Preparazione

Per ogni minuto trascorso con il gruppo, considera di dedicarne 3 alla pianificazione. Questo significa dedicare tre ore alla preparazione di una sessione di un'ora. Riduci il tempo dedicato alla pianificazione solo man mano che acquisisci esperienza.

— Silvia Zuur

Comprendi lo scopo

Chiarire lo scopo è uno dei contributi più preziosi che può offrire un facilitatore competente: se riesce ad aiutare il gruppo a definirlo, tutto il resto diventa possibile. Lo scopo riguarda sia il gruppo nel suo insieme sia le singole discussioni e decisioni. Permette di valutare quali strumenti usare, quali interventi attuare e quali obiettivi perseguire. La mancanza di una comprensione condivisa dello scopo può compromettere una discussione o il gruppo stesso.

Torna sempre alle domande che hai usato per individuare lo scopo, per verificare che tu stia affrontando ciò che i partecipanti vogliono imparare o ottenere. — Silvia Zuur

Su Loomio

• L'app offre spazi per chiarire lo scopo, come i campi descrizione del gruppo e contesto della discussione.
• Una discussione su Loomio sullo scopo è un buon punto di partenza per il tuo gruppo, se lo scopo non è già chiaro.
• Le nostre analisi (statistiche su come le persone usano il software) mostrano che i gruppi con uno scopo chiaro e condiviso ottengono risultati migliori.
• Le storie dei clienti e i casi di studio che abbiamo raccolto sottolineano l'importanza di definire uno scopo collettivo.

Ridisponi i mobili

Progettare lo spazio in cui inviti le persone influisce molto sulla loro esperienza. Ogni incontro è unico e richiede una disposizione adatta. Un ambiente familiare trasmette sicurezza, mentre un cambiamento dell'ambiente invita ad aprirsi a nuove idee.

Negli spazi fisici, ridisporre concretamente i mobili è un'abitudine che aiuta i facilitatori a prepararsi a creare e mantenere uno spazio adatto alla partecipazione e li spinge a riflettere su ciò che rende unica quella sessione. Immagina la differenza tra persone sedute in file e persone sedute in cerchio.

Su Loomio

• Invitare le persone in un nuovo spazio digitale dedicato alle decisioni ha un forte impatto: l'esperienza di «varcare una soglia» lo distingue dagli altri spazi online, che possono servire a socializzare o ad altre funzioni.
• Personalizzare la foto del tuo gruppo è un'occasione per dare allo spazio l'atmosfera desiderata.
• La descrizione del gruppo è uno dei principali «arredi» della pagina del gruppo e puoi personalizzarla secondo le tue esigenze.

Risorse, strumenti e materiali

Quando la facilitazione procede bene, tutte le risorse di cui il gruppo ha bisogno sono a portata di mano. Negli spazi fisici, queste comprendono foglietti adesivi, penne, carta, cartellini con i nomi, stampe e materiali di approfondimento. Ogni passo che un facilitatore compie per prepararsi in questo modo lascia più tempo ed energie per il lavoro.

Su Loomio

• Molti gruppi usano la descrizione del gruppo per inserire link a un archivio condiviso di documenti collaborativi, informazioni di riferimento, al sistema di gestione dei progetti o di monitoraggio dei compiti del gruppo, a un elenco di contatti e così via.
• Per ogni conversazione, considera ciò di cui le persone potrebbero aver bisogno per partecipare: mettere tutte le informazioni a portata di mano è essenziale (per esempio, se fai riferimento a qualcosa, inserire un link diretto è molto più efficace che aspettarsi che le persone lo cerchino).

Progetta l'esperienza

Una volta predisposti gli elementi di base (scopo, strumenti, informazioni di riferimento), i facilitatori competenti dedicano tempo a progettare l'esperienza a cui invitano le persone: la situazione, cosa significherebbe avere successo, tutti i possibili percorsi e le scelte. Non iniziano senza un progetto ragionato.

Abbiamo visto molte volte persone sottovalutare fortemente la necessità di preparare e progettare. Fermati a riflettere sull'esperienza che vuoi organizzare prima di iniziare. Il tempo investito nella progettazione viene ampiamente ripagato dai risultati successivi.

Su Loomio

• Le funzioni di base di Loomio seguono, per progettazione, la struttura di una buona facilitazione: invitare le persone, discutere un argomento, raccogliere contributi diversi, convergere su una proposta specifica, verificare l'accordo, confermare la conclusione.

• Gli utenti esperti stanno già adattando Loomio a diversi tipi di esperienza, come processi di consultazione in più fasi, approvazione di documenti e così via. Ogni lavoro, se facilitato efficacemente, assume una forma che può essere ripetuta.
• Progettare la collaborazione online non richiede di reinventare la ruota. Fidati di ciò che sai che funziona e adattalo. Molti processi già sperimentati negli spazi fisici possono essere adattati allo spazio online (per esempio, il processo di consultazione).
• I casi di studio di processi progettati con cura possono servire come «ricette»: se non sai quale impostazione usare, inizia guardando ciò che altri hanno provato.

Inquadra il momento nel contesto

Le discussioni non avvengono nel vuoto, ma nel contesto più ampio della storia e delle pratiche del gruppo. Per essere efficaci, le esperienze facilitate devono svolgersi al momento giusto e inserirsi nel resto del processo del gruppo.

