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A che punto siamo?

Le persone si sentono più sicure e sostenute quando possono orientarsi in una sequenza di tappe o in un programma. Vogliono sapere che cosa stanno facendo, che cosa succederà dopo e che cosa hanno già fatto. Comprendere il percorso nel suo insieme le aiuta a capire come contribuire in modo efficace.

Per esempio, se sanno che più avanti ci sarà uno spazio per le domande, saranno più propense ad aspettare la fine di una presentazione. Se è chiaro che a una fase di esplorazione seguirà una fase in cui si arriva a una conclusione, eviteranno di proporre soluzioni troppo presto. Le persone devono sapere quale contributo viene chiesto loro e quando.

Definire il percorso con chiarezza per poterlo comunicare spinge anche chi facilita a riflettere su ogni tappa. Aiuta a verificare che ciascuna abbia uno scopo e contribuisca a un insieme coerente. Un percorso ben facilitato segue una progressione logica.

Su Loomio

Una decisione su Loomio segue già una progressione logica di base: raccogliere le persone (aprire e invitare), discutere (esplorare), formulare una proposta (convergere), decidere e agire (concludere).
Molte persone usano Loomio all'interno di percorsi con tappe definite, come una consultazione in più fasi.
Alcuni strumenti aiutano chi facilita a mostrare il percorso alle persone partecipanti, per esempio la descrizione del gruppo e le scadenze delle proposte. Usarli in anticipo offre più contesto.

L'arte di osservare

Saper osservare è forse la competenza più importante per chi facilita. Permette di capire quali interventi servono, come invitare le persone a contribuire e come aiutare il gruppo a riconoscere ciò che sta accadendo. Il valore della facilitazione sta nell'avere qualcuno che presta attenzione e agisce di conseguenza, mentre le altre persone possono concentrarsi sui contenuti o sui propri obiettivi.

Per osservare bene servono informazioni utili, sensibilità e capacità di interpretazione. Chi facilita parla spesso di «leggere la stanza»: cogliere reazioni emotive, tensioni e dinamiche di potere. Per farlo servono segnali e informazioni efficaci.

Su Loomio

Molte funzioni aiutano a osservare ciò che accade. Una delle più utili è vedere come si compone il grafico a torta di una proposta.
Il software rileva alcuni aspetti: chi ha già partecipato e chi no, quali temi emergono, chi ha accettato l'invito al gruppo e chi non l'ha ancora fatto.
Su Loomio, una sola persona può seguire decine di discussioni contemporaneamente, vedere con chiarezza ciò che viene condiviso e intervenire di conseguenza.
Parlare online può rendere esplicito ciò che altrimenti resterebbe implicito, facilitandone l'osservazione.
La comunicazione scritta aiuta a descrivere ciò che si osserva e a spiegare perché si interviene. Per esempio, puoi citare le parole esatte di una persona e mettere in luce ciò che rivelano. Puoi fare lo stesso con un'intera discussione, scegliendo diverse citazioni per individuare temi ricorrenti o conflitti emergenti.
È più facile osservare quando il ritmo rallenta. Questo è uno dei vantaggi di Loomio: puoi leggere la comunicazione asincrona con i tuoi tempi. Puoi anche osservare come le cose cambiano nel tempo, facendo riferimento diretto alle discussioni passate.
Poiché possono svolgersi più discussioni contemporaneamente, puoi aprire una discussione «meta» (detta anche «cappello blu», cioè una discussione sulla discussione) mentre le discussioni principali proseguono. Il gruppo può così osservare insieme ciò che accade senza rallentare il percorso.

Ascoltare voci diverse

Nella nostra società, la storia, le dinamiche di potere, la cultura e la psicologia si intrecciano e danno più spazio ad alcune voci, mentre ne mettono a tacere altre. Questo accade a ogni livello, dalle convinzioni più profonde e inconsce fino al sistema politico e alle leggi.

Le idee migliori, però, non arrivano sempre dalle voci più forti. La facilitazione aiuta a contrastare questi pregiudizi. Se vogliamo promuovere la giustizia sociale, aiutare i gruppi a lavorare bene e prendere decisioni di qualità, dobbiamo riconoscere le dinamiche che affrontiamo insieme.

