Preparazione

Per ogni minuto trascorso con il gruppo, considera di dedicarne tre alla pianificazione. Per una sessione di un'ora, significa prepararsi per tre ore. Riduci il tempo dedicato alla pianificazione solo quando avrai acquisito esperienza.

— Silvia Zuur

Comprendere lo scopo

Chiarire lo scopo è uno dei contributi più preziosi di chi facilita un gruppo: quando lo scopo è chiaro, tutto il resto diventa possibile. Lo scopo riguarda sia il gruppo nel suo insieme sia le singole discussioni e decisioni. Aiuta a scegliere gli strumenti, gli interventi e i risultati a cui puntare. Se manca una comprensione condivisa dello scopo, una discussione può fallire, e così anche il gruppo.

Torna sempre alle domande che hai posto per individuare lo scopo. Ti aiuteranno a verificare se stai affrontando ciò che i partecipanti vogliono imparare o ottenere. — Silvia Zuur

Su Loomio

L'app offre spazi per chiarire lo scopo, come i campi descrizione del gruppo e contesto della discussione.
Se lo scopo non è ancora chiaro, puoi iniziare con il gruppo una discussione sullo scopo.
Le nostre statistiche sull'uso del software mostrano che i gruppi con uno scopo condiviso e chiaro ottengono risultati migliori.
Le storie dei clienti e i casi di studio che abbiamo raccolto mostrano l'importanza di definire uno scopo collettivo.

Riorganizzare lo spazio

Il modo in cui prepari lo spazio in cui inviti le persone influisce molto sulla loro esperienza. Ogni incontro è diverso e richiede una disposizione adatta. Un ambiente familiare può dare sicurezza; cambiarlo può favorire l'apertura a nuove idee.

Negli incontri in presenza, spostare davvero i mobili aiuta chi facilita a prepararsi ad accogliere il gruppo e a riflettere su ciò che rende unico l'incontro. Pensa alla differenza tra far sedere tutti in file e farli sedere in cerchio.

Su Loomio

Invitare le persone in un nuovo spazio digitale dedicato alle decisioni può avere un forte effetto: entrare in quello spazio segna un passaggio e lo distingue dagli altri spazi online, magari usati per socializzare o per altre attività.
Personalizzare la foto del gruppo è un modo per dare carattere a questo spazio.
La descrizione del gruppo è uno degli elementi principali della pagina del gruppo e puoi personalizzarla in base alle esigenze.

Risorse, strumenti e materiali

Quando la facilitazione funziona bene, il gruppo ha a portata di mano tutto ciò che gli serve. Negli incontri in presenza possono essere foglietti adesivi, penne, carta, cartellini con i nomi, stampe e materiali di riferimento. Preparare questi materiali lascia più tempo ed energie per il lavoro del gruppo.

Su Loomio

Molti gruppi usano la descrizione del gruppo per inserire link a una cartella condivisa con documenti collaborativi, informazioni di riferimento, strumenti per gestire il progetto o le attività, elenchi di contatti e altro.
Per ogni discussione, pensa a ciò che serve alle persone per partecipare e rendilo facilmente accessibile. Per esempio, se citi una risorsa, inserisci un link diretto: è più utile che chiedere alle persone di cercarla.

Progettare l'esperienza

Una volta definiti gli elementi di base (scopo, strumenti e informazioni di riferimento), chi facilita dedica tempo a progettare l'esperienza a cui invita le persone. Considera la situazione, i possibili risultati, i percorsi e le scelte. Non inizia senza averci riflettuto.

Abbiamo visto molte volte persone sottovalutare il tempo necessario per preparare e progettare un'attività. Prima di iniziare, fermati a pensare all'esperienza che vuoi proporre. Il tempo investito nella progettazione contribuirà ai risultati successivi.

Su Loomio

Le funzioni di base di Loomio seguono un percorso di facilitazione: invita le persone, discuti un tema, raccogli punti di vista diversi, formula una proposta specifica, verifica il consenso e conferma la conclusione.

Chi ha esperienza con Loomio lo adatta già a diversi percorsi, come consultazioni in più fasi o approvazioni di documenti. Quando è facilitata in modo efficace, ogni attività assume una struttura che si può riutilizzare.
Per progettare la collaborazione online non serve partire da zero. Parti dai metodi che conosci e adattali. Molti processi collaudati negli incontri in presenza funzionano anche online (per esempio, il processo dei consigli).
I casi di studio di processi progettati con cura possono servirti da esempio. Se non sai quale percorso scegliere, guarda che cosa hanno provato altri gruppi.

Considerare il momento

Le discussioni non avvengono nel vuoto: fanno parte della storia e delle pratiche del gruppo. Per essere efficaci, le attività facilitate devono avvenire al momento giusto e inserirsi nel percorso del gruppo.

