Preparare una riunione

Le riunioni efficaci sono produttive, inclusive e collaborative. Favoriscono la partecipazione, rafforzano le relazioni, aiutano a trovare una direzione comune e a prendere decisioni migliori e più rapide. Inoltre, stimolano la creatività e offrono occasioni per raccogliere riscontri e migliorare.

Usa Loomio per organizzare una riunione efficace: coinvolgi le persone fin dall'inizio, individua gli argomenti più importanti e sfrutta al meglio il tempo trascorso insieme.

Se il gruppo non conosce ancora Loomio, inizia da Presentare Loomio al tuo gruppo, poi usa questo processo come prima attività ricorrente.

Ecco cosa puoi fare per rendere efficace la prossima riunione del consiglio o del comitato...

Definire le priorità e rivedere le attività

Definisci le priorità della riunione, così potrete dedicare il tempo insieme agli argomenti più importanti.

Invitare i membri a contribuire all'ordine del giorno aiuta tutti a prepararsi, riflettere sugli argomenti e arrivare alla riunione pronti a partecipare.

Attività: - concentra la riunione sulle questioni più importanti, - verifica le attività concordate nelle riunioni precedenti e parlane con i membri.

Su Loomio

Usa una Discussione su Loomio per preparare la riunione: * ricorda ai membri la prossima riunione, * chiedi quali sono gli argomenti più importanti da affrontare, * riepiloga le attività concordate nella riunione precedente e chiedi un aggiornamento.

Ordine del giorno e notifiche

Annuncia la riunione con un ordine del giorno chiaro. Allega i materiali, inserisci i link ai documenti principali e invia una notifica ai membri.

In questo modo, tutti possono prepararsi leggendo i materiali e riflettendo sugli argomenti da discutere e sulle decisioni da prendere. I membri arriveranno alla riunione conoscendo il contesto.

Attività: - prepara l'ordine del giorno, i documenti e gli altri materiali per il consiglio, - informa i membri della riunione e invia i materiali.

Su Loomio

Usa una Discussione su Loomio per preparare la riunione del consiglio: * indica i dettagli della riunione, * allega l'ordine del giorno, i documenti e gli altri materiali oppure inserisci i relativi link, * invita i membri inviando una notifica, * controlla «Visto da» per sapere chi ha letto la discussione.

Una discussione su Loomio offre alcuni vantaggi rispetto a un'email: - puoi vedere chi l'ha letta e inviare un promemoria a chi non l'ha ancora fatto, - le risposte e i commenti dei membri sono visibili a tutte le persone autorizzate a vedere la discussione, - le domande e gli scambi sull'ordine del giorno e sui materiali restano in un unico posto.

I membri trovano tutte le informazioni sulla riunione in un unico posto, senza dover seguire lunghe catene di email o cercare informazioni importanti nella posta in arrivo.

Confermare

Chiedi ai membri di lasciare un commento per confermare che hanno letto l'ordine del giorno e i materiali e che sono pronti per la riunione. Usa Visto da per individuare chi potrebbe aver bisogno di un promemoria.

Trovare una data per la riunione

Trovare un momento in cui tutti possano partecipare richiede spesso molto lavoro a chi organizza le riunioni.

Su Loomio

Se non hai ancora fissato la data e l'ora della riunione, oppure devi organizzare una riunione futura, puoi usare un Sondaggio temporale.

Il sondaggio temporale ti permette di vedere facilmente quando tutti sono disponibili e di trovare il momento migliore, riducendo il tempo necessario per organizzare la riunione.

I membri che si trovano in fusi orari diversi vedranno date e orari nel proprio fuso orario.

Quando il sondaggio temporale si chiude, scegli il momento migliore e invia una notifica con la conclusione e un invito di calendario, così i membri possono aggiungere la riunione al proprio calendario.

Approvare il verbale

Approvare o ratificare il verbale è una pratica standard nelle riunioni formali e utile anche nelle altre riunioni.

Il verbale documenta la riunione, i punti principali emersi nella discussione, le decisioni prese e come hanno votato le persone. Include le attività concordate e le persone responsabili e spesso costituisce il punto di partenza per la riunione successiva.

Il verbale serve da promemoria a chi era presente, informa chi era assente e offre un riferimento in caso di disaccordo.

Su Loomio

Pubblica il verbale nella discussione della riunione su Loomio entro pochi giorni e invita i partecipanti ad approvarlo. Così i contenuti sono ancora recenti e puoi ricordare ai membri le attività concordate. Questo consente anche di risparmiare tempo durante la riunione successiva.

L'esempio qui sopra usa un sondaggio Scegliere con due opzioni: «Accetta» e «Rivedi».

Quando tutti hanno votato e il sondaggio si chiude, pubblica una conclusione per comunicare a tutti che cosa è stato deciso.

Se la procedura del tuo gruppo richiede un'approvazione formale nella riunione successiva, aggiungi un punto all'ordine del giorno per prendere atto e confermare i sondaggi e le decisioni su Loomio. Riportalo nel verbale.

Per esempio: "Qualcuno vuole cambiare il proprio voto su Loomio? Se nessuno vuole cambiarlo, approviamo formalmente i sondaggi svolti su Loomio dall'ultima riunione."

Approvare le relazioni

La maggior parte degli ordini del giorno prevede la presentazione, la discussione e l'approvazione di relazioni, per esempio quelle della direzione, dell'area finanziaria, delle attività operative, della salute e sicurezza o dei progetti.

Le relazioni aiutano tutti a condividere le stesse informazioni, ma possono occupare tempo prezioso durante una riunione.

Su Loomio

Allega le relazioni alla discussione della riunione, oppure inserisci i relativi link, e invita i membri a porre domande prima dell'incontro.

I membri ricevono e leggono le relazioni quando e dove preferiscono. Mentre le leggono e ci riflettono, possono commentare, fare domande e vedere le risposte su Loomio.

Una domanda posta da un membro può interessare anche agli altri. Quando qualcuno risponde, la risposta è visibile a tutto il gruppo su Loomio.

Quando i membri hanno preso familiarità con la discussione delle relazioni su Loomio, puoi risparmiare altro tempo chiedendo di approvarle prima della riunione.

Se la procedura del tuo gruppo richiede un'approvazione formale nella riunione successiva, aggiungi un punto all'ordine del giorno per prendere atto e confermare i sondaggi e le decisioni su Loomio. Riportalo nel verbale.

Per esempio: "Qualcuno vuole cambiare il proprio voto su Loomio? Se nessuno vuole cambiarlo, approviamo formalmente i sondaggi svolti su Loomio dall'ultima riunione."