Concludere

Conclusioni e prossimi passi

Confermare la conclusione può essere essenziale per sentire che gli obiettivi di una discussione collaborativa sono stati raggiunti. Chi facilita può riassumere ciò che è stato deciso e ripresentarlo al gruppo, aiutandolo a concludere con le risposte ad alcune domande chiave:

• Che cosa abbiamo fatto?
• Che cosa significa?
• Che cosa succederà ora?
• Qual è la mia responsabilità?
• Che cosa cambierà grazie a questa esperienza?

A volte le risposte a queste domande sono molto concrete, come le azioni da intraprendere; altre volte sono più astratte, come una comprensione condivisa più approfondita.

Su Loomio

• Le conclusioni sono uno strumento molto importante. La chiusura di una proposta non segna del tutto la fine: serve una sintesi conclusiva. La funzione per pubblicare una conclusione serve proprio a questo.
• Molte discussioni su Loomio terminano naturalmente senza usare proposte o pubblicare conclusioni. Queste discussioni restano comunque utili, e può essere opportuno aggiornare il riquadro del contesto con una sintesi della conclusione da consultare in seguito.
• Se alcune persone hanno azioni da intraprendere, puoi menzionarle con @ e riceveranno una notifica.

Documentare e raccogliere quanto emerso

Per capire il significato di un'esperienza, devi esaminare come si inserisce nel contesto più ampio. Che ruolo ha avuto questo momento nel nostro percorso complessivo? Quale forma prenderà ciò che abbiamo compreso grazie a questa esperienza: un racconto, un resoconto, un cambiamento, un invito all'azione?

L'esperienza si vive nel momento, ma il suo impatto spesso deriva dal darle una forma concreta e un nome, così da poterla utilizzare e richiamare. Altrimenti rischi di dimenticarla, escludere chi non era presente o doverla ripetere in seguito. Una documentazione concreta o un resoconto spesso aiutano a collaborare in modo produttivo.

Su Loomio

• Loomio documenta il processo mentre si svolge: gli appunti si creano come parte integrante del lavoro. Questo mette a disposizione dei gruppi un ricco archivio di contenuti, senza sforzi aggiuntivi.
• Alcune funzioni aiutano a raccogliere e archiviare quanto emerso: la ricerca, l'elenco delle «decisioni precedenti» e l'opzione per stampare la discussione.
• I piani Premium permettono di esportare tutti i dati del tuo gruppo su Loomio.
• Molti gruppi usano Loomio per integrare contenuti provenienti da diversi canali. Per esempio, pubblicano l'annuncio di una riunione e preparano l'ordine del giorno su Loomio, si riuniscono di persona, pubblicano gli appunti su Loomio e prendono le decisioni correlate nella stessa conversazione. In questo modo, Loomio può raccogliere anche quanto emerso al di fuori dello spazio online.

Trasformare la discussione in azione

Arriva un momento in cui devi tornare a confrontarti con la realtà fuori dalla stanza. A volte serve soltanto lavorare su idee e sentimenti, senza preoccuparsi di metterli in pratica. Di solito, però, un gruppo non raggiunge i propri obiettivi senza tradurre le proprie conclusioni in azioni concrete. Questo passaggio fa parte dell'intera esperienza facilitata.

È a questo punto che un processo collaborativo si intreccia con altri sistemi organizzativi, e chi facilita deve aiutare a capire come funzionerà. Questi sistemi possono riguardare:

• Potere — Chi prende effettivamente le decisioni? Che cosa deve succedere perché le idee diventino realtà in questo contesto?
• Gestione — Come si inserisce questo lavoro tra le altre priorità? Quali dipendenze potrebbero esserci?
• Delega — Chi si assumerà la responsabilità dei prossimi passi? Dovrà rendere conto del proprio operato?
• Comunicazione — Come verranno comunicati agli altri questo processo o questa discussione? Che cosa devono sapere?
• Amministrazione — Come verranno trasferite le informazioni da un sistema a un altro, per esempio a uno strumento per il monitoraggio dei compiti o per la comunicazione? Dove verranno conservate le informazioni?

Se ci sono ostacoli legati a questi aspetti, accorgersene soltanto al momento di concludere può essere dannoso. Per esempio, se i partecipanti non hanno effettivamente il potere di attuare un cambiamento che hanno deciso, si sentiranno sconfitti. Quando imposti il processo, pensa in anticipo al confronto con la realtà e definisci di conseguenza l'ambito della collaborazione.

Su Loomio

• Puoi menzionare con @ le persone che metteranno in pratica una decisione.
• Molti utenti integrano i contenuti di Loomio in altri sistemi organizzativi attraverso altri canali, per esempio riesaminando le decisioni di Loomio durante riunioni periodiche in presenza o trasferendo le conclusioni nel proprio processo di monitoraggio dei compiti.
• Prendere una decisione esplicita porta naturalmente le persone a chiedersi: «Va bene, ma come la porteremo avanti?»
• Creare un gruppo Loomio spesso fa emergere domande importanti come: «Chi deve partecipare qui per trasformare queste decisioni in azioni?» Se mancano persone chiave coinvolte, responsabili o amministratori, rischi di non riuscire a procedere.

Non è finita finché non è finita

Concludere bene è importante. La chiusura di un processo ha una sua ritualità, e se manca le persone possono sentirsi disorientate. A volte si conclude perché il tempo è finito, altre volte perché sono stati raggiunti determinati obiettivi. Riconosci i segnali impliciti ed espliciti che indicano se le singole persone e il gruppo nel suo insieme sentono che un processo o una fase si sono conclusi.

I partecipanti spesso cercano conferma da chi guida o facilita per capire quando il processo è davvero finito, e di solito è utile dirlo esplicitamente. A volte il segnale consiste nell'annunciare chiaramente che la sessione sta terminando, riepilogare le decisioni o i prossimi passi e salutare tutti. Altre volte i gruppi hanno pratiche consolidate, come un giro finale in cui ciascuno condivide come lascia la sessione. Lasciare che una sessione si esaurisca senza una chiusura chiara può lasciare insoddisfazione.

Su Loomio

• Il segnale più chiaro di chiusura su Loomio è la pubblicazione della conclusione di una decisione.
• Alcuni gruppi usano la funzione blocca conversazione per impedire ulteriori modifiche e ridurre il disordine.
• Disattivare un gruppo è il modo più definitivo per chiuderlo. Dopo, nessuno può più intervenire.
• I gruppi Loomio possono continuare a esistere anche quando la loro attività aumenta o diminuisce. Può quindi essere utile riconoscere tappe come la conclusione di una fase specifica, anche se il gruppo tornerà attivo in futuro.