dell'organizzazione. Poi concordate come consiglio direttivo di trasferire il vostro lavoro su Loomio e incoraggia tutti a partecipare con impegno.
Come amministratore, il tuo obiettivo principale è configurare Loomio in modo che il consiglio direttivo possa usarlo efficacemente.
Incoraggia i membri del consiglio direttivo a iscriversi e partecipare. Dovrebbero essere in grado di:
- Accedere a Loomio
- Leggere e commentare le discussioni
- Votare nei sondaggi
- Capire come svolgere le attività di governo dell'organizzazione su Loomio
Verifica le competenze digitali
I membri del consiglio direttivo avranno bisogno di un computer o di uno smartphone connesso a Internet. Devono saper inviare e ricevere email, navigare sul web, leggere documenti digitali e guardare video con audio.
Verifica che tutti i membri abbiano:
- un dispositivo aggiornato: computer, tablet o smartphone con email e un browser moderno
- una connessione a Internet tramite Wi-Fi, cavo Ethernet o rete mobile (3G o superiore)
- la capacità di inviare e ricevere email, navigare su Internet, scaricare documenti e riprodurre video.
Loomio funziona con i browser più comuni, come Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox e Apple Safari. I browser obsoleti, come Microsoft Internet Explorer, potrebbero non funzionare.
Se hai problemi a usare Loomio sul tuo dispositivo, contatta l'assistenza di Loomio.
Configura il tuo gruppo
Descrizione del gruppo
La descrizione del gruppo è la prima cosa che le persone vedono quando arrivano nel tuo gruppo Loomio. Scrivila in modo che i nuovi membri capiscano lo scopo del gruppo e il lavoro che farete insieme. Aggiungi altre informazioni utili per orientarsi e partecipare.
Per esempio, dai il benvenuto alle persone e spiega che questo è il loro spazio online per comunicare e governare l'organizzazione:
- Ricorda ai membri lo scopo del consiglio direttivo o del comitato.
- Spiega come intendete usare Loomio: preparare le riunioni, portare avanti le discussioni, prendere decisioni e mantenere il filo del lavoro tra una riunione e l'altra.
- Indica chiaramente chi può accedere al gruppo, leggere i contenuti e partecipare.
- Allega o inserisci i link ai documenti di riferimento e di governo dell'organizzazione.
Controlla le impostazioni di privacy e autorizzazione
Per impostazione predefinita, i gruppi Loomio sono Segreto: solo le persone che inviti al gruppo sanno che esiste.
Consulta le autorizzazioni dei membri e impostale in base alle competenze dei membri del gruppo. All'inizio può essere utile limitare alcune autorizzazioni per evitare confusione. Potrai ripristinarle quando tutti avranno più familiarità con Loomio.
Etichette di categoria
Aggiungi etichette di categoria adatte alla tua organizzazione. Impostarle in anticipo aiuterà tutti a usarle e a trovare le discussioni e le informazioni che cercano.
Configura il tuo profilo personale
Il tuo profilo personale aiuterà i membri del gruppo a riconoscerti e a sapere che i messaggi ricevuti provengono da te.
Gestisci i membri del gruppo
Assicurati che tutti i membri del consiglio direttivo o del comitato siano stati invitati nel gruppo e abbiano accettato l'invito.
Inizia con un'attività del consiglio direttivo
La guida introduttiva generale spiega come aiutare tutti a commentare e votare almeno una volta. Per un consiglio direttivo, prosegui con un'attività ricorrente, come preparare l'ordine del giorno, approvare un verbale, esaminare una relazione o prendere una piccola decisione tra una riunione e l'altra.
Concordate se le decisioni prese su Loomio entrano in vigore quando viene pubblicata la loro conclusione oppure se devono essere ratificate nella riunione successiva. Riporta il quorum concordato, la soglia di voti necessaria, chi ha diritto di voto e la procedura di ratifica nella descrizione del gruppo o nei documenti di governo dell'organizzazione.