Se vuoi innovare, devi dare spazio a punti di vista diversi. È anche ciò che serve per creare un gruppo in cui tutte le persone possano contribuire. Fattori culturali e tecnici di ogni tipo favoriscono alcune voci a scapito di altre. Ci sono molte pratiche per contrastare sistematicamente questo squilibrio, ma riconoscerlo è già un buon punto di partenza. — Richard Bartlett

Ciascuno vive il mondo attraverso la propria coscienza e tende a dimenticare che le altre persone lo vivono in modo diverso. Anche in un gruppo apparentemente omogeneo c'è una grande varietà di prospettive, ritmi e preferenze. Accettare che gli altri siano diversi da noi è una parte fondamentale della crescita personale.

Non esiste un approccio adatto a tutti. Ogni modo di interagire dà più spazio ad alcune voci e meno ad altre, oppure mette in risalto aspetti diversi della stessa persona. Per raccogliere il meglio da voci diverse servono quindi più modi di partecipare.

Verifica di offrire spazio a diversi modi di apprendere. Un modo semplice per farlo è usare la metafora della testa, del cuore e delle mani. Chi apprende con la testa ha bisogno di fatti e informazioni dettagliate. Chi apprende con il cuore trae beneficio dalle storie e ha bisogno di un legame emotivo con il lavoro. Chi apprende con le mani impara facendo e partecipando attivamente. — Silvia Zuur

Per far emergere e intrecciare voci diverse, invita le persone a interagire in modi differenti. Questo risponde a esigenze e preferenze diverse e rende la comunicazione più equilibrata.

Ecco alcuni elementi classici per tenere conto dei diversi modi di comunicare nella collaborazione:

Dimensione del gruppo — riflessione individuale, coppie, piccoli gruppi, gruppi numerosi, comunicazione tra due persone, da una a molte persone o tra molte persone.
Mezzo di espressione — scrittura, disegno, video, canto, danza, diagrammi di flusso, equazioni, simboli, racconti, lacrime, risate, dibattito e altro.
Regole di discussione — turni di parola (ascoltare ogni persona una volta prima di proseguire), limiti agli interventi (puoi parlare di nuovo solo dopo altre due persone), bastone della parola (parli solo quando lo hai, senza interruzioni), interventi a tempo (puoi parlare per un solo minuto), interventi senza limiti di tempo (puoi parlare finché vuoi e tutte le persone ascoltano con attenzione), monitoraggio degli interventi (per esempio, quanto hanno parlato le donne rispetto agli uomini), pause di silenzio tra gli interventi (per elaborare e riflettere).
Accogliere il silenzio Il silenzio è imbarazzante solo se lo lasci diventare tale. È un'occasione per pensare. — Silvia Zuur

Su Loomio

Loomio è stato progettato per «ascoltare tutte le voci», comprese quelle di chi non può partecipare di persona, parla meno o ha poco tempo.
Nel testo, tutte le voci hanno più o meno lo stesso «volume» e la stessa «velocità». La comunicazione scritta e asincrona rende la partecipazione più equilibrata.
Una proposta funziona, in sostanza, come un turno di parola: aiuta il gruppo a dare a ogni persona la stessa opportunità di esprimersi, se lo desidera.
Loomio permette di condividere contenuti multimediali (link, video, immagini, diagrammi e documenti a sostegno), adatti a diversi modi di comunicare.
Gli strumenti di Loomio sono semplici, ma con una facilitazione attiva e un gruppo maturo è possibile applicare «manualmente» regole di discussione attraverso abitudini condivise o accordi. Per esempio, ogni persona può pubblicare un solo intervento finché tutte le altre non hanno partecipato.
Loomio offre strumenti flessibili per gruppi piccoli e grandi, attraverso gruppi principali e sottogruppi. In alcune consultazioni ampie, più gruppi piccoli hanno lavorato separatamente e i loro contributi sono stati poi riuniti in una conclusione comune.
Chi desidera riflettere individualmente può prendersi del tempo per elaborare le proprie idee e tornare più tardi con un commento più lungo o un link a un documento. È un modo, scelto dalla persona stessa, di alternare riflessione individuale e comunicazione di gruppo.
Le funzioni di accessibilità e le traduzioni di Loomio permettono a persone con esigenze molto diverse di partecipare alla stessa discussione in condizioni più eque. È un esempio di come la tecnologia possa rendere possibile una partecipazione difficile da ottenere di persona.
Se una persona interviene troppo spesso, puoi tecnicamente scorrere oltre i suoi messaggi, mentre di persona potrebbe dominare la conversazione. I messaggi molto lunghi, però, possono comunque rendere meno equilibrata una discussione su Loomio.

