Preparare una riunione
Le riunioni efficaci sono produttive, inclusive e collaborative: migliorano la partecipazione, aiutano a costruire relazioni solide, creano una visione condivisa, permettono di prendere decisioni migliori e più rapide, promuovono l'inclusione, facilitano il pensiero creativo e l'innovazione e offrono uno spazio per il riscontro e il miglioramento continuo.
Usa Loomio per pianificare una riunione efficace: coinvolgi le persone fin dall'inizio, concentrati insieme a loro sugli argomenti più importanti e usa meglio il tempo prezioso che trascorrete insieme.
Se il gruppo non ha ancora usato Loomio, inizia con Presentare Loomio al tuo gruppo, poi usa questo processo di preparazione delle riunioni come primo flusso di lavoro pratico e ricorrente.
Puoi fare diverse cose per rendere efficace la prossima riunione del consiglio o del comitato...
- Definire le priorità della riunione e rivedere le azioni
- Comunicare l'ordine del giorno e inviare una notifica
- Trovare un orario per la riunione
- Approvare il verbale
- Approvare le relazioni
Definire le priorità della riunione e rivedere le azioni
Definisci le priorità della riunione, così potrete dedicare il tempo prezioso che trascorrete insieme agli argomenti più importanti.
Invitare i membri a contribuire all'ordine del giorno aiuta tutti a condividere le priorità, riflettere sugli argomenti e prepararsi a partecipare alla riunione.
Azioni: - concentra la riunione sugli argomenti più importanti, - verifica i progressi e parla con i membri delle azioni concordate nelle riunioni precedenti.
Su Loomio
Usa una Discussione di Loomio per preparare la tua riunione: * ricorda ai membri che la riunione si avvicina, * invita a commentare gli argomenti più importanti su cui concentrarsi, * riepiloga le azioni concordate nella riunione precedente e chiedi un aggiornamento.
Ordine del giorno e notifiche
Annuncia la riunione con un ordine del giorno chiaro. Allega i materiali, inserisci i link ai documenti principali e invia una notifica ai membri.
Questo aiuta tutti a prepararsi alla riunione, leggendo i materiali e riflettendo sugli argomenti della discussione e sulle decisioni da prendere. È quindi più probabile che i membri arrivino informati e pronti per la riunione.
Azioni: - prepara l'ordine del giorno, i documenti, i materiali e la documentazione per il consiglio, - informa i membri della riunione e invia i materiali.
Su Loomio
Usa una Discussione di Loomio per preparare la riunione del tuo consiglio: * indica i dettagli della riunione, * allega l'ordine del giorno, i documenti e gli altri materiali della riunione oppure inserisci i relativi link, * invita i membri con una notifica, * controlla 'Visto da' per vedere chi ha letto la conversazione.
Pur essendo simile all'invio di un'email, una conversazione di Loomio offre alcuni vantaggi: - puoi vedere chi ha letto la conversazione e inviare un promemoria a chi non l'ha ancora letta, - le risposte o i commenti dei membri sono visibili a tutti coloro che hanno il permesso di visualizzare la conversazione, - tutte le discussioni o le domande sull'ordine del giorno o sui materiali della riunione si trovano in un unico posto.
I membri possono trovare facilmente tutte le informazioni sulla riunione in un unico posto, evitando catene di email confuse e la perdita di informazioni importanti nella posta in arrivo.
Conferma
Chiedi ai membri di lasciare un commento per confermare di aver letto l'ordine del giorno e i documenti della riunione e di essere pronti a partecipare. Usa Visto da per individuare chi potrebbe aver bisogno di un promemoria.
Trovare un orario per la riunione
Trovare un orario per riunirsi può essere una difficoltà ricorrente per molti amministratori.
Su Loomio
Se non hai ancora fissato una data e un orario per la riunione o devi trovare un orario per una riunione futura, puoi usare un Sondaggio appuntamento.
Il sondaggio appuntamento permette di vedere facilmente la disponibilità di tutti e trovare l'orario migliore, riducendo il tempo e le energie necessari per questa comune operazione di amministrazione.
I membri in fusi orari diversi vedranno le date e gli orari nel proprio fuso orario.
Quando il sondaggio appuntamento si chiude, scegli l'orario migliore e invia una notifica della conclusione con un invito di calendario, così i membri potranno aggiungere la riunione al proprio calendario.
Approvare il verbale
Approvare o ratificare il verbale è una prassi standard per le riunioni formali e una buona pratica per tutte le riunioni.
Il verbale documenta la riunione, i punti principali emersi durante la discussione, i risultati delle decisioni e i voti espressi. Include le azioni concordate e le persone responsabili, ed è spesso il punto di partenza per la riunione successiva.
Il verbale serve da promemoria per chi era presente, è utile a chi era assente e costituisce un documento da consultare in caso di conflitto.
Su Loomio
Pubblica il verbale nella conversazione della riunione su Loomio entro pochi giorni dalla riunione e invita i partecipanti ad approvarlo. In questo modo il verbale resta attuale e i membri hanno ancora un ricordo recente della riunione; inoltre, ricorda loro le azioni da svolgere. Questo permette anche di risparmiare tempo durante la riunione.
L'esempio qui sopra usa un sondaggio Scegliere con due opzioni: 'Accetta' o 'Rivedi'.
Quando tutti hanno votato e il sondaggio si chiude, scrivi una conclusione così tutti sapranno che cosa è stato deciso.
Se la tua prassi richiede un'approvazione formale alla riunione successiva, inserisci nell'ordine del giorno un punto per prendere atto e confermare i sondaggi e le decisioni prese su Loomio, e riportalo nel verbale della riunione.
Per esempio: "Qualcuno desidera modificare i propri voti su Loomio? Se nessuno desidera farlo, deliberiamo di approvare formalmente i sondaggi svolti su Loomio nell'ultimo periodo."
Approvare le relazioni
La maggior parte degli ordini del giorno prevede del tempo per presentare, discutere e approvare le relazioni, per esempio quelle della direzione generale, delle aree finanza, operazioni, salute e sicurezza e dei progetti.
Le relazioni sono molto importanti per aiutare tutti a condividere le stesse informazioni, ma possono occupare tempo prezioso durante una riunione che potrebbe essere impiegato più efficacemente.
Su Loomio
Allega le relazioni alla conversazione della tua riunione oppure inserisci i relativi link, e invita a porre domande sulle relazioni prima della riunione.
I membri ricevono e leggono le relazioni nel momento e nel luogo più adatti a loro. Mentre leggono e riflettono sulle relazioni, possono commentare, fare domande e vedere le risposte su Loomio.
Una domanda posta da un membro probabilmente interessa anche ad altri membri, quindi quando qualcuno risponde, la risposta è visibile a tutti nel gruppo Loomio.
Man mano che i membri si abituano a discutere le relazioni su Loomio, risparmia altro tempo facendo un passo in più: chiedi l'approvazione delle relazioni prima della riunione.
Se la tua prassi richiede un'approvazione formale alla riunione successiva, inserisci nell'ordine del giorno un punto per prendere atto e confermare i sondaggi e le decisioni prese su Loomio, e riportalo nel verbale della riunione.
Per esempio: "Qualcuno desidera modificare i propri voti su Loomio? Se nessuno desidera farlo, deliberiamo di approvare formalmente i sondaggi svolti su Loomio nell'ultimo periodo."