Amministrazione e conservazione dei documenti
L'amministrazione e la corretta conservazione dei documenti per le verifiche sono requisiti importanti, e spesso previsti dalla legge, per il tuo consiglio o comitato.
Sempre più spesso, i documenti elettronici sostituiscono quelli cartacei.
Gli strumenti digitali consentono però al tuo consiglio di fare molto più che archiviare i verbali delle riunioni.
Trasforma il tuo consiglio:
“Il gruppo del nostro consiglio ha trasformato il nostro modo di lavorare, consentendo una gestione continua, migliorando i tempi di risposta e aumentando la nostra agilità, resilienza e sostenibilità… Loomio ci fa risparmiare migliaia di sterline ogni anno” - Austen Cordasco, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), servizi di supporto alle imprese, Regno Unito
Vediamo come organizzare il lavoro, gestire le discussioni, proteggere i dati e conservare i documenti in Loomio.
Gestire le discussioni
Loomio offre diverse funzionalità per aiutarti a gestire le discussioni, accessibili dal menu a discesa a destra della discussione.
Mantieni aggiornato l'elenco delle discussioni usando:
- Aggiungi discussione ai preferiti per fissare in alto le discussioni importanti nell'elenco
- Modifica il nome della discussione per cambiare il titolo della discussione o aggiornarne il contesto
- Passare al gruppo quando vuoi spostare una discussione in un altro gruppo o sottogruppo, oppure in un gruppo di archivio.
- Blocca discussione per impedire ulteriori commenti o modifiche e rimuovere la conversazione dall'elenco delle conversazioni aperte. Le conversazioni bloccate sono accessibili tramite il filtro delle discussioni e la barra di ricerca e possono essere sbloccate in qualsiasi momento.
- Elimina discussione quando non vuoi conservare una copia della discussione. Ricorda che le discussioni eliminate non possono essere ripristinate.
Tag di categoria
I tag di categoria ti aiutano a organizzare le discussioni e a ritrovarle facilmente. Definisci i tag e applicali a ogni discussione, cercando di usarli in modo coerente.
Tra i tag comunemente usati dai consigli ci sono: Amministrazione, Assemblea generale annuale, Riunione del consiglio, Relazione, Finanze, Questioni legali, Membri, Verbali, Pianificazione, Linee guida, Delibera, Statuto, Assemblea generale, Strategia.
I membri del gruppo possono cercare le discussioni per tag nel menu a discesa tag.
Mantenere la discussione sullo stesso argomento
Le discussioni funzionano meglio per tutti quando restano concentrate su un solo argomento.
Se nel corso di una discussione viene introdotto un nuovo argomento, puoi selezionare e spostare commenti specifici in un'altra discussione oppure avviare una nuova discussione.
Sottogruppi
I sottogruppi ti aiutano a organizzare le comunicazioni e i membri, coinvolgendo le persone interessate nel lavoro comune. Per esempio, puoi usare un sottogruppo per un sottocomitato o un gruppo di lavoro.
Archiviare i documenti
Per conservare una copia della discussione in una conversazione e delle decisioni prese nei sondaggi, usa Stampa conversazione e stampa il file in PDF. Puoi quindi conservare una copia pubblicata della conversazione nell'archivio documentale che hai scelto.
Per conservare una copia completa dei dati del tuo gruppo Loomio, usa Esporta i dati del gruppo.
Conservazione dei dati
I servizi cloud di Loomio proteggono i tuoi dati scrivendoli immediatamente su più dischi, eseguendo copie di backup giornaliere e conservandoli in più sedi.
Tutti i dati delle conversazioni, dei commenti, dei sondaggi e dei file allegati vengono conservati in questo modo.
I file allegati alle conversazioni sono visibili anche nella scheda File.