Contrastare i bias cognitivi

Nel corso di milioni di anni, il cervello umano si è evoluto per bilanciare il pensiero rapido ed efficiente, «sufficientemente buono», con un'analisi lenta, impegnativa e approfondita. Così, per la maggior parte del tempo possiamo affidarci a istinti, scorciatoie mentali e generalizzazioni, e ricorrere a un'analisi approfondita quando serve.

A volte, però, sbagliamo. Esistono errori ricorrenti nel modo in cui pensiamo che possono impedirci di prendere le decisioni migliori. Nei gruppi, queste dinamiche diventano ancora più complesse. Dobbiamo imparare a riconoscerle.

Esiste una vasta gamma di bias cognitivi (vale la pena leggere questo elenco) che possono influire sulle decisioni e sulla collaborazione. La facilitazione può aiutare a riconoscerli e a scegliere consapevolmente come affrontarli. Per esempio, può aiutare a chiedersi quando sia più importante procedere rapidamente e quando sia più importante essere accurati.

Processi e forme di comunicazione strutturati sono strumenti efficaci per contrastare i bias cognitivi e migliorare le decisioni. Seguire un percorso invece della «via più facile» può far emergere errori di ragionamento e pregiudizi. A volte chi facilita propone attività che sembrano difficili o suscitano resistenza proprio perché chiedono di uscire dagli schemi abituali. Un po' di disciplina può aiutare il gruppo a raggiungere obiettivi più importanti, anche se comporta un disagio temporaneo.

Ecco alcuni processi che possono ridurre l'effetto dei bias cognitivi:

I cappelli di De Bono: cappelli di colori diversi che le persone possono indossare metaforicamente per mettere da parte le proprie opinioni e provare modi diversi di pensare.
Liste di controllo: le abitudini mentali possono farci trascurare anche aspetti evidenti, soprattutto negli ambiti che conosciamo bene. Una lista di controllo aiuta a individuare gli errori.
I cinque perché: chiedere «perché» solo una o due volte può farci credere di aver trovato la risposta prima di arrivare alla causa di fondo. Chiederlo cinque volte aiuta ad approfondire.
Modelli mentali: esercizi come l'analisi SWOT, il Business Model Canvas e molti altri metodi strutturati per raccogliere informazioni possono guidare un'analisi più chiara e far emergere le ipotesi implicite.

Su Loomio

Informazioni e contributi diversi possono mettere in discussione ipotesi e pregiudizi. Questo principio è alla base di Loomio: quando più persone possono contribuire a una discussione in condizioni più eque, il gruppo ha maggiori possibilità di evitare il pensiero di gruppo.
Loomio permette alle persone di esprimere il dissenso in modo costruttivo. Un dissenso accolto e considerato è essenziale per il pensiero critico.
La comunicazione scritta e asincrona rallenta la conversazione e lascia più tempo per riflettere, aiutando a evitare errori di ragionamento.
Loomio invita a seguire un percorso in parte strutturato che favorisce decisioni più ponderate. Può essere usato per molti processi diversi, ma anche una struttura minima nella discussione apre nuove possibilità.

Bilanciare esplorazione e convergenza

Il «diamante» dell'esplorazione e della convergenza descrive la forma di una conversazione. All'inizio si allarga, dando spazio a idee, informazioni e prospettive diverse; poi si restringe verso una conclusione. Scegliere il momento giusto per passare da una fase all'altra è fondamentale per facilitare discussioni collaborative che portino ad agire.

