Amministrazione e conservazione dei documenti
Amministrare il consiglio o il comitato e conservare documenti accurati per le verifiche è importante e spesso è un obbligo di legge.
I documenti digitali sostituiscono sempre più spesso quelli cartacei.
Gli strumenti digitali permettono però al tuo consiglio di fare molto più che archiviare i verbali delle riunioni.
Trasforma il lavoro del tuo consiglio:
“Il gruppo del nostro consiglio ha cambiato il nostro modo di lavorare: ci permette di governare con continuità, rispondere più rapidamente e migliorare la nostra capacità di adattamento, resilienza e sostenibilità… Loomio ci fa risparmiare migliaia di sterline ogni anno” - Austen Cordasco, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), servizi di supporto alle imprese, Regno Unito
Vediamo come organizzare il lavoro, gestire le discussioni, proteggere i dati e conservare i documenti in Loomio.
Gestire le discussioni
Loomio offre diverse funzioni per gestire le discussioni. Le trovi nel menu a discesa a destra della discussione.
Per tenere aggiornato l'elenco delle discussioni, usa queste opzioni:
- Aggiungi discussione ai preferiti per mantenere le discussioni importanti in cima all'elenco
- Modifica il nome della discussione per cambiare il titolo o aggiornare il contesto della discussione
- Passare al gruppo per spostare una discussione in un altro gruppo, in un sottogruppo o in un gruppo usato come archivio.
- Blocca discussione per impedire nuovi commenti o modifiche e rimuovere la discussione dall'elenco di quelle aperte. Puoi trovare le discussioni bloccate tramite il filtro delle discussioni o la barra di ricerca e sbloccarle in qualsiasi momento.
- Elimina discussione se non vuoi conservarne una copia. Le discussioni eliminate non possono essere ripristinate.
Etichette di categoria
Le etichette di categoria aiutano a trovare le discussioni. Definisci le etichette e applicale alle discussioni in modo coerente.
Tra le etichette più comuni per un consiglio ci sono: Amministrazione, Assemblea generale annuale, Riunione del consiglio, Relazione, Finanze, Questioni legali, Membri, Verbali, Pianificazione, Regolamenti, Delibere, Statuto, Assemblea generale, Strategia.
I membri del gruppo possono cercare le discussioni per etichetta dal menu a discesa Etichette.
Mantenere la discussione sul tema
Le discussioni sono più utili a tutti quando restano su un solo tema.
Se durante una discussione emerge un nuovo tema, puoi selezionare e spostare alcuni commenti in un'altra discussione oppure avviarne una nuova.
Sottogruppi
I sottogruppi ti aiutano a organizzare le comunicazioni e i membri, coinvolgendo le persone giuste nel lavoro comune. Per esempio, puoi creare un sottogruppo per un sottocomitato o un gruppo di lavoro.
Archiviare i documenti
Per conservare una copia di una discussione e delle decisioni prese nei sondaggi, usa Stampa discussione e salva il file in PDF. Puoi quindi archiviare una copia pubblicata della discussione nel sistema di conservazione documentale che preferisci.
Per conservare una copia completa dei dati del tuo gruppo Loomio, usa Esporta i dati del gruppo.
Conservazione dei dati
I servizi cloud di Loomio proteggono i tuoi dati scrivendoli subito su più dischi, eseguendo copie di sicurezza ogni giorno e conservandoli in più sedi.
Questo vale per tutti i dati delle discussioni, dei commenti e dei sondaggi, oltre che per i file allegati.
Puoi vedere i file allegati alle discussioni anche nella scheda File.