Domande utili per capire il contesto:

È un momento di transizione?
Si tratta di migliorare una pratica esistente?
È uno dei tanti processi in corso o l'unica priorità?
Vogliamo risolvere un problema o approfondire, ampliare o restringere il campo?

Su Loomio

Nei gruppi che usano Loomio c'è quasi sempre una persona che conosce il contesto del gruppo e valuta se sia il momento giusto per introdurlo.
Cercare di cambiare tutto insieme è poco utile. I gruppi adottano Loomio più facilmente quando si inserisce nei flussi di lavoro esistenti.
Il momento giusto arriva quando il gruppo è pronto a collaborare online in modo efficace. Deve riconoscere la mancanza di uno spazio per prendere decisioni online ed essere motivato a risolvere il problema.
Considera quanta attenzione il gruppo può dedicare a un tema per scegliere quando proporlo. L'attenzione collettiva è una risorsa limitata.
Molti gruppi non sono pienamente consapevoli delle proprie abitudini di collaborazione, né sanno come Loomio potrebbe inserirsi nel loro lavoro. Inizia con una discussione su come lavorano oggi e su ciò che funziona o non funziona.

Il ruolo di chi facilita

Una buona facilitazione richiede consapevolezza di sé, sia individuale sia collettiva. Se il ruolo di chi facilita non è chiaro, possono nascere malintesi, conflitti o situazioni in cui le persone non si sentono al sicuro.

Fai in modo che il ruolo ti venga affidato. Quando vieni invitato in un nuovo gruppo o in una nuova organizzazione, le persone si chiederanno: chi è questa persona? Perché dovremmo ascoltarla? Chiedi a qualcuno che i partecipanti conoscono e di cui si fidano di presentarti. Questo li aiuta a riconoscere il tuo ruolo e ad affidarti l'autorità necessaria. — Silvia Zuur

È essenziale che il gruppo acconsenta alla facilitazione. Altrimenti, il tentativo può diventare coercitivo per il gruppo e rischioso per chi facilita, oltre a generare resistenza e confusione. Chi facilita si espone: deve avere un mandato, oppure non dovrebbe accettare l'incarico. Il consenso è essenziale per chi facilita e per i partecipanti.

Responsabilità

Quando accetta un mandato, chi facilita assume maggiori responsabilità. Può prendere la parola più spesso e orientare l'attenzione del gruppo. Deve farlo nell'interesse di tutti, non per perseguire obiettivi personali. Anche le sue parole e il suo comportamento hanno un peso maggiore, quindi deve agire con particolare attenzione.

Potere

La facilitazione crea inevitabilmente differenze di potere. Chi facilita deve poter esercitare una certa autorità per svolgere il proprio compito. Per esempio, può interrompere qualcuno per riportare la discussione sul tema o segnalare che un modo di interagire non è appropriato. Non è giusto attribuirgli la responsabilità dell'esperienza senza dargli l'autorità necessaria. Non esiste un unico livello di autorità adatto a tutti i casi, ma deve essere proporzionato alla responsabilità.

Capacità di adattamento

Chi facilita lavora meglio quando sa adattarsi a ciò che emerge. Le persone sono complesse e i gruppi lo sono ancora di più. Seguire rigidamente un piano o una procedura può ostacolare il gruppo. Se chi facilita non può o non vuole adattarsi al cambiamento, non riesce a sostenere efficacemente il lavoro di un gruppo dinamico.

Indossa e togli il cappello di chi facilita. Per molte persone è difficile facilitare riunioni e laboratori del proprio gruppo di lavoro. Nel ruolo di facilitazione devono essere neutrali, ma come membri del gruppo hanno idee utili da condividere. Rendi sempre chiaro quando stai facilitando e quando partecipi alla discussione. — Silvia Zuur

Su Loomio

Molti gruppi che usano Loomio hanno già esperienza di facilitazione e condividono una comprensione del ruolo. Adattano lo strumento alle proprie esigenze con buoni risultati.
Spesso si presume che chi avvia una discussione la faciliti, a meno che il gruppo non abbia concordato diversamente. Chiarire chi facilita può aiutare le persone a sentirsi più sicure e a lavorare meglio insieme.
Loomio favorisce una facilitazione distribuita: le persone possono menzionare altri partecipanti, chiedere di restare sul tema o suggerire quando presentare una proposta. Spesso, però, queste azioni restano implicite. Descriverle come atti di facilitazione e discutere se il ruolo sia concentrato in una persona o distribuito può renderlo più chiaro.
Un gruppo online può iniziare con una facilitazione distribuita implicita, senza parlare esplicitamente del ruolo. Questa modalità, però, è più adatta a gruppi esperti che hanno già lavorato con una facilitazione esplicita.