Se la fase di esplorazione manca o finisce troppo presto, ci saranno poche informazioni su cui lavorare, alcune persone potrebbero non sentirsi ascoltate e buone idee resteranno inespresse. Se la convergenza manca o arriva troppo tardi, la discussione può continuare senza fine e senza una conclusione su cui agire, consumando le energie delle persone senza produrre risultati.

Anche ogni fase del percorso richiede attenzione ai tempi e agli interventi. L'esplorazione comprende introduzione, chiarimento e generazione di idee. La convergenza comprende analisi, conclusione e impegno ad agire. Per alcune discussioni basta seguire il diamante in modo generale; per altre è utile definire con cura ogni fase e sottofase.

In un gruppo, le persone tendono a preferire una fase o l'altra e anche il gruppo nel suo insieme sviluppa delle tendenze. Lo squilibrio si manifesta quando si resta troppo a lungo nel campo delle idee astratte o si passa troppo presto alle soluzioni. La facilitazione aiuta le persone e il gruppo a dedicare la giusta energia a entrambe le fasi.

Su Loomio

Il percorso di base di Loomio guida i gruppi attraverso le diverse fasi: la discussione favorisce l'esplorazione e le proposte favoriscono la convergenza. Il modello del diamante ha ispirato la progettazione iniziale di Loomio.
Loomio aiuta i gruppi a usare il diamante in modo flessibile. Per esempio, un tentativo di convergere attraverso una proposta può far emergere un disaccordo e aprire una nuova esplorazione. Le informazioni emerse possono sostenere una proposta successiva migliore.
Alcune funzioni di base sostengono le diverse fasi: le notifiche ai membri del gruppo quando inizia una discussione invitano a esplorare, mentre le scadenze delle proposte incoraggiano a partecipare alla convergenza.
Le persone possono già favorire la convergenza con gli strumenti esistenti, soprattutto avviando una proposta. Un gruppo che usa bene le proposte tende a lavorare in modo efficace. Spesso, suggerire di avviare più proposte aiuta un gruppo a superare una difficoltà.

Definire l'ambito

Una collaborazione efficace dipende spesso dalla capacità di affrontare questioni della giusta dimensione e nell'ordine giusto.

Puoi applicare alla facilitazione un approccio da «gestione dei progetti», ponendoti domande come:

Quali sono le dipendenze? Qual è il percorso critico e che cosa bisogna fare prima per rendere possibile il resto?
Quali sono gli aspetti più importanti su cui concentrarsi? Che cosa si può lasciare da parte?
Quale ambito si può affrontare ora, tenendo conto del tempo, delle energie e delle informazioni disponibili, per arrivare a un risultato utile?

È importante non cercare di affrontare tutto insieme, ma suddividere il lavoro in parti gestibili. Una serie di piccoli passi può portare a una conclusione più ampia. Spesso è meglio ottenere un risultato piccolo ma utile che non arrivare ad alcuna conclusione. Allo stesso tempo, soffermarsi troppo sui dettagli può far perdere di vista le questioni principali.

In un lavoro collaborativo nessuno sa esattamente cosa emergerà, quindi l'ambito deve evolvere con la discussione. Decidere se aprire una nuova direzione sia una distrazione o uno sviluppo richiede giudizio. Sia troppa rigidità sia troppa flessibilità possono creare problemi. Spesso la questione non è se un argomento sia pertinente, ma quando sia più utile affrontarlo.

Se progetti una sessione con molte parti collegate, ciascuna basata sulla precedente, che portano tutte a una conclusione capace di cambiare tutto, e riesci a realizzarla, è un grande risultato. Più spesso, però, una sessione complicata supera il tempo previsto e rischia di non rispondere alle esigenze di chi partecipa. - Silvia Zuur

Una serie di piccoli sì

Mettere troppe conversazioni insieme crea confusione. Suddividere un problema spesso aiuta i gruppi in difficoltà. Se una questione sembra senza soluzione, complessa o controversa, puoi separare le singole domande e cercare un accordo su ciascuna, partendo da quelle più semplici. Quando arrivi ai punti di disaccordo, puoi concentrarti sugli aspetti essenziali.

