Presentare Loomio al tuo consiglio direttivo
Loomio può diventare lo spazio online in cui il tuo consiglio direttivo o comitato si riunisce, discute, prende decisioni e crea una documentazione verificabile per la tua organizzazione.
Inizia con i passaggi generali descritti in Presentare Loomio al tuo gruppo. Questa pagina aggiunge considerazioni specifiche per consigli direttivi e comitati.
Loomio sarà però poco utile se partecipa solo una parte del consiglio direttivo. Le informazioni e le comunicazioni probabilmente resteranno sparse tra più strumenti e perse nella posta in arrivo delle email, e la confusione farà perdere tempo a tutti.
Considera il problema che cerchi di risolvere usando Loomio, ad esempio migliorare e tenere traccia delle comunicazioni o costruire una memoria dell'organizzazione. Poi concorda con il consiglio direttivo l'impegno a trasferire il lavoro su Loomio e incoraggia tutti a impegnarsi concretamente.
Come amministratore, il tuo obiettivo principale è configurare Loomio in modo efficace per il tuo consiglio direttivo.
Incoraggia i componenti del consiglio direttivo a unirsi e partecipare. Dovrebbero essere in grado di:
- Accedere a Loomio
- Leggere e commentare le conversazioni
- Votare nei sondaggi
- Capire come funzionano le vostre pratiche di governance in Loomio
Verifica le competenze tecniche
I membri del consiglio direttivo avranno bisogno di un computer o smartphone connesso a internet. Devono saper inviare e ricevere email, navigare sul web, leggere documenti digitali e guardare e ascoltare video.
Verifica che i membri abbiano tutto quanto segue:
- un dispositivo aggiornato: un computer, tablet o smartphone con email e un browser internet moderno
- una connessione internet tramite Wi-Fi, cavo Ethernet o un piano dati mobili (3G o superiore)
- la capacità di inviare e ricevere email, navigare su internet, scaricare documenti e riprodurre video.
Loomio funziona con tutti i browser internet comuni, come Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox e Apple Safari. I browser vecchi e non aggiornati, come Microsoft Internet Explorer, potrebbero non funzionare.
Se hai un problema nell'utilizzare Loomio sul tuo dispositivo, Contatta l'assistenza Loomio.
Configura il tuo gruppo
Descrizione del gruppo
La descrizione del gruppo è la prima cosa che le persone vedono quando arrivano nel tuo gruppo Loomio. Scrivila per aiutare i nuovi membri a capire lo scopo del gruppo e il lavoro che farete insieme. Fornisci qualsiasi altra informazione che aiuti le persone a orientarsi e le incoraggi a partecipare.
Ad esempio, dai il benvenuto alle persone e spiega che questo è il loro spazio online per la comunicazione e la governance della tua organizzazione:
- Ricorda ai membri lo scopo del consiglio direttivo o del comitato.
- Descrivi come intendi usare Loomio: preparare le riunioni, far progredire le discussioni, prendere decisioni e mantenere il contesto tra una riunione e l'altra.
- Chiarisci chi ha accesso al gruppo e può leggere e partecipare.
- Allega o inserisci link a documenti di riferimento o di governance.
Verifica le impostazioni di privacy e dei permessi
Per impostazione predefinita, i gruppi Loomio hanno la privacy impostata su Segreto, il che significa che solo le persone che inviti espressamente nel gruppo ne conoscono l'esistenza.
Consulta i permessi dei membri e configurali in base alle competenze dei membri del tuo gruppo. All'inizio può essere utile rimuovere alcuni permessi per evitare confusione. Puoi sempre ripristinarli man mano che tutti acquisiscono familiarità con Loomio.
Tag di categoria
Aggiungi tag di categoria adatti alla tua organizzazione. Impostarli in anticipo aiuterà tutti a usare i tag e a trovare le conversazioni e le informazioni che cercano.
Configura il tuo profilo personale
Il tuo profilo personale aiuterà i membri del tuo gruppo a identificarti facilmente e ad avere fiducia che i messaggi che ricevono da te provengano effettivamente da te.
Gestisci i membri del gruppo
Assicurati che tutti i membri del tuo consiglio direttivo o comitato siano stati invitati nel gruppo e abbiano accettato il loro invito.
Inizia con una procedura del consiglio direttivo
La guida introduttiva generale spiega come aiutare tutti a commentare e votare almeno una volta. Per un consiglio direttivo, prosegui questa pratica con una procedura di governance ricorrente, come preparare un ordine del giorno, approvare un verbale, esaminare una relazione o prendere una piccola decisione al di fuori delle riunioni.
Concorda con il consiglio direttivo se le decisioni prese su Loomio diventano effettive quando viene pubblicata la loro conclusione o se devono essere ratificate alla riunione successiva. Registra il quorum concordato, la soglia di voti richiesta, gli elettori aventi diritto e la procedura di ratifica nella descrizione del gruppo o nei documenti di governance.