Domande chiave sul contesto:

• È un momento di transizione?
• Si tratta di migliorare una pratica esistente?
• È uno dei tanti processi in corso oppure l'unico su cui ci concentriamo?
• Siamo qui per risolvere un problema, approfondire, ampliare o restringere il campo?

Su Loomio

• I gruppi su Loomio hanno quasi sempre una persona che ne promuove l'uso, comprende il contesto del gruppo e valuta se introdurre Loomio sia adatto alle sue esigenze.
• Non è saggio cercare di cambiare tutto in una volta. Quando Loomio si integra bene nei flussi di lavoro esistenti, i gruppi lo adottano più facilmente.
• Il momento giusto è quando il gruppo è pronto a integrare efficacemente pratiche di collaborazione online. Le persone devono avvertire la difficoltà di non avere uno spazio online per prendere decisioni ed essere motivate a risolvere quel problema.
• Considera come il gruppo distribuisce la propria attenzione per capire quando potrebbe essere il momento giusto per sollevare un determinato argomento. L'attenzione collettiva è una risorsa limitata.
• Molti gruppi non sono nemmeno consapevoli delle proprie pratiche e abitudini di collaborazione, e hanno ancora meno chiaro come Loomio potrebbe inserirsi in esse. Inizia con una discussione sul modo attuale di lavorare e su ciò che funziona o non funziona.

Il ruolo del facilitatore

Una buona facilitazione richiede consapevolezza di sé a livello individuale e collettivo. La mancata comprensione del ruolo può portare a incomprensioni, conflitti o situazioni poco sicure.

Fatti affidare l'autorità. Quando vieni invitato in un nuovo gruppo o in una nuova organizzazione, tutti penseranno: chi è questo tipo? Perché dovremmo ascoltarlo? Chiedi a qualcuno che i partecipanti conoscono e di cui si fidano di presentarti. Questo rafforza la tua credibilità agli occhi dei partecipanti e aiuta ad affidarti l'autorità. — Silvia Zuur

Consenso

È essenziale che il gruppo acconsenta alla facilitazione. Tentare di facilitare senza questo consenso può, nei casi peggiori, essere coercitivo (ingiusto verso il gruppo) e pericoloso (ingiusto verso il facilitatore), e incontrerà resistenza e confusione. I facilitatori si espongono a una posizione di vulnerabilità: devono avere un mandato, altrimenti non dovrebbero accettare l'incarico. Il consenso è essenziale sia per il facilitatore sia per i partecipanti.

Responsabilità

Quando un facilitatore accetta un mandato, assume maggiori responsabilità. Ha più facoltà di prendere la parola e di orientare l'attenzione del gruppo. Deve usare queste facoltà al servizio dell'insieme, non per perseguire obiettivi personali. Anche le sue parole e il suo comportamento avranno un'influenza maggiore rispetto a quelli degli altri, quindi deve agire con particolare attenzione.

Potere

La facilitazione introduce per sua natura differenze di potere. Se il facilitatore non può esercitare il potere in determinati modi, non può svolgere il proprio lavoro. Per esempio, per mantenere una discussione sull'argomento, potrebbe interrompere qualcuno o dire che un certo modo di interagire non è accettabile. Non è appropriato aspettarsi che un facilitatore si assuma la responsabilità dell'esperienza senza dargli i poteri necessari per svolgere bene il suo compito. Non esiste un'unica risposta giusta su quanto potere assegnare, ma deve essere proporzionato al livello di responsabilità.

Capacità di adattamento

I facilitatori lavorano al meglio quando riescono ad adattarsi efficacemente alla realtà che emerge. Gli esseri umani sono estremamente complessi e i gruppi lo sono ancora di più. Aderire rigidamente a un piano o a un protocollo, senza flessibilità, può portare il gruppo al fallimento. Se un facilitatore non può o non vuole adattarsi al mutare delle circostanze, non può mantenere efficacemente uno spazio adatto a persone che cambiano e reagiscono.

Assumi e lascia il ruolo di facilitatore. Una difficoltà che molte persone incontrano è facilitare riunioni e laboratori con il proprio team. Come facilitatore devi essere neutrale, ma come membro del team hai contributi utili da condividere. Rendi molto chiaro quando stai facilitando e quando stai partecipando. — Silvia Zuur

Su Loomio

• Molti gruppi che usano Loomio hanno esperienza di facilitazione e una comprensione condivisa del ruolo. Adattano già lo strumento a queste esigenze con un certo successo.
• Spesso si presume che chi avvia una discussione la faciliti, salvo diversi accordi all'interno del gruppo. Chiarire chi facilita può migliorare molto la sicurezza reciproca e la riuscita della discussione.
• Loomio crea naturalmente una dinamica aperta a interventi di facilitazione distribuiti, come menzionare altre persone per coinvolgerle, chiedere di restare sull'argomento, suggerire il momento giusto per una proposta e così via, ma spesso questo rimane implicito. Definire esplicitamente quali interventi costituiscono facilitazione e discutere se il ruolo sia centralizzato o distribuito può chiarirlo.
• La facilitazione distribuita e implicita può essere il punto di partenza predefinito per un gruppo online (cioè senza discutere della facilitazione come ruolo esplicito), ma questa impostazione è in realtà più adatta a gruppi esperti che hanno già lavorato con una facilitazione esplicita e stanno passando a una modalità più distribuita.