Su Loomio

Le discussioni organizzate per argomento aiutano a definire l'ambito. Più che nelle conversazioni di persona, su Loomio puoi delimitare una discussione per concentrarti su una domanda specifica, mentre altri aspetti vengono affrontati contemporaneamente in altre discussioni.
Spesso vediamo interventi di facilitazione come: «Questo esula dall'argomento, ma perché non avvii una nuova discussione?»
Creare un gruppo Loomio aiuta a definire chi ne fa parte e di cosa si discuterà. Questo aiuta i partecipanti a mantenere chiaro l'ambito.
Le proposte successive di Loomio si prestano a una «serie di piccoli sì»: puoi costruire piccoli accordi mantenendo il contesto in un'unica discussione e basandoti sulle proposte precedenti.
La comunicazione online asincrona permette ad alcune persone di approfondire temi fuori dall'ambito principale senza rallentare le altre. Possono avviare una nuova discussione o un sottogruppo e approfondire quanto vogliono, mentre il gruppo mantiene il proprio obiettivo.
Il campo Contesto della discussione e la descrizione del gruppo permettono di definire rispettivamente l'ambito di una conversazione e quello di un gruppo.

Ritmo e tempi

Una conversazione produttiva ha un ritmo. Trovare quello giusto dipende da molti fattori e spesso richiede intuito, come quando un musicista improvvisa. Quando è il momento di approfondire o di fare un passo indietro? Quando conviene introdurre nuove informazioni o esaminare meglio quelle già disponibili? Gestire queste scelte significa dare ritmo alla conversazione.

I partecipanti hanno esigenze e preferenze diverse: alcuni avranno bisogno di rallentare, altri di essere incoraggiati ad andare avanti. Il ritmo giusto nasce da un equilibrio tra approfondire e procedere. Quando manca, alcune persone diventano impazienti e altre faticano a tenere il passo.

Su Loomio

Poiché Loomio è asincrono, le persone possono leggere e rispondere con i propri tempi. Questo permette alla conversazione di trovare un ritmo naturale.
Puoi scorrere oltre i contributi di chi procede lentamente e continuare a far avanzare la discussione. Allo stesso tempo, puoi approfondire con calma un punto mentre altri vanno avanti. Nella comunicazione sincrona questo non è possibile.
Le scadenze delle proposte aiutano a stabilire il ritmo. Le questioni urgenti possono avere scadenze più brevi; altre possono richiedere più tempo. Decisioni diverse possono procedere a velocità diverse.
Puoi regolare facilmente il ritmo della tua partecipazione. Se una conversazione procede troppo in fretta o troppo lentamente per te, puoi dare il tuo contributo, fare una pausa e tornare quando viene avviata una proposta.
Su Loomio una decisione «rapida» richiede uno o due giorni; di persona, potrebbe richiedere cinque minuti. Eppure Loomio non sembra lento come sembrerebbe una riunione di due giorni per prendere una decisione. Le decisioni procedono insieme alle altre attività, e raccogliere i contributi di tutti su Loomio nell'arco di due giorni può essere molto più efficiente che organizzare una riunione di persona.
Facilitare su Loomio può ricordare il «bullet time», quando Neo ferma il tempo e cammina intorno a un proiettile in Matrix: puoi osservare una conversazione in corso fotogramma per fotogramma. È quasi un superpotere.

Gestire l'attenzione

Chi facilita aiuta a orientare l'attenzione. Le informazioni disponibili possono essere praticamente infinite, quindi è essenziale filtrarle per non esserne sopraffatti. Gestire l'attenzione significa trovare un equilibrio tra importanza, tempo e capacità del gruppo.

La facilitazione può aiutare il gruppo a concordare lo scopo e l'ambito di una discussione o di un processo. In questo modo, il gruppo ha criteri per decidere a cosa prestare attenzione. Limitare le distrazioni e riportare la conversazione sul tema sono interventi comuni.

Un altro compito di chi facilita è aiutare il gruppo a mantenere l'attenzione abbastanza a lungo. Quando una questione diventa difficile, poco chiara o scomoda, può venire voglia di abbandonarla troppo presto, cambiare argomento o distogliere lo sguardo. Chi facilita può aiutare il gruppo a seguirla fino in fondo per raggiungere i propri obiettivi comuni.

