Concludere

Conclusioni e prossimi passi

Confermare la conclusione aiuta a riconoscere che la discussione collaborativa ha raggiunto i suoi obiettivi. Chi facilita può riassumere le decisioni e condividerle con il gruppo, così da chiarire alcune domande fondamentali:

Che cosa abbiamo fatto?
Che cosa significa?
Che cosa succederà adesso?
Qual è la mia responsabilità?
Che cosa cambierà grazie a questa esperienza?

A volte le risposte sono concrete, come le azioni da intraprendere. Altre volte sono più astratte, come una comprensione condivisa più profonda.

Su Loomio

Le conclusioni sono uno strumento importante. La chiusura di una proposta non conclude il lavoro: occorre riassumere ciò che è stato deciso. A questo serve la funzione delle conclusioni.
Molte discussioni su Loomio si concludono naturalmente senza usare proposte o pubblicare conclusioni. Anche queste discussioni sono utili. Può essere opportuno aggiornare il riquadro del contesto con un riepilogo della conclusione, da consultare in seguito.
Se alcune persone devono svolgere delle azioni, puoi citarle con @mention. Riceveranno una notifica.

Documentare e raccogliere i risultati

Per capire il significato di un’esperienza, considera come si inserisce nel contesto più ampio. Che ruolo ha avuto questo momento nel percorso del gruppo? Quale forma prenderà ciò che abbiamo imparato: un racconto, un resoconto, un cambiamento, un invito ad agire?

L’esperienza avviene in un momento preciso, ma il suo impatto spesso dipende dalla capacità di darle un nome, documentarla e farvi riferimento. Altrimenti rischi di dimenticarla, di escludere chi non era presente o di dover ripetere il lavoro. Documenti e resoconti concreti aiutano spesso la collaborazione.

Su Loomio

Loomio documenta il lavoro mentre si svolge: gli interventi restano parte del processo. Il gruppo crea così un archivio di contenuti senza lavoro aggiuntivo.
Alcune funzioni aiutano a raccogliere e consultare i contenuti: la ricerca, l’elenco delle «decisioni precedenti» e l’opzione per stampare la discussione.
I piani Premium permettono di esportare tutti i dati del tuo gruppo su Loomio.
Molti gruppi usano Loomio per riunire contenuti provenienti da canali diversi. Per esempio, puoi annunciare una riunione e preparare l’ordine del giorno su Loomio, incontrarvi di persona, pubblicare gli appunti su Loomio e prendere le decisioni collegate nella stessa discussione. In questo modo, Loomio documenta anche ciò che avviene fuori dalla piattaforma.

Trasformare la discussione in azione

Arriva il momento di tornare alla realtà fuori dalla discussione. A volte basta lavorare su idee e sentimenti, senza preoccuparsi di metterli in pratica. Di solito, però, un gruppo raggiunge i propri obiettivi solo se traduce le conclusioni in azioni concrete. Anche questo passaggio fa parte del percorso facilitato.

È qui che il processo collaborativo incontra gli altri sistemi dell’organizzazione. Chi facilita deve aiutare il gruppo a capire come procedere. Tra gli aspetti da considerare ci sono:

Potere decisionale — Chi prende effettivamente le decisioni? Che cosa deve accadere perché le idee diventino realtà?
Gestione — Come si inserisce questa attività tra le altre priorità? Da quali altre attività dipende?
Delega — Chi si assumerà la responsabilità dei prossimi passi? Come ne renderà conto?
Comunicazione — Come verrà comunicato ad altri questo processo o questa discussione? Che cosa devono sapere?
Amministrazione — Come verranno trasferite le informazioni da un sistema all’altro, per esempio a uno strumento per gestire attività o comunicazioni? Dove saranno conservate?

Se ci sono ostacoli su questi aspetti, scoprirli solo alla fine può danneggiare il processo. Per esempio, se le persone partecipanti non hanno il potere di attuare un cambiamento che hanno deciso, potrebbero sentirsi scoraggiate. Quando prepari il processo, considera fin dall’inizio i vincoli concreti e definisci di conseguenza l’ambito della collaborazione.

Su Loomio

Puoi usare @mention per citare le persone che dovranno agire in seguito a una decisione.
Molti utenti integrano i contenuti di Loomio negli altri sistemi dell’organizzazione attraverso i canali che già usano. Per esempio, riesaminano le decisioni prese su Loomio durante le riunioni periodiche in presenza o trasferiscono le conclusioni nel proprio sistema di gestione delle attività.
Una decisione esplicita porta spesso a chiedersi: «Bene, come procediamo adesso?»
Creare un gruppo su Loomio può far emergere domande importanti, come: «Chi deve partecipare perché queste decisioni diventino azioni?» Se mancano persone con un ruolo decisivo, responsabili o amministratori, il lavoro potrebbe fermarsi.

Concludere davvero

È importante concludere bene. Chiudere un processo richiede un momento riconoscibile; se manca, le persone possono restare incerte. A volte si conclude perché il tempo è finito, altre perché sono stati raggiunti determinati obiettivi. Presta attenzione ai segnali, espliciti e impliciti, che indicano se le singole persone e il gruppo sentono concluso il processo o una sua fase.

Le persone partecipanti spesso aspettano che chi guida o facilita confermi che il lavoro è finito. Di solito è utile dirlo chiaramente. Puoi annunciare la fine dell’incontro, riepilogare le decisioni o i prossimi passi e salutare tutti. Alcuni gruppi hanno invece una pratica di chiusura condivisa. Lasciare che l’incontro si spenga senza una conclusione chiara può creare insoddisfazione.

Su Loomio

Su Loomio, il segnale più chiaro che una decisione è conclusa è pubblicarne la conclusione.
Alcuni gruppi usano la funzione blocca la discussione per impedire ulteriori modifiche e ridurre i contenuti superflui.
Disattivare un gruppo è la forma di chiusura più netta. Dopo la disattivazione, nessuno può aggiungere altri contenuti.
Un gruppo Loomio può restare attivo anche quando la frequenza delle attività varia. Può quindi essere utile riconoscere traguardi come la conclusione di una fase, anche se il gruppo riprenderà le attività in futuro.