I processi strutturati e gli esercizi per organizzare le informazioni sono strumenti utili a questo scopo. Ecco alcuni esempi:

Limiti di tempo — stabilire un periodo per raccogliere idee o discutere un argomento.
Priorità dell'ordine del giorno — elencare tutto ciò di cui le persone vogliono parlare e scegliere gli argomenti principali prima di iniziare la discussione.
Raggruppamento dei post-it — raccogliere idee o domande, raggrupparle per tema e sintetizzarle in argomenti.
Spazio per le questioni da riprendere — annotare idee o domande che emergono ma non sono subito pertinenti, per affrontarle in seguito.
Come riconosciamo il successo?? Definire criteri di successo e mantenere l'attenzione del gruppo su di essi finché non vengono soddisfatti.

Su Loomio

Una delle funzioni più importanti di Loomio per gestire l'attenzione è l'organizzazione delle discussioni per argomento. Questo formato è nato agli inizi della comunicazione online ed è ancora molto usato perché aiuta a orientare l'attenzione. Quando l'argomento è ben visibile in cima alla pagina, per la maggior parte delle persone è naturale restare in tema.
Su Loomio, ogni attività che genera una notifica richiede attenzione. In base ai riscontri degli utenti, il software distingue le attività da segnalare, come commenti, voti e conclusioni, da quelle che non richiedono una notifica, come un «Mi piace» a un commento.
Le impostazioni delle notifiche permettono agli utenti di scegliere a quali attività dedicare attenzione. Aiutarli a configurare queste preferenze è un modo importante per gestire bene l'attenzione del gruppo.
I sottogruppi possono aiutare le persone a gestire la propria attenzione. Se una questione riguarda solo alcune persone, puoi affrontarla in un sottogruppo.
Loomio non consente di avere proposte contemporanee nella stessa discussione. Questa scelta, intenzionale ma non sempre apprezzata, aiuta il gruppo a dedicare piena attenzione a una proposta prima di passare alla successiva.

Molti progettisti di sistemi informativi hanno interpretato erroneamente il problema come scarsità di informazioni anziché di attenzione. Hanno quindi creato sistemi capaci di offrire sempre più informazioni, quando servivano sistemi capaci di filtrare quelle poco importanti o irrilevanti. — Wikipedia

Interventi di facilitazione

Esistono tante tecniche di facilitazione quante sono le persone che facilitano, e sull'argomento sono stati scritti moltissimi libri. Non è possibile elencare tutti gli interventi.

Può però essere utile distinguere due categorie di interventi:

Interventi di sostegno: invitare a contribuire, approfondire, far emergere le idee, incoraggiare, accompagnare, proteggere, creare spazio.
Interventi decisi: fare un passo indietro, fermare un comportamento, stabilire limiti, interrompere, mettere in discussione, riportare sul percorso, escludere comportamenti inappropriati.

Quasi tutti gli interventi usati nella facilitazione di persona possono essere adattati e utilizzati online.

Chiedere a una persona in particolare di intervenire può farla sentire come l'alunno che non sa rispondere davanti alla classe. Un invito generale a chi non ha ancora parlato segnala invece a chi interviene spesso di lasciare spazio e dà alle persone più silenziose la possibilità di contribuire. — Silvia Zuur

Su Loomio

Su Loomio, gli strumenti per intervenire comprendono commenti, @menzioni, aggiunta o rimozione di utenti e avvio o eliminazione di discussioni. Possono essere usati sia per interventi di sostegno sia per interventi decisi.
L'intervento più comune è un commento: puoi rivolgerti al gruppo per incoraggiare o cercare di limitare un comportamento.
I permessi di partecipazione offrono strumenti semplici ma efficaci per moderare gli utenti, per esempio consentendo o impedendo l'avvio di discussioni o proposte.
Loomio offre funzioni basate sulla fiducia che mancano in altri strumenti. Per impostazione predefinita, tutti i partecipanti possono modificare il contesto di una discussione, anche se è stato scritto da un'altra persona. Questa scelta si ispira a progetti come Wikipedia e allo sviluppo di software open source.